تفعيل لجان السلامة في مكان العمل

يعد إنشاء لجان السلامة في مكان العمل إحدى الطرق التي يمكن للإدارة من خلالها تشجيع الموظفين على المشاركة في تنفيذ برنامج السلامة الخاص بالشركة ومتابعته.

تشمل المسؤوليات النموذجية للجان السلامة في مكان العمل ما يلي:

• تطوير ممارسات عمل آمنة.
• صياغة برامج السلامة المكتوبة.
• تدريب رائد في مجال السلامة.
• إجراء عمليات تفتيش في أماكن العمل ومراجعات السلامة.
• مراجعة الحوادث، والحوادث التي كادت أن تحدث، وتقارير التحقيق في الحوادث، وملخصات المطالبات، وتحليلات الخسائر، بهدف منع تكرار حوادث مماثلة.
• وضع إجراءات لتسوية المنازعات.
• اقتراح قوائم مراجعة السلامة وإعدادها.
• تعزيز وعي الموظفين بقضايا الصحة والسلامة.
• توفير منبر يمكن من خلاله لكل من العمال والإدارة مناقشة قضايا الصحة والسلامة والتعاون على إيجاد الحلول.

يتمثل الهدف النهائي للجان السلامة في المساعدة على الحد من مخاطر الإصابات والأمراض في مكان العمل وضمان الامتثال للوائح الصحة والسلامة الفيدرالية والولائية.

قال إيرل كابس، مدير الموارد البشرية والسلامة في شركة «فيلترز فاست» (Filters Fast)، وهي شركة متخصصة في البيع بالتجزئة والتوزيع في منطقة شارلوت الحضرية بولاية كارولينا الشمالية: «تؤدي لجنة السلامة التي تعمل بشكل سليم عدة وظائف. وينبغي أن يكون أعضاء اللجنة قادرين على تحديد المشكلات، واستخدام خبراتهم المتنوعة للبحث عن الحلول، وأن يتمتعوا بالسلطة والخبرة اللازمتين لتنفيذ السياسات المطلوبة التي تضمن وجود برنامج سلامة فعال، فضلاً عن نطاق الرقابة الضروري لضمان فعالية التغييرات التي يتم إجراؤها».

في الولايات التي تخضع لرقابة إدارة السلامة والصحة المهنية الفيدرالية (OSHA)، لا يُطلب من أرباب العمل تشكيل لجان للسلامة.

قد تشترط بعض الولايات التي تطبق خطة OSHA الخاصة بها تشكيل لجان سلامة وفقًا لأحكام محددة؛ وينبغي على المسؤولين التنفيذيين في الشركات التأكد من مكتب OSHA الإقليمي التابع لهم ما إذا كان على أرباب العمل تشكيل لجنة سلامة أم لا.

تشكيل لجنة السلامة

إذا كنت ترغب في إنشاء لجنة سلامة فعالة حقًا، فيجب أن تكون مستعدًا لتكريس الوقت والجهد اللازمين لتطويرها.

قبل عقد الاجتماع الأول، حدد أهداف اللجنة وغاياتها ومسؤولياتها، بالإضافة إلى الموارد المتاحة لديك.

قال كورتيس تشامبرز، CSP، مالك شركة OSHA Training Services، وهي شركة تقدم تدريبات حول الامتثال لمعايير OSHA. وقد يكون هذا الهدف هو مراجعة سجلات الحوادث والتوصية بالمناطق التي تشهد حوادث متكررة لدراستها أو إجراء تحليلات لسلامة العمل. وأضاف أن اللجنة قد تُكلف حتى بإنشاء وتشغيل برنامج للسلامة قائم على السلوك. "فقط تأكد من أن اللجنة لها هدف محدد، وقم بحل اللجنة أو أعطها هدفًا مختلفًا بمجرد تحقيقها لأهدافها. في الواقع، فإن وجود عدة لجان سلامة مخصصة بدلاً من لجنة واحدة فقط يمكن أن يؤدي إلى إشراك المزيد من الأشخاص في عملية السلامة."

"يجب أن تحظى لجنة السلامة بتقدير من أعلى مستويات الإدارة"، كما نصحت روبين موريسون، المديرة التنفيذية لـ WorkSafeMT، وهي منظمة غير ربحية تدافع عن السلامة ومقرها في هيلينا، مونتانا. "وهذا يعني أن الإدارة العليا تدعم بشكل كامل الوقت الذي يقضيه أعضاء اللجنة في أنشطة لجنة السلامة، وأن لجنة السلامة لديها ميزانية كافية."

ينبغي أن تتألف لجان السلامة من مجموعة متنوعة من الموظفين والمديرين، مع وجود ممثلين عن كل من قطاعي الإنتاج والإدارة.

