تحسين عملية تأهيل الموظفين الجدد

يمكن أن تساعد عملية تأهيل الموظفين الجديدة المحددة بوضوح في ضمان شعور الموظفين الجدد بالدعم والانتقال بسلاسة إلى مناصبهم الجديدة وإلى المؤسسة. وعند تبسيط عملية تأهيل الموظفين الجديدة لتوفير تجربة أكثر جاذبية، من المهم مراعاة العوامل التالية.

1. افهم عملية تأهيل الموظفين الجدد في مؤسستك. هل أنت مدير جديد تتولى مهمة تأهيل موظف جديد؟ إذا كان الأمر كذلك، فخذ الوقت الكافي للتعرف على عملية التأهيل. حدد الأشخاص المشاركين في عملية التأهيل من مختلف أقسام المؤسسة. هل هناك أي شخص من المؤسسة ينبغي أن يشارك في العملية ولكنه غائب؟ تشمل الأقسام التي ينبغي التفكير في التعاون معها، على سبيل المثال لا الحصر، فريق الموارد البشرية لتطوير مواد التأهيل، وخدمات تكنولوجيا المعلومات لتوفير المعدات والوصول إلى الشبكة، وقسم المرافق لتوفير الوصول إلى المكتب.
2. أكمل مهام «ما قبل التعيين». قبل تاريخ بدء عمل الموظف الجديد، احرص على تزويده ببيانات الاتصال الخاصة بك حتى يتمكن من التواصل معك في حال وجود أي استفسارات. تأكد من قيام الموظف الجديد بإنهاء الإجراءات الورقية الخاصة بالتعيين قبل تاريخ بدء العمل حتى لا يتأخر منحه حق الوصول إلى الحساب.
3. ضع جدولاً زمنياً شاملاً للتأهيل الوظيفي. عند تأهيل موظف جديد، فإن تفاصيل اليوم الأول مهمة للغاية! ضع جدولاً زمنياً مفصلاً للتأهيل الوظيفي يمكن للموظفين الجدد استخدامه كدليل خلال الأسابيع القليلة الأولى لهم في المؤسسة، بما في ذلك معلومات الاتصال بمشرفهم، ومكان الوصول في اليوم الأول، وساعات العمل، وقواعد اللباس في المؤسسة، ومكان وقوف السيارات، وخطط الغداء في اليوم الأول (تذكر أن تسأل عن أي قيود غذائية أو حساسية)، وغير ذلك. من المفيد أيضًا إشراك أعضاء الفريق في جدول التوجيه حتى يشعروا بأنهم جزء من العملية.

SHRM قائمة مرجعية ممتازة لتطوير إجراءات استقبال الموظفين الجدد وتأهيلهم.

1. اجعل اليوم الأول مثيرًا. عند استقبال موظف جديد، من المهم أن تساعده على التكيف مع منصبه الجديد. اجعل اليوم الأول مثيرًا وممتعًا من خلال تقديم هدية ترحيبية تحتوي على بعض الهدايا الترويجية الخاصة بالشركة، وتجهيز مكتبه بكل ما يحتاجه، وترتيب غداء في اليوم الأول مع الزملاء، وإرسال رسالة بريد إلكتروني للترحيب بالموظف الجديد. وسيكون من الرائع أيضًا أن توفر بعض الوجبات الخفيفة المفضلة لدى الموظف الجديد!
2. تواصل معهم بانتظام. لا تنتهي عملية تأهيل الموظفين الجدد بمجرد انتهاء أسبوعهم الأول! إنها عملية مستمرة. بمجرد بدء الموظف الجديد عمله، تواصل معه بشكل متكرر. فهذه فرصة للتأكد من رضاه عن منصبه الجديد وتزويده بالأدوات اللازمة لتحقيق النجاح، كما تتيح لك الإجابة عن أي أسئلة قد تكون لديه.
3. تحلى بالمرونة. عليك أن تدرك أنه أثناء عملية تأهيل الموظف الجديد، يجب أن تتحلى ببعض المرونة. فقد يحتاج الموظف إلى قضاء وقت أطول مما كان متوقعًا في بناء العلاقات، أو قد يحتاج إلى مزيد من الوقت لإكمال التدريب. إن التحلي بالمرونة وعدم تحديد مواعيد نهائية لكل مهمة سيسمح للموظف بوضع جدوله الزمني الخاص به والنجاح في منصبه الجديد.
4. اطلب التعليقات. سيساعدك طلب التعليقات على تقييم مدى فعالية عملية تأهيل الموظفين الجدد لديك، وما إذا كانت تلبي توقعات الموظفين. كما يمكن أن يساعدك ذلك في تحديد أي ثغرات ربما فاتتك، بحيث تسير العملية بشكل أكثر سلاسة مع الموظفين الجدد في المستقبل.

فرانشيسكا سي. كالاهان، SHRM، هي مديرة قسم استقطاب المواهب وموارد الإرشاد المهني، ومديرة شؤون التنوع المعنية بنجاح الموظفين والمؤسسة في يونيون كوليدج بمدينة شينيكتادي، نيويورك.