مجموعة الأدوات: تحديث تخطيط التعاقب الوظيفي لتحقيق نتائج أفضل
يعد تخطيط التعاقب الوظيفي أداة أساسية للمؤسسات التي تسعى جاهدة للحفاظ على قدرتها التنافسية في سوق دائم التغير. ومن خلال التخطيط السليم، يمكن للقادة تحديد خط إنتاج للأدوار الرئيسية ودعم الاستمرارية أثناء تحولات المواهب.
تخطيط التعاقب الوظيفي هو عملية مركزة وموجهة نحو المستقبل للحفاظ على المواهب في المؤسسة. وهي ممارسة استراتيجية لتحديد المعارف والمهارات والقدرات المطلوبة لأداء الوظائف الحرجة ثم وضع خطة لإعداد الأفراد الذين يحتمل أن يؤدوا تلك الوظائف. وعادة ما تستغرق هذه العملية ما بين 12 إلى 36 شهرًا من الإعداد، وليس الاختيار المسبق، مما يضمن سلاسة حركة المواهب وحماية الاستمرارية التنظيمية.
على الرغم من أهميتها، إلا أن العديد من المؤسسات تهمل هذه الممارسة الهامة. في استطلاع أجرته SHRM أفاد 21% فقط من المتخصصين في الموارد البشرية أن لديهم خطة تعاقب وظيفي رسمية. أكثر من نصفهم (56%) لم يكن لديهم خطة على الإطلاق، وغالبًا ما يكون السبب في ذلك هو ضيق الوقت والموارد. يربط تخطيط التعاقب الوظيفي بين المواهب الحالية والاحتياجات المستقبلية للمؤسسة.
ستناقش مجموعة الأدوات هذه حالة العمل الاستراتيجية لتخطيط التعاقب الوظيفي، والعوامل التي يجب مراعاتها عند تصميم البرنامج، وعقبات التنفيذ المحتملة، وخصائص البرامج الفعالة.
دراسة الجدوى الاقتصادية لتخطيط التعاقب الوظيفي
إن المؤسسات التي تنخرط في تخطيط التعاقب الوظيفي تضع نفسها في وضع يسمح لها بالتكيف مع التغيير، والاحتفاظ بالمعرفة المهمة، وتعزيز ثقافة النمو. هناك أربع ضرورات استراتيجية تجعل هذه الممارسة واضحة ومقنعة.
التكيف مع التغييرات الديموغرافية وندرة المواهب
تخلق التحولات الديموغرافية منافسة شديدة على المواهب. فمع تقاعد العمال ذوي الخبرة، قد تفتقر مجموعة العمالة المتاحة إلى الخبرة والمهارات الأساسية المطلوبة للوظائف المهمة. ببساطة لا يوجد عدد كافٍ من المرشحين المهرة لشغل عدد متزايد من الوظائف ذات المهارات العالية. يوفر تخطيط التعاقب الوظيفي الشامل طريقة منظمة لتحديد المواهب الداخلية وتنميتها، مما يخفف من مخاطر ضغوط السوق الخارجية هذه.
تحديد الفجوات في المهارات والاحتياجات التدريبية
توفر عملية تحديد مجموعات المهارات والكفاءات اللازمة للمناصب الرئيسية فائدة قيّمة تتمثل في تحديد الثغرات في المهارات داخل القوى العاملة الحالية. وتسمح هذه الوظيفة التشخيصية بتطوير التدخلات المستهدفة، مثل برامج التدريب المعرفي والسلوكي، وتخصيصها لتلبية احتياجات التعلم المحددة للموظفين.
الاحتفاظ بالمعرفة المؤسسية
في الاقتصاد القائم على المعرفة، غالبًا ما يكون ما يعرفه الموظفون أكثر أهمية مما يفعلونه. يسهّل تخطيط التعاقب الوظيفي نقل المعرفة الضمنية - أي الحكمة المكتسبة من خلال الخبرة - من جيل من العاملين إلى الجيل التالي. تعمل عملية المشاركة المتزامنة هذه على تقصير منحنى التعلّم للخلفاء وتقلل من الحاجة إلى برامج التدريب الرسمية كثيفة الموارد.
