قياس عائد الاستثمار في مبادرات التدريب الخاصة بك

مقدمة

في بيئة الأعمال سريعة الوتيرة اليوم، تبحث المؤسسات باستمرار عن طرق للبقاء في الطليعة. وتتمثل إحدى الاستراتيجيات الرئيسية في الاستثمار في تطوير الموظفين من خلال برامج التدريب. ومع ذلك، فإن إثبات قيمة هذه البرامج لطالما شكّل تحدياً لمهنيي الموارد البشرية. نتناول هذا الأسبوع موضوعًا هامًا وهو قياس العائد على الاستثمار (ROI) لمبادرات التدريب. سنستكشف الأسباب التي تجعل هذا الأمر أكثر أهمية من أي وقت مضى، والتحديات التي يطرحها، والأساليب العملية لقياس فوائد تطوير الموظفين بالدولار.

يسعدني أن أقدم لكم المساهمة في هذا الإصدار، ساشا سيمور، المؤسس المشارك ومدير العمليات في Learn to Win. ساشا، إليكم ساشا!

شكرًا نيل! أنا ساشا سيمور، المؤسس المشارك ومدير العمليات في شركة Learn to Win، وهي برنامج تعليمي يمكّن المؤسسات من التعليم بشكل أسرع وأكثر كفاءة وإعداد موظفيها لتقديم أفضل ما لديهم. لقد عملنا على تحسين التدريب والتأهيل في المؤسسات التجارية ووزارة الدفاع الأمريكية وفرق وبرامج ألعاب القوى. 

بالإضافة إلى دوري في شركة Learn to Win، أعمل كضابط استخبارات احتياطي في البحرية الأمريكية. وينطوي عملي هناك على سد الفجوة بين التقنيات التجارية الناشئة والاحتياجات الاستراتيجية للجيش الأمريكي، مما يضمن تزويد قواتنا الدفاعية بأحدث الأدوات والحلول المتطورة.

امتدت رحلتي من الاستشارات في شركة ماكنزي آند كومباني إلى لعب كرة السلة الاحترافية في أوروبا، مما غرس في نفسي تقديراً عميقاً للعمل الجماعي والابتكار الاستراتيجي. أعمل أيضاً في مجلس القيادة الوطنية لتحالف التدريب الإيجابي، كما أنني عضو في مجلس القيادة الوطنية لتحالف التدريب الإيجابي، وقد تم اختياري ضمن قائمة فوربس لأفضل 30 شخصاً تحت سن الثلاثين في مجال التعليم لعام 2022.

مهمتي هي الاستفادة من التكنولوجيا وعلوم التعلم لإلهام وإحداث التغيير في العالم. أنا متحمس للغوص في هذا المجال واستكشاف كيف يمكننا تحقيق هذه المهمة من خلال فهم العائد على الاستثمار في تدريب الموارد البشرية.

معضلة عائد الاستثمار في التدريب

تخيل هذا: أنت مدير موارد بشرية تستعد لعرض ميزانية التدريب للعام المقبل. لقد قضيت أسابيع، وربما أشهر، في التخطيط لمجموعة قوية من ورش العمل والدورات التدريبية عبر الإنترنت وتمارين بناء الفريق. 

هذه ليست مجرد أحداث في التقويم، بل هي استثمارات في أكثر أصول شركتك قيمة، ألا وهي موظفيها. ومع ذلك، بينما تقف أمام الفريق التنفيذي، مستعدًا لعرض قضيتك، يتردد سؤال مزعج في الجزء الخلفي من عقلك: "كيف نقيس حقًا عائد الاستثمار في جهودنا التدريبية؟

هذا السيناريو مألوف جداً في عالم الشركات. يواجه أخصائيو الموارد البشرية في كل مكان تحدي إثبات قيمة برامجهم التدريبية. وفي عصر أصبح فيه لكل قرش أهميته، فإن إظهار الفوائد الملموسة لهذه المبادرات أمر بالغ الأهمية.

