عزيزي مدير التوظيف: هل انتهى عصر خطاب التقديم؟

تم إنشاء هذا النص بواسطة الذكاء الاصطناعي وقد يحتوي على اختلافات طفيفة عن التسجيل الصوتي أو تسجيل الفيديو.

آن: مرحبًا، أنا زميلتكم المفضلة في العمل، آن، وهذا هو بودكاست «All Things Work». هل سبق لأحد أن رغب فعلاً في كتابة خطاب تغطية؟ وهل سبق لأي مسؤول توظيف أن شعر بالحماس لفتح واحد منها؟

على مدى عقود، كانت رسالة التقديم بمثابة «تذكرة الدخول» لأي طلب توظيف. وكان من المفترض أن تسلط الضوء على أسلوب التواصل لدى المرشح، وأسباب رغبته في شغل الوظيفة، وربما أن تسد فجوة أو اثنتين في سيرته الذاتية. أما بالنسبة لمديري التوظيف، فقد كانت بمثابة معلومة إضافية يُأخذ في الاعتبار إلى جانب كل العناصر الأخرى المعروضة أمامهم.

لكن هنا تكمن المشكلة. فقد أصبح بإمكان الذكاء الاصطناعي التوليدي (GenAI) الآن مساعدة المرشحين على كتابة خطاب تغطية متقن ومخصص في غضون ثوانٍ. لذا، إذا كانت هناك أداة قادرة على محاكاة الميزة التي كانت إدارة الموارد البشرية تعتمد عليها في عملية الفرز، فهل كنا حقًّا نبحث عن الميزة الصحيحة في المقام الأول؟

أظهر استطلاع أجرته مجلة «بزنس إنسايدر» على «لينكدإن» أن 74% من المشاركين يرون أن خطاب التقديم لم يعد مفيدًا في عملية التوظيف. وهذا بالضبط ما سنناقشه اليوم — ما يكشفه تراجع فن كتابة خطاب التقديم عن مستقبل عملية التوظيف نفسها. لدينا ضيف رائع جعل من مهمته تحسين عملية التوظيف. سأقدمه لكم بعد هذا مباشرةً.

آن: كات كيبين هي مؤسِّسة شركة «ثري إيرز ميديا» (Three Ears Media)، التي تتخصص في إعداد إعلانات الوظائف الشاملة ومحتوى التوظيف الذي يقلل من التحيز في المراحل الأولى من عملية التوظيف. كات هي كاتبة ومدربة في مجال التوظيف المؤسسي ومتحدثة رئيسية، وقد أمضت سنوات عديدة في خضم عملية التوظيف، حيث قامت بتدريب الفرق على كيفية كتابة إعلانات وظائف أفضل، والعمل مع شركات تكنولوجيا الموارد البشرية، والقيام بالتسويق التوظيفي بشكل مباشر.

بشكل أساسي، لقد اطلعت «كات» على جميع النقاط التي تنطوي على صعوبات في عملية التوظيف وعملية تقديم الطلبات ككل. لذا، «كات»، أهلاً بكِ في برنامج «All Things Work».

كات كيبين: شكراً جزيلاً على استضافتي. أنا سعيدة جداً بوجودي هنا.

آن: أنا سعيدة جدًا بوجودك هنا، وأنا متحمسة جدًا للبدء في هذا الموضوع. لذا، لنبدأ بالسؤال الأهم. هل انتهى عصر خطاب التقديم فعليًّا، أم أنه لا يزال له دور؟

كات كيبين: تذكير — أنت تتحدث إلى كاتبة تقنية، لذا سأظل دائمًا أحب أسلوب الكتابة، وأعتقد أن خطابات التقديم لها غرض، ولكن في الحقيقة للوظائف التي يكون فيها الكتابة عنصرًا أساسيًا في المخرجات. إنها جزء من شيء يعمل عليه الناس كل يوم، وأنا لا أتحدث عن كتابة رسائل البريد الإلكتروني. أعني كتابة المدونات، وكتابة الملخصات للبودكاست، وكتابة تلك المواد عالية المستوى التي ترتبط ارتباطًا مباشرًا بالوظيفة.

أعتقد أن السبب الذي يجعلنا نتحدث عن تلاشي أهمية خطاب التقديم هو أننا بدأنا ندرك أنه ليس له غرض عام، وربما لا ينبغي لنا استخدامه في كل وظيفة.

آن: هذه وجهة نظر جيدة جدًا. لا يمكن دائمًا تطبيق نهج واحد يناسب الجميع في عملية التقديم والتوظيف. لذا، ربما لا يُعد هذا بالضرورة فنًا منقرضًا أو مفقودًا، ولكنه قد لا ينطبق على كل شيء عندما يتعلق الأمر بعملية التوظيف.

