تشكل الانتخابات الرئاسية لعام 2024 التي تقترب بسرعة فرصة فريدة للمنظمات للترحيب بوجهات النظر والآراء المتنوعة خلال فترة تتصاعد فيها التوترات عادةً. لكن تشجيع التحلي بالكياسة لا يقتصر على الأحداث السياسية، حيث يمكن للأفراد الاستمرار في تعزيز الحوار المحترم من خلال تشجيع المحادثات المفتوحة عن طريق المناقشات المنتظمة وبرامج التدريب وآليات التغذية الراجعة. فيما يلي ثلاثة سيناريوهات في مكان العمل يمكن فيها دمج الكياسة لخلق ثقافة الاحترام.
[لمواصلة دعم جهودك، SHRM بتطوير مجموعة أدوات Civility Starter Kit، التي تحتوي على أدوات وإرشادات ورؤى للتعامل مع التحديات والصراعات في بيئة مشحونة سياسياً. قم بتنزيل مجموعة أدوات Civility Starter Kit المجانية اليوم، واستكشف الموارد الأخرى التي أنشأتها SHRMلتشجيع الحوار المحترم.]
السيناريو 1: التعامل مع سوء الفهم في التواصل عبر البريد الإلكتروني
يقوم الشخص "أ" بفحص صندوق بريده الوارد ويجد رسالة بريد إلكتروني من الشخص "ب". عنوان الرسالة صريح، وعندما يقرأ الشخص "أ" الرسالة، لا يسعه إلا أن يلاحظ نبرة الكاتب. تبدو الرسالة فظة، وجملها قصيرة وتفتقر إلى الدفء. العبارات التي قد تبدو عادةً غير رسمية أو ودية تبدو بدلاً من ذلك فظة وربما عدوانية.
يتساءل الشخص أ عما إذا كان هناك أي إحباط كامن تجاهه من قبل الشخص ب، أو ربما تمت كتابة الرسالة على عجل. يفكر في أفضل طريقة للرد، مدركاً ثقل نبرة الرسالة وأهمية الحفاظ على ديناميكية إيجابية في التواصل. أثناء صياغة رده، يأمل الشخص أ في نزع فتيل أي توتر وتوضيح نوايا الشخص ب وراء الرسالة الإلكترونية الأصلية، بهدف إجراء محادثة بناءة للمضي قدماً.
توقف، فكر، ووضح
غالبًا ما تفتقر رسائل البريد الإلكتروني إلى الدقة والسياق اللذين تتسم بهما التفاعلات المباشرة، مما يؤدي إلى احتمالية أكبر لحدوث سوء فهم. إذا تلقيت رسالة بريد إلكتروني تبدو فظة أو عدوانية، فتوقف قليلاً قبل الرد. ضع في اعتبارك وجهة نظر المرسل، وإذا لزم الأمر، اطلب توضيحًا من خلال محادثة، سواء شخصيًا أو عبر مكالمة هاتفية. احرص على الوضوح والتعاطف والاحترام في ردودك.
السيناريو 2: سوء التواصل أثناء تسليم المشروع بين فريقين
لقد استثمر الفريق أ عددًا لا يحصى من الساعات في تطوير أحد المشاريع، وحان الوقت الآن لتسليمه إلى الفريق ب، الذي سيتولى المراحل النهائية منه. ولكن مع بدء الاجتماع، يتضح أن سحابة من سوء الفهم تخيم على الغرفة.
يقدم الفريق أ عمله، مع التركيز على الميزات الرئيسية والمواعيد النهائية. ومع ذلك، أثناء حديثهم، تكشف أسئلة الفريق ب عن عدم فهمهم للتفاصيل المهمة. ما كان من المفترض أن يكون انتقالًا سلسًا يتحول إلى سلسلة من المحادثات المربكة. يفترض الفريق أ أن الفريق ب على دراية بفروق المشروع الدقيقة، بينما الفريق ب غير متأكد من التوقعات والنتائج المتوقعة.
توضيح النوايا
يمكن أن تكون سوء الفهم وسوء التواصل مصدرًا للإحباط، خاصةً في ظل الجداول الزمنية الضيقة للمشاريع. لكي تتعامل مع الموقف بلباقة، خذ الوقت الكافي لتوضيح النوايا. إذا كنت تشك في وجود سوء فهم، اطرح أسئلة للوصول إلى جذور الالتباس وتأكد من فهمك الكامل لرسالة الطرف الآخر.
مارس الاستماع الفعال
الاستماع الفعال يساعد على تعزيز التواصل والتعاون الفعالين. قم بذلك من خلال التركيز على المتحدث مع أقل قدر ممكن من التشتيت، والحفاظ على الاتصال البصري لتعزيز الانتباه. تجنب المقاطعة، وامنح المتحدث الفرصة لإنهاء أفكاره قبل الرد. بالإضافة إلى ذلك، اطرح أسئلة مفتوحة لتشجيع الحوار الأعمق وإظهار اهتمامك الحقيقي بوجهة نظره. ثم، عكس ما سمعته لتأكيد فهمك ومعالجة أي تناقضات.
كن منفتحًا لتلقي الملاحظات، وقدمها عن قصد
اعترف بأن سوء الفهم أمر وارد الحدوث، وكن مستعدًا للتعلم من التجربة. وبالمثل، عند تقديم الملاحظات، تعامل مع المحادثة بتعاطف ووضوح. ابدأ بالاعتراف بالموقف والتعبير عن نيتك في دعم التحسين.
