استعدوا لتقديم الشكر لموظفيكم الإداريين

وفقًا لمكتب إحصاءات العمل الأمريكي (BLS)، يوجد في الولايات المتحدة أكثر من 3.3 مليون موظف في المجال المكتبي والإداري. وخلال الأسبوع الأخير من شهر أبريل، تتاح لأصحاب العمل فرصة لتقدير ومكافأة هؤلاء الموظفين المجتهدين على جهودهم.

قد يكون تكريم الموظفين الإداريين في «يوم الموظفين الإداريين » (27 أبريل) وخلال «أسبوع الموظفين الإداريين» (من 24 إلى 30 أبريل) ذا أهمية خاصة هذا العام، حيث يعود العديد من الموظفين الإداريين وموظفي الدعم إلى أماكن العمل بعد أن عملوا عن بُعد لمدة عامين خلال جائحة كوفيد-19. بينما يعمل آخرون الآن من المنزل بشكل دائم أو بنظام هجين. وقد تطلبت أنماط العمل المتغيرة هذه قدرة على التكيف ومرونة من جانب المساعدين ومديريهم.

في حين بدا العمل عن بُعد والعمل المختلط بالنسبة للمساعدين الإداريين أمراً غير منطقي في السابق، اكتشفت المؤسسات خلال الجائحة أن هذا النموذج يمكن أن ينجح بشكل جيد. وفقاً لبري ويلر رينولدز، مديرة التطوير الوظيفي والمدربة في «فليكس جوبز» (FlexJobs)، وهو موقع للموارد والوظائف يقع مقره في بولدر بولاية كولورادو ويختص بالوظائف المرنة والعمل عن بُعد، «هناك بعض المهارات المحددة التي تجعل العاملين عن بُعد ناجحين، ويتوافق العديد من هذه المهارات مع المهارات التي يحتاجها موظفو الدعم المكتبي أيضاً. ويشمل ذلك الاهتمام الشديد بالتفاصيل والتنظيم، وامتلاك مهارات اتصال استباقية قوية، والانضباط الذاتي، والتميز في إدارة الوقت والمهام والتخطيط، والقدرة على التكيف، والبراعة في حل المشكلات، وامتلاك ذكاء عاطفي عالٍ."

قول "شكرًا"

أطلقت «الرابطة الدولية للمتخصصين الإداريين» (المعروفة سابقًا باسم «الرابطة الوطنية للسكرتيرات») «اليوم الوطني للسكرتيرات» و«الأسبوع الوطني للسكرتيرات» في عام 1952. ومنذ ذلك الحين، فإن الاحتفال في أواخر شهر أبريل لتقديم الشكر للمتخصصين الإداريين «خضع لعدة تغييرات لتعكس التطور الذي طرأ على المسميات الوظيفية والمسؤوليات الإدارية في سوق العمل المعاصر»، وفقًا لما ورد في منشور على مدونة شركة التوظيف «روبرت هاف».

"على الرغم من تغير الاسم، فإن الهدف ... لا يزال كما هو: الاحتفاء بالعمل المتفاني والقيّم الذي يقوم به المتخصصون في المجال الإداري وتسليط الضوء عليه"، كما أشار روبرت هالف. "مع تحول فرق العمل عن بُعد والفرق المختلطة إلى جزء من الوضع الطبيعي الجديد، أصبح تقدير جهود موظفي الدعم أكثر أهمية من أي وقت مضى."

اقترح روبرت هالف أن يقوم أرباب العمل والمديرون بتقدير جهود الموظفين الإداريين تقديراً لجهودهم الدؤوبة من خلال منحهم:

كلمة لطيفة.

أخبر الموظفين الإداريين كيف ساعد عملهم القسم. احتفل بالإنجازات واعترف بجهود الموظفين علنًا من خلال الإشادة بمساهماتهم. وأشار روبرت هالف إلى أن «من اللمسات اللطيفة توجيه الثناء شفهيًا ثم إرسال بطاقة شكر أو بطاقة إلكترونية». «يمكن للموظفين الإداريين الاحتفاظ بهذه التقديرات لتذكيرهم بمدى تقديرنا لهم».

توفر جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) نموذجًا لخطاب شكر يمكن للأعضاء استخدامه أو تعديله حسب احتياجاتهم لتقدير الموظفين الإداريين.

الراحة والاسترخاء.

امنح الموظفين الإداريين بعض المرونة للسماح لهم بالخروج مبكراً بمناسبة «يوم المهنيين الإداريين»، أو إذا لم يكن من الممكن منحهم إجازة إضافية، ففكر في تقديم بطاقة هدايا لهم حتى يتمكنوا من شراء ما يحلو لهم.

ويمكن للمنظمات أيضًا تنظيم حفل غداء بمناسبة "يوم الإداريين"، كما تفعل غرفة التجارة في فلورنسا بولاية كارولينا الجنوبية، التي ذكرت أن هذا الحدث السنوي "يحظى بشعبية كبيرة بين الشركات ومديري المكاتب في المنطقة، حيث يُكرم المهنيين الإداريين من خلال دعوتهم إلى حفل غداء ممتع وممتد وبرنامج ترفيهي تقديرًا لمساهماتهم على مدار العام".

وهناك طريقة أخرى لتقدير هؤلاء المهنيين ومكافأتهم تتمثل في توفير فرص جديدة للتطوير المهني.

فعاليات الموظفين الافتراضيين

تقترح شركة تنظيم الفعاليات "TeamBuilding" أفكارًا لتكريم الموظفين الإداريين الذين يعملون عن بُعد، حيث نشرت 21 فكرة للاحتفال بـ "يوم المهنيين الإداريين" عبر الإنترنت لعام 2022. ومن بين الأنشطة المقترحة:

نظم غداءً عبر الفيديو.

وأشار موقع "TeamBuilding" إلى أنه "في المكاتب التقليدية، غالبًا ما يصطحب الفريق المساعد لتناول وجبة كبادرة شكر". "لا يزال بإمكان المجموعة أن تجتمع للاستمتاع بصحبة بعضها البعض والتعبير عن التقدير" من خلال تحديد موعد لقضاء استراحة الغداء معًا وإرسال دعوة عبر التقويم مع رابط الاجتماع. يمكن لأصحاب العمل إما سداد تكاليف الطعام حتى مبلغ معين أو إرسال أرصدة للفريق لاستخدامها في خدمات التوصيل مثل DoorDash أو Uber Eats. ثم يجتمع الفريق عبر برامج الاجتماعات الافتراضية مثل Zoom أو Webex أو Skype ويتناولون الطعام معًا.

أنشئ فيديو تكريمي.

اطلب من أعضاء الفريق تسجيل مقطع فيديو قصير مدته 15 إلى 30 ثانية يثني على عمل الموظفين الإداريين وموظفي الدعم. وعندما يتم استلام جميع المقاطع، قم بتجميعها في فيديو مونتاج. اعرض هذا الفيديو التكريمي خلال اجتماع افتراضي حتى يتمكن الفريق بأكمله من مشاهدته معًا.

SHRM ذات صلة:

مقارنة الأجور بين المتخصصين الإداريين، SHRM أبريل 2022

يوم المهنيين الإداريين (27 أبريل)، طلبات SHRM