متى يجب على أرباب العمل سداد نفقات الموظفين العاملين عن بُعد؟

عندما اندلعت جائحة كوفيد-19، بدأ العديد من الموظفين بأجر في جميع أنحاء العالم العمل عن بُعد من منازلهم. وبعد مرور عدة أشهر، لا يزال الغالبية يعملون من المنزل، وقد يستمر هذا الوضع حتى أواخر العام المقبل، إن لم يكن بشكل دائم.

في حين أن أرباب العمل عادةً ما يوفرون مجموعة من اللوازم المكتبية للعاملين عن بُعد، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر المحمولة ولوحات المفاتيح والطابعات، غالبًا ما يتحمل الموظفون تكاليف نفقات إضافية.

في هولندا، خلص المعهد الوطني لمعلومات الشؤون المالية الأسرية إلى أن متوسط نفقات مكان العمل يبلغ يوروين (2.40 دولار) لكل موظف في اليوم، وفقًا لوكالة رويترز. ومنذ ذلك الحين، استندت السلطات الهولندية إلى هذه الدراسة لمنح الموظفين الحكوميين مكافأة قدرها 363 يورو (429 دولارًا) في ظل جائحة كوفيد-19، وذلك لتغطية تكاليف بعض الخدمات التي كانوا يحصلون عليها مجانًا في المكتب في الأحوال العادية، مثل القهوة والشاي وورق التواليت والاتصال بالإنترنت والمرافق المستخدمة خلال ساعات العمل.

هل ينبغي أن تحذو أماكن العمل في الولايات المتحدة حذوها؟ وهل هي ملزمة قانونًا بذلك؟ إذا كنت تفكر في سداد نفقات الموظفين العاملين من المنزل، فمن المفيد أولاً أن تتعرف على القوانين.

القوانين الفيدرالية وقوانين الولايات

ينص القانون الفيدرالي على أن أرباب العمل ملزمون بتعويض الموظفين عن النفقات المتعلقة بالعمل فقط عندما تؤدي هذه النفقات إلى انخفاض دخل الموظف إلى ما دون الحد الأدنى للأجور. ونظرًا لانتشار العمل عن بُعد حاليًا، سيتعين على أرباب العمل التأكد من أن الموظفين الذين يتقاضون رواتب قريبة من الحد الأدنى للأجور لا ينفقون مبالغ كبيرة على النفقات بحيث ينخفض راتبهم إلى مستوى منخفض جدًا.

هناك عدة ولايات تُلزم أرباب العمل بتعويض الموظفين عن جميع النفقات الضرورية المتعلقة بالعمل، ومن بينها كاليفورنيا وإيلينوي وأيوا وماساتشوستس ومونتانا ونيويورك ومقاطعة كولومبيا (لمزيد من المعلومات، انظر أداة مقارنة القوانين بين الولاياتSHRM). وتشمل بعض النفقات الشائعة المتعلقة بالعمل عن بُعد التي قد تغطيها قوانين الولايات خدمات الإنترنت ورسوم الهواتف المحمولة، واللوازم المكتبية والمعدات الأخرى، وأي خدمات مدفوعة الأجر لازمة لأداء العمل.

قال روبن صامويل، الشريك في مجموعة ممارسات العمل بشركة بيكر ماكينزي في لوس أنجلوس، إنه حتى لو كانت شركتك تقع في ولاية لا توجد بها قوانين تتعلق بتعويض النفقات، فمن الأفضل أن تقوم بالتعويض على أي حال.

وقال: "من الممارسات الجيدة تعويض الموظفين عن النفقات التي يتكبدونها لأداء عملهم، حتى لو لم يكن ذلك مطلوبًا بموجب القانون، لأن هذا هو التصرف المنصف". "فهذا يعزز معنويات الموظفين ويؤدي عمومًا إلى تحسين الأداء، حيث لا يضطر الموظفون إلى البحث عن طرق لتجنب تكبد نفقات من شأنها أن تتيح لهم العمل بكفاءة أكبر".

ورغم أن معظم الولايات لا توجد بها قوانين تنص على سداد التكاليف، إلا أن «الأمر متروك لصاحب العمل ليفعل الصواب»، حسبما قالت لورا هاندريك، المتخصصة في شؤون الموارد البشرية في شركة «تشوزينغ ثيرابي» (Choosing Therapy) في بروكلين، نيويورك. وأوضحت أن العديد من أصحاب العمل يحققون وفورات في النفقات العامة للمكاتب، مثل صيانة المرافق والكهرباء، أثناء عمل الموظفين من المنزل.

"إذا لم يعوضوا الموظفين عن هذه التكاليف، فسيكون الأمر كما لو أن الموظفين قد خضعوا لتخفيض في رواتبهم. فهم يحصلون على نفس الأجور، لكنهم أصبحوا الآن مضطرين إلى دفع تكاليف خدمة الإنترنت والهاتف، أو ربما شراء شاشة إضافية أو جهاز كمبيوتر محمول احتياطي [للاحتياط] أيضًا"، قالت.

قال مايكل تراست، SHRM مدير الموارد البشرية في شركة «سونجيفيتي» بمدينة تيميكولا، إنه في ولاية كاليفورنيا، التي خضعت لإجراءات إغلاق شاملة إلى حد كبير، يجب سداد جميع النفقات التي «تكبدها» الموظف نيابة عن صاحب العمل، سواء كانت مصرح بها أم لا.