شجع الحوار الثنائي من خلال دعوة الشخص أو الفريق الآخر إلى مشاركة وجهة نظره. سلط الضوء على أمثلة محددة لتوضيح نقاطك، وقدم اقتراحات بناءة للمضي قدماً.
في السيناريو 2، يمكن للفريق A أن يبادر بعقد اجتماع متابعة مع الفريق B لإعادة النظر في الجوانب الرئيسية للمشروع. وينبغي أن يشجعوا الحوار المفتوح بدعوة الفريق B إلى التعبير عن مخاوفهم وأسئلتهم بحرية. ويمكن أن يساعد استخدام الوسائل البصرية مثل الرسوم البيانية أو الوثائق في سد فجوة المعرفة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يوفر وضع قائمة واضحة بالتوقعات والنتائج المتوقعة، إلى جانب جدول زمني، للفريق B الوضوح الذي يحتاجه للمضي قدمًا بثقة.
السيناريو 3: جلسة عصف ذهني جماعي تتصاعد بسبب الخلاف
تملأ غرفة الاجتماعات أعضاء الفريقين أ و ب الذين اجتمعوا لعقد جلسة عصف ذهني حول مشروع جديد. الفريق أ متحمس لتخطي الحدود واستكشاف أفكار مبتكرة، بينما يتخذ الفريق ب نهجًا أكثر تحليلاً وعمليًا يركز على الحلول القابلة للتطبيق وإدارة المخاطر. مع بدء الاجتماع، يقدم الفريق أ فكرة جريئة تنطوي على تغييرات كبيرة في المشروع الحالي. وهم يعتقدون أن هذا النهج سيميز منتجهم في السوق.
ومع ذلك، يرد الفريق ب بتردد ويفضل اتباع نهج أكثر تحفظًا. ويعرب عن مخاوفه بشأن المخاطر المحتملة ويحث المجموعة الأكبر على النظر في الآثار المترتبة على التغييرات الجذرية.
تبدأ التوترات في التصاعد مع دفاع أعضاء الفريقين بشغف عن وجهات نظرهم. ترتفع الأصوات، ويبدأ الغرض الأصلي من التعاون في التلاشي مع ازدياد حدة الأجواء.
إنشاء قنوات اتصال مفتوحة حيث يشعر الجميع بأن صوتهم مسموع
حاول تخفيف التوتر عن طريق إعادة توجيه المحادثة إلى حوار أكثر إيجابية واحترامًا يتيح لكل فريق فرصة لتبادل وجهات نظره. يمكن تشجيع الفريق أ على عرض فكرته الجريئة مع بيانات واضحة عن الفوائد المحتملة، بينما يجب إعطاء الفريق ب فرصة لتوضيح مخاوفه المحددة مع التركيز على إدارة المخاطر.
بعد أن يتبادل الطرفان وجهات نظرهما، يمكن للفريقين المشاركة في جلسة عصف ذهني لتحديد نقاط الاتفاق واستكشاف حل هجين يدمج الأفكار المبتكرة مع معالجة المخاطر في الوقت نفسه. يمكن أن يساعد هذا النهج التعاوني في الحفاظ على التركيز على أهداف المشروع وتشجيع ثقافة الملكية المشتركة، مما يؤدي في النهاية إلى اتخاذ قرار أكثر توازناً يرضي كلا الفريقين. يمكن جدولة متابعات منتظمة لمراقبة تنفيذ الاستراتيجيات المتفق عليها وتعديلها حسب الضرورة.
الدفاع عن الكياسة في كل تفاعل على حدة
اللياقة في مكان العمل ليست مجرد أمر جيد، بل هي أمر ضروري لبناء بيئة مزدهرة وشاملة ومنتجة. من خلال الاستجابة بلباقة للمواقف المتوترة في مكان العمل، يمكن لمتخصصي الموارد البشرية والقادة تحويل النزاعات المحتملة إلى فرص للنمو والتعاون.
استكشف هذه الفكرة بشكل أعمق من خلال مواردSHRMحول الكياسة، والتي توفر أدوات ورؤى قيّمة لتهيئة بيئة عمل أكثر كياسة.
هل كان هذا المورد مفيدًا؟
تحقق من صحة خبرتك في مجال الموارد البشرية
الحصول على شهادة SHRM يجعلك خبيرًا وقائدًا معترفًا به في مجال الموارد البشرية.
المحتويات ذات الصلة
تعرّف على كيفية نجاح شركة مارش ماكلينان في تعزيز رفاهية الموظفين باستخدام الأدوات الرقمية، وتحسين الإنتاجية والرضا عن العمل لأكثر من 20,000 موظف.
ويتوقع بعض الخبراء أن يساعد انتشار الذكاء الاصطناعي في مكان العمل، والزيادة المتوقعة في الإنتاجية والكفاءة المترتبة على ذلك، في بدء أسبوع العمل الذي يستمر أربعة أيام.
مع استمرار تطور تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي، سيزداد الطلب على العمال الذين لديهم القدرة على العمل جنباً إلى جنب مع أنظمة الذكاء الاصطناعي وإدارتها. وهذا يعني أن العمال غير القادرين على التأقلم وتعلم هذه المهارات الجديدة سوف يتخلفون عن الركب في سوق العمل.