تغير احتياجات الأعمال يفرض متطلبات جديدة على أنظمة الرواتب القديمة

 

شهد قطاع تكنولوجيا الموارد البشرية نهضةً خلال السنوات القليلة الماضية، حيث طرحت الشركات المزودة مجموعة كبيرة من الميزات الحديثة وسهلة الاستخدام المصممة لتلبية الاحتياجات الجديدة للعملاء. ومع ذلك، يمكن القول إن إحدى أهم المنصات غالبًا ما تم تجاهلها في هذا السياق، ألا وهي أنظمة الرواتب.

في العديد من المؤسسات، تعتبر أنظمة الرواتب قديمة وتفتقر إلى القدرات الحديثة اللازمة لتلبية احتياجات الأعمال والامتثال المتغيرة.

كشفت دراسة استقصائية جديدة أجرتها «الرابطة الأمريكية لإدارة الرواتب» (American Payroll Association) وشركة «كرونوس» (Kronos) أن ما يقرب من 30 في المائة من المشاركين في الاستطلاع يستخدمون أنظمة يزيد عمرها عن 10 سنوات، وأن ما يقرب من نصف المؤسسات التي شملها الاستطلاع لا تقوم بتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية في وظائف إدارة الرواتب لديها ولا تقدم تقارير عنها. وتضم الدراسة ردود 1,000 متخصص في إدارة الرواتب من شركات صغيرة ومتوسطة وكبيرة الحجم في مختلف القطاعات.

[منصة مناقشة عبر الإنترنتSHRM : SHRM ]

تكاليف الوضع الراهن

قال الخبراء إن المؤسسات كانت مترددة في تحديث أنظمة الرواتب القديمة لعدة أسباب. وعلى رأس هذه الأسباب الرغبة في تجنب إصلاح ما ليس معطلاً. فمعظم أنظمة الرواتب القديمة هي نماذج محلية تم تخصيصها بدرجة كبيرة من خلال عمليات تكامل متعددة مع أنظمة الموارد البشرية الأخرى. وقد يتردد المتخصصون في شؤون الرواتب في إدخال التغييرات خوفاً من إحداث مشاكل في عملية تعتبر فيها دقة البيانات وموثوقية النظام أمرين بالغين الأهمية.

قالت مولي لومباردي، المؤسِّسة المشاركة والرئيسة التنفيذية لشركة الاستشارات والتحليلات «أبتيتيود ريسيرتش بارتنرز»، التي أجرت مؤخرًا دراسة واسعة النطاق حول سوق إدارة الرواتب العالمي، إن كبرى شركات إدارة الرواتب غالبًا ما تقدم خططًا للعملاء الذين يستخدمون أنظمة قديمة ومثبتة في مقراتهم للانتقال إلى إصدارات أحدث قائمة على السحابة. لكن العديد من المسؤولين عن إدارة الرواتب يترددون في إجراء هذا التغيير بسبب طبيعتهم التي تتجنب المخاطرة. وقالت لومباردي: "تؤثر خدمات الرواتب على كل فرد في المؤسسة، وهناك اعتقاد بأن تغيير النظام يجب أن يكون أقل إزعاجًا قدر الإمكان".

قال الخبراء إن العديد من أنظمة الرواتب الحديثة يمكن أن تساعد أقسام الموارد البشرية على تقديم مستويات محسّنة من الخدمة والدعم الاستراتيجي للمؤسسات. وقد توصلت دراسة لومباردي إلى أن العديد من هذه المنصات توفر خيارات موسعة للخدمة الذاتية يمكن أن تساعد في تعزيز مشاركة الموظفين، بالإضافة إلى أدوات جديدة لإعداد التقارير حسب الطلب، والقدرة على تحقيق تكامل سلس مع أنظمة إدارة الوقت والعمالة. وشملت دراسة شركة «أبتيتيود» 500 مشارك من مختلف القطاعات والشركات بمختلف أحجامها.

قال سام غرينتر، محلل أبحاث أول في شركة «غارتنر» للأبحاث والاستشارات التي تتخذ من ستامفورد بولاية كونيتيكت مقراً لها، والذي نشر مؤخراً دراسة حول حلول إدارة الرواتب المتعددة البلدان، إن عدم تحديث أنظمة الرواتب ينطوي على تكاليف حقيقية. وأضاف غرينتر أن التطبيقات القديمة والمخصصة بشكل مكثف تتطلب موارد نادرة ومكلفة في كثير من الأحيان للتكيف مع متطلبات الامتثال التشريعي المتغيرة ومتطلبات المستخدمين النهائيين المتغيرة.

قال غرينتر: "على الرغم من أنه من الناحية النظرية لا ينبغي أن تتعطل الأنظمة القديمة بسبب تقدمها في العمر، حيث يتعهد الموردون بالاستثمار المستمر في صيانتها أو تحديثها، إلا أن الأمر لا يسير على هذا النحو دائمًا". "فمستويات استثمار الموردين في هذه الأنظمة متفاوتة".