لقد أشرنا في مقدمتنا إلى استطلاع للرأي نشرته «بزنس إنسايدر» ورأيناه على «لينكدإن». كما اطلعنا على مقال تحدثت فيه «بزنس إنسايدر» مع أحد الخبراء من شركة الاستشارات العملاقة «ماكينزي»، الذي قال إنهم تخلصوا فعليًّا من خطاب التقديم منذ أكثر من ثلاث سنوات — وهي خطوة كبيرة جدًّا بالنسبة لشركة بهذا الحجم. هل تلاحظ اتجاهات مماثلة لدى عملائك أيضًا؟

كات كيبين: نعم. أعتقد أن الأشخاص الذين يقومون بالتوظيف بكميات كبيرة — وهو ما ينطبق بالتأكيد على شركة ماكينزي والشركات من هذا الحجم — قد أدركوا أن هذا مجرد عائق آخر في تجربة المرشح، حيث يجد الناس صعوبة في إظهار أفضل ما لديهم، وفي النهاية نرى مديري التوظيف يتجاهلون هذه المعلومات بسبب الدوران المستمر للموظفين. فهم دائمًا يقرؤون السير الذاتية. ودائمًا ما يجرون مقابلات مع الأشخاص. وعندما تقوم بالتوظيف على هذا النطاق الواسع، يصعب عليك حقًا أن تتوقف قليلاً وتدرس كل جزء من طلب التوظيف الخاص بكل شخص.

لكن على نطاق أضيق، أعتقد في الواقع أن خطاب التقديم بدأ يعود إلى الظهور قليلاً بسبب حجم الطلبات التي تتلقاها الشركات. فحجم الطلبات في الشركات ذات الحجم الكبير يدفعها إلى حذف بعض الخطوات، أما الحجم في الشركات ذات الحجم الصغير — أي الشركات التي لا تقوم بتعيينات كثيرة — فالأمر مختلف. ما نلاحظه في هذه الحالة هو أن هذه الشركات تطلب خطاب التقديم لأنها تتلقى عددًا كبيرًا من السير الذاتية، ومن الصعب جدًّا التمييز بين المرشحين الجيدين والأفضل والأفضل منهم.

آن: نقاط رائعة. دعونا ندخل الذكاء الاصطناعي في النقاش. يمكن للذكاء الاصطناعي التوليدي (GenAI) أن يساعد في كتابة خطاب تغطية يبدو مدروسًا وشخصيًا، بل وحتى شغوفًا، في غضون ثوانٍ. إنه شيء بدأ الكثير منا يعتمد عليه، لأنه عندما تتقدم إلى العديد من الوظائف، فإنه يجعل العملية أكثر كفاءة وسهولة في معظم الأحيان.

إذن، إذا لم يعد خطاب التقديم قادراً على تزويد مدير التوظيف بالمعلومات الأكثر موثوقية عن المرشح — مثل طريقة تفكيره أو أسلوبه في التواصل — فما الذي يخبرنا به هذا المستند حقاً، وهل يمكننا حقاً الوثوق به بعد الآن؟

كات كيبين: في الواقع، أود أن أعارض هذا الرأي وأقول إن استخدام الذكاء الاصطناعي لإرسال خطاب تغطية عام يقول الكثير عن طريقة تفكيرك، خاصةً إذا كنت كاتباً. وأرى أن الصعوبة تكمن في أن معظم الناس لا يعرفون في الواقع ما يعنيه مصطلح «جيد». فهم يعتقدون أن خطاب التغطية جيد لأنه يبدو جيداً، لكنه يفتقر إلى الخصوصية والتفاصيل التي قد يضيفها الإنسان إلى محادثة ما بفضل خبرته الحياتية الفريدة.

إذا كنت تنوي كتابة خطاب تغطية، أعتقد أن عليك تغيير طريقة صياغته. فهذا ليس مجرد ملخص لسيرتك الذاتية. بل هو فرصة فريدة لتمييز خبرتك الشخصية عن أي شخص آخر يتمتع بخبرة تزيد عن 10 سنوات، ويستوفي جميع الشروط المطلوبة بالفعل.

بفضل الذكاء الاصطناعي، لم تعد فرق التوظيف بحاجة حتى إلى الاطلاع على جميع السير الذاتية — فهي تستطيع استخدام الذكاء الاصطناعي لفرز المرشحين وتحديد من يستوفي جميع المتطلبات الدنيا الإلزامية. وهذا يخلق بيئة تنافسية متكافئة. إذا كنتم جميعًا تستوفون نفس المتطلبات، فماذا بعد؟ كيف يمكنكم التميز؟ إن نسخ ولصق شيء ما من نموذج لغوي ضخم ليس هو الحل.

آن: لهذا السبب تقول شركة « SHRM » دائمًا «الذكاء الاصطناعي بالإضافة إلى الإبداع البشري (HI)» — أي الذكاء الاصطناعي بالإضافة إلى الذكاء البشري. لا يجب أبدًا الاكتفاء بالنسخ واللصق، لأن ذلك يدل على الافتقار إلى الشغف والنزاهة في المتابعة وضمان الجودة. يمكن للذكاء الاصطناعي أن يكون مفيدًا بالتأكيد، لكنه لا ينبغي أن يحل محل العنصر البشري.

