مفارقة مكان العمل غير المكتبي: عندما تخلق المزيد من المزايا قيمة أقل

على مدار العقد الماضي، شهدت المؤسسات على مدى العقد الماضي انتشارًا تاريخيًا للتطبيقات، حيث أصبحت مثقلة بالأدوات والموارد والمزايا. تمتلك المؤسسة في المتوسط ما بين 125 و200 نظام. وقد أدى التعقيد المتأصل في فهم كيفية استخدام كل أداة وسبب استخدامها إلى خلق ديناميكية لا يدرك فيها سوى عدد قليل من العاملين قيمة مزاياها أو يستفيدون منها بشكل كامل. ويتفاقم هذا الفشل بسبب الجهد اليدوي الإضافي المفروض على فرق الموارد البشرية التي تدير وتثقيف موظفيها بشأن الأنظمة والمزايا العديدة.

ويؤثر عدم الكفاءة وفقدان الإنتاجية هذا بشكل غير متناسب على 2.7 مليار عامل عالمي لا يستخدمون المكاتب في مجالات البيع بالتجزئة والرعاية الصحية والضيافة والتصنيع وغيرها من المهن. وبدون الوصول السهل والملائم للهواتف المحمولة، تفشل المؤسسات عن غير قصد في تحديد قيمة برامج المزايا الخاصة بها بشكل كامل وتفوت الفرص الأساسية لتقديم ثقافة التواصل للفرق التي لديها أعلى معدلات دوران الموظفين والتي هي في أمس الحاجة إلى كل دولار من المزايا المتاحة لهم.

تدرك الشركات الناشئة ذات التفكير المستقبلي قدرة التكنولوجيا على إشراك المواهب في الخطوط الأمامية وليس فقط إدارتها. تحدثنا مع لوجان شوغارمان، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Refresh، وهي منصة تدمج أنظمة الموارد البشرية المبعثرة في تطبيق واحد سهل الاستخدام مصمم خصيصاً لكل شركة من دون مكتب. ويمكن للمستخدمين الوصول بسلاسة إلى الأدوات والتحديثات المطلوبة بينما يقوم المديرون بتوزيع الإشعارات ذات الصلة على مستوى الشركة بسهولة.

عندما تضع الأنظمة جميع احتياجات القوى العاملة في بؤرة الاهتمام، وليس فقط أهداف المقر الرئيسي، يظهر بديل أفضل. توجد فرصة حقيقية ليس فقط لتحديث تكنولوجيا مكان العمل بل أيضًا لإضفاء الطابع الإنساني على تكنولوجيا مكان العمل لخدمة ودعم العاملين في الخطوط الأمامية وتعزيز الأهداف التنظيمية.

عندما تفشل أدوات الموارد البشرية في الخطوط الأمامية: مشكلة التجزئة

فبدون الوصول البديهي الذي يعتمد على الأجهزة المحمولة أولاً، تخفي المؤسسات عن غير قصد الموارد التي تهدف إلى إشراك المواهب غير المكتبية. عندما تظل المزايا وتفاصيل كشوف المرتبات والجداول الزمنية وبوابات التدريب منعزلة عبر أنظمة منفصلة، فإن الموظفين يكافحون حتى للعثور على العروض القيّمة - ناهيك عن الاستفادة منها.

قال شوجرمان: "الأمر يشبه إحضار الذخيرة إلى المعركة ولكنك لا تملك السلاح المناسب لإطلاقها". "أنت تواصل الاستثمار في المزايا والأدوات والموارد المذهلة. ولكن إذا لم يتمكن الموظفون من العثور عليها، فلن يكون لأي منها تأثير."

أشار شوغرمان إلى أن العاملين بدون مكتب في صناعات مثل البيع بالتجزئة والضيافة ليس لديهم دقائق فراغ للتبديل بين لوحات المعلومات المتعددة. لا يمكن للممرضة التي تندفع بين المرضى أن تتنقل بين السجلات الطبية وبوابات الموارد البشرية لمعرفة تفاصيل الاستحقاقات. لا يملك جامعو المستودعات الذين ينتظرون الشحنات التالية الوقت الكافي للبحث في مختلف الأنظمة للتحقق من الجداول الزمنية.

