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编制人力资源预算

Rebecca R. Hastings, SPHR

2006 年 4 月

大多数组织都有正式或非正式的相应系统来编制一项营运预算。一项预算需要对可能的开支和指定用途资金进行系统彻底的评估,要能帮助企业在规定时期内调配好这些开支。 对实际开支和预算内开支进行比较,便于需要时做出调整,以便处理随着时间推移而产生的预估变化。

人力资源从业者的责任是在组织指导原则和程序范围内按照组织战略目标调整人力资源部的预算。为了确保人力资源被视为一个需要开支费用的伙伴,把人力资源业务与组织的整个工作计划联系起来,这一点显得尤其重要。由于人力资源通常被视为花销中心,而不具有产生利润的功能,因此常常被视为开支最容易被削减下来的部门,因此编制预算也就尤为重要了。 一项经过周密计划和充分论证的人力资源预算,反映出在与组织计划和活动直接相关的人力资源开支上的深思熟虑。

接下来是一个预算编制过程的概述,之后是人力资源从业者遇到的某些特殊问题以及人力资源部预算中常见的项目清单。

人力资源预算编制过程

预算编制需要系统收集信息和数据,以便规划支持组织目标所需的资金。大多数组织都有某种程序来编制预算。两种常用的方法为:

    • 渐增预算法 – 利用当前预算,在预估的基础上向上或向下调整每个项目来制定出新的预算。

    • 零基预算法 – 每个项目在纳入预算前,必须先经过论证。因此,程序必须从头开始。

编制预算时,需要收集许多类型的数据。从人力资源观点出发,编制新预算所需的数据包括:

    • 下一年预估员工人数。

    • 福利成本增长或预估量。

    • 预计员工流失率。

    • 本年度实际开支。

    • 预计新福利/计划。

    • 影响支出的政策、商业战略、法律或法规的其他变化。

    • 人力资源收入(通过咨询、节省的开支[从提成、福利、降低员工流失率、培训开支等中]、租金收入等)。

预估可以简单,也可以复杂,可以按照实际开销来推算,也可以按照猜想,这取决于该项开支的性质和收集到的数据。 例如,广告开支可以比较容易地进行预估,如果一个公司的员工流失率低或者非受邀求职者来源稳定的话,但是如果一个公司员工流失率和人员招聘需求波动很大,这项开销就比较难于预估。 另一方面,如果掌握了下一计划年度的保险费增加资料以及保险计划覆盖的员工人数资料,则比较容易预测健康保险费的总开支。为了作出有根据的预测,第一次参与编制预算的人员必须收集从所有可能来源得到的数据。

在编制预算过程中,利用几年来的实际开支数据会很有帮助,例如培训开支或员工成就奖,从而制定出比较切合实际的预算。但是,如果一项开支在过去几年内波动很大,重要的是调查波动原因,并努力预测下一年度可能会出现什么情况。例如,如果该组织以前常举办铺张的假日聚会,而未来却没有此类计划,则历史数据就无多大用处。

在仔细审查每一项开支时,可以问下列问题:

    • 此项开支是否是固定(指该项开支这一年内不会改变)或可变(即取决于员工人数或实际利用率)的?

    • 如果是可变开支,它是否会随某些确定因素(例如员工不能超过预先批准的最大人数)而波动,或者随业务需要会出现变化(即在业务量临时性增长期间使用临时员工)?

    • 雇主是否控制开支或开支受外部组织左右(如以小时数计酬的外包费用)?

    • 根据可用数据,最好和最坏情况是什么?

    • 该项开支的依据是什么 -- 如果这项开支被取消,业务将受到多大程度上的不利影响?

    • 有任何影响此项开支的外力吗(比如:缩减规模、合并、意外增长、中期开支增加等)?

