التحول إلى العمل بدون أوراق

على الرغم من أن التخزين الإلكتروني لسجلات الموظفين مسموح به بموجب قوانين العمل الفيدرالية، يجب على أرباب العمل الانتباه إلى القواعد القانونية المتعلقة بفترات الاحتفاظ بالوثائق وأنظمة التخزين الإلكتروني لتجنب المخاطر القانونية. إذا كانت شركتك تفكر في تطبيق نظام إدارة الموارد البشرية غير الورقي، فتابع القراءة للاطلاع على الإرشادات القانونية والنصائح التي تضمن انتقالاً سلساً.

سجلات الموظفين ووثائق التقدم للوظائف

تشترط لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC) الاحتفاظ بسجلات الموظفين والتوظيف للفترات التالية:

• يجب على أرباب العمل في القطاع الخاص الاحتفاظ بالسجلات لمدة عام واحد من تاريخ إعداد السجل أو اتخاذ الإجراء المتعلق بالموظف، أيهما يأتي لاحقًا؛ ولكن في حالة إنهاء خدمة الموظف بشكل غير طوعي، يجب عليهم الاحتفاظ بسجلات الموظف أو سجلات التوظيف الخاصة به لمدة عام واحد من تاريخ إنهاء الخدمة. ومن أمثلة المستندات التي يجب الاحتفاظ بها: تقييمات الأداء، وسجلات الحضور، والسجلات التأديبية، وإيصالات استلام كتيب الموظف، وطلبات التحقق من التوظيف، والشهادات التعليمية، وطلبات التوظيف والسير الذاتية.
• يجب على المؤسسات التعليمية والحكومات المحلية والولائية الاحتفاظ بهذه السجلات لمدة سنتين اعتبارًا من تاريخ إنشاء السجل أو اتخاذ الإجراء المتعلق بالموظف، أيهما يأتي لاحقًا؛ ولكن في حالة إنهاء خدمة الموظف بشكل غير طوعي، يجب عليها الاحتفاظ بسجلات الموظف أو سجلات التوظيف الخاصة به لمدة سنتين اعتبارًا من تاريخ إنهاء الخدمة.

توجد في بعض الولايات قوانين تنظم فترات الاحتفاظ بملفات الموظفين تختلف عن لوائح لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC). علاوة على ذلك، قد تكون فترات الاحتفاظ بالسجلات أطول إذا كان على صاحب العمل التزامات تتعلق بالإجراءات الإيجابية أو إذا طلبت منه الهيئات التنظيمية الاحتفاظ بالسجلات لفترة أطول.

رقمنة السجلات الطبية

يجب الحفاظ على سرية المعلومات الطبية — بما في ذلك الوثائق المتعلقة بطلبات التسهيلات الخاصة بذوي الإعاقة أو طلبات قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA) — وفصلها عن الملف الشخصي الأساسي للموظف. ومن الطرق التي يمكن اتباعها لمعالجة هذه المسألة تخزين البيانات الطبية الإلكترونية في قاعدة بيانات مستقلة خاصة بها، مع بروتوكول وصول خاص بها.

ينص قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA) على أن يحتفظ أرباب العمل الخاضعون له بجميع الملفات المتعلقة بهذا القانون لمدة لا تقل عن سنة واحدة من تاريخ إنشاء الملف. أما قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA) فيلزم أرباب العمل الخاضعين له بالاحتفاظ بالملفات المتعلقة به لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات. ومن أفضل الممارسات الاحتفاظ بالسجلات الطبية للموظفين الذين تم إنهاء خدمتهم لمدة لا تقل عن أربع سنوات من تاريخ إنهاء الخدمة. وتجدر الإشارة إلى أن السجلات الطبية المتعلقة بمطالبات تعويضات إصابات العمل تخضع لفترة احتفاظ مختلفة.

نماذج EEO-1

توصي لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC) بفصل استمارات تحديد العرق والأصل العرقي عن الملف الشخصي الأساسي للموظف. ومرة أخرى، قد يكون من الحكمة تخزين البيانات الإلكترونية المتعلقة بالعرق والأصل العرقي في قاعدة بيانات منفصلة خاصة بها، مع بروتوكول وصول خاص بها.

