التعامل مع قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA): مجموعة أدوات عملية للموارد البشرية
يعد التعامل مع قانون الإجازة الطبية العائلية الفيدرالي أحد أكثر القضايا التي تتعامل معها إدارة الموارد البشرية شيوعًا وتعقيدًا. توفر هذه المجموعة من الأدوات مجموعة من التعريفات والأدوات والنماذج لمساعدة المتخصصين في الموارد البشرية على إدارة برنامج FMLA بثقة وامتثال.
يضمن قانون الإجازة العائلية والطبية الفيدرالي (FMLA) أن الموظفين المؤهلين في المؤسسات الكبيرة يمكنهم الحصول على إجازة غير مدفوعة الأجر مع الحفاظ على وظائفهم من أجل إدارة بعض المسؤوليات الشخصية والعائلية دون المساس بمسيرتهم المهنية.
تشمل المنظمات التي يشملها القانون أرباب العمل في القطاع الخاص الذين لديهم 50 موظفًا أو أكثر، بالإضافة إلى جميع الوكالات العامة ومعظم المدارس الابتدائية العامة. يلعب أخصائيو الموارد البشرية دورًا أساسيًا في الإدارة الفعالة والمتوافقة مع قانون FMLA، بما في ذلك تحديد الأهلية والحصول على شهادة طبية وتسهيل عودة الموظف إلى العمل.
لا شك أن قانون FMLA عبارة عن شبكة معقدة من التعريفات والمعايير والمتطلبات. بالإضافة إلى ذلك، فقد أدخلت العديد من الولايات قوانينها الخاصة بالإجازة العائلية والطبية، بناءً على قانون FMLA كأساس. ومن الضروري فهم مبادئ ومتطلبات قانون FMLA فهماً جيداً لضمان الامتثال له مع توفير الدعم الفعال للموظفين.
أهم الأسئلة المتعلقة بقانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA) من مركز المعرفة SHRM
في هذه الحلقة من بودكاست Honest HR، يجتمع خبراء مركز المعرفة في مجال الموارد البشرية مع المضيفة مونيك أكانبي لمناقشة أهم الأسئلة التي يطرحها المتخصصون في الموارد البشرية حول إدارة قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA). سواء كان ذلك يتعلق بحساب المتطلبات، أو إدارة أنماط الإجازات التي تشير إلى سوء الاستخدام، أو التعامل مع التزامات تغطية المزايا، أو التعامل مع حالات العودة إلى العمل الصعبة، تقدم ليز بيترسن وشيري مارتل SHRM رؤى عملية للتعامل مع قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA) بثقة.
هل تريد اختبار معرفتك بقانون FMLA قبل الشروع في الموضوع؟
من يحق له الحصول على إجازة بموجب قانون FMLA؟
لكي يكون الموظفون العاملون لدى صاحب عمل مشمول بالخدمة مؤهلين للحصول على إجازة بموجب قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA)، يجب أن يستوفوا ثلاثة شروط:
- العمل لمدة 12 شهراً على الأقل اعتباراً من اليوم الأول للإجازة.
- العمل لمدة لا تقل عن 1250 ساعة خلال فترة الـ 12 شهراً السابقة اعتباراً من اليوم الأول للإجازة.
- العمل في موقع عمل يضم ما لا يقل عن 50 موظفًا في نطاق 75 ميلًا في الوقت الذي يقدم فيه الموظف طلب الإجازة.
يقدم قانون FMLA تعريفات أكثر تحديدًا لهذه الحالات، بالإضافة إلى مزيد من المعلومات حول الأهلية في الحالات الأقل شيوعًا، مثل الإجازة المتقطعة وحالة بدء الأهلية بعد بدء إجازة معتمدة غير مشمولة بقانون FMLA.
استمع إلى وزارة العمل حول قانون إجازة الأسرة والطبية (الجزء 1)
في هذه الحلقة الأولى من حلقتين منبودكاست Honest HR، تتعمق هيلين أبلوايت، مديرة قسم FMLA ومعايير العمل الأخرى في وزارة العمل الأمريكية، في سيناريوهات محددة وما إذا كانت مؤهلة للحصول على إجازة FMLA.