قال موريسون: «من الناحية المثالية، يجب أن تضم لجنة السلامة مجموعة متنوعة من الموظفين من جميع مستويات الشركة».

وقال كابس إن المشاركين الرئيسيين يجب أن يكونوا مدير السلامة، وموظفي الموارد البشرية، وممثلين عن الإدارة العليا، والمشرفين الرئيسيين، ومجموعة مختارة من القادة المبتدئين.

قال تشامبرز إن إشراك جميع الفئات المعنية أمر بالغ الأهمية. «لا فائدة من تقديم اقتراحات لتغيير الإجراءات دون أخذ مجالات مثل المشتريات أو الهندسة في الاعتبار — فقد يكونون على دراية بالقيود التشغيلية أو المتعلقة بالميزانية التي يجب أخذها في الحسبان».

تحتاج اللجان إلى رئيس يتمتع بمهارة في قيادة الفرق وإدارة المناقشات. وأشار كابس إلى أنه «ليس بالضرورة أن يكون هذا الشخص هو الأكبر سناً أو الأعلى رتبة». «لا مكان للقيادة السلبية؛ فأنت بحاجة إلى شخص يدفع الأمور إلى الأمام».

ونصحت موريسون بضرورة توعية أعضاء اللجنة المنتخبين بكيفية تهيئة بيئة حوار آمنة تسمح للمنطوين بالتعبير عن آرائهم وتمنع المنفتحين من السيطرة على الاجتماعات. وأضافت أنه قد يكون من الضروري في بعض الأحيان الاستعانة بخبير خارجي متخصص في تيسير العمل الجماعي خلال مرحلة التأسيس.

احرص على تحديد الحجم الأمثل للجنة والأدوار المحددة التي سيضطلع بها كل عضو.

إذا كانت لشركتك عدة مواقع، فقد ترغب في تشكيل لجنة للسلامة في كل موقع منها. وفي بعض الولايات، قد يكون ذلك شرطًا إلزاميًا، اعتمادًا على حجم القوة العاملة لديك أو القطاع المحدد الذي تعمل فيه.

قال كابس: «من الأهمية بمكان تعيين أشخاص في اللجنة قادرين على المساهمة بشكل فعال في تحديد المشكلات أو العمل على إيجاد حلول لها». «بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون أعضاء اللجنة قادرين على العمل ضمن بيئة جماعية مع أشخاص من خارج مجموعات عملهم، وأحيانًا من خارج إداراتهم. فالتنوع مهم، لكن الفعالية مهمة أيضًا. وإذا لم يتمكنوا من المساعدة في حل مشكلة ما، فلا داعي لوجودهم في اللجنة».

الحفاظ على فعالية اللجنة

ولتحقيق الأثر المرجو، توصي WorkSafeMT لجان السلامة بالقيام بما يلي:

• عقد اجتماعات منتظمة وفقًا لجدول زمني ثابت.
• ضع جداول أعمال واضحة للاجتماعات، وانشرها مسبقًا، والتزم بها.
• يجب تدوين محضر الاجتماع الذي يلخص القضايا التي تمت مناقشتها، والإجراءات المقترحة، والأشخاص المسؤولين عن متابعة كل بند. وينبغي نشر المحضر وتوزيعه على كل عضو في اللجنة، فضلاً عن إتاحته لجميع الموظفين.
• يجب على الأعضاء حضور جميع الاجتماعات إلا في حالات الطوارئ.
• التعريف بإنجازات اللجنة.
• حدد أهدافًا قصيرة الأجل (من شهر إلى ستة أشهر) وأخرى طويلة الأجل. وينبغي أن تكون هذه الأهداف قابلة للقياس وقابلة للتحقيق، كما يجب مراجعتها بشكل دوري لتقييم مدى فعالية المجموعة.
• تحسين عمليات التفتيش التعاونية من خلال إشراك ممثلي العمال والإدارة.
• يرجى التركيز على قضايا السلامة المشروعة فقط. ولا ينبغي أن تكون اللجنة بمثابة منتدى عام للتذمر.
• كن إيجابياً.

قال موريسون إن أحد العناصر الأساسية لإنشاء لجنة سلامة ناجحة هو الإعلان عن تشكيل اللجنة وعقد جلسة تدريبية تمهيدية لجميع الموظفين، بهدف توضيح أدوار ومسؤوليات "لجنة السلامة الخاصة بهم".

قال كابس: «ينبغي على أعضاء اللجنة أن يقوموا بدورهم من خلال السعي لمواكبة القضايا الراهنة، والانتباه إلى المشكلات المحتملة، وطرح أفكار جديدة لمعالجة المشكلات القائمة».

الأخطاء التي يجب تجنبها

هناك أسباب عديدة تجعل لجنة السلامة تفقد فعاليتها أو لا تحققها أبدًا.

