التحديات القانونية المرتبطة بإنهاء الخدمة: لماذا تستحق أصعب مهام قسم الموارد البشرية أدوات أفضل

تنصب الاستثمارات في دورة حياة الموظف بشكل كبير على المرحلة الأولية. ففي المرحلة الأولى، توجد لوحات معلومات التوظيف، وبوابات تأهيل الموظفين الجدد، ومنصات تعزيز المشاركة، بالإضافة إلى أدوات التطوير المدعومة بالذكاء الاصطناعي التي تزداد انتشارًا، لتُضاف إلى مجموعة الأدوات التقنية التي تركز بشكل كبير على بداية دورة حياة الموظف. وعلى النقيض من ذلك، لا تزال نهاية دورة حياة الموظف تعتمد إلى حد كبير على الأوراق والإجراءات اليدوية، حيث تعتمد على جداول البيانات وسلسلة رسائل البريد الإلكتروني وعمليات التحقق من الامتثال التي تتم يدويًّا. بعبارة أخرى، لم تكن هذه المشكلة أكبر من أي وقت مضى، وهي الآن تعود لتؤثر سلبًا.

أعلنت الشركات الأمريكية عن تسريح 1,206,374 موظفًا في عام 2025، بزيادة قدرها 58% عن عام 2024، وهو أعلى رقم منذ عام 2020، وفقًا لشركة التوظيف «تشالنجر، جراي آند كريسماس». وشهد شهر يناير 2026 إضافة 108,435 حالة تسريح أخرى، وهو أسوأ شهر يناير منذ الأزمة المالية العالمية لعام 2009، حيث ساهمت التغييرات المرتبطة بالذكاء الاصطناعي، والرسوم الجمركية، وتقلص القوة العاملة في الحكومة الفيدرالية في ارتفاع هذه الأرقام. وعلى الرغم من كل النقاش الدائر حول أسباب قيام الشركات بتسريح الموظفين، لم يُذكر الكثير عن الكيفية التي تتم بها هذه العملية.

وهذه الفجوة هي بالضبط المجال الذي تريد شركة «Onwards HR» — وهي إحدى الشركات المشاركة في دفعة عام 2026 من برنامج SHRM WorkplaceTech Accelerator» — أن تتدخل فيه. وتصف سارة رودهورست، الرئيسة التنفيذية والمؤسِّسة المشاركة لشركة «Onwards HR»، عملية إنهاء الخدمة بأنها الجزء من دورة حياة الموظف الأكثر عرضة لوقوع أخطاء مكلفة (قانونية ومالية ومتعلقة بالسمعة)، والأكثر إهمالًا.

التعقيدات المتعلقة بالامتثال التي يرثها معظم قادة الموارد البشرية

اسأل أحد المسؤولين التنفيذيين في قسم الموارد البشرية عن الكيفية التي تتعامل بها شركته مع حالات إنهاء الخدمة، فغالبًا ما تشير الإجابة إلى نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS). «أوه، Workday يتولى ذلك.» أما إذا سألت المتخصصين في الموارد البشرية الذين يديرون فعليًّا عملية إنهاء الخدمة، فستجد أن الإجابة تصبح أكثر تعقيدًا.

تتوصل معظم الشركات إلى هذا الإدراك بالطريقة الصعبة. يقول رودهورست إن معظم مشتري برنامج «Onwards HR» يتعاملون مع إجراءات إنهاء الخدمة باستخدام سلاسل رسائل البريد الإلكتروني، وعمليات دمج البيانات من جداول البيانات، والبرامج المطورة داخليًّا التي تصبح قديمة بعد فترة وجيزة من إطلاقها. وغالبًا ما تأتي لحظة الاستيقاظ بعد فشل عملية تسريح الموظفين، أو عندما يُكلف أحد موظفي الموارد البشرية — الذي يتولى بالفعل العديد من المسؤوليات اليومية — بمهمة إدارة عملية إنهاء الخدمة الصعبة التي تتطلب وقتًا طويلاً للغاية — وهو ما قد يشكل وظيفة بدوام كامل لهذا الشخص. والنتيجة، لا سيما في ظل الوضع الاقتصادي الحالي، هي عبء عمل مرهق من الناحيتين التشغيلية والعاطفية.

