تقنية الامتثال تحدث ثورة في نهج الموارد البشرية تجاه التغييرات القانونية

البقاء على اطلاع على التغييرات القانونية والتنظيمية يمثل تحديًا دائمًا لأصحاب العمل، ولكن التكنولوجيا يمكن أن تكون عونًا كبيرًا في هذا الصدد، حيث تتيح مراقبة التغييرات في قوانين العمل والتوظيف بشكل استباقي وتوفر وقتًا كبيرًا لقسم الموارد البشرية والمستشارين القانونيين الداخليين.

التقت SHRM بجوسلين كينغ، SHRM والرئيسة التنفيذية ومؤسسة شركة VirgilHR، وهي منصة تقدم البرمجيات كخدمة (SaaS) تساعد المتخصصين في الموارد البشرية على التعامل مع المشهد القانوني المعقد من خلال توفير إرشادات آلية بشأن قوانين العمل والتوظيف، لمناقشة كيف يمكن لتكنولوجيا الامتثال أن تساعد قسم الموارد البشرية، وكيف تكمل الأنظمة الأساسية للموارد البشرية، وما هي مجالات الامتثال التي تشكل حالياً مصدر القلق الأكبر لممارسي الموارد البشرية.

جوسلين كينغ، SHRM

SHRM : كيف يمكن للتكنولوجيا أن تساعد فرق الموارد البشرية على مواكبة التغييرات التشريعية والتنظيمية وضمان الامتثال لها؟

كينغ: يجب أن تركز إدارة الموارد البشرية على الأتمتة والمبادرة عند تقييم الحلول التكنولوجية التي تساعد في الامتثال للقوانين. اليوم، يستخدم الكثيرون في إدارة الموارد البشرية قاعدة بيانات أحد الموردين للبحث أو يكتفون بالبحث على جوجل. إنها عملية يدوية للغاية وتستغرق وقتًا طويلاً، مع وجود مخاطر عالية لوقوع الأخطاء. يأمل الكثيرون أنهم يفعلون الشيء الصحيح ويأملون ألا يتعرضوا للمقاضاة. من الصعب على أي شخص تتبع مئات القوانين التي قد تنطبق على القوى العاملة لديك. ما لم تكن على اطلاع دائم وتفهم تعقيدات جميع القوانين الفيدرالية والولائية والمحلية وكيفية تفاعلها مع بعضها البعض، فإن الأمر يصبح مربكًا للغاية ومربكًا. عندما كنت أعمل في قسم الموارد البشرية، كنت أتلقى SHRM حول القوانين الجديدة وأتتبع كل شيء في جدول بيانات Excel. لم يكن ذلك قابلاً للتطوير على الإطلاق.

يجب أن ترشدك التكنولوجيا إلى ما عليك فعله دون الحاجة إلى التفكير في الأمر. يجب أن يتكامل الحل مع نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) أو مزود خدمات الرواتب الخاص بك، وأن يتتبع ما يفعله مستخدم الموارد البشرية في النظام. إذا كان الموظف يراجع طلب إجازة أو يقوم بإجراء إنهاء خدمة، يمكن لأداة مثل أداةنا استخراج المعلومات المتعلقة بهذا الموظف من نظامك؛ وتحليل قوانين العمل الفيدرالية والولائية والمحلية السارية؛ ثم تقديم إرشادات توجيهية لقسم الموارد البشرية لضمان الامتثال.

ستقدم لك التكنولوجيا الآلية جميع المعلومات التي تحتاجها في الوقت الفعلي، وستخفف عنك عبء العمل، وتحد من المخاطر، وتسيطر على التكاليف القانونية، وتتيح لك التركيز على استراتيجيات الموارد البشرية.

سأضرب لكم مثالاً. قامت ولاية كونيتيكت بتوسيع نطاق قانون الإجازة المرضية المدفوعة الأجر، والذي سيدخل حيز التنفيذ في 1 يناير 2025. يتعين على أصحاب العمل الذين لديهم موظفين في تلك الولاية تحديث سياسة الإجازة المرضية المدفوعة الأجر وتقديم إشعار كتابي للموظفين، بالإضافة إلى وضع ملصق محدد في مكان العمل. يقوم VirgilHR بهذه الأمور تلقائيًا ويرسل لك إشعارًا لإعلامك بذلك. لم تعد بحاجة إلى التفكير في الأمر بعد الآن. هذه هي قوة الأتمتة.

SHRM : ما الذي يجعل المنصة المتخصصة في الامتثال خيارًا أكثر جاذبية لمتخصصي الموارد البشرية مقارنة بمجرد استخدام الميزات المتوفرة في العديد من أنظمة تكنولوجيا إدارة الموارد البشرية؟

كينغ: تتميز أنظمة معلومات الموارد البشرية الكبيرة بميزات رائعة، ويجب عليك الاستفادة منها. ومع ذلك، فإن هذه الأنظمة لا تغطي دورة حياة الموظف بالكامل. فعلى سبيل المثال، قد لا يوفر لك مزود خدمات الرواتب الذي يضمن التزامك بضرائب الرواتب الإرشادات اللازمة للحفاظ على الامتثال عند إنهاء خدمة موظف في ولاية كاليفورنيا. أو قد تستخدم نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) لتكوين طريقة حساب إجازة المرض يدويًا في ولاية معينة. وهذا أسلوب تفاعلي وعرضة للخطأ. وكمثال آخر، إذا رفعت مدينة نيويورك الحد الأدنى للأجور، فلن يقوم نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) الخاص بك بإجراء هذه التغييرات تلقائيًا. سيتعين عليك الدخول يدويًا وإجراء التغييرات بنفسك لموظفيك في مدينة نيويورك.

يقوم برنامجنا بتحديد الموظفين المعنيين الذين تأثروا بتعديل القانون ويُعلمك بضرورة إجراء التغييرات اللازمة. أو يمكنك تخصيص هذه التقنية لإجراء التغييرات تلقائيًا.

إذا كان لديك أداة قادرة على استكمال ما يقوم به نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)، بحيث تغطي دورة حياة الموظف بالكامل، وتكون استباقية بدلاً من رد الفعل، فأنت على الطريق الصحيح نحو النجاح.

SHRM : ما هي مجالات الامتثال التي يطلب العملاء المساعدة بشأنها أكثر من غيرها في الوقت الحالي؟

كينغ: الإجازات هي موضوع ساخن. الجميع بحاجة إلى المساعدة في شؤون الإجازات — ليس فقط لأنها معقدة للغاية، بل لأننا نشهد ظهور قوانين جديدة بشأن الإجازات أو تعديلات على القوانين الحالية في كل مكان. وهناك مجال آخر وهو إنهاء الخدمة، لا سيما فيما يتعلق بما يشكل الأجر النهائي وموعد دفعه. تختلف القوانين من ولاية إلى أخرى، كما أن الظروف المحيطة لها دور مهم. على سبيل المثال، إذا كان الموظف في مقاطعة كولومبيا يتعامل مع أي شؤون مالية للشركة، فلديك أربعة أيام بعد إنهاء الخدمة قبل أن تضطر إلى دفع الأجور النهائية للسماح بإجراء محاسبة للتأكد من دقة حسابات الموظف. خلاف ذلك، إذا كان إنهاء الخدمة غير طوعي، فيجب عليك دفع الأجر النهائي في يوم العمل التالي لإنهاء الخدمة. أصبح تصنيف الموظفين مجالًا آخر مهمًا لأن القوانين تتغير باستمرار فيما يتعلق بالموظفين المعفيين أو غير المعفيين والموظفين مقابل المتعاقدين المستقلين.