قال تشامبرز: «لقد رأيت بعض لجان السلامة تنجح، لكنني رأيت عددًا أكبر بكثير منها يتعثر بعد أن يتلاشى الحماس الأولي وتدرك أن اللجنة لا تعمل بشكل جيد».

حذرت شركة SFM Mutual Insurance Company في بلومينغتون بولاية مينيسوتا من أن عدم تحديد الهدف بوضوح ووجود تمثيل إداري مفرط في اللجنة هي من بين الأخطاء التي يجب تجنبها عند تشكيل لجنة السلامة.

في وثيقة أعدتها لعملائها، أشارت SFM إلى أهم 10 أخطاء شائعةالتي تقع فيها لجان السلامة.

• أدوار غير محددة. إن لجنة السلامة التي تتمتع بهيكل جيد وذات هدف واضح وأعضاء مطلعين واعين بمسؤولياتهم هي الأكثر فعالية. قم بصياغة اتفاقية مكتوبة أو بيان مهمة يحدد بوضوح وظائف اللجنة وواجبات أعضائها. ومن بين أمور أخرى، يجب أن يضمن ذلك التزام اللجنة بالمتطلبات التنظيمية.
  
  قال تشامبرز: «الخطأ الأكثر شيوعًا الذي أراه هو عندما تنشئ شركة أو مؤسسة لجنة للسلامة لمجرد إنشاء لجنة للسلامة». "ربما يقترح ذلك أحد ممثلي شركات التأمين المعنيين بالحد من الخسائر أو أحد مستشاري السلامة، أو قد يكون ذلك مطلوبًا في حالة بعض برامج إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) في بعض الولايات. ومع ذلك، لم يتم إنشاء اللجنة لغرض محدد. وعندما يحدث ذلك، لا تكون اللجنة فعالة عادةً، ومن المحتمل ألا تستمر لفترة طويلة."
  
  
• *نقص التدريب. يجب أن يُظهر الأعضاء فهمًا عامًا لقضايا السلامة والصحة الفنية، وإلمامًا بعمليات جمع البيانات، وخبرة في ديناميات المجموعات والمشاركة في الاجتماعات. وحذر تشامبرز قائلاً: «إن تكليف شخص ما بإجراء تحقيق في حادث أو تحليل لسلامة العمل دون تدريب هو بمثابة استدعاء للمتاعب». «سيكون الفريق أكثر فعالية إذا تلقى تدريبًا على ما يجب فعله وكيفية القيام به».
  
  
• عدم كفاية الميزانية. ينبغي النظر إلى اللجنة على أنها استثمار، ويجب على الإدارة توفير الأدوات والموارد الكافية. فقد تحتاج اللجنة إلى تمويل لتنظيم معارض السلامة والصحة، وبرامج العافية، وغيرها من أنشطة السلامة والحوافز.
  
  
• الحجم غير المناسب. ينبغي أن يحدد حجم مؤسستك ومدى المخاطر المحتملة فيها حجم اللجنة. ونصحت SFM قائلة: «من المستحسن أن تظل لجنة السلامة صغيرة الحجم حتى يتمكن كل عضو من المشاركة بنشاط». ويمكن تشكيل لجان فرعية للمشاريع الخاصة.
  
  
• عدم وجود جدول أعمال رسمي للاجتماع. إن إعداد جدول الأعمال وتوزيعه مسبقًا يجعل جميع أعضاء اللجنة على دراية بأهداف الاجتماع، ويزيد من احتمالية تركيزهم على المهمة.
  
  
• نقص التواصل. نشر محاضر الاجتماعات وقرارات اللجان على كل من الموظفين والمديرين.
  
  
• عدم المتابعة. تعتمد سمعة اللجنة على وفاء أعضائها بوعودهم.
  
  
• مشاركة ضعيفة. يجب إشراك جميع الأعضاء، وتوضيح لهم بالضبط ما هو مطلوب لتحقيق بيئة عمل أكثر أمانًا. وينبغي للجان إيجاد سبل لإشراك جميع الإدارات أو مجموعات العمل.
  
  
• هيمنة الإدارة. ورغم أن التزام الإدارة أمر ضروري، إلا أنه لا ينبغي لقادة الشركة أن يقيدوا سير الاجتماعات واتخاذ القرارات.
  
  
• عدم القدرة على إحداث التغيير. ينبغي تمكين أعضاء اللجنة من إجراء التغييرات اللازمة من أجل صحة وسلامة جميع الموظفين — فهذا هو السبب الرئيسي لوجود هذه المجموعة.
  

روي ماورر هو محرر/مدير موقع SHRM على الإنترنت.

تابعه على تويتر @SHRMRoy.