هل دليل الموظفين الخاص بشركتك طويل ومليء بالكلمات؟

عادةً ما يُطلب من الموظفين الجدد التوقيع على نموذج إقرار يفيد بأنهم «قد قرأوا وفهموا» دليل الموظفين الخاص بشركتهم. لكن مثل هذه الوثائق غالبًا ما تحتوي على قدر من التفاصيل قد يربك الموظف الجديد.

طُرح هذا الموضوع مؤخرًا على أعضاء «لجنة الخبراء المتخصصين في علاقات الموظفين» التابعة لجمعية إدارة الموارد البشرية، كما عُرض على المتخصصين في مجال الموارد البشرية على موقع التواصل المهني «لينكدإن». التحدي: كتابة دليل الموظف باستخدام 25 كلمة أو أقل.

ورغم تنوع الإجابات، إلا أنها تضمنت عددًا من الموضوعات المشتركة التي تشير إلى التوجيهات الموجهة للأطفال في مرحلة الطفولة المبكرة، مثل: اعمل بجد وكن لطيفًا مع الناس.

على سبيل المثال، قالت أماندا هاداواي، مديرة الموارد البشرية والتسويق في شركة «فولكومر إيكويبمنت كورب» بمدينة فريدريك بولاية ماريلاند: «كن موظفًا مسؤولًا من خلال الحضور إلى العمل، والاجتهاد في العمل، واستخدام الحس السليم، والتصرف بطريقة قانونية وفعالة. وإذا راودتك الشكوك، فاستشر مديرك».

وقالت جينيلي ديل، مسؤولة الموارد البشرية في شركة الاستثمار الكاليفورنية «بايلارد» (Bailard, Inc.): «استخدموا حكمتكم وتجاوزوا أعلى المعايير. وعززوا الحماس والموثوقية والتواصل والإيجابية والصدق».

وقد استخدمت عضوة اللجنة تشانا سي. أندرسون، الحاصلة على شهادتي SPHR-CA وCCP، ومديرة الموارد البشرية في مؤسسة «البيت اليهودي» بسان فرانسيسكو، بضع كلمات إضافية للتأكيد على العواقب التي يواجهها الموظفون في حال عدم التزامهم بالقواعد: «ابذلوا قصارى جهدكم، وكونوا صادقين، وعاملوا بعضكم البعض والشركة باحترام. افعلوا ذلك وسنعيش جميعًا في وئام! أما إذا لم تفعلوا، فسيكون عليكم البحث عن وظيفة أخرى».

أما زميلتها في اللجنة، فيكي ك. كون، الحاصلة على شهادة PHR-CA ومديرة الموارد البشرية في شركة «فوجيت إنتربرايزز» التي تدير مطاعم الوجبات السريعة مثل «بيتزا هت» و«تاكو بيل»، فقد صاغت دليلاً مصغراً خاصاً بموظفي المطاعم، جاء فيه: «نحن هنا لإدارة مطاعم جيدة، لذا حافظوا على النظافة، وكونوا مهذبين، ولا تسرقوا. طبقوا القاعدة الذهبية والحس السليم، ولا تلمسوا الآخرين».

وأكد بعض المشاركين في النقاش على منصة لينكدإن على أهمية المسؤولية الشخصية، وقدموا نصائح مثل «افعل الصواب» و«ابذل قصارى جهدك للاستمتاع بالحياة».

أدرج بوب موسبي، مدير الحسابات الاستراتيجية في شركة خدمات التوظيف «جونسون سيرفيس جروب» (Johnson Service Group Inc.)، قائمة بالأولويات في تقريره؛ حيث قال SHRM »: «أنت الرئيس والمدير التنفيذي لأدائك الوظيفي. وصيغة النجاح هي: العملاء أولاً، ثم الشركة والزملاء ثانيًا، ثم الذات ثالثًا. ابذل دائمًا قصارى جهدك من أجل الآخرين».

