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Elaborar un presupuesto de RRHH

    

ELABORAR UN PRESUPUESTO DE RRHH

Rebecca R. Hastings, SPHR

Abril de 2006

La mayoría de las organizaciones tiene un sistema en funcionamiento, formal o informal, para elaborar un presupuesto operativo. Un presupuesto requiere de una revisión sistemática y atenta de los gastos probables y los fondos designados; además, ayuda a la empresa a asignar los gastos durante un período determinado. Las comparaciones de los gastos reales con respecto a los gastos presupuestados proporcionan un medio para realizar los ajustes necesarios con el fin de tratar las variaciones de las expectativas.

La responsabilidad del profesional de RRHH es alinear el presupuesto del departamento de Recursos Humanos con las metas organizacionales estratégicas dentro de las pautas y los procedimientos de la organización. Esto es particularmente importante para garantizar que los RRHH sean percibidos como un socio estratégico capaz de justificar los gastos y vincular las actividades de RRHH con el programa general de trabajo de la organización. También es importante debido a que los RRHH, con frecuencia, son percibidos como un centro de costos, en vez de una función generadora de ingresos y, por consiguiente, pueden ser percibidos como un área donde los costos pueden recortarse con mayor facilidad. Un presupuesto de RRHH bien planificado y documentado demuestra una consideración atenta de los gastos directamente vinculados a los programas y actividades de la organización.

Dicho esto, el siguiente paso es una descripción general del proceso de elaboración del presupuesto, seguido por algunos de los problemas únicos que enfrentan los profesionales de RRHH y una lista de verificación de las partidas encontradas comúnmente en los presupuestos de los departamentos de RRHH.

El proceso de elaboración del presupuesto de RRHH

La elaboración del presupuesto implica la recopilación sistemática de información y datos para poder proyectar las finanzas necesarias para sustentar los objetivos de una organización. La mayoría de las organizaciones tiene alguna clase de proceso para elaborar un presupuesto. Los dos métodos comunes son:

    • Presupuesto incremental: mediante el uso del presupuesto actual, se desarrolla un presupuesto nuevo al realizar ajustes ascendentes o descendentes a cada partida con base en las expectativas.

    • Presupuesto a partir de cero: cada partida incluida en el presupuesto deberá estar justificada antes de ser incorporada; por consiguiente, el proceso comienza con un programa en blanco.

La elaboración del presupuesto requiere de la recopilación de muchas formas de datos. Desde una perspectiva de RRHH, entre los datos necesarios para crear un presupuesto nuevo se incluyen los siguientes:

    • Número de miembros del personal proyectados para el próximo año.

    • Aumentos o proyecciones de los costos de las prestaciones.

    • Tasa de rotación proyectada.

    • Los costos reales incurridos en el año en curso.

    • Programas y prestaciones nuevos planificados.

    • Otros cambios en las políticas, estrategias empresariales, leyes o reglamentos que puedan tener impacto en los costos.

    • Ingresos de RRHH (a través de consultoría, ahorros [de la remuneración, prestaciones, reducción de la rotación, costos de capacitación, etc.], alquiler, etc.).

Las proyecciones pueden ser simples o complicadas y se basan en los costos o las estimaciones reales, dependiendo de la naturaleza del gasto y los datos disponibles. Por ejemplo, el costo de la publicidad puede ser más fácil de proyectar para una empresa con una rotación baja constante o para una que tenga un flujo constante de candidatos no solicitados, mientras que puede ser más difícil de proyectar para una empresa con fluctuaciones significativas en la rotación y las necesidades de contratación. Por otro lado, el costo total proyectado de las primas del seguro médico puede ser razonablemente simple una vez que se reciba la notificación del aumento de la prima para el plan del próximo año y se tenga alguna idea sobre la cantidad de los miembros del personal que van a estar cubiertos. Las personas que preparan un presupuesto de RRHH por primera vez necesitarán recopilar todas las fuentes disponibles de datos a fin de realizar proyecciones bien fundadas.

En los casos donde la preparación del presupuesto haya sido continua, puede ser útil usar el valor de varios años de datos reales sobre los gastos, tales como los gastos de capacitación o los premios de reconocimiento para el personal, con el fin de desarrollar un presupuesto realista. Sin embargo, si un costo ha fluctuado en el transcurso del tiempo, es importante determinar las razones de esas fluctuaciones y tratar de predecir lo que probablemente ocurrirá el próximo año. Por ejemplo, si la organización realizó fiestas espléndidas para los feriados, pero no tiene planes de volver a hacerlo, los datos históricos serán de poca utilidad.

