دراسة حالة: تحليلات الموارد البشرية تكشف عن رؤى قيّمة بشأن إجازات الموظفين

قد لا يبدو «الإجازة المدفوعة الأجر» (PTO) الجزء الأكثر إثارة للاهتمام في عمل مدير الموارد البشرية، ولكن في عام 2020، كان ماثيو هاميلتون، نائب الرئيس لشؤون تحليلات الموارد البشرية ونظام معلومات الموارد البشرية في شركة «بروتيكتيف لايف إنشورانس كومباني» التي تتخذ من برمنغهام بولاية ألاباما مقراً لها، يفكر كثيراً في موضوع الإجازة المدفوعة الأجر.

في شركة «بروتيكتيف لايف»، التي يعمل بها 3,700 موظف، يتطلب جزء من مهام هاميلتون استخراج بيانات الموظفين المهمة وفحصها وتقييمها وعرضها، بهدف استخلاص رؤى وتفسير النتائج، وتوضيح الأنماط البارزة في البيانات لمشاركتها مع قيادات الشركة.

وعلى غرار العديد من الشركات التي زادت تركيزها على الصحة والرفاهية في ذروة جائحة كوفيد-19، شجع المسؤولون التنفيذيون في شركة «بروتكتيف لايف» موظفيهم على الراحة واستعادة طاقتهم أثناء تأقلمهم مع العمل من المنزل خلال فترة الإغلاق.

منذ بدء الجائحة، ارتفع عدد الموظفين الذين يعملون عن بُعد في شركة «بروتكتيف لايف» من 20 في المائة من إجمالي الموظفين قبل مارس 2020 إلى 60 في المائة اليوم. أما الـ40 في المائة المتبقية، فهم إما يعملون بنظام هجين أو في المكتب.

قال هاميلتون: "كانت إدارة الشركة واضحة جدًا مع موظفينا ومديرينا في عام 2020، حيث طلبت منهم استخدام إجازاتهم المدفوعة الأجر". "لقد حثثنا المديرين على تشجيع الموظفين على الاستفادة من إجازاتهم من أجل صحتهم النفسية ورفاههم. وحتى لو لم يتمكنوا من السفر إلى أي مكان، فقد نصحناهم بقضاء إجازة في المنزل".

لم تكن صحة الموظفين ورفاههم السبب الوحيد الذي دفع مديري شركة «بروتيكتيف لايف» إلى تشجيع موظفيهم على أخذ إجازة طويلة من جدول عملهم.

أرادت إدارة الشركة تجنب حدوث أعداد كبيرة من حالات الغياب غير المتوقعة في أواخر عام 2020، حيث سعى الموظفون إلى استخدام إجازاتهم المتبقية، الأمر الذي كان من الممكن أن يعطل سير العمل.

وأضاف هاميلتون: "كانت هناك مشكلة محتملة أخرى تتمثل في أنه إذا كان الموظفون على وشك فقدان إجازاتهم المدفوعة الأجر خلال عام 2020، فقد يطلبون ترحيل رصيد من الإجازات يزيد عما تسمح به السياسة الحالية للشركة بشأن الإجازات المدفوعة الأجر".

مع تزايد إلحاحية مسألة إجازات الموظفين المدفوعة الأجر، ازداد فضول هاميلتون. وقال: "بدأنا تحليلنا المتعمق لإجازات الموظفين المدفوعة الأجر في منتصف عام 2020، وركزنا في ذلك الوقت بشكل أساسي على معدل الاستفادة منها وتأثير الجائحة".

لإطلاق مبادرة تحليلات الإجازات، استفادت شركة هاميلتون من بيانات إجازات الموظفين المستمدة من نظام UKG Pro، وهو نظام إدارة الموارد البشرية الخاص بالشركة. وقد تم جمع هذه البيانات من الموظفين الذين عملوا في الشركة لأكثر من عام.

تم إدخال البيانات في أداة تحليل الموارد البشرية القائمة على السحابة من Visier، والتي تجمع بين بيانات الأعمال وبيانات الموظفين، وتتميز بقدرات مدمجة لإدارة البيانات إلى جانب قدرات الذكاء الاصطناعي.

ساعدت قدرة البرنامج على تحويل البيانات الأولية إلى نموذج بيانات تحليلي هاميلتون على تحقيق هدفه المتمثل في تحليل استخدام إجازات الموظفين مقابل حالات الاستقالة الطوعية لمعرفة ما إذا كانت هناك صلة بين الاثنين. "لقد لاحظنا نمطًا واضحًا في هذا الصدد. كلما ارتفع متوسط عدد ساعات الإجازة المدفوعة الأجر المستخدمة، انخفضت معدلات الاستقالة، وكلما انخفض عدد ساعات الإجازة المدفوعة الأجر المستخدمة، ارتفعت معدلات الاستقالة. عندما قمنا بدراسة مجموعات كبيرة من الموظفين، هذا ما لاحظناه"، قال هاميلتون.