تعزيز الروح المعنوية والاحتفاظ بالموظفين
يمكن أن يكون الاستثمار الواضح في رأس المال البشري محركًا قويًا لمشاركة الموظفين ورفع معنوياتهم. يمكن تنظيم تخطيط التعاقب الوظيفي لتلبية احتياجات الموظفين للنمو الشخصي والإنجاز والتقدير. من خلال توفير مسارات واضحة للتطوير، تُظهر المؤسسات التزامها تجاه موظفيها، مما يعزز بدوره الولاء والاحتفاظ بالموظفين. بالنسبة للعمال الأصغر سنًا على وجه الخصوص، يمكن أن تؤثر فرص النمو على المشاركة والاحتفاظ بالموظفين. ينوي حوالي ثلث الخريجين الجدد الذين شملهم الاستطلاع البقاء في وظائفهم الحالية لمدة أربع سنوات أو أكثر، ولكن ضعف هذا العدد سيبقون في وظائفهم إذا ما أتيحت لهم فرص مستمرة لبناء المهارات، وفقًا لبحث أجرته SHRM و Handshake.
نصيحة احترافية
ومع وجود خمسة أجيال في القوى العاملة الآن، فإن المؤسسات لديها الفرصة لمشاركة خبرات العمال الأكبر سناً مع الفئات الأصغر سناً، والعكس صحيح.
العوامل الرئيسية في تصميم برنامج التعاقب الوظيفي
يتم تعزيز أي برنامج ناجح لتخطيط التعاقب الوظيفي، بغض النظر عن نطاقه، من خلال النظر بعناية في عدة عوامل أساسية.
نطاق البرنامج
يمكن التعامل مع تخطيط التعاقب الوظيفي من خلال التركيز على المناصب الحرجة أو من خلال تحديد الأفراد ذوي الإمكانات العالية. ويضمن البرنامج الذي يقوم بكلا الأمرين أكبر احتمال للحفاظ على خط المواهب ممتلئاً. يجب على الموارد البشرية إعطاء الأولوية للأدوار الرئيسية، والتي قد لا تكون دائمًا في أعلى التسلسل الهرمي. وضع معايير للأدوار الحرجة من خلال مراجعة مستوى التأثير وتحديد أي مسؤوليات مهمة لتسيير العمليات التجارية.
المواءمة مع الاستراتيجية المؤسسية
للحصول على موافقة المديرين التنفيذيين، يجب تطوير خطة التعاقب الوظيفي خصيصًا للمؤسسة ومواءمتها مع المؤسسة. قد يكون من المغري تكييف خطة شركة أخرى، ولكن القيام بذلك قد يجعل من الصعب امتلاكها بالكامل. بدلاً من ذلك، اقض بعض الوقت في وضع خارطة طريق خاصة بك. إذا كان عرض النطاق الترددي أو الموارد قليلة، فابدأ بقائد واحد ودور واحد من أجل إظهار القيمة.
التقييم المستند إلى البيانات
تتضمن أفضل خطط التعاقب الوظيفي تقييماً واضحاً مدعوماً بالبيانات لقدرات فريق القيادة الحالي وأدائه على مدار العامين الماضيين. وينبغي مقارنة ذلك بالبيانات المتاحة للجمهور للقادة في القطاعات المماثلة. وتلعب الموارد البشرية دورًا محوريًا في جمع هذه البيانات وتقديمها إلى صانعي القرار، وتقديم رؤية موضوعية لقوة الفريق وتحديد أي ثغرات في أداء الخلفاء المحتملين.
إدارة الأداء القوية
إن وجود عملية قوية لإدارة الأداء أمر بالغ الأهمية لتقييم المواهب. يجب أن توفر هذه العملية مقاييس لأداء القادة اليوم للمساعدة في تحديد الأداء المستقبلي المحتمل. يجب أن تحدد العملية من كان أداؤهم في مستوى التوقعات أو أعلى من التوقعات وكيف يتوافق أداؤهم مع نمو المؤسسة.
استخدام التكنولوجيا
في المؤسسات الكبيرة، يمكن أن تمثل إدارة البيانات المرتبطة بتخطيط التعاقب الوظيفي تحدياً. في البداية، يمكن أن تكفي الأدوات البسيطة مثل جداول البيانات وخطط المشاريع. ومع نضوج البرنامج، يمكن إعداد دراسة جدوى لبرمجيات مخصصة تتكامل مع نظام معلومات الموارد البشرية الحالي لتجميع البيانات وحتى اقتراح مسارات تعاقب وظيفي منطقية.