لذا دعونا نتعمق قليلاً في الموضوع. إذا كان بإمكان الذكاء الاصطناعي محاكاة العناصر التي كنا نبحث عنها في السابق في خطاب التقديم — مثل الأسلوب الراقي، والتخصيص، والحماس — فماذا قد يخبرنا ذلك عما إذا كنا نقيّم العناصر الصحيحة في المقام الأول من جانب الجهة المُوظِّفة؟

كات كيبين: أعتقد أن هذه هي لحظة الإلهام الكبرى بالنسبة لنا، وهي واحدة من أكبر مزايا الذكاء الاصطناعي في الوقت الحالي. فهي تتيح لنا الحصول على تلك الرؤية الشاملة التي لم تكن متاحة لنا من قبل، لأننا لم نكن نملك الخيال اللازم لذلك. لم تكن لدينا أدوات قادرة على القيام بالكثير من هذا العمل دون تعقيدات كبيرة وتكاليف باهظة.

الآن، لقد تراجعنا خطوة إلى الوراء لنسأل أنفسنا: «هل هذا النظام يؤدي الغرض الذي كنت أعتقد أنه يؤديه، أم أنني قمت بنسخ ولصق نظام توظيف عمره 100 عام وتوقعت أن ينجح في مستقبل العمل؟» أعتقد أن هذه هي اللحظة التي نقترب منها — حيث ندرك الخطوات التي نحتاجها فعليًّا. لقد تطورت عملية اكتساب المواهب كثيرًا، وأتوقع أنه خلال السنوات الخمس إلى العشر القادمة، ستتاح فرصة هائلة لبناء نظام نعلم أنه يناسب أعمالنا الفريدة، بدلاً من نسخ ولصق الأنظمة القديمة، بما في ذلك حتى خطاب التقديم.

آن: بالضبط — لا يوجد حل واحد يناسب الجميع. لكل مؤسسة احتياجات مختلفة. هل تلاحظين أن عملاءك بدأوا يدركون الحاجة إلى تخصيص نهجهم بما يتناسب مع احتياجات مؤسساتهم والمواهب التي يبحثون عنها؟ هل هذا التحدي الذي تراهم يواجهونه؟

كات كيبين: إنه تحدٍ كبير، لأنه لا يقتصر على مجرد الإيمان بوجود طريقة أفضل للقيام بالأمور. بل هناك أيضًا تغييرات تنظيمية كبيرة وعمل تحويلي يجب أن يتم. عندما نتحدث عن التوظيف، فإنه ليس مجرد قسم صغير منعزل يتولاه قسم التوظيف والموارد البشرية في زاوية ما. بل هو مسؤولية الشركة بأكملها، وهذا يعني أن كل فرد داخل تلك الشركة له تأثير على كيفية تنفيذه — وسيكون له رأي في الأمر.

خلال السنوات العشر الأخيرة من إدارتي لشركتي، كان من بين الأمور المفاجئة التي واجهتها مرارًا وتكرارًا أن مديري التوظيف يقاومون التغيير عندما يتعلق الأمر بالتوظيف. أعتقد أن السبب في ذلك هو أننا، بشكل عام، لم ننجح في توعيتهم بالأسباب التي تدفعنا إلى القيام بالأمور على هذا النحو. كما أن هناك نقصًا في التعاطف مع حقيقة أن مديري التوظيف قد تلقوا جميعًا طرقًا مختلفة للتعامل مع عملية التوظيف، ونحن لا نبذل الكثير من الجهد لتنسيق الآراء والتأكد من فهمهم لما يعنيه التوظيف الجيد في ثقافتنا ومنظمتنا الفريدة — وليس مجرد القول: «أنت مدير، لذا فأنت بارع في التوظيف».

آن: لقد أمضيتِ جزءًا كبيرًا من مسيرتك المهنية في محاولة الحد من التحيز في المراحل الأولى من عملية التوظيف — إعلانات الوظائف، وعمليات الفرز، والانطباعات الأولى. هل تلاحظين في عملك ما إذا كانت الذكاء الاصطناعي قد زاد من هذا التحيز أم خففه أم أنه أحدث تغييرًا فيه فحسب؟ ما الذي تلاحظينه من وجهة نظرك؟

كات كيبين: بصفتي خبيرة في كتابة إعلانات الوظائف وشخصًا كرّس نفسه حقًا لتجربة المرشح وفهم تعقيداتها، فإننا نعلم أن النظام لم ينتج قرارات عادلة على مر التاريخ. ما أعنيه بذلك هو أننا لا نعرف ما إذا كنا قد وظفنا أفضل شخص في كل مرة — نحن نعلم فقط أننا وظفنا شخصًا ما.