ولكن ما عليك سوى إلقاء نظرة على هذا الميدان القانوني المليء بالمخاطر. ينص «قانون الإخطار الفيدرالي بتكييف العمال وإعادة تدريبهم» (قانون WARN) على أن صاحب العمل الذي يضم 100 موظف أو أكثر يجب أن يقدم إشعارًا مسبقًا مدته 60 يومًا للعامل قبل إغلاق موقع العمل أو تنفيذ تسريح جماعي للعمال، وإذا لم يقم بذلك، وفقًا لوزارة العمل الأمريكية، فقد يتعين عليه دفع ما يصل إلى 60 يومًا من الأجور والمزايا المتأخرة، إلى جانب غرامات قدرها 500 دولار يوميًا عن كل مخالفة. ويوجد في ما لا يقل عن 15 ولاية قوانين مصغرة مشابهة لقانون WARN، لكل منها شروط تفعيل فريدة وإجراءات تعويضية خاصة بالمخالفات. في الحالات التي تنطبق عليها الشروط، تفرض ولاية نيوجيرسي، على سبيل المثال، دفع تعويض نهاية الخدمة لمدة أسبوع عن كل سنة عملها الموظف، بغض النظر عما إذا تم تقديم الإشعار الإلزامي لمدة 90 يومًا الذي تفرضه الولاية أم لا، بالإضافة إلى أربعة أسابيع إضافية في حالة عدم تقديمه. يضاف إلى ذلك متطلبات أخرى تتعلق بإنهاء الخدمة: الإشعارات الخاصة بكل ولاية، وقواعد قانون التمييز على أساس العمر في العمل (ADEA) وقانون حماية مزايا العمال الأكبر سنًا (OWBPA) فيما يتعلق بإنهاء الخدمة الجماعية، ومواعيد نهائية متنوعة لإصدار الرواتب النهائية، والإخطار بمزايا قانون COBRA. وقد يؤدي تسريح واحد لعدد متوسط من الموظفين إلى تفعيل العشرات من المتطلبات التنظيمية.

التبعات المحتملة لعدم الامتثال ليست مجرد افتراضات. ففي نوفمبر الماضي، على سبيل المثال، رُفعت دعوى جماعية بموجب قانون «WARN» الفيدرالي ضد مؤسسة «جيفرسون هيلث» فيما يتعلق بموجتين من التسريحات التي أثرت على نحو 650 عاملاً. وتزعم الدعوى أن المؤسسة الصحية لم تقدم الإشعار المسبق لمدة 60 يوماً المطلوب بموجب القانون.

قال رودهورست: «لا تحظى عملية إنهاء الخدمة عمومًا بالاهتمام الذي تستحقه». «يفترض قادة الموارد البشرية أن الأمر قد تمت معالجته، إلى أن يواجهوا عواقب قانونية».

يتأثر الموظفون عندما لا تتواصل الأنظمة فيما بينها

حتى في حالة استيفاء جميع متطلبات الامتثال، غالبًا ما تفشل عملية إنهاء الخدمة عند مراحل تسليم المهام بين أقسام الموارد البشرية، والرواتب، وتكنولوجيا المعلومات، والشؤون القانونية، والشؤون المالية.

كما أفاد موقع «TechCrunch» لأول مرة، عندما قامت شركة «Better.com»، وهي مؤسسة إقراض رقمية متخصصة في الرهون العقارية، بتسريح 3,000 موظف في عام 2022، علم المتضررون بإنهاء خدماتهم عند استلامهم شيكات تعويضات نهاية الخدمة في حساباتهم على منصة «Workday». كان من المفترض إخطار الموظفين بإنهاء خدماتهم قبل استلامهم تعويضات نهاية الخدمة، لكن التوقيت لم يتم تنسيقه بشكل سليم. 