نصيحة احترافية
لا تعتبر المكاتب المنزلية في المساكن الشخصية للعاملين عن بُعد وغيرهم من العاملين خارج الموقع مكان العمل الرسمي لأغراض قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA). بالنسبة لهؤلاء الموظفين، مكان العمل هو المكتب الذي يقدمون تقاريرهم إليه والذي يتم من خلاله توزيع المهام عليهم.
الأحداث المؤهلة وأنواع الإجازات
يمنح قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA) الموظفين المؤهلين إجازة غير مدفوعة الأجر مع الحفاظ على وظائفهم للتعامل مع عدة ظروف محددة تُعرف باسم "الأحداث المؤهلة". وهذه الأحداث هي:
- ولادة طفل أو وضع طفل مع الموظف للتبني أو الرعاية البديلة.
- لرعاية أحد أفراد الأسرة الذي يعاني من حالة صحية خطيرة.
- لإدارة حالة صحية خطيرة تجعل الموظف غير قادر على أداء المهام الأساسية لوظيفته.
- هناك أيضًا أحداث مؤهلة خاصة بأفراد الجيش وعائلاتهم.
لمعالجة هذه الأحداث المؤهلة، هناك ثلاثة أنواع أساسية من الإجازات التي تغطيها FMLA:
- إجازة الوالدية.
- إجازة عائلية.
- إجازة طبية.
يجب أن تكون طلبات الإجازة العائلية والطبية بسبب "حالة صحية خطيرة".
وزارة العمل بشأن الامتثال لقانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA)
في الجزء الثاني من بودكاست Honest HR المكون من جزأين من SHRM تتحدث هيلين أبلوايت، مديرة قسم FMLA ومعايير العمل الأخرى في وزارة العمل الأمريكية، عن تعقيدات FMLA وكيف يمكن لأقسام الموارد البشرية الالتزام بها.
نصيحة احترافية
بشكل عام، لا يجوز للموظف الحصول على إجازة FMLA لرعاية طفل يبلغ من العمر 18 عامًا أو أكثر ما لم يكن الطفل البالغ غير قادر على رعاية نفسه بسبب إعاقة عقلية أو جسدية.
الحالات الصحية الخطيرة بموجب قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA)
بموجب قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA)، تعني "الحالة الصحية الخطيرة" مرضًا أو إصابة أو إعاقة أو حالة جسدية أو عقلية تنطوي على أي مما يلي:
- الرعاية الداخلية في مستشفى أو دار رعاية أو مرفق رعاية طبية سكني.
- استمرار العلاج من قبل مقدم الرعاية الصحية.
الرعاية الداخلية
تتطلب الرعاية الداخلية المبيت في المستشفى أو دار العجزة أو مرفق الرعاية الطبية السكنية. يشمل التعريف أيضًا أي فترة عجز مرتبطة بالرعاية الداخلية. يعني "العجز" عدم القدرة على العمل أو الذهاب إلى المدرسة أو القيام بأنشطة يومية عادية أخرى نتيجة لحالة صحية خطيرة أو علاجها أو التعافي منها. يتم أيضًا الموافقة على إجازة FMLA للعلاجات اللاحقة المتعلقة بالرعاية الداخلية، مثل زيارات المتابعة للطبيب أو العلاج الطبيعي.
العلاج المستمر
تشمل لوائح FMLA خمس فئات من العلاج المستمر:
- للعجز والعلاج.
- بسبب الحمل والرعاية قبل الولادة.
- فيما يتعلق بحالة مزمنة.
- للعجز الدائم أو طويل الأمد.
- لفترة غياب لتلقي علاجات متعددة لأي من:
- الجراحة الترميمية بعد حادث أو إصابة أخرى
- فترة عجز عن العمل لأكثر من ثلاثة أيام تقويمية متتالية في حالة عدم تلقي العلاج (مثل العلاج الكيميائي أو غسيل الكلى).
الاستثناءات
هناك بعض الحالات التي تستبعدها لوائح FMLA صراحةً من الاعتراف بها كحالات صحية خطيرة:
- الحالات التي يتم فيها إجراء علاجات تجميلية (مثل حب الشباب) والتي لا علاقة لها بإصابة أو مرض.
- نزلات البرد العادية، والإنفلونزا، وآلام الأذن، واضطرابات المعدة، والقرح الطفيفة، والصداع (بخلاف الصداع النصفي)، ومشاكل الأسنان أو تقويم الأسنان الروتينية، وأمراض اللثة — ما لم تنشأ مضاعفات تؤدي إلى عجز مؤقت لأكثر من ثلاثة أيام تقويمية متتالية.