ولكن لنكن صادقين، حساب العائد على الاستثمار في التدريب ليس بالأمر السهل. فالأمر يتعلق بأكثر من مجرد حساب الأرقام، بل يتعلق بتوضيح كيف يمكن أن يؤدي الاستثمار في فريقك اليوم إلى نجاح قابل للقياس غداً.

ما أهمية ذلك إذن؟ مع تطور الأعمال التجارية بوتيرة غير مسبوقة، فإن البقاء في المقدمة لا يعني الاستثمار ليس فقط في التكنولوجيا الجديدة أو استراتيجيات التسويق الجديدة، ولكن أيضًا في موظفيك. 

ولكن كيف تقيس بالضبط شيئًا مجردًا مثل تطوير الموظفين؟ 

العائد على الاستثمار في التدريب يساوي العائد على الاستثمار

عندما يطلب القادة فهم العائد الاستثماري لمبادرة ما، فإن ما يسألونه حقًا هو: "ما مقدار الفائدة التي حصلنا عليها من هذا المشروع مقارنة بتكلفته؟

باختصار: "ما مقدار "الفائدة" التي حصلنا عليها مقابل "المال" الذي استثمرناه؟

عندما يتعلق الأمر بالتدريب، قد يكون من الصعب الإجابة على هذا السؤال. فعلى عكس الاستثمارات الأخرى التي قد يكون عائدها ملموسًا وفوريًا بشكل أكبر، قد لا تكون نتائج جهود تطوير الموظفين واضحة المعالم دائمًا.

ولكن هذا لا يعني أنه من المستحيل قياسه. في الواقع، الصيغة الأساسية لحساب العائد على الاستثمار في التدريب بسيطة للغاية.

كما ترى، تحتاج فقط إلى نقطتي بيانات لحساب عائد الاستثمار في التدريب:

• فوائد مبادرة التدريب (مقومة بالدولار)

• تكلفة التدريب (مقومة بالدولار)

ولكن كما هو الحال مع أي شيء، يكمن الشيطان في التفاصيل. قبل أن نقسم العائد على الاستثمار في التدريب إلى مكوناته الرئيسية، دعنا نبدأ بفهم السياق الأوسع لسبب أهميته في المقام الأول.

أهمية قياس عائد الاستثمار في التدريب

في مجال الموارد البشرية، قد تصادف في مجال الموارد البشرية المتشككين الذين يشككون في قيمة التدريب. وقد يجادلون بصعوبة قياسه كمياً أو أنه لا يؤثر بشكل مباشر على نتائج الأعمال.

ومع ذلك، فإن قياس العائد على الاستثمار في التدريب أمر بالغ الأهمية لعدة أسباب. فهي

1. يوضح قيمة التدريب: من خلال حساب العائد على الاستثمار، يمكنك تقديم دليل ملموس على كيفية استفادة مؤسستك من مبادرات التدريب.

2. يساعد على مواءمة التدريب مع أهداف العمل: عندما تقيس تأثير التدريب على نتائج الأعمال، يتيح لك ذلك اتخاذ قرارات استراتيجية بشأن برامج التدريب المستقبلية والتأكد من مواءمتها مع أهداف العمل الشاملة.

3. يبرر ميزانية التدريب: في مشهد الأعمال التنافسي اليوم، تخضع الميزانيات للتدقيق المستمر. من خلال إظهار العائد على الاستثمار في التدريب، يمكنك تبرير الاستثمار وربما تأمين المزيد من الموارد للمبادرات المستقبلية.

4. يحفز التحسين المستمر: يسمح لك قياس العائد على الاستثمار بتحديد مجالات التحسين في برامجك التدريبية وإجراء التعديلات اللازمة لزيادة فعاليتها.

تحديات حساب عائد الاستثمار في التدريب الخاص بك

لقد تطرقنا إلى فوائد قياس العائد على الاستثمار في التدريب، ولكن من المهم أن ندرك أن هذه العملية قد تكون معقدة وصعبة، خاصةً عندما لا تعرف ما هي العوامل التي يجب مراعاتها أو كيفية قياسها بدقة.