ولا يقتصر هذا الأمر على شركات التكنولوجيا التي تمر بأزمة فقط. فقد جاء أحد عملاء شركة «Onwards HR» في قطاع الاتصالات بمعدل أخطاء بلغ 4% في عملية إنهاء الخدمة، ودفعات زائدة لمستحقات نهاية الخدمة بلغ مجموعها 105,000 دولار، بل وحتى موظفين تم فصلهم عن طريق الخطأ. وفي هذه الحالة، لم تحدث هذه الأخطاء لأن موظفي الموارد البشرية لم يكونوا على دراية بما يفعلونه، بل حدثت لأن العملية كانت تُدار يدويًّا.

وقال روديهورست: «عندما تكون الأنظمة منفصلة عن بعضها، يزداد احتمال حدوث أخطاء بشكل هائل».

لماذا يُعد الامتثال تعبيرًا عن التعاطف

إليكم المنظور الجديد الذي تعتمده شركة «Onwards HR»، وما يميز هذه الرؤية عن النهج التقليدي في التعامل مع مرحلة إنهاء الخدمة: لا يوجد تعارض بين الامتثال للقوانين والاهتمام بموظفيك — فهما وجهان لعملة واحدة.

هناك سبب لوجود قوانين العمل هذه: فهي تحمي العمال. ويمنح تقديم الإشعار المسبق الموظفين الوقت الكافي للبحث عن وظيفة جديدة قبل استلام راتبهم الأخير. كما أن تعويضات نهاية الخدمة الإلزامية، كما هو مطلوب في حالات تخفيض القوى العاملة في ولايتي نيوجيرسي وماين، توفر شبكة أمان للموظفين. وتُعلم إخطارات إنهاء الخدمة الصادرة عن الولاية الموظفين المغادرين بكيفية التقدم بطلب للحصول على إعانة البطالة. ويعني عدم الالتزام بهذه المتطلبات أن الموظفين المغادرين لا يحصلون على الحماية التي ينص القانون على استحقاقهم لها. وبالتالي، فإن الامتثال هو في الأساس الأساس الذي تُبنى عليه كرامة الموظف، وليس كيانًا منفصلاً عنها.

وهناك تكلفة حقيقية جدًّا لذلك أيضًا. فإذا كان لديك موظفون يقضون وقتهم في إعادة حساب تعويضات نهاية الخدمة لـ 200 شخص، والتحقق من 17 لائحة ولائية مختلفة بشأن إشعار إنهاء الخدمة، فإن ذلك يسلب الوقت من الأمور التي تتطلب تدخلًا بشريًّا فعليًّا: مثل إجراء المحادثات الصعبة، وإجراء مكالمات المتابعة الهاتفية، والعمل مع شركاء إعادة التوظيف.

وقال رودهورست: «إذا كانت فرق الموارد البشرية مشغولة للغاية بحساب تعويضات إنهاء الخدمة يدويًّا والتحقق مرارًا وتكرارًا من قواعد الإخطار بالإنهاء الخاصة بالولاية، فلن يتبقى لديها سوى القليل من الوقت لإبداء التعاطف».

ويمتد هذا المنطق ليشمل موظفي الموارد البشرية أنفسهم، الذين يُطلب منهم عادةً تنفيذ عمليات التسريح بالإضافة إلى أعباء عملهم اليومية. فمعظم قرارات التسريح تُتخذ على مستوى الإدارة العليا؛ بينما يُكلف موظفو الموارد البشرية بإدارة العملية وإبلاغ الموظفين بالخبر. إن توفير الموارد التي تتولى الجوانب الإدارية للعملية هو الطريقة التي تُظهر بها لموظفي الموارد البشرية أنك تعاملهم بنفس مستوى الاحترام الذي تطلب منهم إظهاره تجاه الموظفين المغادرين.