الذكاء الاصطناعي هو أداة أساسية، بمعنى أن كل قرار يوصي به وكل اقتراح يقدمه يستند إلى مجموعة بيانات. وللأسف، فإن مجموعة البيانات الضخمة جدًّا في مجال التوظيف تتضمن عناصر مثل إعلانات الوظائف والقرارات المتحيزة، وقد اشتهرت إعلانات الوظائف بسوء جودتها لسنوات — ولهذا السبب قضيت السنوات العشر الماضية في العمل على تحسينها. ولا يزال هناك الآلاف من الإعلانات السيئة. كل هذه الإعلانات عن الوظائف التي يُنتجها الذكاء الاصطناعي تقوم بنسخ ولصق نفس الأساليب المتحيزة: أمور مثل سنوات الخبرة التي تم المبالغة فيها تمامًا، لأن السنوات تُقيس الوقت ولكنها لا تُقيّم الأشخاص. ومتطلبات الشهادات الجامعية التي لا تتوافق مع الوظيفة. وسلسلة من المشكلات المنهجية الأخرى التي نعلم أنها لا تُؤتي ثمارها — ولا يمكن للذكاء الاصطناعي إصلاح هذا الجزء لأنه تم تدريبه على بيانات سيئة.

آن: صحيح. أي شخص سبق له أن بحث عن وظيفة — لا سيما الباحثون عن العمل العاطلون لفترات طويلة والذين يشكلون نسبة كبيرة في سوق العمل حالياً — يرى عدداً كبيراً جداً من إعلانات الوظائف المختلفة التي تتطلب أحياناً خطابات تغطية وأحياناً لا تتطلبها. الأمر ليس كعملية آلية حيث يمكنك القول: "لدي هذا جاهزاً بالفعل؛ سأقوم فقط بتقديمه هنا وتعديله بناءً على هذا الإعلان". يبدو كل إعلان وظيفي مختلفًا تمامًا عن الآخر، وأعتقد أن هذا أمر جيد جزئيًا، لأنه يدل على أن الشركات بدأت على الأقل تدرك ما يجب عليها فعله بشكل مختلف.

كات كيبين: إلى حد ما. أشعر أن الفجوة تكمن في أن مديري التوظيف ومسؤولي التوظيف يعتقدون أننا نكون واضحين جدًا عندما نكتب إعلانًا عن وظيفة بشأن ما نريده — وهناك دليل على أننا لسنا بهذه الوضوح، لأننا نتلقى الكثير من المتقدمين غير المؤهلين. إذا لم تتمكن من التعبير لفظياً عما تريده بالضبط وجعل الشخص يقول «نعم» أو «لا» بوضوح، فسيكون هناك شيء ما يُفقد في الترجمة، ولا توجد آلة قادرة على إصلاح ذلك. الوضوح هو مسؤولية المتواصل.

آن: "الوضوح هو مسؤولية المتحدث." دعونا نكرر ذلك لأنفسنا يومًا بعد يوم. هذا أمر في غاية الأهمية.

كات كيبين: وعندما يتعلق الأمر بإعلان الوظيفة، فإننا نحتاج إلى تلك الوضوح لأن إعلان الوظيفة هو البنية التحتية الأساسية لفرصتك الكاملة في مجال الذكاء الاصطناعي. كيف ستقوم بأتمتة عملية المقابلة إذا لم تحدد أبدًا ما تبحث عنه؟ كيف ستتعامل مع المكافآت بدقة إذا لم تحدد المهارات المطلوبة؟ كيف ستبني الأداء والهيكلية والنمو بمرور الوقت باستخدام أي نوع من الأتمتة إذا لم تحدد خط النهاية؟

هذه المشكلة تتعلق بالمرشحين بقدر ما تتعلق بتجربة الموظفين. هذه الشركات تسير بخطى حثيثة نحو الهاوية، وأعتقد أنه سيحدث تحول هائل في إعلانات الوظائف عندما ترى هذه الشركات نتائج رديئة من أنظمة الذكاء الاصطناعي الخاصة بها وتدرك أن المشكلة تكمن في بياناتها الأساسية.

آن: نقاط رائعة. لقد تحدثنا عن فن كتابة خطاب التقديم، كما ناقشنا في بودكاست «All Things Work» ونشرة « SHRM » الإلكترونية أساليب مختلفة فيما يتعلق بالشهادات الجامعية، والتوظيف القائم على المهارات أولاً، والمقابلات المنظمة والموحدة، وإعادة النظر في متطلبات الوظيفة منذ البداية.

فلماذا تُعتبر هذه الأساليب أكثر ملاءمةً لعالم يمكن لأي شخص فيه استخدام الذكاء الاصطناعي لإنشاء طلب توظيف متكامل — يتضمن خطاب التقديم والسيرة الذاتية — في غضون ثوانٍ؟

كات كيبين: إذا كنت قد عملت في مجال التوظيف لفترة كافية، فأنت تعلم أن هناك دائمًا فروقًا دقيقة. وأنا أقول مازحةً إنني لا أثق إلا بخبراء التوظيف الذين يدركون هذه الفروق الدقيقة. لذا أود أن أؤكد مسبقًا على بعض هذه الفروق الدقيقة.

