التغيب عن العمل: قياس التكاليف، وتعديل الحوافز، وتغيير السلوكيات

تقوم الشركة المصنعة لمنتجات العناية بالعيون والأجهزة البصرية، والتي يقع مقرها في روتشستر بولاية نيويورك، بتعيين منسق مخصص للحالة، وقد يكون من قسم الموارد البشرية. يتصل المنسق بالموظف لمعالجة المسائل المتعلقة بالغياب (سواء كان ذلك لأسباب صحية أو لأي سبب آخر)، ولإيصال رسالة مفادها أن الشركة ترغب في مساعدة ذلك الموظف على العودة إلى العمل في أقرب وقت ممكن. يتم إعلام الموظفين بمسؤولياتهم أثناء الغياب، مثل الاتصال بمنسق الحالة بعد مواعيد الأطباء لإبلاغه بآخر المستجدات حول موعد عودتهم إلى العمل.

بالإضافة إلى ذلك، يعمل منسقو الحالات مع المشرفين والمديرين الذين تتأثر فرقهم وأقسامهم بغياب الموظفين، حيث يقدمون لهم التوجيه حول كيفية تقليل التأثير على المجموعة إلى أدنى حد حتى عودة الموظف إلى العمل.

"عندما يتغيب أحد الموظفين عن العمل، إما أن يقوم شخص آخر بالعمل — سواء كان موظفًا آخر أو بديلاً تم تعيينه — وإما أن العمل لا يتم إنجازه. علاوة على ذلك، تتسبب غيابات الموظفين في فترات توقف عن العمل أثناء تدريب العمال البدلاء أو إعادة تعديل جداول العمل، وكل ذلك يؤثر على الإنتاجية"، توضح باميلا كاجيانيللي، مديرة الصحة المؤسسية في شركة "باوش آند لومب". "وكلما تكرر حدوث ذلك في قسم ما، انخفضت الروح المعنوية وتراجعت الإنتاجية بشكل أكبر. وإذا لم تتم إدارة غيابات الموظفين بشكل جيد، يمكن أن يتحول الفريق من فريق فعال إلى فريق معطل بسرعة كبيرة."

وعلى غرار بعض الشركات الكبرى الأخرى، تقوم شركة «باوش آند لومب» بتحديد وتقييم تكاليف التغيب عن العمل، سواء التكاليف المادية (الرواتب والمزايا والعمال البدلاء، وما إلى ذلك) أو غير المادية (بما في ذلك انخفاض الروح المعنوية، الذي يؤدي بدوره إلى انخفاض الإنتاجية). ومع ذلك، فإن العديد من الشركات تقلل من شأن هذه المشكلة. فهي تعتبر أن حالات الغياب هذه جزء من تكلفة ممارسة الأعمال. وبهذا التفكير، تفشل الشركات في تحديد الأثر الكامل لتغيب الموظفين وتقدير قيمة الحلول التي يمكن أن تقلل التكلفة والوقت الضائع الناتج عن تغيب الموظفين عن العمل.

يقول شون نيكلسون، الأستاذ المشارك في قسم تحليل السياسات والإدارة بجامعة كورنيل: «بكل صراحة، لا يفكر العديد من أرباب العمل في هذا الأمر بما يكفي من الوقت أو الجهد».

ويضيف كينيث ميتشل، نائب رئيس قسم الصحة والإنتاجية في شركة «يونوم» (Unum) — التي تقدم تغطية تأمينية فردية وجماعية، بما في ذلك موارد العودة إلى العمل وبرامج الإعاقة — قائلاً: «نتلقى ردود فعل متباينة من أرباب العمل بشأن هذه المسألة. فأرباب العمل الذين يتبنون نهجاً ضيقاً في إدارة المخاطر فيما يتعلق بتعويضات إصابات العمل، على وجه الخصوص، يميلون إلى التعامل مع «الوقت الضائع» بصرامة شديدة وبطريقة خطية. أي أنهم يعرّفون «الوقت الضائع» بمعايير ضيقة ضمن نطاقات محددة ومحصورة».

وبدون وجود الوسائل اللازمة لقياس وتحليل تكلفة وتأثير غياب الموظفين، لا سيما فيما يتعلق بفقدان الإنتاجية وانخفاض الربحية، تتعرض الشركات لخطر عدم تخصيص استثمارات كافية للتدخلات الصحية، بما في ذلك برامج العافية والوقاية وإدارة الأمراض وغيرها من البرامج. وقد لا تستثمر الشركات في البرامج المناسبة التي تلبي احتياجات موظفيها على وجه التحديد، أو قد تطلق مبادرات دون أن تنجح في إيصالها بشكل كافٍ إلى الموظفين، مما يؤثر سلبًا على معدل الاستفادة منها.