كما قدم إليوت إيشلوف، وهو خبير في تكنولوجيا المعلومات يعمل في مؤسسة رعاية صحية مقرها ولاية كارولينا الجنوبية، وجهة نظر الموظف حول دليل مثالي من 25 كلمة: «كن صادقًا. كن أخلاقيًا. تبنَّ المسؤولية. تقبَّل المسؤولية. شارك المعرفة. فكر بطريقة مختلفة. اعملوا معًا. كن محترفًا».

ابقِ الأمر بسيطًا

قد لا تكفي خمس وعشرون كلمة لتوضيح كل ما تريد المؤسسة أن يعرفه موظفوها، لكن خبراء الموارد البشرية أكدوا أن البساطة هي الأفضل.

قالت فيليس هارتمان، الحاصلة على شهادة SPHR ورئيسة شركة PGHR Consulting, Inc. المتخصصة في الموارد البشرية في بيتسبرغ، إن دليل الموظفين يجب ألا يتجاوز الحجم اللازم لتوضيح التوقعات بوضوح. وصرحت SHRM قائلة: «يمكن وضع سياسات تفصيلية وتزويدها لمن يرغب فيها أو يحتاج إليها. ففي عالمنا الحالي الذي يتسم بالتغير السريع والمستمر، قد يؤدي الإفراط في الكتابة إلى إحباط الموظفين والشركات!»

قالت دون م. آدامز، الحاصلة على شهادة PHR، ومالكة شركة الاستشارات HResults التي تتخذ من هارتلاند بولاية ويسكونسن مقراً لها، والعضوة في لجنة علاقات الموظفين SHRM، إن كتيبات الموظفين يجب أن تكون «قوية بما يكفي لوضع القواعد، ولكن واسعة بما يكفي حتى لا تقيد المديرين بإجراء واحد محدد».

ووافقه الرأي ديفيد ج. كوسترز، SPHR، مدير الموارد البشرية وعضو SHRM . وقال: «في حين أن القيام بالأمور بالطريقة الصحيحة أمر مهم، إلا أن الأهم بالنسبة للشركة هو القيام بالشيء الصحيح وفقًا للظروف السائدة». «فالدليل هو بمثابة إرشادات تمنح المدير المرونة اللازمة لاتخاذ الإجراء الصحيح في موقف معين استنادًا إلى الحقائق».

وأضافت زميلتها في اللجنة دارلين ج. بورتر، الحاصلة على شهادة SPHR، والمديرة الأولى لقسم إدارة المواهب/علاقات الموظفين في شركة AFLAC بمدينة كولومبوس بولاية جورجيا، أن السياسات والأدلة الإرشادية يجب أن تكون «بسيطة بقدر ما تسمح به ثقافة الشركة وعقلية الموظفين».

يقدم كتيبها الصغير للموظفين إجابة على السؤال «ما الذي سأستفيد منه؟»: «العمل هو شراكة. إذا أديت عملك بأفضل ما لديك، فستشاركك الشركة ثمار النجاح المشترك».

قالت باتي ديغ، مستشارة إدارية ومتحدثة ومؤلفة من آشفيل بولاية كارولينا الشمالية: «إن السياسات والإجراءات المفرطة في مجال الموارد البشرية لا تؤدي إلا إلى تمكين الأفراد من التخلي عن مسؤولياتهم الشخصية، وتمنعهم من التعبير عن إنسانيتهم الكاملة في مكان العمل». وما هي رسالتها للموظفين؟ «كونوا أكثر لطفًا مما هو ضروري. قولوا الحقيقة في وجه السلطة. ابتكروا أفضل وظيفة لكم. احترموا أصول الشركة. كونوا أسياد أنفسكم. تعلموا من أخطائكم».

لماذا نادراً ما تكون الكتيبات بسيطة

على الرغم من أن فكرة إصدار دليل من 25 كلمة قد تبدو جذابة لأصحاب العمل — والموظفين على حد سواء — إلا أن قوانين العمل غالبًا ما تنص على متطلبات تجعل من تحقيق هذا الإيجاز تحديًا.

