دعم الموظفين أثناء الإعصار

يمكن أن تتسبب الأعاصير والكوارث الطبيعية في اضطرابات هائلة في سير الأعمال وحياة الموظفين.

عندما ضرب إعصار هارفي ولاية تكساس، كانت جيل كوب، SHRM، في الخطوط الأمامية للعاصفة. فقد غمرت المياه منزل عائلة كوب، مالكة شركة «إنيرجايز إتش آر»، بارتفاع 4 أقدام. ولحسن الحظ، كانت عائلتها قد غادرت المنزل، لكن بعض الأصدقاء وأحد العملاء علقوا في مكان قريب. وفي النهاية، قامت عائلة كوب بإنقاذهم بواسطة قارب، لأن فرق الطوارئ كانت غارقة في العمل.

وبناءً على الدروس المستفادة من تلك التجربة، قال كوب إن الاستعداد للأسوأ أمر يستحق العناء.

قال كوب: "ربما ساعدت الجائحة الشركات فعليًا على الاستعداد لموسم الأعاصير". "ففي السنوات القليلة الماضية، تعلمت الشركات كيفية إدارة فرق عمل تعمل عن بُعد بشكل كامل أو جزئي، وتضم أعضاءً يقيمون خارج الولاية".

قالت هيذر ديريو، مديرة تخطيط القوى العاملة في مقاطعة ساراسوتا بولاية فلوريدا، إن التخطيط لمواجهة حالات التعطل لا يزال يمثل أولوية قصوى خلال موسم الأعاصير.

وقالت: "بالنسبة لمن يمكنهم العمل عن بُعد، فقد أمضينا بضع سنوات في تجربة هذا النمط من العمل، لذا من المفترض أن يسهل ذلك عملية الانتقال أثناء عمليات التفعيل".

أبرزت الزيادة في أنماط العمل عن بُعد والعمل المختلط أهمية إدراك مدى تأثر الموظفين المقيمين في مناطق نائية بالكوارث الطبيعية.

قال تشاد في. سورنسون، رئيس شركة "أدابتيف إتش آر سولوشنز" في سانت جونز بولاية فلوريدا: "علينا أن ندرك أنه بينما نواصل عملنا بشكل جيد، قد يكون الموظفون في الجانب الآخر من الولاية يتعرضون لضربات إعصار أو عاصفة استوائية". "وينطبق الأمر نفسه سواء كان هناك حريق غابات في كاليفورنيا، أو عاصفة ثلجية في مونتانا، أو عاصفة استوائية على ساحل الخليج. يجب أن تكون على دراية بما يحدث في كل تلك المناطق، وليس فقط في المقر الرئيسي للشركة."

وضع خطة

قال كوب إن الانتظار حتى وقوع العاصفة لوضع خطة استجابة هو أمر متأخر جدًا. وأضاف أن كل شركة يجب أن يكون لديها خطة لاستمرارية الأعمال وفريق طوارئ من الموظفين للحفاظ على سير العمليات التجارية أثناء الأحوال الجوية السيئة.

وأشارت إلى أنه "ينبغي أيضًا وضع سياسة خاصة بحالات الطقس السيئ يكون الموظفون على دراية بها ويفهمونها"، مضيفةً: "[ينبغي أن تحدد هذه السياسة بالتفصيل ليس فقط] رواتبهم في حالة فتح المكتب، بل أيضًا ما يحدث إذا تعذر على الموظف الوصول إلى المكتب، أو إذا أُغلق المكتب ولم تتوفر خيارات للعمل عن بُعد".

شجع سورنسون أرباب العمل على تحديث خططهم سنويًا. فالخطة التي وُضعت قبل ثلاث أو خمس سنوات أصبحت بالية بالفعل، في ضوء التحول الجذري من العمل المكتبي إلى العمل عن بُعد والعمل المختلط.

وأضاف ديريو: "من الضروري إجراء تدريبات منتظمة، على الأقل مرة كل عام، لمناقشة الاستعدادات لمواجهة الأعاصير سواء في المكتب أو في المنازل". "يجب أن يكون لدى كل موظف خطة وجدول زمني لما يجب القيام به للاستعداد لمواجهة عاصفة قوية. كما يمكن للبلديات المحلية توفير متحدثين ضيوف مجانًا للتحدث حول هذا الموضوع".

التواصل أمر بالغ الأهمية 

بعد وصول الإعصار إلى اليابسة مباشرة، غالبًا ما تحدث فيضانات وتلف في خطوط الكهرباء والمنازل والمباني. وقال كوب إن الأولوية هي الاتصال بجميع الموظفين للتأكد من سلامتهم ومعرفة ما إذا كانوا بحاجة إلى المساعدة أو إجازة للتعامل مع الأضرار.

وقالت: "بعد ذلك، من الضروري تزويد جميع الموظفين بمعلومات حول ما يمكن توقعه فيما يتعلق بإعادة فتح المكاتب، وخيارات العمل المشترك، والعمل عن بُعد إذا كانت لديهم خدمة الإنترنت والكهرباء".

هناك احتمال حقيقي بأن تتعطل أبراج شبكات الهاتف الخلوي وخطوط الهاتف واتصالات الإنترنت. ويقترح سورنسون إنشاء مركز — سواء على تطبيق Slack أو شبكة الإنترنت الداخلية للشركة أو Microsoft Teams أو أي منصة أخرى — حيث يمكن للموظفين الاطلاع على آخر المستجدات فور عودة الاتصال.

حماية ممتلكاتك

بالإضافة إلى ضمان سلامة موظفيك وتلقيهم الدعم الذي يحتاجونه، فإن أحد الجوانب الحاسمة الأخرى للاستعداد لمواجهة الأعاصير يتمثل في تجهيز المرفق وتأمين المعدات والأصول والملفات. ويتذكر سورنسون الأضرار التي خلفها إعصار إيرما في جاكسونفيل بولاية فلوريدا عام 2017، حيث أُغلق أطول مبنى في المدينة لأسابيع بسبب الفيضانات الشديدة والأضرار التي لحقت بأنظمة السلامة.

وقال: "كان على الشركات المتضررة من ذلك أن تصعد سلالم مظلمة في أروقة المباني للحصول على خادم وإخراجه، ثم إنشاء مكتب مؤقت لمدة أسابيع أو أشهر". "مع الحوسبة السحابية، أصبح لدينا وصول أكبر، لكن عليك التفكير فيما يتعين عليك فعله فعليًا لحماية ممتلكاتك".