أعتقد أن نهج التوظيف القائم على المهارات أولاً والذكاء الاصطناعي يعملان بشكل رائع في الشركات التي توظف ربما أربعة أنواع من الموظفين. خذ شركة استشارية على سبيل المثال — عادةً ما يكون لديها وظيفة للمبتدئين، ومدير، ومدير تنفيذي، ومدير أعلى. فهي توظف كل شخص في هذه المناصب بناءً على تخصص معين، وهذا هو عملياً عمق هذه المناصب. في هذه المجالات، ونظرًا لوجود بيانات كافية لتعريف معنى «الأداء الجيد»، أعتقد أن نهج التوظيف القائم على المهارات أولاً والذكاء الاصطناعي قابلان للتطبيق بشكل كبير، ويجب عليك تنفيذهما في الحال، لأنك تعرف ما هو الشكل المثالي للأداء الجيد. لديك تعريف واضح جدًّا لما يقوم به الموظفون الأفضل أداءً، ويمكنك العمل بشكل عكسي لإنشاء نظام يساعدك على تحديد ذلك.

ولكن إذا كنت توظف موظفين لشغل 50 وظيفة، و39 منها تتضمن أوصافًا وظيفية فريدة، فلست متأكدًا من أن تلك الأنظمة نفسها ستساعدك — أو ما إذا كانت ستصبح مجرد مؤشر زائف للنجاح، تساعدك على تحديد خط نهاية لا تعرف في الواقع ما إذا كان هو الصحيح أم لا.

آن: لقد تحدثتِ عن مدى أهمية خطاب التقديم في الوظائف التي يتقدم فيها المرشح لشغل منصب كاتب من نوع ما، خاصةً إذا كان يكتب مدونات أو محتوى إبداعيًا، أو حتى في مجال تسويق المحتوى. فأنتِ تريدين الاطلاع على أسلوبه في الكتابة. كيف يختلف ذلك عن تقديم عينة من كتاباته؟

كات كيبين: لنأخذ شركة ماكينزي كمثال. لا أعتقد أن هؤلاء المستشارين يكتبون رسائل إبداء اهتمام للعملاء — فهم يحصلون على الكثير من أعمالهم من خلال التواصل وبناء العلاقات. لذا قد أستخدم نموذجًا للكتابة أطلب فيه منهم كتابة رسالة بريد إلكتروني تنقل الإلحاح إلى العميل.

"لدينا مهلة مدتها 24 ساعة نحتاج خلالها إلى رد من هذا العميل. يرجى كتابة رسالة البريد الإلكتروني التي سترسلها للتعبير عن مدى إلحاح الأمر." سيخبرني ذلك الكثير عن قدرة ذلك الشخص على التحلي بالاحترافية، والتواصل بوضوح، والإيجاز. كما سيُظهر كيف يتعامل مع العميل — وجميع هذه الأمور أكثر فائدة بكثير في تحديد ما إذا كان بإمكانك النجاح في شركتي مقارنة بخطاب تغطية جميل يخبرني عن الفرصة الرائعة التي ترغب في الحصول عليها في مؤسستنا.

آن: أعتقد أن بعضنا شعر بوخزة صغيرة عند قراءة ذلك.

كات كيبين: وأعتقد أن ما أشرتِ إليه للتو هو نفس الشيء الذي يحدث عندما نشعر بالانزعاج من إعلانات الوظائف. نفس الشيء يحدث مع خطابات التقديم — فجميعها تبدو متشابهة، ونحن جميعًا نعلم أننا بحاجة إلى أن نكون مختلفين. ماذا نفعل الآن؟

آن: بالضبط، وهذا يربطنا بشكل جيد بالسؤال «ماذا بعد؟» — لأن هذا هو بالضبط ما نريد تناوله مع المتخصصين في الموارد البشرية والمديرين والمرشحين الذين يحاولون فقط أن يخطوا خطوتهم الأولى في شركة يهتمون بها بشدة.

لنبدأ بمتخصصي الموارد البشرية، الذين تلقى الكثير منهم تدريبًا على استخدام خطاب التقديم كجزء من عملية الغربلة. بعد كل هذه السنوات، أصبح من الطبيعي أن نعتقد أن خطاب التقديم سيكون جزءًا من هذه العملية. فما هي الطرق الأخرى التي يمكنهم من خلالها العثور على مزيد من المعلومات عن المرشحين من بين مجموعة كبيرة من المتقدمين، بخلاف السيرة الذاتية؟

كات كيبين: أعتقد في الواقع أن هناك خطوة واحدة يمكن اتخاذها مسبقًا ويمكن أن تساعد حقًا في هذا الانتقال، وهي تحديد ما تبحث عنه بالضبط. عندما نتحدث عن العثور على مزيد من المعلومات، يبدو الأمر قليلاً مثل لعبة «أين والدو» — هل الجواب هنا أم هناك؟ يخرج مديرو التوظيف إلى السوق محاولين العثور على «الكنز الذهبي»، ولكن ماذا لو لم يكن هذا «الكنز الذهبي» هو ما نحتاجه بالفعل؟

أوصي بأن يقوم الأشخاص بإنشاء بطاقات تقييم عند كتابة إعلان الوظيفة، بحيث تحدد بوضوح شديد أربع وظائف فريدة لهذا الدور، وتحدد بشكل موجز للغاية — لكل واحدة من هذه الوظائف الأربع — الكفاءات المطلوبة، والأدوات المستخدمة، ومستوى الاستقلالية، والتعاون المطلوب، والجهات التي يتم تقديم الأفكار إليها. هذه نسخة مبسطة جدًّا من بطاقة التقييم، لكنها تتيح تعريفًا واضحًا للغاية حيث يصبح كل شيء إجابة بنعم أو لا. لأنك إذا سبق لك أن شاركت في عملية توظيف، فأنت تعلم أن كلمة «ربما» هي المشكلة.