Se debe examinar cada costo de manera cuidadosa mientras se formulan las siguientes preguntas:

    • ¿Este costo es fijo (lo cual significa que no cambiará durante el año) o variable (es decir, depende de la cantidad de miembros del personal o la utilización real)?

    • Si el costo es variable, ¿fluctuará con algún nivel de certeza (por ejemplo, el personal no puede excederse de un número máximo preaprobado) o está sujeto a cambios con base en las necesidades empresariales (por ejemplo, la contratación de personal eventual durante el aumento temporal de las actividades?

    • ¿El empleador tiene el control de los costos o un ente externo los controla (es decir, honorarios de subcontratación con base en las horas de servicio)?

    • ¿Cuál es el mejor y el peor caso con base en los datos disponibles?

    • ¿Cuál es la justificación para el gasto? ¿En qué forma la empresa recibiría un impacto adverso si se eliminase el costo?

    • ¿Existen fuentes externas que pueden afectar a este gasto (por ejemplo, reducción de personal, fusiones, crecimiento inesperado, aumentos de los costos a mitad de año, etc.)?

Aun cuando es imposible predecir cada escenario que pueda tener impacto sobre un presupuesto de RRHH, las preguntas anteriores proporcionan medios claros para evaluar cada gasto desde un punto de vista objetivo.

Una vez conocidas las proyecciones anuales de los costos, es importante realizar un esfuerzo para repartir los costos durante los meses o trimestres del año presupuestado. Esto brinda una herramienta para controlar el flujo de caja del departamento en cada mes. También proporciona un medio para realizar los ajustes según sea necesario en caso de que las presiones empresariales así lo determinen.

Una vez culminado el borrador, es el momento de realizar un acercamiento y observar lo que se incluye, y compararlo con lo anteriormente gastado por el departamento. Se deberán examinar y explicar los aumentos o descensos significativos en los costos. Se deberán revisar los costos impactados por la cantidad de miembros del personal para establecer su coherencia con las variaciones justificadas. La documentación utilizada para preparar el presupuesto podrá ser revisada y organizada en el caso de que surjan preguntas con respecto a los fundamentos de determinados costos. Se pueden recopilar los datos externos, tales como las normas industriales, si están disponibles, para compararlos con las proyecciones propias de la organización.

Retos en el presupuesto del departamento de RRHH

Uno de los retos que tiene impacto sobre el proceso de preparación del presupuesto son las fluctuaciones en los costos, basadas en la contratación de personal. Por ejemplo, una reestructuración corporativa puede causar una mayor utilización de los servicios de reubicación laboral mientras que se congelan los aumentos salariales y los ascensos. Asimismo, los costos de las prestaciones pueden aumentar o disminuir con base en el número de influencias externas. La buena documentación permitirá que el profesional de RRHH corrobore cualquier pregunta que surja durante el proceso de preparación del presupuesto, la cual esté relacionada con sus variaciones significativas.

Los RRHH también pueden estar sujetos a gastos inesperados para los cuales no se hayan asignado fondos de manera específica. Las tragedias pueden exigir servicios de asesoría, los negocios nuevos pueden demandar una mayor recurrencia a contratación, publicidad o agencias, y las acusaciones de conducta inapropiada por parte de los miembros del personal pueden suponer costos adicionales para los servicios de capacitación e investigación. Puede ocurrir cualquier cantidad de cosas capaces de causar estragos a un presupuesto cuidadosamente diseñado. La planificación para tales eventualidades puede ser difícil. Por consiguiente, puede ser apropiada la creación de un fondo para gastos misceláneos para eventualidades relacionadas con la empresa.

Otro factor que puede variar en el proceso de elaboración del presupuesto de RRHH es el grado en que se distribuyen los costos a los departamentos individuales en una organización o su centralización en el departamento de RRHH. Los salarios, los impuestos sobre la nómina, los honorarios de capacitación e incluso los costos de reclutamiento pueden asignarse a los departamentos de acuerdo al personal del cual son responsables. Se trata de un asunto filosófico que debe evaluarse de manera coherente con los demás parámetros del presupuesto de la organización. Por ejemplo, si los costos para los teléfonos y demás equipos de oficina son asignados a los departamentos, por consiguiente, los costos individuales del personal también pueden serlo, por lo menos hasta cierto punto.