尽管不可能预计影响人力资源预算的所有方面,但是可以利用以上问题从客观角度对每一项开支进行细致入微的评估。

一旦年度开支预测确定后,必须设法把该项开支分摊到本预算年度的每个月或者每个季度上。这样做可以监控该部门的月现金流。此外还可以在业务上有此需要时做出调整。

草案完成后,就该仔细检查内容,并且把它与该部门过去的开支情况进行比较。 应该核查开支上的大幅增加或减少并且找出原因。 应该复查员工人头开支,看看其变化是否有理有据。 如果对某些项目的开支发生疑问,可以查阅预算编制的相关文件。如果可行,可收集行业标准等外部数据与本组织的预测进行比对。

人力资源部预算编制的挑战

影响预算编制进程的挑战之一就是员工利用率引起的开支波动。例如,公司重组可能需要进行更多员工重新安置作业,并冻结加薪和晋级。同时,福利开支可能会因为任何外来因素的影响而增加或减少。因为对预算编制过程中涉及到的明显的预算矛盾而产生的疑问,人力资源从业人员可以借助编写严谨的文件库给以解答。

人力资源部门同样会出现意料之外的未分配到预算资金的开销。意外事件可能需要进行咨询,新增业务需要更多使用招聘广告或职介机构,而员工不端行为的传言需要增加培训和调查作业的开支。任何情况的发生都会打乱精心编制的预算。把这些意外事件纳入规划是需要智慧的事情。 恰当的办法是为业务相关的意外事件安排一笔杂项资金。

另一个在人力资源预算编制过程中发生变化的因素是,预算资金分配给组织内各个部门或者由人力资源部门集中管理的比例。根据部门旗下管理的员工人数,可以将工资、工资税、培训费和招聘资金分配给各部门。这是一个应该和组织的其他预算项目统筹评估的宏观问题。例如,如果将电话和其他办公设备的开支分摊到各个部门,那么预算中员工个人开支至少在某种程度上也可以这样处理。

人力资源部预算项目

人力资源部预算可能会包括或者不包括许多项目,以下是需要考虑的最常见的项目清单。尽管以下清单不是无所不包,但是为人力资源预算中最为常见的项目种类提供了一个坚实的基础。此外,要查阅一个人力资源预算样本,请访问 http://www.shrm.org/hrtools/forms_published/CMS_007509.asp

员工选拔和招聘

    • 招聘广告

    • 中介费

    • 临时聘用

    • 公司员工推介计划

    • 技能测试

    • 毒品试验

    • 背景调查

    • 招聘相关出差

    • 校园招聘赠品

    • 印刷费用 --- 申请表、招聘小册子

    • 网页开发/维护

    • 申请者追踪系统费用

培训和发展

    • 外部项目

    • 住宿费

    • 差旅费

    • 证照查验费

    • 内部项目

    • 咨询费/培训师工资

    • 项目文档材料

    • 食品与饮料

    • 受训人文具

    • 视听设备租赁

薪资与福利

    • 员工工资

    • 薪资成本

    • 加班费

    • 奖金

    • 保健、牙科、配镜

    • 人寿保险

    • 短期和长期伤残保险/资助

    • 养老金/401(k)/利润分成

    • 食堂计划管理

    • 电信费

    • 调查报告

员工与劳工关系

    • 成就奖项

    • 工作奖

    • 意见调查管理

    • 绩效评估软件

    • 出勤奖励

    • 职业律师费

    • 员工转岗费

    • 建言计划奖

    • 劳工关系费(律师、咨询顾问)

    • 多元化管理项目实施

保健、安全与保安

    • 员工协助计划

    • 戒烟

    • 健身器材

    • 安全培训/宣传

    • 职场暴力预防/培训

收入

其他

    • 战略规划(数据/咨询顾问)

    • 慈善捐赠

    • HRIS (人力资源信息系统管理)

    • 人力资源数据库/报刊订阅/会员/书籍

    • 内部网络设计与维护

结束语

正如本文开篇所述, 按照组织战略目标来编制人力资源部的预算是人力资源从业人员的责任。本文可供第一次负责预算编制的人员或负责监督人力资源预算执行的人员使用。最后,人力资源应该注意自己的行业特点,因为预算周期可能改变,某些组织可能会以历法年度或财政年度来编制预算。

SHRM 感谢 Rebecca Hastings, SPHR 向本刊赐稿。

此白皮书仅作为参考资料,不可取代法律或其他方面的专业咨询。本白皮书中所作解释、结论和建议仅为作者意见,并不代表 SHRM 。所有内容仅为参考用途,不可理解为对结果所作的保证。SHRM 对文中出现的任何错误或遗漏不承担责任,也不承担因使用或误用任何此类资料而导致的任何责任。

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