وثائق الرواتب

نظرًا لأن قانون معايير العمل العادلة (FLSA) لا يشترط ترتيبًا أو شكلًا معينًا للسجلات، يجوز الاحتفاظ بسجلات الأجور إلكترونيًّا. وفي حالة تخزين السجلات إلكترونيًّا، يجب أن تكون متاحة للنسخ والكتابة عند طلب ممثلي وزارة العمل، ويجب أن تكون النسخ واضحة وقابلة للتعريف. يُلزم قانون معايير العمل العادلة (FLSA) أصحاب العمل بالاحتفاظ بسجلات الرواتب لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات. علاوة على ذلك، يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بجميع السجلات (بما في ذلك معدلات الأجور، وتقييمات الوظائف، وأنظمة الأقدمية والجدارة، واتفاقيات المفاوضة الجماعية) التي توضح أساس دفع أجور مختلفة للموظفين من الجنسين في نفس المؤسسة لمدة لا تقل عن سنتين. يرجى ملاحظة أن قوانين الأجور في الولايات (أريزونا، على سبيل المثال) قد تتطلب فترات احتفاظ أطول.

سجلات إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA)

يمكن الاحتفاظ بالسجلات التي تطلبها إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) إلكترونيًا شريطة أن يكون بإمكان الكمبيوتر الذي تُخزَّن عليه إنتاج نماذج معادلة لنماذج OSHA عند الحاجة، وأن يستوفي النظام متطلبات تنظيمية محددة. يجب أن يكون الوصول إلى سجلات الإصابات والأمراض محدودًا. عندما يطلب ممثل حكومي مفوض سجلات معينة (على سبيل المثال، سجل OSHA 300 الذي يسرد جميع الإصابات والأمراض في مواقع العمل)، يجب تقديم نسخ من السجلات في غضون أربع ساعات عمل. أخيرًا، يجب الحفاظ على الأشعة السينية في حالتها الأصلية (على سبيل المثال، إذا تم استلام الأشعة السينية كنسخ مطبوعة، فيجب الاحتفاظ بها في شكل نسخ مطبوعة).

نماذج I-9

تشترط دائرة خدمات المواطنة والهجرة الأمريكية أن تتوفر في الأنظمة الإلكترونية المستخدمة لتخزين وثائق I-9 ما يلي:

• ضوابط معقولة لضمان سلامة ودقة وموثوقية نظام التخزين الإلكتروني.
• ضوابط معقولة مصممة لمنع وكشف أي إنشاء أو إضافة أو تعديل أو حذف أو تلف غير مصرح به أو عرضي لنموذج I-9 الإلكتروني، بما في ذلك التوقيع الإلكتروني، في حالة استخدامه.
• برنامج للتفتيش وضمان الجودة يقوم بتقييم نظام إنشاء أو تخزين المستندات إلكترونيًا بشكل منتظم، ويتضمن فحوصات دورية لنماذج I-9 المخزنة إلكترونيًا، بما في ذلك التوقيع الإلكتروني، في حال استخدامه.
• نظام استرجاع يتضمن نظام فهرسة يتيح إجراء عمليات البحث باستخدام أي عنصر من عناصر البيانات.
• القدرة على إنتاج نسخ ورقية واضحة.

لا يلزم الاحتفاظ بنسخ ورقية من نماذج I-9 إذا تم تخزينها إلكترونيًا، شريطة أن يتوافق نظام التخزين مع المعايير المذكورة. يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بنماذج I-9 لمدة ثلاث سنوات بعد تاريخ بدء العمل أو سنة واحدة بعد تاريخ إنهاء خدمة الشخص، أيهما يأتي لاحقًا. إذا كنت جمعية زراعية أو صاحب عمل زراعي أو مقاول عمالة زراعية، فيجب عليك الاحتفاظ بنموذج I-9 لمدة ثلاث سنوات بعد تاريخ بدء العمل للأشخاص الذين تقوم بتوظيفهم أو إحالتهم مقابل أجر.

تنبيه: يجب أن تكون نسخ نماذج I-9 متوفرة في غضون ثلاثة أيام من إخطار هيئة الهجرة والجمارك الأمريكية بإجراء تفتيش.

وثائق مزايا الموظفين

يتضمن قانون ضمان دخل التقاعد للموظفين (ERISA) بندين بشأن الاحتفاظ بالسجلات، ينطبقان على جميع خطط مزايا الموظفين الخاضعة لقانون ERISA (خطط التقاعد والرعاية الصحية والرعاية الاجتماعية):

• تنص المادة 107 من قانون ERISA على أن يحتفظ أي شخص يقوم بتقديم أو التصديق على معلومات معينة (مثل النموذج 5500) بسجلات كافية (مثل جداول البيانات، والمراسلات عبر البريد الإلكتروني، ووثائق الخطة، والتعديلات، وسجلات العمل) لتوضيح وتأكيد وإثبات وتبيان محتوى ما تم تقديمه أو التصديق عليه. بموجب ERISA 107، يجب على صاحب العمل الاحتفاظ بهذه السجلات لمدة ست سنوات بعد تاريخ التقديم (أو من تاريخ أي تمديد لموعد التقديم).
• تنص لائحة ERISA 209 على أن يحتفظ صاحب العمل بجميع هذه المعلومات «طالما بقيت هناك احتمالية أن تكون [السجلات] ذات صلة بتحديد استحقاقات المشارك أو المستفيد»، وفقًا لما تنص عليه اللوائح. وهذا يعني عمليًا فترة غير محددة. وتسري لائحة ERISA 209 على الوثائق مثل إخطارات الخطة وسجلات الخدمة المستخدمة لتحديد الأهلية.