آن: يعجبني ذلك. وأعتقد أنه من الطبيعي أن تحدد خلال هذه العملية ما إذا كانت رسالة التغطية ضرورية أصلاً لهذا المنصب المحدد.

كات كيبين: هذا هو بالضبط. حتى باستخدام مثال ماكينزي — قد أقول إن التواصل هو أحد العوامل الأربعة التي أهتم بها. أحتاج إلى التأكد من قدرتهم على التعبير عن الحاجة الملحة بطريقة مهنية. أحتاج إلى التأكد من قدرتهم على التواصل على مستوى رفيع مع العملاء من كبار المديرين التنفيذيين. لذا، سأعرف ذلك على النحو التالي: أن يكونوا قادرين على كتابة رسائل بريد إلكتروني تتسم بالاحترام والتفهم وتراعي وقت الآخرين. ومن الطرق التي يمكن من خلالها تقييم ذلك هو أن أطلب منهم كتابة رسالة بريد إلكتروني.

عندما تبني العملية بهذه الطريقة، تبدأ في ملاحظة الاتساق بدءًا من «أحتاج إلى هذا» وصولاً إلى «لقد وظفت هذا الشخص». وأي تناقض في تلك العملية هو المكان الذي يتسلل إليه التحيز، وننتهي بارتكاب أخطاء فادحة حقًّا تكلف شركتنا وفرقنا، وبصراحة، سلامة عقولنا. إذا سبق لك أن وظفت الشخص الخطأ، فأنت تعرف ما أعنيه.

آن: كيف يمكن لمتخصصي الموارد البشرية أن يقدموا حججًا مقنعة للقيادة أو لمدير التوظيف حول أسباب توصيتهم أو عدم توصيتهم باستخدام خطاب التغطية كشرط؟

كات كيبين: إذا كنت أقوم بإدارة أي نوع من التغيير داخل مؤسسة ما، فأنا دائمًا ما أرشد قسم الموارد البشرية إلى الإبلاغ عن التغيير كتابةً أولاً، ثم خلال اجتماع التنسيق. لا ينبغي لنا توظيف أي شخص إذا كان مدير التوظيف لا يملك حتى الوقت الكافي للجلوس وتحديد معنى كلمة "جيد".

أود أن أؤكد على هذه النقطة بشدة — لا ينبغي أن نكتفي بتنفيذ الأوامر، أي أن نكتفي بتلقي الطلب ثم نذهب للبحث عن الأشخاص. فهذه ليست الطريقة الصحيحة للتوظيف الجيد. أما البعد الأخير فهو في الواقع تدريب المؤسسة بأكملها على كيفية تطوير عملياتنا وأسباب ذلك. هناك قيمة كبيرة في الاستعانة بخبراء خارجيين يتمتعون بخبرة واسعة في مجالات البحث والتصميم، وذلك لوضع الأمثلة في سياقها الصحيح، لأن أحد الأخطاء التي قد نرتكبها هو أن يقوم موظفون داخليون بعرض خبرات لا يمتلكونها. هذه هي أسهل طريقة لفقدان الكثير من الثقة بسرعة في عملية أعتبرها بالفعل حساسة جدًا من حيث الثقة — بمعنى أن خطأً واحدًا قد يكلفك الكثير من تلك الثقة.

آن: بالعودة إلى مديري التوظيف هؤلاء — الذين سيعملون مع هذا الشخص يومًا بعد يوم إذا تم تعيينه — كيف ينبغي عليهم تصميم مقابلات منظمة أو موحدة ومتطلبات وظيفية بحيث يختبرون فعليًا ما يهم، بدلاً من الاكتفاء بمعرفة من قام بتعديل توجيهات الذكاء الاصطناعي بشكل أفضل؟

كات كيبين: أنا متحمسة جدًا لأنك سألت عن هذا، لأن هذا هو بالضبط ما كنت أعمل عليه — وهو يعود بنا مباشرةً إلى اللبنات الأساسية.

هذه الخطوة الواحدة ساهمت في تحسين مقابلات مديري التوظيف في كل شركة عملت معها. هل تتذكر تلك العناصر الأربعة في بطاقة التقييم التي حددنا فيها جميع المهارات؟ الآن أقوم بتعيين مُحاور لكل فئة من تلك الفئات. وهنا يأتي دور مدير التوظيف، حيث نسمح له باختيار الشخص الذي يراه الأكثر تأهيلاً لتقييم كل فئة. على سبيل المثال، بالنسبة لفئة القدرات والأدوات، قد يكون مدير التوظيف هو الشخص الأنسب، أو قد يكون أحد الزملاء أكثر ملاءمةً — وعندها تقوم بتعيين أحدهما لتقييم تلك الفئة.