Partidas del presupuesto del departamento de RRHH

Aun cuando hay muchas partidas que pueden ser incluidas o no en el presupuesto de un departamento de RRHH, a continuación se presenta una lista de algunas de las partidas más comunes a considerar. Aunque esta lista no es limitativa, debe proporcionar una base sólida para los tipos de partidas encontradas por lo general en un presupuesto de RRHH. Asimismo, visite a http://www.shrm.org/hrtools/forms_published/CMS_007509.asp para ver una muestra de un presupuesto de RRHH.

Selección y colocación

    • Publicidad de reclutamiento

    • Honorarios de agencias

    • Ayuda temporal

    • Programa de referencia de personal

    • Pruebas de destrezas

    • Pruebas de consumo de drogas

    • Verificaciones de antecedentes

    • Viajes relacionados con el reclutamiento

    • Obsequios para contrataciones universitarias

    • Costos de impresión (solicitudes, folletos de reclutamiento)

    • Desarrollo y mantenimiento del sitio Web

    • Costos del sistema de rastreo de solicitantes

Capacitación y desarrollo

    • Programas externos

    • Cuotas de registro

    • Gastos de viajes

    • Costos de exámenes de certificación

    • Programas internos

    • Honorarios de asesoría y salario de capacitadores

    • Materiales de los programas

    • Alimentos y bebidas

    • Suministros para los asistentes

    • Alquiler de equipos audiovisuales

Remuneración y prestaciones

    • Sueldos del personal

    • Costos de la nómina

    • Horas extras

    • Remuneración con incentivos

    • Plan de salud, odontológico y oftalmológico

    • Seguro de vida

    • Seguro y financiamiento para incapacidades a corto y largo plazo

    • Plan de pensión, 401(k) y de participación de utilidades

    • Administración de planes de cafetería

    • Gastos de teletrabajo

    • Informes de encuestas

Relaciones sindicales y con los miembros del personal

    • Programa de reconocimiento

    • Premios de servicio

    • Administración de encuestas de actitud

    • Software para la evaluación del desempeño

    • Incentivos por asistencia

    • Honorarios de abogados laborales

    • Gastos de reubicación laboral

    • Premios de programas sugeridos

    • Gastos de relaciones laborales (abogados, asesores)

    • Administración de los programas para la gestión de la diversidad

Salud, seguridad y protección

    • Programas de asistencia para los miembros del personal

    • Programas para dejar de fumar

    • Instalaciones deportivas

    • Promoción y capacitación sobre seguridad

    • Capacitación y prevención de la violencia en el lugar de trabajo

INGRESOS

Otros

    • Planificación estratégica (datos/consultores)

    • Donaciones benéficas

    • Administración del Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS)

    • Bases de datos, suscripciones, membresías y libros sobre RRHH

    • Diseño y mantenimiento de la Intranet

Conclusión

Según se indicó en el inicio de este documento, el profesional de RRHH tiene la responsabilidad de alinear el presupuesto del departamento de RRHH con las metas estratégicas de la organización. Este documento puede servir como un recurso para aquellas personas que estén elaborando su primer presupuesto o cuya responsabilidad sea la supervisión del presupuesto de RRHH. En conclusión, también es importante que los RRHH presten atención a su propio ramo, debido a que los ciclos presupuestarios pueden variar y algunas organizaciones pueden basar sus presupuestos en el año calendario o en el año fiscal.

SHRM desea agradecer a Rebecca Hastings, SPHR, por colaborar con este artículo.

Este documento de referencia sólo tiene fines informativos y no sustituye la asesoría legal u otra asesoría profesional. Las interpretaciones, conclusiones y recomendaciones en este informe son las de la autora y no necesariamente representan a las de la SHRM. La totalidad del contenido tiene únicamente propósitos informativos y no debe interpretarse como un resultado garantizado. La Asociación para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) no puede aceptar responsabilidad por cualesquiera errores u omisiones o cualquier responsabilidad resultante del uso o mal uso de tal información.

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