نصيحة احترافية
لا تعتبر الحالات الطبية الشائعة مثل الأنفلونزا والغثيان والقرحة البسيطة ومشاكل الأسنان الروتينية حالات صحية خطيرة ما لم تنشأ مضاعفات تؤدي إلى عدم القدرة على العمل لأكثر من ثلاثة أيام تقويمية متتالية.
إدارة الشهادات الطبية
تمنح FMLA أصحاب العمل الحق في طلب شهادة طبية من مقدم الرعاية الصحية للموظف لدعم طلبهم للحصول على إجازة FMLA المتعلقة بحالة صحية خطيرة. تقدم وزارة العمل الأمريكية (DOL) خمسة نماذج اختيارية لشهادة FMLA: اثنان لطلب إجازة طبية للموظف أو لأحد أفراد الأسرة وثلاثة تتعلق بالرعاية العسكرية.
يجب أن تمنح المنظمة الموظف مهلة لا تقل عن 15 يومًا تقويميًا لإعادة الشهادة أو أكثر، إذا كانت الظروف تتطلب وقتًا أطول بشكل معقول.
إذا قدم الموظف شهادة طبية كاملة وموقعة، لا يجوز لصاحب العمل أن يطلب معلومات إضافية من مقدم الرعاية الصحية للموظف بخلاف طلب توضيحات أو مصادقة. يتطلب هذا الاتصال الحصول على إذن الموظف.
في حالة الإصابات المرتبطة بالعمل، يجوز لصاحب العمل الاتصال مباشرة بمقدم الرعاية الصحية للموظف إلى الحد المسموح به بموجب قانون تعويض العمال المعمول به.
إذا كان لدى صاحب العمل سبب للشك في صحة الشهادة الطبية، فيجوز له أن يطلب، على نفقته الخاصة، أن يحصل الموظف على رأي ثانٍ أو حتى ثالث.
تسمح لوائح FMLA لصاحب العمل أن يطلب إعادة التصديق على حاجة الموظف إلى إجازة طبية كل ستة أشهر (أو قبل ذلك، بعد المدة الدنيا للحالة الصحية الخطيرة). كما يجوز لصاحب العمل أن يطلب إعادة التصديق في الحالات التالية:
- يطلب الموظف تمديد الإجازة إلى ما بعد المدة المحددة في الشهادة الأصلية.
- لقد تغيرت الظروف الموصوفة في الشهادة السابقة بشكل كبير، مثل مدة الغياب أو تكراره.
- يتلقى صاحب العمل معلومات تثير الشكوك حول سبب الغياب الذي ذكره الموظف، مثل نمط الغياب أيام الاثنين أو الجمعة.
لا يجوز لصاحب العمل أن يطلب رأيًا ثانيًا أو ثالثًا بشأن إعادة الاعتماد.
نصيحة احترافية
استخدام نماذج الشهادات الصادرة عن وزارة العمل بدلاً من الاعتماد على شهادة طبية تثبت الغياب الطبي سيساعد على ضمان أن الغياب يستوفي معايير إجازة FMLA.
تحديد مدة إجازة FMLA ومدتها
يقتصر حق الموظف المؤهل في إجازة FMLA على ما مجموعه 12 أسبوع عمل خلال أي فترة 12 شهرًا. هناك استثناءات لأفراد الخدمة المشمولين. إذا كان الزوج والزوجة يعملان في نفس المؤسسة، فإن إجازة FMLA تقتصر على ما مجموعه 12 أسبوعًا في فترة 12 شهرًا للإجازة التي يتم الحصول عليهالولادة طفل أو تبنيه أو وضعه في رعاية بديلةأو لرعاية أحد الوالدين الذي يعاني من حالة صحية خطيرة.
يمكن لصاحب العمل اختيار إحدى الطرق الأربع التالية لتحديد فترة الـ 12 شهراً وتتبع إجازة الموظف:
- السنة التقويمية.
- أي فترة ثابتة مدتها 12 شهراً، مثل السنة المالية، أو السنة التي يقتضيها قانون الولاية، أو السنة التي تبدأ من تاريخ الذكرى السنوية لتوظيف الموظف.
- فترة 12 شهراً تبدأ من تاريخ بدء إجازة FMLA.