قالت ديفورا ل. ليندمان، المستشارة القانونية الأولى في مكتب المحاماة «غرينوالد دوهرتي» (Greenwald Doherty LLP) الذي يمثل الجهة الإدارية في نيويورك، لموقع SHRM »: «يمكن أن تنطوي كل سياسة واردة في دليل الموظفين على آثار قانونية. فحتى مع وجود عبارة مناسبة تنص على أن «الدليل ليس عقدًا»، يجب ألا تُصاغ السياسات على أنها ضمانات، ولا ينبغي تقديم أي مزايا دون أن يتمتع صاحب العمل بالمرونة اللازمة لتغييرها».

وقالت: «في الولايات المتحدة، تنطوي بعض السياسات على آثار قانونية أكثر تحديدًا من غيرها، مثل "سياسات التمييز والتحرش، وقانون الإجازة العائلية والطبية وسياسات الإجازات الأخرى، وسياسات استخدام أجهزة الكمبيوتر والهواتف (التي ينبغي أن تتضمن إخلاء مسؤولية صريحًا بشأن الخصوصية وإشارة إلى احتمال المراقبة)، وسياسات وسائل التواصل الاجتماعي/التدوين».

قال ليندمان: «تعد بيانات التوظيف حسب الرغبة أمرًا أساسيًا، مع الأخذ في الاعتبار أن متطلبات الولايات مثل كاليفورنيا تختلف من ولاية إلى أخرى». «وبناءً على قوانين الولاية، يُشترط أن تكون بعض سياسات الأجور وساعات العمل، وكذلك السياسات المتعلقة بالمزايا مثل الإجازة السنوية والإجازة المرضية، مكتوبةً».

قال كوهن إن وجود قدر معين من التفاصيل أمر ضروري. «لأنني أرغب في الحفاظ على معدلات البطالة عند أدنى مستوى ممكن كجزء من تكاليف الرواتب، أضطر أحيانًا إلى أن أكون شديد الانتقائية — إلى حد الجنون — [بشأن] ما يتضمنه دليل الموظفين».

أقر أندرسون بأن هناك بعض السياسات التي تتطلب تفاصيل مستفيضة، لكنه اقترح نهجاً وسطاً قائلاً: «اجعل معظمها بسيطاً [و] سهل الفهم للموظفين، وامنح المؤسسات مرونة/سلطة تقديرية في معظم السياسات».

قال ليندمان: «تُعد الكتيبات بمثابة سيف ودرع في آن واحد لأصحاب العمل – ولكن فقط إذا تمت صياغتها بشكل سليم». «يجب أن يراجع أي كتيب مستشار قانوني على دراية بالقوانين المحلية لضمان أن يوفر الكتيب لأصحاب العمل الحماية التي يحتاجون إليها».

ومع ذلك، قالت ليندمان إنه لو كان بإمكانها صياغة دليل من 25 كلمة، لكان نصه على النحو التالي: «تصرف وكأنك ترغب في البقاء هنا. أدِ عملك على أكمل وجه لتحصل على مكافأة. إذا فشلت، فستُطرد. تصرف بلطف. لا تسبب أي ضرر».

الحصول على موافقة الموظفين

بغض النظر عما إذا كان دليل الموظفين الخاص بمؤسسة معينة مفصلاً أم موجزاً، فإنه عادةً ما يكون مصحوباً بنموذج إقرار يُتوقع من الموظفين — الجدد والقدامى — التوقيع عليه. وبالإضافة إلى الإشارة إلى أن الدليل ليس عقداً، وأنه قابل للتغيير ولا يوفر أي ضمان لاستمرار التوظيف، فإن معظم النماذج تطلب من الموظفين التأكيد على أنهم «قد قرأوا وفهموا» محتويات الدليل.

ولكن اعتمادًا على توقيت توزيع الكتيب والنموذج، قد لا تكون الفرصة قد أتيحت للموظف لقراءتهما. ولهذا السبب أو لأسباب أخرى، قد يتردد الموظف في التوقيع على النموذج.

