دليل مسؤول التوظيف لرفض المرشحين بالطريقة الصحيحة

رد على كل خطوة 

تتطلب كل مرحلة من مراحل عملية التوظيف، بدءًا من تقديم الطلب وإجراء المقابلة الهاتفية وحتى المقابلة الشخصية والوصول إلى المرحلة النهائية، استجابة مختلفة من قبل مسؤولي التوظيف. 

يجب أن يتلقى كل مرشح رسالة إلكترونية لتأكيد استلام طلبه. ولكن بمجرد أن يتضح أن المرشح غير مناسب للوظيفة، من المهم إخباره بذلك بسرعة. 

قالت آنا كويل، مستشارة إدارة التوظيف في شركة Helios HR، وهي شركة استشارية متخصصة في الموارد البشرية واكتساب المواهب في منطقة واشنطن العاصمة: "بالنسبة للمرشحين الذين لم يتجاوزوا مرحلة تقديم الطلبات، يكفي إرسال بريد إلكتروني قياسي يعبر عن تقديرك لاهتمامهم". "يمكن أن يكون البريد الإلكتروني لطيفًا ودافئًا ويعكس صورة علامتك التجارية كصاحب عمل. ولكن ليس من الممكن حقًا تخصيص الردود في هذه المرحلة، نظرًا لعدد الطلبات التي يتلقاها بعض أصحاب العمل".  

الأتمتة هي المفتاح في هذه الخطوة. قال ستيفنز: "أجعل هدفي هو محاولة النظر في كل طلب توظيف مباشر، ولكن إذا تقدموا بطلبات ولكنهم غير مناسبين ولم أتواصل معهم، فمن المحتمل أن يتلقوا ردًا آليًا". "هذا مجال يغفل عنه الكثير من مسؤولي التوظيف. إذا كنت لا تنوي المضي قدمًا، فأخبرهم بذلك". 

اعتمادًا على طبيعة المقابلة الهاتفية الأولية، يمكن رفض المرشح في هذه المرحلة عبر البريد الإلكتروني أو بمكالمة هاتفية. 

"إذا قمنا بإجراء مقابلة هاتفية مع شخص ما، فسوف نرسل له رسالة بريد إلكتروني مخصصة"، قالت بيلينا.  

قالت ستيفنز إنها تخصص أيام الجمعة للأعمال الإدارية لإرسال رسائل مخصصة إلى أي شخص تحدثت معه. وقالت: "أصبح التواصل أكثر كثافة مع تقدمنا في العملية". 

وأضافت بيلينا أن أي شخص يحضر مقابلة شخصية سيتلقى مكالمة هاتفية إذا لم يتم اختياره. بعد جولات المقابلات، من المحتمل أن تكون قد تطورت علاقة مع المرشح، لذا فإن الرفض يتطلب عناية إضافية. 

قال كويل: "كن حريصًا بشكل خاص على الطريقة التي تبلغهم بها أنهم لم يحصلوا على الوظيفة، حتى تتمكن من العودة إليهم ومواصلة تلك العلاقة. قدم ردًا في أسرع وقت ممكن بمجرد اتخاذ القرار. كرر تقديرك للوقت والجهد الذي بذلوه في العملية. غالبًا ما أرسل دعوة على LinkedIn في نفس الوقت لتسهيل التواصل في المستقبل". 

التعاطف مهم، كما قالت ستيفنز. "اعترف بأي تحديات واجهتها خلال العملية"، قالت. "قدم ملخصًا عما أعجب مديري التوظيف أو لم يعجبهم. سلط الضوء على ما يميز الشخص الآخر الذي جعله يتخطى خط النهاية. سأسألهم عما إذا كانوا مهتمين بوظائف أخرى في الشركة. عادةً ما يكونون متحمسين لهذه الفرصة. لا تحرق جسورك".  

ومع ذلك، أشارت ستيفنز إلى أنها لن تتواصل مع المرشحين الذين احتلوا المرتبة الثانية حتى تحصل على موافقة المرشح المختار. وقالت: "معرفة من هم المرشحون الذين احتلوا المرتبة الثانية يؤثر على ما قد أقوله لهم أو لا أقوله". 

قالت بيلينا إن إرسال رد عام إلى المرشحين في المراحل المتأخرة هو مجرد كسل. "هذا ليس صحيحًا. أعتقد أن عدم ملاءمة شخص ما لوظيفة ما اليوم لا يعني أنه لن يكون مناسبًا لها في المستقبل، أو أنه لا يعرف شخصًا قد يكون مناسبًا لها"، أوضحت. "التقاط الهاتف أو إرسال رسالة شخصية هو التصرف المحترم الذي يجب القيام به. نعم، هذا أفضل لتجربة المرشح، ولكنه أيضًا منطقي من الناحية التجارية". 