يتمثل التحدي الأكثر وضوحًا في عدم وضوح تأثير التدريب. فعلى عكس مبادرات المبيعات أو التسويق، والتي لها تأثيرات واضحة ومباشرة على الإيرادات، فإن تأثيرات التدريب ليست دائماً واضحة أو فورية. كيف يمكنك قياس التعاون المتزايد، أو شرارة الابتكار في فريقك، أو الشعور العام بالسعادة في مكان العمل بعد الدورة التدريبية؟ 

التحدي الآخر هو صعوبة جمع بيانات ذات مغزى. فحتى عندما نحدد ما نريد قياسه (سواء كان ملموساً أو غير ملموس)، فإن جمع البيانات ذات الصلة والموثوقة يطرح مجموعة من العقبات الخاصة به. فبالنسبة للنتائج الملموسة مثل زيادة المبيعات أو انخفاض معدلات دوران الموظفين بعد التدريب، قد تنطوي المشكلة على وضع أنظمة لتتبع هذه المقاييس بدقة مع مرور الوقت. أما بالنسبة للمنافع غير الملموسة، فإن التحدي أكبر، مما يتطلب أساليب مبتكرة للتقييم مثل الاستبيانات أو التغذية الراجعة من جميع الاتجاهات أو غيرها من المقاييس النوعية. 

ولعل أكثرها تحديًا هو أنك ستحتاج إلى الحصول على موافقة المؤسسة. فالموظفون مترددون في التغيير، وعندما تبدأ في مناقشة العائد على الاستثمار، قد يقابل ذلك بمقاومة. قد ينظر البعض إلى هذه العملية على أنها عبء إضافي أو طريقة للتدقيق في أدائهم. وقد تكون القيادة مترددة في الاستثمار في قياس عائد الاستثمار إذا لم يروا الفوائد الفورية (انظر إلى تشبيهي البليغ "الضربة مقابل المال"). 

في تلك اللحظات، يمكن أن تكون البيانات المدعومة جيدًا التي تفصل الفوائد (والتكاليف) الكثيرة للتدريب أداة قوية في ترسانتك.

قياس منافع التدريب بالدولار 

إن الصيغة الأساسية لحساب العائد على الاستثمار في التدريب لا تصل إلى حد معين. فهي لا تغطي الفوائد المجردة التي غالباً ما تكون الأكثر قيمة وتأثيراً. ولكن، إذا أردنا أن نكون صادقين، فإن المؤسسات تريد أن ترى الأرقام بالدولار - إنها لغة يفهمونها ويثقون بها. إذن، كيف يمكننا سد الفجوة بين النتائج غير الملموسة والعائد الاستثماري الملموس؟ 

في Learn to Win، نوصي في Learn to Win بأحد الأساليب الثلاثة التالية لتحديد فوائد مبادراتك التدريبية بالدولار: 

1. احسب التأثير الدولاري لتحسين عملية تأهيل الموظفين الجدد بالدولار.

2. احسب التأثير الدولاري لتقليل معدل دوران الموظفين.

3. حساب التأثير الدولاري لتقليل الأخطاء التشغيلية.

دعنا نستعرض كل نهج ونرى كيف يمكن استخدامه لقياس العائد على الاستثمار في التدريب. 

المنهجية 1: حساب التأثير الدولاري لتحسين عملية تأهيل الموظفين الجدد

وفقًا لمجموعة براندون هول، فإن المؤسسات التي لديها عملية تأهيل قوية تحسن الاحتفاظ بالموظفين الجدد بنسبة 82%. وهذا يعني أنه مقابل كل موظف يبقى في العمل بسبب برنامجك التدريبي، فإنك توفر تكلفة توظيف وتدريب موظف جديد. 

ومع ذلك، وعلى الرغم من الحاجة إلى إحكام عملية التأهيل، إلا أن اليوم الأول من تدريب الموظفين الجدد قد يبدو وكأنه شرب من خرطوم إطفاء الحرائق. يحتاج أعضاء الفريق الجدد إلى إتقان كميات هائلة من المعرفة الصناعية والمعلومات الخاصة بالشركة للنجاح في وظائفهم.