- فترة 12 شهراً متتالية تُحسب إلى الوراء من تاريخ استخدام الموظف لأي إجازة بموجب قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA).
تأثير العمل الإضافي: جميع الساعات — بما في ذلك العمل الإضافي — التي كان سيُطلب من الموظف العمل فيها لو لم يكن في إجازة FMLA يمكن احتسابها من استحقاق الموظف بموجب FMLA. لن يتم احتساب العمل الإضافي الطوعي أو التقديري في حساب الإجازة.
مزايا طريقة الـ 12 شهراً المتجددة
يتفق معظم الممارسين على أن طريقة الـ 12 شهراً المتتالية توفر لأصحاب العمل أفضل حماية ضد إساءة استخدام إجازة FMLA من قبل الموظفين الذين يعانون من مشاكل التغيب. قد يسمح استخدام الخيارين الأولين للموظف بتجميع الإجازات، واستخدام أكثر من 12 أسبوعاً متتالياً لسبب واحد أو عدة أسباب مؤهلة.
مثال: عند استخدام السنة التقويمية، يمكن للموظف أن يكون في إجازة FMLA خلال آخر 12 أسبوعًا من سنة ما وأول 12 أسبوعًا من السنة التالية.
لهذا السبب ولتسهيل الحساب، يستخدم معظم أرباب العمل فترة 12 شهراً متتالية.
موارد SHRM
نصيحة احترافية
يجب إخطار الموظفين بأي تغيير في طريقة حساب فترة الـ 12 شهراً لتتبع إجازة FMLA قبل 60 يوماً على الأقل، ويجب أن يسمح الانتقال للموظفين بالاحتفاظ بكامل مزايا إجازة الـ 12 أسبوعاً.
إجازة FMLA المتقطعة
يمكن الحصول على إجازة FMLA بشكل متقطع أو وفقًا لجدول إجازة مخفض في ظل ظروف معينة. الإجازة المتقطعة هي إجازة FMLA التي يتم الحصول عليها في فترات زمنية منفصلة بسبب سبب واحد مؤهل. جدول الإجازة المخفض هو جدول يقلل من عدد ساعات العمل المعتادة للموظف في الأسبوع أو في اليوم الواحد. عادةً ما يكون جدول الإجازة المخفض تغييرًا في جدول الموظف لفترة زمنية معينة، عادةً من دوام كامل إلى دوام جزئي.
يمكن الحصول على أنواع الإجازة التالية:
- عندما يكون ذلك ضروريًا طبياً للعلاج الطبي المخطط له أو غير المتوقع أو للتعافي من علاج حالة صحية خطيرة.
- تقديم الرعاية أو الراحة النفسية لأحد أفراد الأسرة المشمولين بالتأمين الذي يعاني من حالة صحية خطيرة.
- تقديم الرعاية أو الراحة لأحد أفراد الخدمة العسكرية المشمولين بالتأمين والمصاب بإصابة أو مرض خطير.
أمثلة
- قد تشمل الإجازة المتقطعة الإجازة التي يتم الحصول عليها بشكل عرضي من أجل المواعيد الطبية أو الإجازة التي يتم الحصول عليها لعدة أيام متتالية على مدى ستة أشهر، مثل الإجازة من أجل العلاج الكيميائي.
- يمكن للموظفة الحامل أن تأخذ إجازة متقطعة لإجراء فحوصات ما قبل الولادة أو في حالات الغثيان الشديد في الصباح.
- قد يستفيد الموظف الذي يتعافى من حالة صحية خطيرة ولا يملك القوة الكافية للعمل بدوام كامل من جدول إجازات مخفض.
نصيحة احترافية
يجوز لصاحب العمل أن يطلب من الموظف الذي يحصل على إجازة متقطعة أن ينتقل مؤقتًا إلى وظيفة بديلة تتناسب بشكل أفضل مع هذا الجدول الزمني. يجب أن تكون الوظيفة البديلة ذات أجر ومزايا معادلة، ولكن لا يلزم أن تكون مهامها الوظيفية معادلة.
إدارة الأجور والمزايا خلال إجازة FMLA
إجازة FMLA غير مدفوعة الأجر، ولكن الإجازة المدفوعة الأجر (PTO) والمزايا الأخرى يمكن أن تكون عاملاً في قرارات إجازة FMLA.