علاوة على ذلك، وكما يضيف ميتشل، يتعين على أرباب العمل أن يدركوا أن «جميع حالات الغياب مترابطة»، بما في ذلك تعويضات إصابات العمل، والعجز قصير الأجل، وحالات الغياب بموجب قانون الإجازة العائلية والطبية، وحالات الغياب التي لا تتجاوز مدتها بضعة أيام. على سبيل المثال، يبدو أن الموظفين الذين يتغيبون بشكل متقطع ومتكرر أكثر عرضة بثلاث إلى أربع مرات للحصول على إجازة إعاقة قصيرة الأجل. بالإضافة إلى ذلك، تشير أبحاث Unum إلى أن الموظفين الذين يحصلون على إجازة إعاقة قصيرة الأجل من المرجح أن يكونوا مستفيدين من مزايا التأمين الصحي الجماعي بأكثر من المتوسط.

لتحديد التكلفة التي يتكبدها الشركة جراء التغيب عن العمل، يمكن لأصحاب العمل قياس تأثيره من خلال عدة طرق، منها ما يلي:

خسارة تعادل عدة أضعاف الراتب. إن فهم الأثر الإجمالي لتغيب الموظفين يتجاوز الحسابات البسيطة التي ترى أن كل موظف غائب يعني شخصًا أقل قادرًا على الإنتاج في ذلك اليوم. وكما أظهرت دراسات نيكلسون، فإن تكلفة كل شخص غائب تبلغ أضعاف راتبه (انظر، على سبيل المثال، «كيفية عرض الحجج الاقتصادية المتعلقة بجودة الرعاية الصحية على أرباب العمل،" الاقتصاد الصحي التطبيقي والسياسة الصحية، 4(4):209-218، 2005).

عند دراسة معدلات تغيب الموظفين عبر مجموعة متنوعة من القطاعات، وجد نيكلسون أن التأثير المالي في العديد من الوظائف يتمثل في معامل مضاعف يتراوح بين 1 و2 يُطبق على تكلفة الراتب. وبلغ متوسط المعامل المضاعف عبر 35 نوعًا من الوظائف 1.61. وكلما زاد تأثير الشخص على الفريق أو القسم، زاد المعامل المضاعف.

انخفاض عدد الوظائف المكافئة للدوام الكامل. هناك مقياس آخر للتغيب عن العمل يتمثل في حساب الوقت المفقود التراكمي على أساس ما يعادل وظائف بدوام كامل. فعندما تنظر الشركات إلى التغيب عن العمل من منظور إجمالي، بدلاً من النظر إلى الحوادث المنفردة، قد تكون النتيجة مذهلة. يقول ميتشل من شركة Unum إن دراسة أجريت لصالح بنك كبير وجدت أن إجمالي التغيب عن العمل للموظفين خلال عام واحد يعادل 125 وظيفة مكافئة بدوام كامل. وكما أُبلغت الإدارة، كان تأثير ذلك كما لو أن 15 فرعاً من فروع البنوك المجتمعية كانت مفتوحة لمدة عام، في حين كان الموظفون يتقاضون رواتبهم ومزاياهم كاملةً دون أن يكونوا موجودين في العمل — وبالمناسبة، لم يتم جني أي أموال أو إيرادات.

وقد أظهرت دراسة مماثلة أجريت لصالح شركة لتصنيع الدهانات أن الوقت الضائع التراكمي سنويًا يعادل التكلفة التجزئية لـ 1.5 مليون جالون من الدهان. ويشير ميتشل قائلاً: «أردنا أن نُبيّن لصاحب العمل أن الوقت الضائع له تأثير واسع النطاق ومترابط. فعندما تتمكن من عرض هذا النوع من المعلومات على الإدارة، فإن ذلك يمنحها فكرة واضحة عن الأثر التراكمي على مستوى الفريق وعلى مستوى المؤسسة بأكملها».

انخفاض في الإنتاجية والجودة. ومن المبادرات الجارية لجمع بيانات الغياب ومقارنة النتائج مقاييس الإنتاجية والغياب والجودة من جانب صاحب العمل، والمعروف باسم EMPAQ، والذي صممته ونفذته «المجموعة الوطنية للأعمال المعنية بالصحة» ومجلسها المعني بصحة الموظفين وإنتاجيتهم، بالتعاون مع العديد من الرعاة والشركاء، فورتشن 500 من أرباب العمل ومورديهم. يتيح برنامج EMPAQ لأرباب العمل قياس وتقييم فعالية التكلفة أو الجودة في برامج إدارة الإعاقة وإدارة الغياب. ويمكن للشركات المشاركة في برنامج EMPAQ بعد ذلك مقارنة نتائجها مع الشركات الأخرى.