نصيحة احترافية
استراتيجيات تخطيط التعاقب الوظيفي لتحقيق الاستقرار على المدى الطويل
في هذه الحلقة من بودكاست All Things Work، تجلس بيرثا روبنسون، المدربة التنفيذية ومستشارة الأعمال في شركة حلول التدريب Star One Professional Services، مع المذيعة آن سباراكو. تقدم روبنسون استراتيجيات لتخطيط التعاقب الوظيفي في عصر العمل الهجين وتحولات القوى العاملة بين الأجيال لمساعدة مؤسستك على استباق الانتقال القادم للقيادة.
التغلب على العقبات المحتملة
قد يواجه برنامج تخطيط التعاقب الوظيفي الرسمي مقاومة عند تنفيذه لأول مرة. ويعد توقع هذه العقبات الخطوة الأولى في التغلب عليها.
الافتقار إلى المشاركة التنفيذية
يعد الحصول على الدعم من القيادة عقبة شائعة. يمكن للموارد البشرية ضمان الحصول على التأييد من خلال تقديم حالة تستند إلى البيانات وتتماشى بشكل وثيق مع الأهداف التنظيمية. وضع إطار لتخطيط التعاقب الوظيفي كاستثمار أساسي وليس كتكلفة. يمكن أن يساعد تسليط الضوء على مخاطر الشواغر القيادية وفوائد وجود خط داخلي جاهز على مساعدة القادة على فهم الأهمية الاستراتيجية.
مقاومة المدير والقائد
قد يكون بعض القادة المنتهية ولايتهم غير مرتاحين للتخطيط لخليفة لهم، خوفاً من الانتقال الفوري. ولمكافحة ذلك، يجب أن تساعد الموارد البشرية القادة على فهم طبيعة العملية على المدى الطويل. وبالنسبة للمدراء المترددين في تطوير أفضل الموظفين لديهم ليخسروهم إلى قسم آخر، فمن الضروري تعزيز ثقافة يكون فيها الاحتفاظ بالمواهب داخل المؤسسة الأوسع هدفاً مشتركاً.
ضعف إدارة الأداء الضعيف
تُعد الممارسة الثابتة المتمثلة في تقديم ملاحظات صادقة وموثقة وفي الوقت المناسب عن الأداء شرطًا أساسيًا للتخطيط الفعال لتعاقب الموظفين. إذا كانت هذه الممارسة ضعيفة، فيجب تصحيحها كأولوية في العمل. يجب تثقيف المدراء حول ضرورة تقديم ملاحظات صادقة لتطوير الموظفين وإدارة المخاطر.
قيود الموارد والوقت
السبب الأكثر شيوعًا لعدم وجود خطة هو نقص الوقت والموارد. وهذا يمثل التعارض التقليدي بين الوقت المستغرق والوقت المستثمر. يجب أن تضع الموارد البشرية إطارًا لتخطيط التعاقب الوظيفي كاستثمار استراتيجي يوفر الكثير من الوقت والتكلفة مقارنة بالتوظيف الخارجي والاختيار والإلحاق. يمكن أن يؤدي البدء ببرنامج تجريبي صغير ومركّز إلى إظهار العائد على الاستثمار وبناء الزخم لمبادرة أكبر.
نصيحة احترافية
تأكد من أن برنامج التعلم والتطوير الخاص بك يركز على أكثر من المهارات الوظيفية التكتيكية. اغتنم الفرصة لبناء الكفاءات التي لها مجموعة واسعة من التطبيقات. وتشمل هذه الكفاءات التفكير النقدي وحل المشكلات الإبداعية والقدرة التحليلية الاستراتيجية.
مكونات البرامج الرائعة
لضمان أن يحقق برنامج تخطيط التعاقب الوظيفي أهدافه، يجب دمج العديد من المكونات الرئيسية في تصميمه.
- إعداد القادة للمشاركة: تنمية الالتزام رفيع المستوى. يمتد دور القيادة إلى ما هو أبعد من تخصيص الوقت؛ فهو ينطوي أيضًا على تشكيل ثقافة فعالة تقلل من الحواجز وتشجع على التعلم المستمر.