بالنسبة للشركات، فإن تأهيل الموظفين الجدد أمر مكلف ويستغرق وقتاً طويلاً. وغالباً ما يكون ذلك مضيعة للوقت والمال. وفقاً لمجلة هارفارد بيزنس ريفيوفإن الأمر يستغرق عادةً ثمانية أشهر حتى يصل الموظف المعين حديثاً إلى الإنتاجية الكاملة، ويبدأ 33% من الموظفين الجدد في البحث عن وظيفة جديدة خلال الأشهر الستة الأولى.

يمكنك تحقيق مكاسب مالية كبيرة لشركتك من خلال تحسين برنامج التهيئة. من خلال تقليل الوقت الذي يستغرقه الموظفون الجدد للاندماج الكامل في أدوارهم، يمكن للشركات توفير مبالغ كبيرة من المال.

يمكن لبرنامج التهيئة الأفضل أن يحسّن من أرباح شركتك بأربع طرق قابلة للقياس:

1. أيام أقل في التأهيل. من خلال تبسيط عملية التأهيل، يمكن للمؤسسات تقليل الوقت والموارد المستهلكة في تدريب الموظفين الجدد حتى يتمكنوا من البدء في المساهمة في الشركة في وقت أقرب.

2. زيادة سرعة انضمام الموظفين الجدد. عندما يتم التأهيل بفعالية، يمكن للموظفين الجدد أن يصبحوا أعضاء منتجين ومساهمين في فرقهم بسرعة.

3. انخفاض معدل التخبط خلال فترة التأهيل. يقل احتمال ترك الموظفين الذين يتمتعون بتجربة إيجابية في عملية التهيئة الداخلية للشركة خلال الأشهر القليلة الأولى من العمل. وهذا يقلل من التكاليف المرتبطة بالتوظيف والتعيين وتدريب الموظفين الجدد.

4. توفير التكاليف. غالباً ما ينطوي التأهيل على سلسلة من التكاليف (وقت المدرب، والسفر، والمواد) التي يمكن أن تتراكم بسرعة. من خلال تبسيط العملية وتقليل الوقت الذي يستغرقه الموظفون الجدد ليصبحوا منتجين، يمكن للشركات توفير المال في هذه النفقات.

من خلال النظر إلى هذا الأمر على أنه استثمار وليس تكلفة، يمكن للشركات أن ترى القيمة في تخصيص الموارد لتحسين برنامج التأهيل. ويصبح إظهار هذا الاستثمار أسهل من أي وقت مضى بمجرد فهمك لما تقيسه ولماذا. 

ما عليك سوى إدخال المتغيرات أدناه وستحصل على تأثير عائد الاستثمار لبرنامج التهيئة المحسّن في ثوانٍ معدودة.

النهج 2: حساب القيمة الدولارية لتقليل معدل دوران الموظفين

في كل مرة يغادر أحد الموظفين المهرة فريق عملك، فإن استبدالهم يكلف شركتك أموالاً طائلة.

تشير الأبحاث إلى أن تكلفة دوران الموظفين يمكن أن تصل إلى 150 في المئة من التعويض السنوي للموظف. أما بالنسبة للمناصب الإدارية، فإن هذا الرقم أعلى بكثير - 200 في المائة إلى 250 في المائة من التعويض السنوي.

بعبارة أخرى، بالنسبة لشركة يبلغ متوسط راتبها 50,000 دولار، تبلغ تكلفة دوران الموظفين 75,000 دولار لكل موظف مغادر سنوياً. وبالنسبة لشركة تضم 500 عامل بمعدل دوران سنوي يبلغ 10 في المائة من الموظفين، فإن ذلك يصل إلى ما يقرب من 3.8 مليون دولار سنوياً!

من خلال التدريب الأفضل، يمكنك إعادة تلك الأموال إلى شركتك. وتقدر شركة Deloitte أن التدريب الفعال يمكن أن يقلل من معدل دوران الموظفين بنسبة 30 إلى 50 في المائة.