إن تجاهل الأشخاص بشكل كامل في أي مرحلة من مراحل العملية، وخاصة بعد المقابلات، هو سلوك غير مسؤول، ولكنه لا يزال شائعًا جدًا، وفقًا للخبراء. 

تقديم الملاحظات وطلبها 

بالإضافة إلى تزويد المرشحين بتعليقات مفيدة لدعم عمليات البحث عن وظائف في المستقبل، يمكن أن تساعدك استطلاعات الرأي التي تجرى مع المرشحين المرفوضين على فهم عملية التوظيف وتحسينها. 

قالت بيلينا: "أحب أن أقدم المرشحين ملاحظات، أو أربطهم بالموارد إذا استطعت. أحاول أن أجعلها تجربة إيجابية. البعض أكثر تقبلاً للملاحظات من الآخرين". 

سواء كان التواصل عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف، فإن الهدف هو تقديم ملاحظات واضحة وفي الوقت المناسب، حسبما قال كويل. 

يطلب بعض مسؤولي التوظيف من المرشحين تقديم ملاحظات حول تجربتهم مع عملية التوظيف. قال ستيفنز: "لقد تلقيت ردودًا جيدة. فكر في تحسين العملية. كيف يمكننا أن نكون أفضل؟ تحتاج إلى سماع الملاحظات لتتحسن". 

طلب كويل في بعض الأحيان الحصول على تعليقات. وقالت: "إنها مصدر محتمل رائع، لكنني سأأخذها بحذر لأن وجهة نظرهم قد تكون متأثرة بحقيقة أنهم لم يحصلوا على الوظيفة". "ومن ناحية أخرى، فإن جمع التعليقات حول تجربة المرشحين من الأشخاص الذين تقوم بتوظيفهم فقط قد يؤدي إلى تحيز إيجابي". 

التعامل مع ردود الفعل السلبية 

لن يتعامل كل مرشح مع الرفض بشكل جيد. يوصي الخبراء بأن يظل مسؤولو التوظيف هادئين، وأن يعبروا عن تعاطفهم، وأن يقدموا النصائح، وأن يشجعوا المرشحين على التقدم مرة أخرى للوظائف الشاغرة في الشركة في المستقبل.  

قال ستيفنز: "في بعض الأحيان، لا يوجد ما يمكنك قوله لتصحيح الأمور بالنسبة للمرشح. عليك فقط أن تتعاطف معه. معظم الناس يتقبلون الأمر بشكل احترافي، ولكن بالطبع هناك قلة من الناس لا يتقبلونه". 

قالت كويل إنها تلقت بعض الرسائل الإلكترونية غير المهنية. "إنه أمر يتعين على كل مسؤول توظيف التعامل معه"، قالت. "إذا كان شخص ما يعبر عن إحباطه أو خيبة أمله، فاعترف بوجهة نظره وتجاهل الأمر. قد يكون موجهاً إليك، لكنه عادة لا يتعلق بك". 

غالبًا ما يتعامل الباحثون عن عمل مع ضغوط غير مرئية، خاصة في أسواق العمل غير المواتية، كما قالت بيلينا. "لا بأس في السماح للناس بالتعبير عن غضبهم أو إحباطهم"، قالت. "لا أمانع ذلك. إنه جزء من التزامي تجاه المنظمة. كل ما يمكنك فعله هو معاملة الناس باحترام طوال العملية وبذل قصارى جهدك". 

الاحتفاظ بملف

أوصى الخبراء بالاحتفاظ بملف لجميع المرشحين المرفوضين الذين قد يكونون أكثر ملاءمة للوظائف المستقبلية.  

قال كويل: "من المنطقي جدًا الاحتفاظ بملف للمتقدمين المؤهلين. فهم يشكلون مصدرًا رائعًا، حيث إنهم أكثر استعدادًا من الأشخاص الذين لم يتقدموا أبدًا إلى الشركة".  

يمكن ملاحظة إمكانات الأفراد في الأدوار المستقبلية بعدة طرق في نظام تتبع المتقدمين، كما قالت بيلينا: "قد يكونون مناسبين للثقافة المؤسسية بشكل مذهل، ولكنهم غير مناسبين للمنصب، أو ربما هناك أوقات يمكنني فيها ربطهم بشبكتي الخارجية".