عندما تصبح السلوكيات غير اللائقة في مكان العمل افتراضية

أصبحت التفاعلات في مكان العمل افتراضية بشكل متزايد، حيث تتم معظم الاتصالات عبر البريد الإلكتروني و Slack و Zoom، سواء كان الموظفون في المكتب أم لا. ووفقًا للباحثين، فإن السلوك الفظ وغير المهذب، الذي يسبب ضررًا كبيرًا عندما يحدث وجهًا لوجه، أصبح الآن يحدث عبر الإنترنت، مما يجعله أكثر خبثًا.

تتفاقم الآثار السلبية للفظاظة في مكان العمل عندما تحدث عبر القنوات الافتراضية، وفقًا لدراسة أجريت عام 2020 في كلية بول ميراج للأعمال بجامعة كاليفورنيا في إيرفين ونشرت في مجلة Organizational Management Journal.

يقول الباحثون إن هذه السمية الافتراضية مدفوعة بظاهرة تسمى "انعدام التثبيط عبر الإنترنت"، حيث يشعر الناس بالحرية في أن يكونوا أكثر قسوة عبر الاتصالات المجهولة وغير المتزامنة مما لو كانوا وجهاً لوجه.

"المشكلة في البريد الإلكتروني، كما نعلم، هي أن الناس يعتقدون أنه أكثر سرية"، قالت جون بيرس، الأستاذة الفخرية المتميزة في التنظيم والإدارة بجامعة كاليفورنيا، إيرفين، والمشاركة في قيادة الدراسة.

وقالت: "يمكنك أن تكون فظًا وجهًا لوجه وتخفف من حدة ذلك برفع كتفيك أو ابتسامة، ولكن مع البريد الإلكتروني، لا يمكنك فعل أي من ذلك". "نعلم أيضًا من الأبحاث السابقة أن الناس يميلون إلى المبالغة في تفسير الاتصالات عبر البريد الإلكتروني، ويبالغون في ردود أفعالهم".

قد يشمل السلوك غير اللائق عبر الإنترنت أيضًا التعليقات القاسية غير المبررة عبر Zoom، أو استخدام الأحرف الكبيرة في رسالة بريد إلكتروني لـ"الصراخ" على شخص ما، أو مضايقة شخص ما عبر Slack.

في بحث منفصل أجرته الجمعية الأمريكية لعلم النفس في عام 2020 ونُشر في مجلة علم النفس الصحي المهني، خلص الباحثون إلى أن عدم اللياقة الافتراضية يمكن تصنيفها على أنها إما نشطة أو سلبية، حيث يُنظر إلى عدم اللياقة النشطة على أنها أكثر شحنة عاطفية، بينما يُنظر إلى عدم اللياقة السلبية على أنها أكثر غموضًا.

على سبيل المثال، التعبير عن المظالم بلغة فظة عبر البريد الإلكتروني هو سلوك غير مهذب بشكل فعال، في حين أن تجاهل رسائل Slack الخاصة بشخص ما يمكن اعتباره سلوكًا غير مهذب بشكل سلبي، كما أوضح Zhenyu Yuan، أستاذ مساعد في الدراسات الإدارية بجامعة إلينوي في شيكاغو ومؤلف مشارك في البحث.

وأضاف يوان أن الافتقار إلى الإشارات الاجتماعية المرئية في الكثير من الاتصالات الافتراضية يمكن أن يترك الرسائل مفتوحة للتفسير، مما يؤدي إلى تأملات غير صحية ومشاعر صراع لم يتم حله.

"غالبًا ما يتم استخدام البريد الإلكتروني لإيصال معلومات مسببة للتوتر أو للتنفيس عن الغضب على شخص ما"، قالت كريستين بوراث، أستاذة في كلية كينان-فلاجلر للأعمال بجامعة نورث كارولينا في تشابل هيل ومستشارة تساعد المؤسسات على الحد من السلوك غير اللائق. "نظرًا لأن البريد الإلكتروني يمكن إرساله في أي وقت، غالبًا ما لا يتحكم الناس في عواطفهم عند إرسال بريد إلكتروني قد يكون مدمّرًا".

الآثار السلبية لمثل هذا السلوك غير الحضاري في مكان العمل عديدة.