كيف يمكنك حساب التكلفة الحقيقية لدوران الموظفين في مؤسستك؟ ضع في اعتبارك أربع فئات للتكلفة:

1. تغطية الوظيفة. قم بتضمين تكلفة ملء الوظيفة الشاغرة بموظفين مؤقتين أو موظفين حاليين. إذا لم تتمكن من ملء الوظيفة، ستحتاج إلى حساب تكلفة الإنتاجية المفقودة.

2. ملء الوظيفة الشاغرة. قم بتضمين تكلفة الإعلانات وموظفي التوظيف والساعات التي تم قضاؤها في فحص المرشحين وإجراء المقابلات معهم.

3. تأهيل موظف جديد. تشمل المواد والسفر ووقت المدرب.

4. التكثيف للموظفين الجدد عندما ينضم الموظفون الجدد إلى شركتك لأول مرة، سيقضون وقتًا أطول في التعلم أكثر من الإنتاج. ولذلك، ستحتاج إلى تقدير الوقت اللازم لتكثيف العمل لأعضاء الفريق الجدد وحساب تكاليف الإنتاجية المفقودة.

لكل فئة من هذه الفئات مجموعة التكاليف الخاصة بها، سواء كانت ملموسة أو غير ملموسة. على سبيل المثال، قد يكون من الصعب قياس تكلفة الإنتاجية المفقودة كمياً ولكن يمكن أن يكون لها تأثير كبير على صافي أرباح شركتك.

لفهم تكلفة دوران الموظفين حقاً، من المهم أن تأخذ في الاعتبار جميع هذه العوامل وتحسبها بدقة. من خلال القيام بذلك، سيكون لديك فهم أفضل للتكلفة الحقيقية وستكون قادرًا على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن كيفية تقليلها.

الآن بعد أن قمت بحساب القيمة الدولارية لتقليل معدل دوران الموظفين في شركتك، ما عليك سوى دمج تكلفة مبادرة التدريب لإكمال حساب عائد الاستثمار.

المنهج 3: قيمة الحد من الأخطاء التشغيلية المكلفة

تكلف الأخطاء التشغيلية شركتك أموالاً كل يوم. لذلك، إذا كان تدريبك قادرًا على تقليل الأخطاء الأكثر تأثيرًا التي يرتكبها الموظفون أو القضاء عليها، فيمكنك تحقيق تأثير كبير على أعمال شركتك.

ابدأ بالتفكير على نطاق واسع حول مجموعة كاملة من الأشياء التي يحتاج موظفوك إلى القيام بها في وظائفهم. على مدار الأشهر الثلاثة إلى الستة الماضية، ما نوع الأخطاء التشغيلية التي لاحظتها؟ قد تشمل هذه الأخطاء أخطاء في معالجة كشوف الرواتب، أو السهو في الامتثال، أو عدم الكفاءة في استراتيجيات التوظيف - وهي مجالات تكون فيها الدقة أمراً بالغ الأهمية.

لتحديد مكان تركيز التدريب الخاص بك، يمكنك تقدير التأثير النسبي لكل خطأ في العمل.

للقيام بذلك، قم بعصف ذهني لمجموعة من العواقب المحتملة التي يمكن أن تنتج عن كل خطأ. كل نتيجة لها تكلفة محتملة، وتنقسم هذه التكاليف إلى ثلاث فئات عريضة:

• التكاليف المادية. الخسائر المالية المباشرة هي الأسهل في التحديد الكمي. ويشمل ذلك نفقات مثل تصحيح أخطاء الرواتب أو الرسوم القانونية الناجمة عن انتهاكات الامتثال. يجب حساب هذه التكاليف كجزء من النفقات الإجمالية للخطأ التشغيلي.

• التكاليف الناعمة. وتشمل هذه التكاليف الوقت الذي يقضيه المديرون في تصحيح الخطأ، أو التأثير السلبي على معنويات الموظفين، أو الإضرار بسمعة الشركة. كما تشمل التكاليف الناعمة أيضاً الخسارة المحتملة لثقة الموظفين أو مشاركتهم بسبب سوء التعامل مع ممارسات الموارد البشرية.