عندما تتوفر لدى الشركات الوسائل اللازمة لجمع وتحليل البيانات المتعلقة بغيابات الموظفين، يمكن لقسم الموارد البشرية إجراء مقارنة بين التكاليف المتعلقة بمبادرات الإنتاجية التي تهدف إلى تعزيز الصحة والرفاهية والوقاية.

يقول نيكلسون: «يمكن للشركات أن تصمم برامج مزايا صحية تتضمن مزايا صيدلانية متميزة وتغطية لتكاليف الاستشفاء، وتجعلها «خطة كاديلاك» حقيقية من خلال إدراج إدارة الأمراض، وبرامج العافية، وجميع العناصر التي من شأنها أن تؤثر على صحة الموظفين وتقلل على الأرجح من معدل الغيابات». لكنه يضيف: «ما لم تكن لديهم مقارنة للتكاليف، فكيف لهم أن يعرفوا العائد الذي يحققونه؟»

ولجعل مبادرات الصحة والعافية أكثر فعالية، يتعين على أرباب العمل أيضًا أن ينظروا إلى ما وراء برامج المزايا نفسها، ليتطلعوا إلى السياسات والممارسات المؤسسية التي قد تعزز خطط المزايا أو تقوضها. يقول ميتشل: "المثال يشبه الشخص الذي يشتري شريط فيديو للياقة البدنية، ويجلس ويشاهده لعدة أيام، لكنه لا ينهض أبدًا من الأريكة للقيام بالتمارين — ثم يشتكي من أن الاستراتيجية لا تعمل". "لا يمكن للشركات أن تكتفي بتقديم برنامج مزايا؛ بل يجب أن تشارك بشكل نشط وكامل".

على سبيل المثال، يتعين على أرباب العمل مراجعة السياسات والممارسات لمعرفة ما إذا كانت تشجع المشرفين والمديرين على إعادة الموظفين إلى العمل في الوقت المناسب وبطريقة آمنة، أم أن هذه السياسات تمنح المشرفين والمديرين حوافز لإبقاء الموظفين بعيدين عن العمل إلى أن يصبحوا مستعدين تمامًا للعودة.

يقول ميتشل: «كما نقول لأصحاب العمل، سيتعين عليهم تغيير سياساتهم وممارساتهم وحوافزهم. عليهم الاستثمار في إحداث تغيير في مجال الصحة والإنتاجية داخل المؤسسات».

في شركة «باوش آند لومب»، على سبيل المثال، يشمل تدريب المديرين والمشرفين مجموعة متنوعة من الموضوعات، بدءًا من الإجراءات التي يجب اتخاذها في حالة إغماء أحد الموظفين أثناء العمل وصولاً إلى التعامل مع الموظفين الذين يتغيبون عن العمل باستمرار.

يقول كاجانيلي من شركة «باوش آند لومب»، وهو الرئيس السابق لـ: «الأمر يتعلق بالمساءلة وإدراك أنه إذا لم نتخذ هذه الخطوات، فلن يعمل النظام وستتراجع الإنتاجية» لجنة اعتماد أخصائيي إدارة الإعاقة. «عندما يتغيب الموظفون عن العمل، لا يؤثر ذلك على فرقهم وأقسامهم فحسب، بل مع مرور الوقت وتأثر الروح المعنوية، ينخفض إنتاج الفريق بأكمله، ومن ثم تتأثر الفرق والأقسام الأخرى في الشركة».

يمكن للشركات أن تبدأ بتحديد التكلفة المالية للتغيب عن العمل، والتي قد تكون أكبر وأكثر تأثيرًا مما يدركه أصحاب العمل. ويقول نيكلسون من جامعة كورنيل: «الأمر يتعلق بتحويل التغيرات في سلوك الموظفين إلى أرقام مالية. ماذا يحدث عندما يتغيب أحدهم؟ وما مقدار انخفاض أرباح الشركة في غياب أحدهم؟»

الدكتور روبرت هول، الحاصل على شهادة CDMS وCRC، هو عضو في لجنة لجنة اعتماد أخصائيي إدارة الإعاقة، وهي منظمة معتمدة على الصعيد الوطني تمنح شهادات لمديري شؤون الإعاقة. وهو مدير شركة «بريساغيا» (Presagia Inc.)، التي تعمل على تطوير تطبيقات برمجية لإدارة المعلومات الصحية لصالح مركز التكنولوجيا بجامعة ولاية سان دييغو، حيث يشغل منصب أستاذ مساعد في برنامج الدراسات العليا في «استشارات إعادة التأهيل».