وقد ثبت أن العواقب في ثلاثة مجالات رئيسية خطيرة:

1. عدم الوصول إلى المزايا وموارد الموارد البشرية

ينفق أصحاب العمل بكثافة على المزايا التنافسية ومبادرات العافية. ومع ذلك، عندما تظل البوابات الإلكترونية مجزأة، لا يزال الموظفون الذين لا يستخدمون الأجهزة المكتبية يفوتهم الكثير. يقول حوالي 6 من كل 10 (61%) من موظفي الموارد البشرية أن الموظفين غير المكتبيين يصلون إلى موارد الموارد البشرية من الأجهزة الشخصية، ولكن الأدوات المجزأة تجعل استكشاف خطط المزايا المعقدة أمراً صعباً. تفشل عروض الرعاية الصحية وخطط مدخرات التقاعد وغيرها من البرامج الهامة في الوصول بشكل كامل إلى الموظفين الذين هم في أمس الحاجة إلى الأمان المالي. هذا الانفصال مقلق بشكل خاص بالنظر إلى أن 60% من جميع الموظفين يعتبرون المزايا التي تتجاوز الرعاية الصحية ومدخرات التقاعد من العوامل الرئيسية عند النظر في فرص العمل. عندما لا يستطيع العاملون في الخطوط الأمامية الوصول بسهولة إلى هذه الامتيازات المميزة، يفقد أصحاب العمل ميزة هامة للاحتفاظ بالموظفين.

2. الأنظمة المنفصلة والمنعزلة

غالبًا ما توجد كشوف المرتبات والجدولة والتدريب ووظائف الموارد البشرية الأخرى في بوابات منفصلة. لكن اضطرار العاملين بدون مكتب إلى التنقل بين مختلف لوحات المعلومات يخلق تعقيدات لا داعي لها. لا ينبغي أن يحتاج موظفو التجزئة والمساعدون الطبيون على حد سواء إلى استخدام أكثر من خمسة حسابات لمجرد التحقق من الجدول الزمني أو إرسال طلب مناوبة أو إنهاء مهام الامتثال. إن الوضع الراهن المجزأ يوقع حتى المهام البسيطة في متاعب متعددة الخطوات. كشفت بيانات الصناعة الحديثة أن المؤسسات تستخدم ما معدله 371 تطبيقاً للبرمجيات كخدمة في المتوسط، مع نمو المحافظ بنسبة 32% بين عامي 2021 و2023 فقط. والأمر الأكثر إثارة للقلق هو أن موظفي الموارد البشرية أفادوا بأن 50% من أنظمة البرمجيات الخاصة بهم تؤدي وظائف متداخلة، مما يؤدي إلى التكرار إلى جانب التجزئة.

3. ارتفاع معدل الدوران وفك الارتباط

في نهاية المطاف، عندما يعاني الموظفون من صعوبة الوصول إلى موارد الموارد البشرية، فإنهم ينخرطون بشكل أقل بكثير - ويغادرون أكثر بكثير. وتبلغ نسبة دوران الموظفين في الخطوط الأمامية في مجال البيع بالتجزئة 60%، حيث يغادر الموظفون للحصول على عروض أجور أفضل قليلاً دون أن يدركوا القيمة الكاملة التي يقدمها صاحب العمل الحالي فيما يتعلق بالمزايا والنمو وثقافة مكان العمل. بالنسبة للوظائف غير المكتبية على وجه الخصوص، تؤدي الأدوات المجزأة إلى علاقات غير مترابطة ومعاملات غير مترابطة، مما يؤدي إلى معدلات دوران أعلى بـ 1.6 مرة من تلك التي تحدث للموظفين العاملين في المكاتب، وفقًا لبياناتSHRM الحديثة.

عندما تفترض تكنولوجيا الموارد البشرية أن جميع الموظفين يعملون في وظائف مكتبية مع إتاحة وقت كافٍ للمهام الإدارية، فإنها تحيل 80% من الموظفين إلى تجارب رقمية من الدرجة الثانية. لا يزال الوضع الراهن المجزأ يكلف المؤسسات تكلفة المواهب والإنتاجية والأرباح في نهاية المطاف.

توصيل الموارد البشرية إلى الخطوط الأمامية: حل التطبيق الفائق

وبدلاً من إجبار الموظفين على التنقل بين أنظمة مفككة، يجب أن يقع العبء على فرق الموارد البشرية لتقديم الموارد المهمة مباشرةً إلى موظفي الخطوط الأمامية من خلال الوصول الموحد عبر الأجهزة المحمولة.

أدخل نموذج التطبيق الفائق. بدلاً من إدامة التجارب المجزأة، تدمج التطبيقات الفائقة وظائف الموارد البشرية المختلفة في واجهة واحدة سهلة الاستخدام مصممة لفائدة الخطوط الأمامية. يمكن أن تدمج الحلول الحديثة أنظمة الطرف الثالث المنعزلة لكشوف الرواتب والجدولة والتدريب وغير ذلك تحت منصة واحدة. كما تُمكِّن التطبيقات الفائقة المؤسسات من دمج المحتوى والاتصالات الخاصة بها على تلك المنصة الواحدة.