أكبر خطأ أراه في عملية المقابلات — وهو ما يربك مديري التوظيف حقًّا — هو الاعتقاد بأنهم، عندما يجلسون لإجراء مقابلة، من المفترض أن يستجوبوك حول كل شيء. الأمر ليس كذلك. يجب أن يقيّم كل مُجري مقابلة فئة واحدة، بحيث يكون المجموع أربع مقابلات، حتى يتم تقييم كل فئة. يكون لديك نظام تقييم وترتيب لكل منها، ويمكنك اتخاذ قرار دقيق ومنصف بمقارنة كل شخص بناءً على نفس المعايير — لبناء الأساس خطوة بخطوة.

أعود بذاكرتي إلى أول عملية توظيف خضتها، حيث لم أكن أنا المرشح. وفي النهاية، اختار مدير التوظيف شخصًا مختلفًا عما اخترناه نحن البقية. كنا خمسة أشخاص في تلك العملية — اختار أربعة منا المرشح «أ»، بينما اختار مدير التوظيف المرشح «ب»، وتم تعيين المرشح «ب». شعرتُ بالاستياء الشديد من الظلم الذي تعرضتُ له، حيث طُلب مني إبداء رأيي، ليتم اتخاذ قرار معاكس تمامًا. لا يسعني إلا أن أعتقد أن هذا الشعور موجود في العديد من الأماكن التي نجد أنفسنا فيها نعمل مع أشخاص لم نخترهم، دون أن ندرك سبب اختيار ذلك المرشح.

آن: هذا الأمر له بالفعل تأثير متسلسل على الأشخاص الذين يعملون هناك بالفعل. هذه نقطة مهمة حقًا. شكرًا لك، كات.

لذا، بالطبع، لا بد أن نتحدث عن المرشحين — أولئك الباحثين عن عمل منذ فترة طويلة. لنكن واقعيين. من المحتمل أنهم يشعرون بالإحباط لأنهم يبذلون جهدًا كبيرًا. ربما ظلوا عاطلين عن العمل لمدة تتراوح بين ستة أشهر وسنة، وأصبحوا منهكين عقليًّا. لقد مر الكثير منا بهذه الحالة، حيث لا ترغب سوى في أن يراك مدير التوظيف أو أخصائي الموارد البشرية أو مسؤول الفرز على حقيقتك. لقد كتبت كل ما استطعت في سيرتك الذاتية، وكافحت في كتابة خطاب التقديم — حتى باستخدام الذكاء الاصطناعي.

كيف يمكن للباحثين عن عمل أن يبرزوا، حتى بمساعدة الذكاء الاصطناعي، وما هي العقلية التي ينبغي عليهم اتباعها عند التقدم للوظائف؟ لأن الأمر، مرة أخرى، مرهق.

كات كيبين: أول شيء أريد أن يسمعه أي شخص تقدم إلى أكثر من 100 وظيفة — سواء مر شهران أو 20 شهراً — هو: لا بأس أن تشعر بالإحباط. لا بأس أن تشعر بالانزعاج. لا بأس أن تكون إنساناً، لأن ذكاءك البشري هو ما سيجعلك تبرز.

لذا، نصيحتي الأولى هي أن تأخذ استراحة. إذا كنت تشعر بهذا النوع من الثقل وتشعر أنك لا تستطيع المضي قدمًا، فخذ فترة راحة بعد الظهر وافعل شيئًا إبداعيًّا. ويشكل ذلك جزءًا من الطاقة التي تضعها في طلبات التقديم الخاصة بك.

لكن دعني أقدم لك نصيحة عملية أيضًا، لأنني أعلم أن مجرد نصحك بأخذ قسط من الراحة قد لا يبدو كافيًّا. في معظم الحالات التي واجهتها أثناء عملي مع الباحثين عن عمل — إذا كانوا قد تقدموا إلى هذا العدد الكبير من الوظائف ولم يتلقوا سوى صفر إلى أقل من خمس ردود بشأن سيرتهم الذاتية — فهذا يعني أن هناك شيئًا ناقصًا في محتوى سيرتهم الذاتية.

لديّ تحليل سأرسل رابطه إلى آن حتى تتمكن من إعادة إرساله. لكن المشكلة الأساسية هي أن سيرتك الذاتية تفتقر على الأرجح إلى توضيح نطاق العمل وحجمه. ورغم أن الذكاء الاصطناعي يمكنه أن يصل بك إلى ما نسميه «المستوى الجيد القياسي» — أي متوسط جميع الأمثلة — فإن ما تفتقر إليه سيرتك الذاتية على الأرجح هو السياق الذي يسمح للمؤسسة بأن تفهم أنك، نعم، قادر على أداء العمل، وأنك، نعم، قادر على أدائه هنا.