"عدم اللياقة يسلب انتباه الناس"، قال بورات، مؤلف كتاب "إتقان اللياقة: بيان للمكان العمل " (Balance، 2016). "يتأثر الأداء المعرفي سلبًا. تنخفض الحافز. يرتكب الناس المزيد من الأخطاء. يصبحون أقل إبداعًا. وتتراجع الكفاءة. وتؤدي عدم اللياقة إلى زيادة السمية والتوتر والصراع. نجد أن الناس لديهم أفكار أكثر خللاً، مما يترجم إلى سلوك معاكس للإنتاجية".

يمكن أن تؤثر عدم الكياسة أيضًا على الإنتاجية والأرباح. وفقًا لمؤشر SHRM Civility Index، أفاد العمال الأمريكيون الذين تعرضوا شخصيًا أو شهدوا عدم كياسة في العمل بخسارة متوسطة في الإنتاجية تبلغ حوالي 31 دقيقة لكل حادثة. قال أكثر من ثلث العمال الأمريكيين إنهم سيقبلون بخفض رواتبهم مقابل العمل في بيئة خالية من عدم الكياسة.

علاجات لعدم اللياقة الافتراضية

هناك خطوات يمكن لأصحاب العمل اتخاذها للحد من السلوك غير اللائق في العالم الافتراضي وتعزيز أساليب التواصل الفعالة.

لحماية العمال والعلامات التجارية لأرباب العمل وأرباح الشركات، يقول خبراء مكان العمل إن الإدارة يجب أن تضع بشكل استباقي توقعات واضحة للاتصالات الافتراضية في العمل.

قال يوان: "بشكل عام، يجب على المؤسسات أن تكون أكثر وضوحًا بشأن قواعد البريد الإلكتروني من أجل الحفاظ على توقعات متسقة بشأن شكل التواصل المحترم. نظرًا لأن عدم الاحترام السلبي في البريد الإلكتروني متجذر في الغموض، تحتاج المؤسسات إلى تثقيف الموظفين. لقد أثبتت كل من التدريب على عدم الاحترام وقواعد وسائل الإعلام الإلكترونية نجاحها في الحد من عدم الاحترام في مكان العمل ووضع قواعد مؤسسية".

قد يرغب أصحاب العمل في الحفاظ على إجراءات رسمية وسرية لضمان أن يتم التحقيق في السلوك غير اللائق بعناية وسرية من قبل قسم الموارد البشرية.

اقترحت بيرس أن يفكر أرباب العمل في سؤال الموظفين عن الفظاظة من خلال استطلاعات الرأي. وقالت: "بدلاً من مجرد سؤال العمال عما إذا كانوا يحبون وظائفهم أو الأمور المعتادة، قد يكون من الجيد سؤالهم عما إذا كانوا قد تعرضوا لسلوك فظ من زميل عمل أو مشرف".

كما يجب أن يكون المديرون على دراية بكيفية تصور الآخرين لرسائلهم الإلكترونية. قال بيرس: "مع كل المطالب الملقاة على عاتق المديرين، من السهل أن تتسرع وترسل رسالة إلكترونية قد تراها مجرد تأكيد على أهمية مسألة ما بطريقة واضحة وموجزة، ولكن قد يتصورها المستلمون على أنها وقحة".

أوصت بورات بأن يقوم المديرون بتقديم المعلومات المثيرة للتوتر عبر "منتديات أكثر ثراءً"، مثل Zoom، حتى يمكن التخفيف من حدة سوء الفهم. وقالت: "إن إيصال رسالة قد تثير رد فعل سلبيًا شخصيًا أو عبر Zoom يمكن أن يساعد في نقل النبرة المطلوبة والإشارات غير اللفظية لتخفيف حدة الرسالة".

كما نصحت أرباب العمل بتقديم تدريب على كيفية تقديم الملاحظات وتلقيها بشكل مناسب، مع التركيز على المنتديات الافتراضية.

وقالت: "إذا كان ذلك ممكناً، اجمع فرقك الموزعة معاً بشكل شخصي للمساعدة في بناء الروابط والعلاقات". "ستوفر هذه الروابط مزيداً من السلاسة في تفسير الاتصالات الافتراضية".