الإجازة
التداخل بين FMLA و PTO: يجوز للموظف المؤهل أن يختار استبدال الإجازة المدفوعة (إجازة سنوية، إجازة شخصية، إجازة مرضية، إجازة عائلية وأي إجازة مدفوعة أخرى متاحة) بدلاً من أخذ إجازة FMLA. حتى إذا لم يختر الموظف استبدال الإجازة المدفوعة، يجوز لصاحب العمل أن يطلب أن تكون الإجازة المدفوعة المتاحة للموظف متزامنة مع إجازة FMLA غير المدفوعة. في هذه الحالة، يتلقى الموظف أجره وفقًا لسياسة الإجازة المدفوعة.
العطلات: تحدد لوائح FMLA تعريفات دقيقة للحالات التي يمكن أو لا يمكن فيها احتساب العطلة كإجازة FMLA. يجوز لصاحب العمل احتساب العطلة كإجازة FMLA عندما يكون الموظف في إجازة FMLA طوال الأسبوع الذي تقع فيه العطلة. إذا عمل الموظف لجزء من الأسبوع الذي تقع فيه العطلة، فلا تحتسب العطلة كإجازة FMLA.
قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA) والإعاقة/تعويض العمال: قد تتزامن إجازة FMLA مع إجازة بموجب خطة استحقاقات الإعاقة أو قانون تعويض العمال أو قوانين ولاية أخرى تمنح استحقاقات تعويض الأجور للموظفين الذين يستوفون شروط FMLA. إذا كانت إصابة العمل مؤهلة للحصول على إجازة FMLA، يجوز للموظف رفض عرض وظيفة خفيفة ومواصلة إجازة FMLA غير مدفوعة الأجر، متنازلاً عن استحقاقات تعويض الأجر بموجب قانون تعويض العمال بالولاية.
المزايا
يجب على أرباب العمل الحفاظ على بعض المزايا والالتزام بالمتطلبات الأخرى المتعلقة بالمزايا أثناء إجازة الموظفين بموجب قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA).
المزايا الصحية: يجب على صاحب العمل الاستمرار في تقديم نفس المزايا الصحية (بما في ذلك رعاية الأسنان والعين) للموظفين الذين يحصلون على إجازة FMLA. وبالمثل، يجب على الموظف الاستمرار في دفع نفس اشتراكات الأقساط خلال فترة الإجازة. إذا قدمت الشركة مزايا صحية جديدة أو معدلة أثناء حصول الموظف على إجازة FMLA، فيجب عليها اتباع نفس الإجراءات كما لو أن الموظف لم يكن في إجازة.
مزايا أخرى: لا يُطلب من صاحب العمل الاستمرار في تقديم المزايا الأخرى خلال الإجازة، على الرغم من أن الموظف يحتفظ بجميع المزايا التي حصل عليها قبل الإجازة. على سبيل المثال، إذا كان الموظف الذي يأخذ إجازة FMLA قد استوفى جميع متطلبات الحصول على مكافأة الحضور الكامل أو مكافأة السلامة قبل بدء الإجازة، فلا يجوز حرمان الموظف من هذه المكافآت بسبب إجازة FMLA.
الأقدمية: لا يُطلب من صاحب العمل السماح للموظف الذي يحصل على إجازة بموجب قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA) بتراكم الأقدمية خلال فترة الإجازة. ومع ذلك، يحتفظ الموظف بالأقدمية التي اكتسبها قبل إجازته.
زيادات الأجور والمكافآت والجوائز:يحق للموظف الذي يحصل على إجازة بموجب قانون FMLA الحصول على أي زيادات غير مشروطة في الأجر، مثل الزيادات في تكاليف المعيشة، التي تتم خلال فترة إجازته. يمكن منح أو تعديل الزيادات في الأجر على أساس الأقدمية أو مدة الخدمة أو العمل المنجز بناءً على سياسة أو ممارسة صاحب العمل. وبالمثل، يمكن لصاحب العمل رفض منح مكافأة أو جائزة إذا كانت تستند إلى هدف محدد لم يتحقق بسبب الغياب بموجب قانون FMLA.
نصيحة احترافية
يجب أن تكون جميع سياسات وممارسات التعويض هذه عادلة وأن تطبق بشكل متسق على جميع الموظفين، سواء كانوا في إجازة بموجب قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA) أو في إجازة مماثلة.