لا يتمثل الهدف في تقليل أدوات الموارد البشرية الضرورية - بل في إضفاء الطابع الشخصي على الوصول والتخلص من التعقيدات المتعلقة بالاستخدام. إن تجربة التطبيق الفائق المخصص تلبي احتياجات الموظفين أينما كانوا، سواء كان ذلك في مساعدة العملاء في طابق البيع بالتجزئة أو علاج المرضى في مرفق الرعاية.

قال شوجرمان: "إنه يشبه وجود بواب شخصي للموارد البشرية في جيبك". "فبدلاً من إمطار الناس برسائل مفككة، فإنه يصمم المعلومات حسب ما يهم دور كل عامل وتفضيلاته."

كشفت الأبحاث التي أجرتها Workday أن أكثر من نصف موظفي الخطوط الأمامية تكيفوا مع التقنيات الجديدة دون تدريب. الوصول البديهي إلى الأجهزة المحمولة يتصدى لأي احتكاك. يقترب سوق مثل هذه الحلول من 180 مليار دولار حيث يدرك القادة أن منصات الأجهزة المحمولة يمكن أن تساعد في الوصول إلى الموظفين الذين لا يستخدمون مكاتبهم.

الوصول الموحد للموارد البشرية يحقق الإنتاجية - والمشاركة

يعمل توحيد الأنظمة على تبسيط حتى المهام البسيطة مثل تغييرات الجدول الزمني التي كانت تتطلب في السابق عمليات تسجيل دخول متعددة. تعمل تجربة الهاتف المحمول على تمكين الموظفين مع تقليل الضوضاء الرقمية للمديرين.

"يرغب أصحاب العمل في توفير منصة للعاملين لديهم المشمولين وغير المشمولين بالتغطية على حد سواء، ولكن ليس لديهم القدرة على تقسيم الأدوات والاتصالات على أساس الحالة. وهذا يعيق قدرتهم على خلق ثقافة موحدة للجميع. هناك طلب كبير على أداة لمعالجة هذا الأمر." قال شوجرمان.

ولكن الفوائد أعمق من ذلك. فالمنصات الشاملة تعزز الرؤية في عرض القيمة الكاملة للموظفين، بما في ذلك برامج التطوير والمزايا الصحية. وهذا يساعد المؤسسات على نقل علامتها التجارية لصاحب العمل بشكل أفضل - وهو محرك رئيسي للاحتفاظ بالمواهب. يكتسب الموظفون فهماً للمسارات الوظيفية طويلة الأجل، مما يقلل من معدل دوران الموظفين.

في عصر يشهد معدلات غير مسبوقة من الاستقالات في قطاعات الخطوط الأمامية، يمكن للوصول الموحد للموارد البشرية أن يعيد إشراك الموظفين الأساسيين بشكل فريد. تعمل ثورة التطبيقات الفائقة على تحويل تجربة الموظف إلى تجربة مستهلك، مما يسهل إشراك المستخدمين مع المؤسسة أينما كانوا ومهما كانت احتياجاتهم.

البناء من أجل 80%: مستقبل تكنولوجيا الموارد البشرية

يدرك قادة الموارد البشرية من ذوي التفكير المستقبلي أن أكبر شريحة من القوى العاملة لا تزال تعاني من نقص شديد في الخدمات، وأن الإنتاجية تتعرقل نتيجة لذلك. وهم يدركون أن الوصول السلس إلى الهاتف المحمول لم يعد ميزة "لطيفة" بل أصبح حجر الزاوية في إشراك الموظفين الذين لا يستخدمون المكاتب.

تكمن الحدود المهمة لتكنولوجيا الموارد البشرية في إعادة تصور كيفية خدمة الموظفين بشكل مباشر في البيئات الميدانية والمستودعات والبيئات التي تواجه العملاء - وليس فقط تحسين البرامج الحالية التي تم تصميمها للحصة الأصغر بكثير من العاملين المتواجدين في المكتب. وهذا يتطلب:

إعادة التفكير في الاستراتيجيات الرقمية حول الوصول إلى الأجهزة المحمولة

لا تزال بوابات الموارد البشرية ولوحات التحكم الخاصة بالموارد البشرية تضع في اعتبارها مستخدمي الحواسيب المكتبية، ولكن الموظفين الذين لا يستخدمون المكاتب يحتاجون إلى خيارات تتمحور حول الأجهزة المحمولة مصممة بشكل بديهي للاستخدام المتقطع أثناء نوبات العمل المزدحمة أثناء التنقل. يجب أن تصبح تلبية احتياجات الموظفين حيثما كانوا من خلال موارد مدركة للسياق أمرًا أساسيًا في تصميم النظام.