• تكاليف الفرصة البديلة. فكر في هذا الأمر من حيث الإيرادات المستقبلية الضائعة. في سياق الموارد البشرية، قد تفكر في الإمكانات الضائعة للموظف عالي الأداء الذي يترك العمل بسبب عدم الرضا أو العلامة التجارية المتناقصة لصاحب العمل التي تجعل المواهب المتميزة أقل احتمالاً للتقدم بطلبات العمل.

بعد تحديد هذه التكاليف، قم بتقييم كل خطأ بناءً على احتمالية تكراره واحتمالية تحمل التكاليف المادية وغير المادية وتكاليف الفرصة البديلة المحددة. استخدم البيانات التاريخية والرؤى المستقاة من الحوادث السابقة للاستفادة من هذه التقديرات.

كم مرة من المحتمل أن يحدث الخطأ المحدد كل عام؟ عند حدوث الخطأ، ما مدى احتمال تعرضك لكل من التكاليف الصعبة والناعمة وتكاليف الفرصة البديلة التي حددتها؟ يمكنك استخدام البيانات التاريخية لتقدير هذه الاحتمالات.

من خلال النظر بعناية في كل نتيجة محتملة ووضع قيمة دولارية لها، يمكنك تقدير التكلفة الحقيقية لكل خطأ تشغيلي. قد يكشف هذا التمرين عن نتائج مفاجئة، مثل خطأ يبدو طفيفاً له في الواقع تكلفة إجمالية عالية.

الخاتمة

بعد أن استعرضنا الآن ثلاث طرق مختلفة لحساب القيمة الدولارية لمبادراتك التدريبية، أصبح لديك كل ما تحتاجه لحساب العائد الاستثماري الصعب للتدريب. لكننا نعلم أيضاً كم يمكن أن تستغرق عملية الحساب هذه وقتاً طويلاً، حتى عندما تكون جميع البيانات أمامك.

لهذا السبب قمنا بإعداد قالب حاسبة عائد الاستثمار على Excel من أجلك.

يمكنك ببساطة إدخال البيانات ذات الصلة وجعل الآلة الحاسبة تقوم بالمهمة الشاقة نيابةً عنك. لن يوفر لك ذلك الوقت فحسب، بل سيمنحك أيضاً رؤية أكثر دقة وشمولاً لعائد الاستثمار في التدريب.

والآن بعد أن انتهيت، توقف للحظة، وقم بالتصغير والتفكير فيما أنجزته للتو. بينما يتخلى معظم القادة عن محاولة قياس الفوائد التجارية للتدريب، فإنك لم تفعل ذلك، والآن لديك الرؤى التي تحتاجها لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن برنامجك التدريبي. ستؤتي جهودك ثمارها على المدى الطويل وتساعدك على ضمان أن مؤسستك تتعلم من استثماراتها التدريبية.

المراجع والمزيد من القراءة

https://b2b-assets.glassdoor.com/the-true-cost-of-a-bad-hire.pdf
https://hbr.org/2015/03/technology-can-save-onboarding-from-itself
https://www.peoplekeep.com/blog/employee-retention-the-real-cost-of-losing-an-employee
https://action.deloitte.com/insight/2737/workers-are-leaving.-what-can-you-do-about-it

شكرًا لانضمامكم إلينا في هذا الإصدار من نبض مختبرات SHRM Labs WorkplaceTech Pulse! شكرًا مرة أخرى لساشا على رؤيته الرائعة حول موضوع العائد على الاستثمار في التدريب، وشكرًا لشركة Learn to Win لتعاونها في هذا المقال. يرجى زيارة موقعهم الإلكتروني لمعرفة المزيد عن العمل الرائع الذي يقومون به حول التدريب في مكان العمل. نراكم في المرة القادمة!

Learn to Win هو برنامج تعليمي يعتمد على الأجهزة المحمولة في طليعة برامج التدريب في مكان العمل، مما يجعل التعلم متاحًا وملائمًا لجميع الموظفين. تجعل منصة Learn to Win من السهل والسريع على الفرق إنشاء وتقديم برامج تدريبية فعالة تؤدي إلى تحسينات ملموسة في أداء الموظفين وإنتاجيتهم.