إدارة العودة من إجازة FMLA
يجب على صاحب العمل عمومًا إعادة الموظف العائد من إجازة FMLA إلى نفس الوظيفة أو إلى وظيفة مكافئة لها مع مزايا وظيفية وأجر وأقدمية وشروط وظيفية أخرى مكافئة. ومع ذلك، هناك استثناءات وشروط، منها:
استثناء الموظفين الرئيسيين: الموظف الرئيسي هو الموظف الذي ينتمي إلى أعلى 10٪ من موظفي المؤسسة من حيث الأجر، ويمكن لصاحب العمل أن يثبت أن إعادته إلى العمل ستسبب له ضررًا اقتصاديًا جسيمًا وخطيرًا. إذا صنف صاحب العمل شخصًا ما على أنه "موظف رئيسي" عند تقديمه إخطارًا بإجازة FMLA، فيجوز لصاحب العمل رفض إعادة هذا الشخص إلى نفس الوظيفة أو إلى وظيفة مكافئة لها.
التقارير الدورية: يجوز لصاحب العمل أن يطلب من الموظف الذي يحصل على إجازة بموجب قانون FMLA تقديم تقارير دورية عن حالته وعن نيته العودة إلى العمل، شريطة ألا تكون سياسة المنظمة بشأن هذه التقارير تمييزية. إذا أبلغ الفرد بشكل لا لبس فيه عن نيته عدم العودة إلى العمل، تنتهي التزامات صاحب العمل بموجب قانون FMLA بالحفاظ على المزايا الصحية (وفقًا لمتطلبات COBRA) واستعادة الموظف.
شهادة اللياقة للخدمة: يحق لصاحب العمل أن يطلب شهادة اللياقة للخدمة كشرط لإعادة الموظف الذي حصل على إجازة FMLA بسبب حالة صحية خطيرة أو إذا كان لدى صاحب العمل سياسة تنطبق على جميع الموظفين في حالات مماثلة. يجب على الموظف الحصول على شهادة من مقدم الرعاية الصحية وتقديمها لتأكيد أن الفرد قادر على استئناف العمل.
التسريح أو الفصل أثناء إجازة FMLA: لا يُعفىالموظفون الذين يحصلون على إجازة FMLA تمامًا من التسريح أو أي نوع آخر من الفصل، طالما أن الإجراء لا يتعلق بالإجازة. قبل اتخاذ أي إجراء، يجب على المؤسسة التأكد من:
- أن هناك سببًا تجاريًا وجيهًا لهذا التسريح.
- أن ذلك كان سيحدث حتى لو كان الموظف يعمل ولم يكن في إجازة.
- أن لديها الوثائق المناسبة لتبرير الإجراء.
إذا تم الفصل أثناء إجازة الموظف بموجب قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA)، لا يتحمل صاحب العمل أي مسؤولية عن استمرار الإجازة أو الحفاظ على مزايا خطة التأمين الصحي الجماعي أو إعادة الموظف إلى عمله، ما لم تكن هناك التزامات مستمرة بموجب اتفاقية مفاوضة جماعية أو اتفاقية أخرى.
التنقل بين سياسات الإجازات: فهم قانون FMLA وقانون ADA
في هذه الحلقة من بودكاست All Things Work، يشارك روبن شيا، المحامي في Constangy, Brooks, Smith & Prophete، تعقيدات تنسيق سياسات الإجازات في مكان العمل.
موارد SHRM
نصائح للمحترفين
قد يكون من الصعب الوفاء بالالتزامات التنظيمية المتعلقة بالضرر الاقتصادي الناجم عن عدم إعادة تعيين موظف رئيسي. يمكن لأصحاب العمل النظر في استبدال الموظف بشكل مؤقت خلال فترة الإجازة أو ببساطة الاستغناء عن الموظف خلال فترة الإجازة.
إذا أشار موظف في إجازة بموجب قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA) إلى أنه قد لا يتمكن من العودة إلى العمل، وإذا أعرب الموظف عن رغبته المستمرة في العودة، يجب على صاحب العمل الاستمرار في الوفاء بجميع الالتزامات بموجب قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA).
الاعتبارات القانونية والامتثال
إدارة المتطلبات التنظيمية لقانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA) ليست بالمهمة السهلة، وتبدأ العملية حتى قبل تقديم أول طلب إجازة.