دمج (وليس إضافة) الحلول النقطية المتفرقة

نادراً ما تناسب الحلول ذات المقاس الواحد جميع الأدوار - ولكن لا يثقل كاهل الموظفين بحسابات كثيرة للوصول إلى وظائف الموارد البشرية الأساسية. تجنب إدامة التجارب المجزأة التي تربك الموظفين والمديرين على حد سواء. ادمج الوظائف الضرورية في منصات موحدة للوصول المبسط.

جعل الأدوات سلسة مثلها مثل تطبيقات المستهلكين

يجب ألا يواجه موظفو الخطوط الأمامية أي صعوبة في الوصول إلى جدول زمني أو كعب الراتب أو أخبار الشركة. يجب أن تقدم أنظمة الموارد البشرية تحديثات الرواتب والمزايا بنفس سهولة تقديم Netflix للتوصيات الجديدة أو بنفس سهولة تأكيد أوبر لاقتراب موعد رحلتك. لقد وضعت تكنولوجيا المستهلكين المعيار - والآن، يجب على الموارد البشرية أن تفي به وتتجاوزه. إن وجود نظام واحد "يعرف" ما يحدث في أنظمتك الأخرى يتيح لك واجهة واحدة يمكنها أن تتقدم بالموظفين على طول الرحلة بغض النظر عن الأنظمة الخلفية المطلوبة لإكمالها.

مكافحة ديون التكنولوجيا من خلال الحوكمة

غالبًا ما ينتج انتشار أنظمة الموارد البشرية عن قرارات الشراء المعيبة وسوء إدارة التكنولوجيا. وكثيراً ما تفشل المؤسسات في وقف تشغيل المنصات القديمة عند تنفيذ حلول جديدة، مما يخلق "ديوناً تكنولوجية" مركبة تثقل كاهل العاملين في الخطوط الأمامية الذين يتنقلون في هذه المتاهة الرقمية. يقوم قادة الموارد البشرية المبتكرون الآن بتنفيذ سياسات صارمة لضمان وقف تشغيل الأنظمة القديمة عند إدخال أنظمة جديدة - وهي ممارسة تكمل بشكل طبيعي نموذج التطبيق الفائق من خلال تقليل نقاط الاتصال الزائدة عن الحاجة قبل أن تتضاعف.

المستقبل يكمن في الخطوط الأمامية

قال شوغرمان: "لا نعرف بالضبط ما قد تجلبه ابتكارات مثل الذكاء الاصطناعي، لكننا نعلم أن الأدوات يجب أن تظل بديهية للموظفين مع تطور الأدوار". "قد يقوم شخص ما بتخزين الأرفف اليوم ويدير متجر بيع بالتجزئة غداً. يجب علينا أن نبني أنظمة قابلة للتكيف مع الموظفين الذين يستخدمونها - وهذا هو سرّ التأقلم مع المستقبل."

مع وجود موجات جديدة من الاستقالات التي تشكل قطاعات الخطوط الأمامية، فإن المؤسسات التي تحافظ على نهج العمل كالمعتاد تخاطر بالتخلف عن الركب. ومع ذلك، فإن أولئك الذين يستثمرون في تجارب الموارد البشرية المركزية والمبسطة سوف يقللون من معدل دوران الموظفين، ويرعون ثقافة الشركة من الألف إلى الياء، ويؤمنون المواهب التي تدعم استراتيجيات التوجه إلى السوق.

يظهر التأثير الأكبر من خلال إنشاء منصات شاملة - والأهم من ذلك - منصات يسهل الوصول إليها تدمج نقاط الاتصال الضرورية لـ 80% من القوى العاملة التي لا تستخدم المكاتب وغالباً ما تكافح من أجل الاستفادة من الموارد المفككة. إن إعطاء الأولوية لفلسفات التصميم التي تركز على الأجهزة المحمولة أولاً والتي تبسّط رؤى الرواتب وتفاصيل المزايا وقنوات التواصل للموظفين أثناء التنقل يعد بتحقيق مكاسب هائلة.

الكتابة على الحائط: ستكتسب الشركات التي تستثمر في تبسيط الوصول إلى الأجهزة المحمولة اليد العليا في الاحتفاظ بأغلبية موظفي الخطوط الأمامية وتمكينهم وزيادة إنتاجية فرق الموارد البشرية لديها بشكل كبير.