المتطلبات العامة لأنظمة التخزين الإلكترونية

تُعتبر متطلبات حفظ السجلات المنصوص عليها في قوانين العمل الفيدرالية مستوفاة عمومًا عند استخدام الوسائط الإلكترونية في الحالات التالية:

• توجد ضوابط معقولة لضمان سلامة ودقة وأصالة وموثوقية السجلات المحفوظة في شكل إلكتروني.
• يتم حفظ السجلات الإلكترونية بترتيب معقول، في مكان آمن ويسهل الوصول إليه، وبطريقة تتيح فحصها أو الاطلاع عليها بسهولة.
• يمكن تحويل السجلات الإلكترونية بسهولة إلى نسخ ورقية واضحة ومقروءة حسب الحاجة، وذلك لتلبية متطلبات إعداد التقارير والإفصاح.
• لا يخضع نظام حفظ السجلات الإلكتروني، كليًا أو جزئيًا، لأي اتفاق أو قيد من شأنه أن يضعف أو يحد، بشكل مباشر أو غير مباشر، من قدرة أي شخص على الامتثال لأي متطلبات تتعلق بالإبلاغ والإفصاح.
• يتم وضع وتنفيذ ممارسات مناسبة لإدارة السجلات (على سبيل المثال، توفير بيئة تخزين آمنة؛ وإنشاء نسخ إلكترونية احتياطية واختيار موقع تخزين خارجي؛ والالتزام ببرنامج ضمان الجودة الذي يتجلى في إجراء تقييمات منتظمة لنظام حفظ السجلات الإلكترونية، بما في ذلك عمليات فحص دورية للسجلات التي يتم حفظها أو الاحتفاظ بها إلكترونيًا؛ والاحتفاظ بنسخ ورقية من السجلات التي لا يمكن نقلها بشكل واضح أو دقيق أو كامل إلى نظام حفظ السجلات الإلكترونية).

نصائح للتخزين الإلكتروني

• إذا رُفعت دعوى قضائية ضد شركتك، فسيكون عليك التزام قانوني بالاحتفاظ بالوثائق ذات الصلة في شكلها الأصلي ووقف إتلافها أو تغييرها فور علمك باحتمال رفع الدعوى، وحتى يتم البت فيها. وعلى الرغم من جواز مسح الوثائق ضوئيًا وتحويلها إلى صيغة إلكترونية في هذه المرحلة، فلا يجوز إتلاف النسخ الورقية طوال فترة سير الدعوى.
• ضع في اعتبارك سهولة استرجاع الوثائق والبحث عنها عند تصميم وتنفيذ بروتوكولات إنشاء الوثائق الإلكترونية وتخزينها. خصص الوقت والجهد مسبقًا لتصميم بيانات وصفية مفصلة من أجل تحسين إمكانية البحث.
• وضع بروتوكولات أمنية بحيث لا يتمكن سوى الأفراد المصرح لهم من الوصول إلى كل ملف يتم الاحتفاظ به إلكترونيًا. ويشمل ذلك إنشاء بيئة تخزين إلكترونية آمنة وموثوقة، بما في ذلك النسخ الاحتياطي خارج الموقع، وبروتوكولات إتلاف كاملة وآمنة تتوافق مع سياسة الاحتفاظ بالنسخ الورقية.
• إذا كانت التكنولوجيا لا تتضمن آلية للتدقيق الذاتي أو مراقبة الامتثال، فينبغي التفكير في وضع برنامج لضمان الجودة يتضمن تقييمات وفحوصات دورية لنظام حفظ السجلات الإلكترونية.
• احتفظ بنسخ ورقية من أي سجلات لا يمكن نقلها بوضوح أو بدقة أو بشكل كامل إلى نظام حفظ السجلات الإلكتروني (على سبيل المثال، مستندات الأداء التي تتضمن ملاحظات مكتوبة بالقلم الرصاص أو بحبر باهت).

مقتبس من "التحول إلى العمل بدون أوراق؟ إرشادات قانونية للاحتفاظ الإلكتروني بالوثائق واعتبارات تتعلق بالأدلة"، الذي قدمه كل من تيفاني ل. ماكدونو ومايكل فاجان بالاشتراك مع فرع "ليبرتي بيل" التابع لمنظمة ARMA الدولية (نيسان/أبريل 2014) ومجلة "أرشيف سيستمز" (مايو 2014). مستخدم بإذن.