متطلبات إخطار صاحب العمل
النشر: بمجرد أن يصبح صاحب العمل مشمولاً بقانون FMLA، يتعين عليه عرض ملصق رسمي صادر عن وزارة العمل في مكان بارز حيث يمكن للموظفين والمتقدمين للوظائف رؤيته. يجب عرض الملصق في جميع المواقع، حتى تلك التي لا تضم موظفين مؤهلين.
دليل الموظف: يجب على المؤسسة التي تضم موظفين مؤهلين للاستفادة من قانون FMLA أن تدرج إشعارًا بحقوق FMLA في دليل الموظفين الخاص بها. في حالة عدم وجود دليل، يجب على صاحب العمل تزويد كل موظف عند تعيينه بإرشادات مكتوبة حول قانون FMLA. إذا كان القسم الأكبر من القوى العاملة يتألف من عمال لا يجيدون اللغة الإنجليزية، يجب على صاحب العمل توفير هذا الإشعار العام باللغة (اللغات) المناسبة.
الرد على الطلب: عندما يطلب الموظف إجازة قد تكون مؤهلة للحصول على إجازة FMLA، يجب على صاحب العمل:
- في غضون خمسة أيام، قم بتزويد الفرد بنموذج إشعار رسمي من وزارة العمل بشأن الأهلية يوضح ما إذا كانت الإجازة مؤهلة للحصول على FMLA أم لا.
- كما يجب على صاحب العمل، في غضون خمسة أيام، في الحالات التي تكون فيها الإجازة مؤهلة، تقديم إشعار بهذا الأمر باستخدام نموذج DOL مختلف. ويشمل:
- ما إذا كان الطلب قد تمت الموافقة عليه.
- مقدار الإجازة المحددة والمحتسبة من استحقاق الموظف بموجب قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA).
- ما إذا كانت الشهادة غير مكتملة أو غير كافية وهل هناك حاجة إلى معلومات إضافية.
متطلبات إخطار الموظفين
طلبات الإجازة: بالنسبة للإجازات المتوقعة، يجب على الفرد إخطار صاحب العمل قبل 30 يومًا. في بعض الظروف، مثل حالات الطوارئ الطبية، لا يكون الإخطار قبل 30 يومًا أمرًا واقعيًا. يجب على الموظف تقديم الإخطار في أقرب وقت ممكن.
متطلبات الطلب: يتم استيفاء لوائح FMLA إذا كان إخطار الموظف يستوفي جميع الشروط التالية:
- هو إخطار شفهي على الأقل (يتم شخصياً أو عبر الهاتف). يمكن أيضاً إرسال الإخطار عبر البريد الإلكتروني أو أي وسيلة إلكترونية أخرى.
- يكفي لإعلام صاحب العمل بأن الموظف يحتاج إلى إجازة بموجب قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA).
- يشمل التوقيت والمدة المتوقعة للإجازة.
لا يلزم الإشارة بشكل محدد إلى قانون FMLA، إذا كانت المعلومات كافية لكي يفهم صاحب العمل أن الموظف يطلب إجازة لحدث مؤهل بموجب قانون FMLA.
يطلب معظم أرباب العمل أن يتبع الإخطار بإجازة FMLA المحتملة الإجراءات العادية المتبعة في المؤسسة لطلب الإجازة (باستثناء الظروف غير العادية). قد يطلب رب العمل أن يكون الإخطار كتابيًا وأن يتضمن سبب طلب الإجازة.
اعتبارات الامتثال
يتطلب الامتثال لقانون FMLA عددًا كبيرًا من المتطلبات. يجب على أصحاب العمل التأكد من أن موظفي الموارد البشرية والمديرين والمشرفين مدربون على الامتثال للقانون. وتستحق المجالات التالية اهتمامًا خاصًا:
حفظ السجلات: مثل معظم قوانين العمل، تفرض قوانين FMLA وقوانين الولايات متطلبات حفظ السجلات على أرباب العمل. تتضمن لوائح FMLA قائمة بالسجلات التي يجب حفظها، مقسمة إلى ثماني فئات.
عدم التمييز ومكافحة الانتقام: يمكن أن تشكل أحكام عدم التمييز ومكافحة الانتقام أساسًا لرفع دعوى قضائية ضد صاحب العمل، حتى في حالة عدم وجود انتهاك جوهري. لذلك، يجب على أصحاب العمل توخي الحذر لتجنب حتى مظهر عدم الملاءمة في سياسات وإجراءات إجازة FMLA الخاصة بهم.