ولهذا السبب قالت ليندمان إن نماذج الإقرار الخاصة بدليل الموظفين يجب أن تشترط على الموظفين تأكيد استلامهم للدليل، وأنهم سيقرؤونه، وأنهم يدركون مسؤوليتهم عن فهم محتوياته والالتزام بها. وقالت: «ينبغي توزيع هذه النماذج خلال الأيام القليلة الأولى من عمل الموظف»، بعد إتاحة الفرصة له لقراءة الدليل بالكامل.

ووافقت بورتر على ذلك، قائلة إن منظمتها تستخدم نموذج إقرار استلام الدليل لتأكيد استلام الموظف للوثيقة، وإن السياسات والإجراءات تسري سواء وقع الموظف على النموذج أم لا.

يتبع النموذج الذي تستخدمه منظمة أندرسون نهجًا مشابهًا، ويورد في جزء منه ما يلي: «أفهم وأوافق على أنه من مسؤوليتي قراءة أحكام دليل الموظفين والاطلاع عليها، والالتزام بالقواعد والسياسات والمعايير المنصوص عليها في دليل الموظفين».

ووفقًا لأدامز، ينبغي أن يُمنح الموظفون فترة زمنية معقولة لقراءة الدليل. ويشير النموذج الذي تستخدمه منظمتها إلى ما يلي: «أدرك أنه من مسؤوليتي قراءة محتويات الدليل وفهمها في غضون سبعة أيام تقويمية من تاريخ تعييني. وإذا كانت لدي أي أسئلة أو مخاوف بشأن محتوياته أو أي مسائل أخرى تتعلق بعمل، فإنه من مسؤوليتي طرحها».

لكن بعض الموظفين، سواء كانوا جددًا في المؤسسة أم لا، يرفضون التوقيع على هذا النموذج.

"إذا رفض أحد الموظفين التوقيع على إقرار استلام سياسات الشركة، لا سيما إذا كان موظفًا جديدًا، فإن هذا التصرف يدل على أن الموظف يعتبر نفسه فوق قوانين الشركة"، كما صرحت فرانسيس أومالي-ساكسون من شركة FOS Consulting LLC في ليك أوريون، ميشيغان، SHRM . "حتى لو كان لديك توقيعات شهود على رفض التوقيع هذا، فإن السماح له بعدم التوقيع يعني أنك ترسل رسالة مفادها أن الموظف في وضع أقوى لإدارتك؛ وليس العكس."

وأشارت أندرسون قائلة: «لم يسبق أن رفض أي موظف التوقيع». لكنها أضافت أنها لو واجهت مثل هذه الحالة، فسترد بتذكير الموظف بأنه لا يزال مسؤولاً عن الالتزام بالسياسات الواردة في الدليل، وستدون ملاحظة في ملف الموظف تفيد برفضه التوقيع، مع الإشارة إلى أنه تم إطلاعه على هذه السياسات.

قالت كوهن إن موظفيها يجب أن يقروا بأنهم قرأوا الدليل ويوافقوا على الالتزام به: «إذا رفضوا التوقيع على الإقرار، فلن يعملوا لدينا».

ريبيكا ر. هاستينغز، SPHR، هي محررة/مديرة على الإنترنت في SHRM.

مقالات ذات صلة

• بعض السياسات تضر أكثر مما تنفع، SHRM : علاقات الموظفين - الانضباط، 24 يونيو 2009
• أسلوب أكثر بساطة في إعداد الكتيبات الإرشادية، مجلة الموارد البشرية، مايو 2009
• كتيبات الموظفين: كل كلمة لها أهميتها، أخبار الموارد البشرية، 27 يونيو 2008

هل أنت مهتم بهذا الموضوع؟

تعرف على المزيد في جلسات المؤتمر والمعرض السنوي SHRM الذي سيُعقد في أواخر يونيو 2010 في سان دييغو:

• كتيبات الموظفين: جعل كل كلمة لها قيمتها
• ستحب العمل هنا! قوة الأداء التي توفرها ثقافة مكان العمل
• الناس هم جوهر عملك

تعرف على المزيد عن هذا الحدث