هناك طريقتان يمكنك من خلالهما تضمين النطاق والحجم بسهولة: أولاً، أضف القطاع الذي تعمل فيه الشركة التي عملت بها. فأنا لا أعرف أسماء جميع الشركات وما تقوم به، وأحتاج دائمًا إلى التأكد من أن لديك خبرة ذات صلة بهذا القطاع — خاصةً بالنسبة للوظائف ذات المستوى الأعلى. ومجرد ذكر القطاع بوضوح يسد هذه الفجوة في المعلومات.

الأمر الثاني الذي غالبًا ما نفتقر إليه هو الأرقام. غالبًا ما يرفض مديرو التوظيف مرشحًا ما لأنهم لا يعتقدون أن هذا الشخص قادر على العمل على نطاقهم. إذا كنت قد أدرت ميزانية قدرها 1,000 دولار لكنك لم تقدم أي أرقام، فسأقوم بافتراض ما — وغالبًا ما يكون هذا هو سبب الرفض. إذا كان لديّ 200 متقدم، وقدم لي 20 منهم كل تلك المعلومات، بينما لم يقدمها 180 آخرون، فسأختار العشرين.

آن: هذا يترك مجالاً واسعاً للافتراضات. تعجبني هذه الطريقة في التفكير كثيراً.

إذن، دعونا نختتم حديثنا مع جمهورنا اليوم. لقد طرحنا السؤال التالي: هل لا يزال فن كتابة خطاب التقديم حيًا ومزدهرًا، أم أنه يفقد قيمته؟ والآن بعد أن ناقشنا الموضوع بتعمق، ما هي العقلية التي تود أن يخرج بها جمهورنا فيما يتعلق بخطاب التقديم، وملف الترشيح، وعملية التوظيف؟

كات كيبين: السؤال الذي يجب طرحه هو: هل يساعدني هذا في فهم ما إذا كان هذا هو الشخص المناسب للوظيفة، استنادًا إلى مهارة سيستخدمها كل يوم؟ هذا الجزء الثاني من الجملة هو ما توقفنا عنده لسنوات عديدة جدًّا. كنا نتعامل مع خطاب التقديم كعبارة عامة — "سيساعدني هذا في الفهم". لم يكن ذلك صحيحًا دائمًا.

إذن، مرة أخرى، نحن ننطلق من الوظيفة نفسها. ما الذي يساعدنا فعليًّا على فهم أن شخصًا ما قادر على أداء الوظيفة — وليس كتابة خطاب تغطية؟ في الواقع، لسنا بحاجة إلى توظيف أشخاص يجيدون كتابة خطابات التغطية. يحتاج مستشارو التوظيف في الجامعات إلى معرفة كيفية كتابة خطابات التقديم، لكنني بصراحة لا أستطيع التفكير في العديد من الوظائف الأخرى التي يتعين فيها على الشخص كتابة خطاب تقديم كوسيلة لكسب الرزق. هذا هو جوهر المسألة هنا: ما الذي يفعله هذا الشخص كل يوم؟ هل هناك ناتج ملموس عن هذا العمل يمكنني استخدامه كعينة اختبار سريعة لتقييم مدى ملاءمته للوظيفة؟ في 99% من الحالات، خطاب التقديم ليس هو الناتج المطلوب.

آن: حسنًا، شكرًا جزيلاً لكِ على توسيع آفاقنا بشأن عملية التقديم والتوظيف — وعلى توضيح أن الذكاء الاصطناعي ليس هو المشكلة، بل إن الطريقة التي نستخدمه بها هي التي ستحدد مستقبل هذه العملية. بصراحة، يمكننا إجراء 20 محادثة أخرى حول هذا الموضوع. كات، لقد كنتِ ضيفة رائعة وقدمتِ رؤى قيّمة للغاية، لذا شكرًا لكِ على إلقاء الضوء على هذه المحادثة وتغيير وجهات نظرنا اليوم.

كات كيبين: شكرًا لك، وأنا أتطلع أيضًا إلى المحادثات العشرين القادمة.

آن: حسنًا، هذا كل شيء لهذا الأسبوع. نراكم في المرة القادمة. إذا استمتعتم بحوارنا اليوم، فلا تنسوا الاشتراك في أي منصة تستمعون فيها إلى البودكاست حتى لا تفوتكم أي حلقة جديدة.

كذلك، هل تعلم أن «All Things Work» أكثر من مجرد بودكاست؟ فنحن نقدم أيضًا نشرة إخبارية أسبوعية تتضمن مقالات متعمقة وأحدث الأبحاث من موقع « SHRM » لإبقائك على اطلاع دائم. ما عليك سوى التوجه إلى SHRM.org/allthingswork للاشتراك. بالإضافة إلى ذلك، تابع SHRM على وسائل التواصل الاجتماعي لمشاهدة أحدث المقاطع والانضمام إلى النقاش حول الموضوعات التي تغير قواعد اللعبة وتعيد تعريف عالم العمل.