ومن العيوب الأخرى التي تعاني منها أنظمة الرواتب القديمة عدم قدرتها على الامتثال للوائح التنظيمية مثل «اللائحة العامة لحماية البيانات» (GDPR) التي دخلت حيز التنفيذ مؤخرًا. وقالت ستايسي هاريس، نائبة رئيس قسم الأبحاث والتحليلات في شركة «سيرا-سيدار» الاستشارية المتخصصة في تكنولوجيا الموارد البشرية، إن قوانين مماثلة لخصوصية البيانات قد يتم سنها في أنحاء العالم خلال السنوات المقبلة. وتُلزم اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) المؤسسات التي تعمل في الاتحاد الأوروبي أو تمارس أنشطة تجارية فيه بحماية البيانات الشخصية وخصوصية سكان الاتحاد الأوروبي.

قال هاريس: "تحتاج أنظمة الرواتب إلى القدرة على الوصول إلى المعلومات الشخصية للموظفين وحذفها، وهو أمر يصعب تحقيقه دون المساس بالبيانات التاريخية". "وهذا يمثل تحديًا ومخاطرة في أنظمة الرواتب القديمة التي خضعت لتخصيصات مكثفة. فقد تحتوي على بيانات وجداول لا يمكن حذفها أو تشفيرها بسهولة بطريقة تسمح بالاحتفاظ بها لتلبية الاحتياجات طويلة الأجل أو متطلبات الامتثال في العديد من البلدان".

قدرات الأنظمة الجديدة

قامت شركات خدمات الرواتب التي تخدم الشركات الصغيرة والكبيرة على حد سواء بتطوير أنظمة من الجيل التالي تتمتع بمجموعة متنوعة من الإمكانات الجديدة. قال لومباردي إنه من خلال الاستفادة من قوة السحابة وفصل عمليات مثل إعداد تقارير الرواتب عن حسابات الرواتب، تمكن بعض الموردين من تحويل العمليات الدفعية التي كانت تستغرق ساعات لإكمالها إلى عرض في الوقت الفعلي لحالة الرواتب في أي مرحلة من دورة الدفع. تتيح هذه الإمكانية للشركات اعتماد ممارسات مثل الدفع في نفس اليوم للعاملين بالساعة، حسبما قال لومباردي، وهو نهج أثبت فعاليته كأداة للتوظيف والاحتفاظ بالموظفين في بعض الصناعات. 

كما كشفت دراسة "أبتيتيود" حول كشوف المرتبات عن ابتكارات أخرى، بما في ذلك زيادة استخدام تطبيقات الخدمة الذاتية عبر الهاتف المحمول، وبرامج الدردشة الآلية، وأدوات التواصل الاستباقية المصممة لتخفيف العبء الإداري عن كاهل قسم الموارد البشرية وتحسين خدمة العملاء. وقالت هاريس إن الخدمة الذاتية والتركيز الأكبر على تجربة الموظف هما من السمات المميزة لأنظمة الرواتب الحديثة. وأضافت: "لقد شهدنا زيادة كبيرة في اعتماد تكنولوجيا الخدمة الذاتية حتى في الشركات الصغيرة والمتوسطة، حيث أن العديد من أسئلة الموظفين تتعلق بمجال الرواتب. إن المؤسسات تعيد التفكير فعليًا في الشكل الذي يجب أن يكون عليه نموذج مكتب المساعدة في قسم الموارد البشرية".

وقد وجد لومباردي في تقرير شركة «أبتيتيود» أن عدد مزودي خدمات إدارة الرواتب الذين يستهدفون الأسواق الصغيرة والمتوسطة قد نما بسرعة، ويرجع ذلك جزئيًا إلى أن تلك الشركات أصبحت تواجه متطلبات تنظيمية متزايدة كانت في السابق تقتصر على المؤسسات الكبرى فقط. وقال لومباردي إن الجوانب الاقتصادية للمنتجات القائمة على البرمجيات تتيح أيضًا للشركات الصغيرة الاستفادة من تلك التكنولوجيا لتلبية احتياجات الامتثال.

كما أضاف بعض مزودي الخدمة ميزات تسهل تبادل بيانات الرواتب وتحليلها على نطاق الشركة. وتتيح التحليلات والتقارير المتاحة عند الطلب لإدارات مثل العمليات والمالية الاستفادة من بيانات الرواتب عند اتخاذ القرارات التجارية، وتحسين فهم تكاليف العمالة. وقال هاريس: "كانت فكرة توليد بيانات في الوقت الفعلي من أنظمة الرواتب أمراً لم يُسمع به من قبل".

كما أن مدى فعالية تكامل نظام الرواتب مع الأنظمة الأخرى يمكن أن يؤثر بدوره على القدرة على توظيف المواهب والاحتفاظ بها. وقال لومباردي إن العروض مثل سداد قروض الطلاب، والاستثمارات التقاعدية، وحتى خدمات رعاية الحيوانات الأليفة تتطلب عددًا لا يحصى من الخصومات من الرواتب، وبالتالي تتطلب مرونة النظام وقابليته للتشغيل البيني. وقد احتل التكامل مع مزودي الخدمات الخارجيين الذين يتولون تحصيل الخصومات من الرواتب المرتبة الثالثة ضمن أهم معايير اختيار المزودين في استطلاع «أبتيتيود»، حيث لم يتفوق عليه سوى التكلفة والتحديثات الضريبية التلقائية.

ديف زيلينسكي كاتب ومحرر مستقل متخصص في مجال الأعمال في مينيابوليس.