- استخدم مجموعة متنوعة من المنهجيات: يستخدم البرنامج الرائع مزيجًا من الأساليب، بما في ذلك التوجيه، والتدريب المتبادل، وتوسيع نطاق العمل، والتظليل الوظيفي، والاجتماعات على مستوى التخطي، والتدريب الرسمي لإعطاء المواهب الصاعدة رؤية ومهارات جديدة.
- الدمج في إدارة الأداء: يجب أن يكون اهتمام الموظف ومشاركته في تخطيط التعاقب الوظيفي جزءًا من عملية إدارة الأداء. وتعد خطط التطوير مكانًا مثاليًا لتوثيق وتتبع التقدم المحرز نحو هذه الأهداف.
- خطة لنقل المعرفة: يجب أن يكون الهدف الأساسي هو تطوير أنظمة لتحديد ونقل المعرفة المهمة لتقصير منحنيات التعلم للجيل القادم من القادة.
- انظر إلى ما هو أبعد من الواضح: لا يكون المرشحون الأقوياء دائمًا في المناصب المغذية التقليدية. ابحث على نطاق واسع في المؤسسة عن الموظفين الذين يتمتعون بمجموعات مهارات تكميلية. في بعض الأحيان، يكون من الضروري أيضًا البحث خارجيًا للعثور على القائد المناسب لمنصب ما. إطار عمل BEAM هو أحد الأدوات المساعدة. فهو يستند إلى أساس من الامتثال القانوني وأفضل ممارسات الشمول والتنوع (I&D) لتوجيه عملية التوظيف وتخطيط التعاقب الوظيفي.
- القياس والضبط: من الضروري قياس المخرجات والأداء طوال العملية. ويجب على الموارد البشرية تتبع التقدم المحرز والاستعداد لتغيير المسار عند الحاجة.
نصيحة احترافية
يجب إعادة النظر في استراتيجيات تخطيط التعاقب الوظيفي المؤثرة بشكل دوري وإعادة تعديلها للتأكد من أنها لا تزال تلبي الاحتياجات المتغيرة للمؤسسة.
إيجاد النجاح في تعاقب الرؤساء التنفيذيين
في هذه الحلقة من بودكاست People + Strategy، يناقش كيفن كوكس، رئيس شركة LKC الاستشارية، تجربته في التخطيط لتعاقب الرؤساء التنفيذيين. مع التركيز على الوعي الظرفي وإدارة المخاطر، يقدم كوكس نصائح للقادة حول التنقل بين القيادات من أجل هبوط سلس.
موارد الخبراء
ابقَ على اطلاع دائم ومتحمسًا مع ندواتSHRM عبر الإنترنت التي يقودها الخبراء - وهي متاحة مباشرة أو عند الطلب. استكشف الموضوعات التي تشكل مستقبل العمل، واحصل على اعتمادات التطوير المهني (PDCs)، واكتسب ميزة تنافسية.
ندوة عبر الإنترنت
كيف يمكن للموارد البشرية قيادة استراتيجية المواهب المتكاملة
استفد استراتيجيًا من القوى العاملة المؤقتة لتعزيز المرونة وسد الفجوات في المهارات والحفاظ على القدرة التنافسية في ظل مناخ اقتصادي غير مستقر.
ندوة عبر الإنترنت
المواءمة بين استقطاب المواهب وإدارة المواهب
تعرّف كيف يمكن أن تؤدي المواءمة بين إدارة المواهب واستقطابها إلى تحسين الاحتفاظ بالموظفين وتعزيز رضاهم وخلق تجربة سلسة من التعيين إلى التقاعد.
ندوة عبر الإنترنت
الارتقاء بدور الموارد البشرية في ثورة العمالة المؤقتة
افهم كيف تتطلع بعض الشركات إلى تحقيق توازن أفضل بين العاملين الداخليين والخارجيين واكتساب رؤية واضحة للقوى العاملة بأكملها.
تحسين استقطاب المواهب
يُعد استقطاب المواهب وظيفة حيوية تؤثر على قدرة المؤسسة على النجاح في سوق العمل التنافسي اليوم. ارفع مستوى قدراتك من خلال شهادة SHRM المتخصصة في استقطاب المواهب.