جاءت فكرة تحليل تأثير المديرين على قرارات الموظفين المباشرين بشأن إجازاتهم المدفوعة الأجر بعد أن قرأت هاميلتون منشوراً على تويتر كتبته أبريل كوه، الرئيسة التنفيذية لشركة "سبرينغ هيلث" الناشئة المتخصصة في الصحة النفسية. كتبت كوه أنها عندما أعلنت لفريقها عن إجازتها المدفوعة الأجر لبقية العام، أعلنوا عن إجازاتهم فورًا بعد ذلك.

في خريف عام 2021، شرعت شركة هاميلتون في مقارنة متوسط عدد أيام الإجازة المدفوعة الأجر التي استخدمها الموظفون بعدد الأيام التي استخدمها مديروهم المباشرون، ووجدت أنه بين المديرين الذين استخدموا عددًا أكبر من أيام إجازاتهم المدفوعة الأجر، كان موظفوهم في المتوسط يفعلون الشيء نفسه. وعلى العكس من ذلك، بين المديرين الذين استخدموا عددًا أقل من أيام إجازاتهم المدفوعة الأجر، كان موظفوهم في المتوسط يستخدمون عددًا أقل من أيام إجازاتهم المدفوعة الأجر.

قال هاميلتون: "كان الهدف الأساسي من هذا التحليل هو تزويد قادتنا بالمعلومات، وليس توجيه الأنشطة أو تتبعها من خلاله بحد ذاته". "لا يمكنني ببساطة أن آخذ كل تلك البيانات وألقيها على عاتق المديرين. فهم لن يعرفوا كيفية التعامل معها، أو ما الذي يجب أن يعطوه الأولوية، أو كيف يستخلصون منها المعلومات المفيدة".

في الوقت الحالي، تتيح منصة التحليلات التابعة لشركة «بروتيكتيف لايف» لقادة الشركة مراقبة اتجاهات إجازات الموظفين بشكل مستمر. وأضاف هاميلتون أن مشاريع تحليلات الموارد البشرية الناجحة يجب أن تتضمن البيانات المناسبة لمشاركتها مع الجمهور المناسب. كما ينبغي على مديري الموارد البشرية وقادة تحليلات الموارد البشرية أن ينقلوا رسالة واضحة وفعالة إلى أولئك الذين يشاركونهم البيانات.

الاستخدام الفعال لتحليلات الموارد البشرية

وفقًا لبيانات شركة «ديلويت»، يمكن للشركات بذل المزيد من الجهد للاستفادة من جهودها في مجال تحليلات الموارد البشرية. ففي حين أن 74 في المائة من المؤسسات تجمع بيانات الموظفين بشكل متكرر، فإن نصفها فقط (49 في المائة) يقوم بشكل متكرر بأنشطة توجيهية مثل تقديم الرؤى والتوصيات.

كما كشفت دراسة أجرتها شركة "ديلويت" أن أكثر من 81 في المائة من المؤسسات تصدر تقارير بشكل متكرر، في حين أن 21 في المائة منها فقط تقوم بإنشاء نماذج قادرة على دعم التحليلات التنبؤية.

على الرغم من أن برامج مثل Tableau من SAP وChartHop وMicrosoft Power BI وغيرها من منصات تحليلات الموارد البشرية قد ساعدت المؤسسات على إجراء تحليلات كانت تتطلب في السابق مهارات إحصائية متقدمة، إلا أن هناك عقبات تواجه جهود تحليلات الموارد البشرية.

قالت ستاسيا غار، المؤسِّسة المشاركة والمحللة الرئيسية في شركة «ريدثريد ريسيرتش» (RedThread Research)، وهي شركة أبحاث متخصصة في الموارد البشرية مقرها وودسايد بولاية كاليفورنيا، إن فرق تحليلات الموارد البشرية غالبًا ما تعرض نتائج تحليلاتها لتجد أن قادة الشركة لا يثقون في تلك النتائج.

هناك أيضًا الصعوبة المستمرة في اختيار البيانات وتنقيحها ودمجها، لكن هذه المشكلات تتضاءل مقارنةً بمشكلات أخرى.

قال غار: "بالتأكيد هناك التحديات المتعلقة بالبيانات وتكامل البيانات وما إلى ذلك، لكن من الواضح أنه بالنسبة للأشخاص الذين يمتلكون التكنولوجيا المتطورة والموارد اللازمة لدعمهم، فإن البيانات تمثل أحيانًا التحدي الأسهل في التغلب عليه. أما الأشخاص والعوامل السياسية والتوافق بين الأطراف، فهي التي يمكن أن تشكل مشكلة أكبر بكثير".

نيكول لويس هي صحفية مستقلة مقيمة في ميامي.