الانتقال من النهج التفاعلي إلى النهج الاستباقي

ما يتغير ليس وجود عمليات التسريح بحد ذاتها، بل تواترها. فقبل عشر سنوات، كانت معظم الشركات تعتبر التسريح الجماعي حدثًا عرضيًّا، أي أمرًا قد يحدث مرة أو مرتين كل بضع سنوات. خلال الثمانية عشر شهراً الماضية، تغيرت احتمالات هذا الافتراض بشكل جذري. في الواقع، شهد الربع الرابع من عام 2025 أعلى رقم ربع سنوي لعمليات التسريح منذ عام 2008، وفقاً لبيانات شركة «تشالنجر»، وشكل الذكاء الاصطناعي، كسبب محدد لعمليات التسريح، 15,341 عاملاً في شهر مارس 2026 وحده، أو ربع إجمالي عدد المسرحين في ذلك الشهر.

بدأت المؤسسات التي تمكنت من التكيف في التعامل مع عملية إنهاء الخدمة بنفس الطريقة التي تتعامل بها مع عملية استقبال الموظفين الجدد: كبرنامج مخصص لقسم الموارد البشرية، يتضمن إجراءات موحدة ومسؤوليات محددة وأنظمة جاهزة للتطبيق. أما البديل فهو الارتجال تحت الضغط عند حدوث الجولة التالية من التخفيضات، وهو ما يؤدي إلى تحول الأخطاء التي كان من الممكن تجنبها إلى أخطاء علنية.

ما يحتاجه قادة الموارد البشرية فعليًّا

إن عملية إنهاء الخدمة، شأنها شأن التوظيف، ليست حلاً قائماً بذاته يمكن إدارته بمعزل عن الأنظمة الأخرى. إنها عملية منسقة تشمل عدة فرق، وأنظمة متعددة، ومجموعات متنوعة من القوانين، وقد ارتفعت تكلفة ارتكاب الأخطاء فيها مع تسارع وتيرة التخفيضات وانتشار قوانين «WARN» المصغرة. وتقوم الشركات التي تتعامل مع هذه العملية بشكل جيد بتوحيد هذه المهام في طبقة مخصصة تتكامل مع أنظمة الموارد البشرية التي تستخدمها بالفعل، بدلاً من توزيعها عبر جداول البيانات وسلسلة رسائل البريد الإلكتروني. وهذه هي الفئة التي تتخصص فيها شركة Onwards HR.

والتمييز الذي يجدر إبرازه هو بين المؤسسات التي تعامل عملية إنهاء الخدمة على أنها أمر ثانوي، وتلك التي تعاملها بنفس الطريقة التي تعامل بها بقية جوانب تجربة الموظف: بشكل مدروس، وفي إطار من الحوكمة، مع إدراك أن الطريقة التي يغادر بها الموظفون تعكس صورة عن المؤسسة لا تقل أهمية عن الطريقة التي توظف بها.

لكن هذا الاستثمار لا يقتصر على إدارة المخاطر فحسب. بل إنه، في أفضل حالاته، الطريقة التي يُظهر بها صاحب العمل ما يهمه في اللحظة الحاسمة، أي في اللحظة التي يغادر فيها الموظف مكان العمل. 

لمعرفة المزيد عن Onwards HR، انضم إلينا في المؤتمر والمعرض السنوي SHRM لحضور الجلسة التي تحمل عنوان: «التحقيقات وإنهاء الخدمة: الامتثال الأكثر ذكاءً في أكثر اللحظات خطورةً بالنسبة لقسم الموارد البشرية».

نبذة عن Onwards HR:سارة رودهورست هي المؤسِّسة المشاركة والرئيسة التنفيذية لشركة Onwards HR، وهي منصة لإدارة إجراءات إنهاء الخدمة، تساعد فرق الموارد البشرية والشؤون القانونية والمالية على التعامل مع كل حالة إنهاء خدمة موظف بما يتوافق مع اللوائح وبعناية. لأن الممارسات الخاطئة في إدارة إنهاء الخدمة لا تسبب الضرر في اللحظة نفسها فحسب، بل تتصدر عناوين الأخبار وتؤدي إلى عواقب طويلة الأمد.