المسؤولية الفردية للمشرفين ومتخصصي الموارد البشرية: قد يتحمل مدير الموارد البشرية أو المشرف أو أي فرد آخر يدير قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA) نيابة عن صاحب العمل، بما في ذلك القرارات المتعلقة بمنح الإجازة، المسؤولية الفردية عن أي انتهاك لقانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA). يجب أن يتضمن تدريب قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA) فهمًا لكيفية تجنب دعاوى المسؤولية الفردية.
قوانين الولايات: للولايات الحرية في فرض استحقاقات إجازة أكثر سخاءً من تلك التي تنص عليها قانون FMLA. قد تنطبق بعض قوانين الإجازة في الولايات بشكل أكبر على أرباب العمل أو تتضمن شروط أهلية مختلفة للموظفين. قد تنص قوانين الولايات أيضًا على أن يوفر رب العمل إجازة مدفوعة الأجر. يجب على المتخصصين في الموارد البشرية دائمًا الرجوع إلى قوانين ولايتهم لتحديد كيفية تفاعل قانون الولاية مع قانون FMLA.
نصيحة احترافية
إذا كان هناك نزاع بين صاحب العمل والموظف حول ما إذا كانت الإجازة مؤهلة كإجازة FMLA، فيجب حل هذا النزاع من خلال مناقشات موثقة بين الطرفين. كما يجب توثيق القرار في السجلات.
هل لديك سؤال حول إدارة FMLA؟
نصائح الخبراء
ابق على اطلاع واستلهم الأفكار من خلالندواتSHRMعبر الإنترنت التي يقودها خبراء— متاحة مباشرة أو عند الطلب. استكشف الموضوعات الراهنة التي تشكل مستقبل العمل، واكسب نقاط التطوير المهني (PDCs)، واكتسب ميزة تنافسية.
ندوة عبر الإنترنت
تجنب أخطاء قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA)
إذا ارتكبت خطأً في FMLA، فأنت لست وحدك! سواء كنت جديدًا في إدارة FMLA أو تبحث عن تحسين خبرتك، يمكن أن تساعدك هذه الندوة عبر الإنترنت على التعامل مع تعقيدات إدارة الإجازات.
ندوة عبر الإنترنت
أسباب التأهل لـ FMLA والأسئلة الشائعة
كم مرة تساءلت عما إذا كان سبب غياب أحد الموظفين عن العمل قد يؤهله للحصول على الحماية بموجب قانون FMLA؟ ستجيب هذه الندوة عبر الإنترنت على جميع الأسئلة التي قد تكون لديك بشأن الأسباب التي قد تدفع أحد الموظفين إلى أخذ إجازة بموجب قانون FMLA.
ندوة عبر الإنترنت
قضايا المحكمة المتعلقة بقانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA): تجنب المزالق القانونية
ما الذي يشكل إشعارًا عندما يحتاج الموظف إلى إجازة؟ كيف يتم تعريف "ليلة"؟ ستتناول هذه الندوة عبر الإنترنت عددًا من القضايا القضائية التي ساعدت في الإجابة على العديد من الأسئلة المتعلقة بقانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA)، بحيث يمكن للحاضرين التعلم من تجارب أرباب العمل الآخرين.
ندوة عبر الإنترنت
التوفيق بين قانون إجازة الأسرة والطبية (FMLA) وقوانين الولايات
قد تكون الاختلافات بين قوانين الإجازات المتنوعة في كل ولاية مذهلة، ولكن يجب على أرباب العمل مراعاة الجوانب المختلفة لالتزاماتهم على مستوى الولاية وعلى المستوى الفيدرالي. تعرف على ما يجب على أرباب العمل مراعاته عند محاولتهم تجميع قطع اللغز المتعلقة بالامتثال.
ندوة عبر الإنترنت
تأمين برنامج الإجازات الخاص بك للمستقبل
احصل على استراتيجيات قابلة للتنفيذ لتبسيط إدارة الإجازات من خلال سياسات واضحة وأدوات حديثة وممارسات امتثال استباقية. استعرض أمثلة واقعية لتتعلم كيفية التعامل مع تعقيدات الإجازات مع تحقيق التوازن بين أولويات العمل ورفاهية الموظفين.