وقالت شركة «تراست» إن معظم أرباب العمل، بما في ذلك شركة «سونجيفيتي»، يقومون بتعويض نفقات الهاتف المحمول والإنترنت على أساس نسبي. وقال: "إذا كانت فاتورة الإنترنت للموظف 90 دولارًا شهريًا [لاستخدام الإنترنت فقط، وليس التلفزيون أو جهاز تسجيل الفيديو الرقمي أو الهاتف، إلخ]، وحسبنا أن ثلث اليوم يتعلق بالعمل، فسنقرب المبلغ إلى 30 دولارًا شهريًا". "وإذا كان ذلك غير كافٍ لتغطية التكلفة الكاملة، وكان بإمكان الموظف إثبات ذلك، فيمكننا تعويضه بمعدل أعلى".

وقال تراست إن شركة «سونجيفيتي» دأبت دائمًا على تعويض الموظفين عن بعض النفقات، وإذا كانت هناك حاجة إلى معدات أو لوازم مكتبية للعمل من المنزل، يتم توفيرها للموظف أو تعويضه عن قيمتها بعد الحصول على موافقة مسبقة على هذه النفقات.

وقال صامويل إن التعويض في كاليفورنيا قد يشمل أيضًا استخدام سيارة الموظف لأغراض العمل، ولكنه لا يشمل النفقات التي يتكبدها الموظفون في الظروف العادية.

وقال: "أشار بعض محامي المدعين إلى أن أرباب العمل يتحملون أيضًا، في بيئة العمل الحالية، التزامًا بتعويض الموظفين عن النفقات العامة، مثل فواتير المرافق العامة والإيجار أو الرهن العقاري وتكلفة الأثاث. ومن غير المرجح أن تنجح هذه المطالبات".

قال روبرت لويس، مدير الموارد البشرية في شركة «بيك أكسيس سولوشنز» بمدينة بلانت سيتي بولاية فلوريدا، إنه قبل الجائحة، كانت شركته تزود موظفي المكاتب بالمستلزمات الضرورية، أما أي شيء للاستخدام المنزلي فكان يتحمله الموظف من جيبه الخاص. وأضاف أنه نظرًا لأن معظم موظفيه يعملون الآن من المنزل، فإن الشركة ستقوم بتعويضهم عن أي شيء يتعلق بأداء العمل ومسؤوليات القسم، طالما كان ذلك في حدود المعقول. ويشمل ذلك خدمة الإنترنت والطابعات واللوازم المكتبية والحبر والبرامج، ولكنهم وافقوا أيضًا على أجهزة الكمبيوتر المحمولة واللوحات البيضاء وأجهزة iPad في حالات محددة.

ألغى «قانون التخفيضات الضريبية والوظائف»، الذي تم إقراره في ديسمبر 2017، الخصم الضريبي الفيدرالي على الدخل بالنسبة لمعظم نفقات الموظفين غير المسددة عن الأعوام من 2018 حتى 2025. وقال لويس: «نظرًا لأن جميع موظفينا مسجلون في نموذج W2، فإننا نفضل توخي الحذر بموجب القوانين الضريبية التي تسمح بالخصومات الضريبية للشركات». "إذا كان بإمكاننا إدراجها في المصروفات، فإننا نعتقد أنه يجب علينا قانونًا السماح بذلك نظرًا لأن قانون الضرائب لم يعد يدعم خصومات الموظفين".

حماية الشركة والموظفين

يجب أن يكون لدى أرباب العمل سياسة مكتوبة تحدد جميع إجراءات سداد النفقات. وإذا كان أرباب العمل يوظفون موظفين في ولايات متعددة، فيمكنهم تعديل سياساتهم وفقًا لذلك أو ببساطة وضع سياسة واحدة سخية تنطبق على الجميع. وقال صموئيل إن أفضل طريقة لتجنب المشاكل هي وضع سياسة مكتوبة "تصف عملية سداد النفقات التي تتضمن ضوابط وتوازنات، مثل الموافقة المسبقة على النفقات التي تتجاوز حدًا معينًا، وعملية التحقق من سداد النفقات المتكبدة، والمواعيد النهائية لتقديم الطلبات. ومن الممارسات الجيدة أن يُطلب من الموظفين الذين ينتهي عملهم تقديم طلبات سداد النفقات في الوقت المناسب، مع إخبارهم بأن الطلبات المتأخرة من المرجح أن تُرفض."

قال لويس إنه طبق سياسة مكتوبة تنص على أن أي شيء تم تحميله على الحساب "يخضع للإعادة عند انتهاء الخدمة، و[قمنا بوضع] ملحق ينص على إمكانية خصم المبلغ من الراتب في حالة عدم إعادة أي مصروفات غير قابلة للاستهلاك".

في شركة «سونجيفيتي»، قال «ترست» إنهم اعتمدوا سياسة عملية بشأن نفقات العمل من المنزل. وأضاف: «تكلفة السداد الجزئية لا تُذكر مقارنةً بتكلفة الخوض في نزاع قضائي حول هذا النوع من القضايا. ما عليك سوى سداد النفقات على أساس معقول وقانوني». وأكّد «ترست» على أهمية عدم استغلال هذه المسألة لإجبار الموظفين على العودة إلى المكتب قبل الأوان، لأن ذلك سيؤثر سلبًا على معنويات الموظفين.

وقال: "في النهاية، قد تجد أنه بإمكانك السماح لمعظم موظفيك بالعمل عن بُعد، ورغم أن هذه التكاليف تتراكم، فمن المرجح أنها تظل أقل من تكاليف العقارات والمرافق اللازمة لتوظيف الموظفين في المكتب". "من الواضح أن بعض الموظفين يحتاجون إلى التواجد في المكتب. لكن بالنسبة لأولئك الذين لا يحتاجون إلى ذلك، أو الذين لا يحتاجون إليه يوميًا، فإن هذا يعد بديلاً جيدًا".

كايلي أورا لوبيل كاتبة مستقلة في لوس أنجلوس.