إجراء المحادثات الصعبة حول التسريح من العمل

​تصدرت الأخبار مؤخرًا أنباء عن عمليات تخفيضات هائلة في عدد الموظفين من قبل شركات التكنولوجيا والمالية التي تتخذ من الولايات المتحدة مقرًا لها. ولكن في حين أن عمليات التسريح الجماعي تحتل عناوين الأخبار، فإن المؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم تواجه هي الأخرى قرارات بتقليص حجمها. 

صفحة الموارد المميزة

العمل في ظل اقتصاد غير مستقر

قالت سيرينا زيسكرويت، المديرة التنفيذية للموارد البشرية بدوام جزئي في شركة "مايتي وان هولدينغ" (Mighty One Holding LLC): "يعد تسريح الموظفين من أصعب الأمور، لكنه غالبًا ما يكون ضروريًا لتحسين الكفاءة التشغيلية، وبالتالي إتاحة المزيد من الفرص للشركة". وكانت قد قادت في منصبها السابق عملية لتخفيض القوة العاملة بنسبة 25 في المائة.

غالبًا ما يتعين على قسم الموارد البشرية إخطار الموظفين بفصلهم عن العمل، وهي محادثة لا يتطلع إليها أحد. قلة من الناس يحبون فكرة خوض محادثات صعبة. فوفقًالدراسة أجرتها BRAVELY عام 2019، يتجنب معظم الموظفين (70 في المائة) المحادثات الصعبة في مكان العمل. وكان من بين المشاركين في الاستطلاع مديرون أفادوا بأنهم يتجنبون المحادثات الصعبة مع مرؤوسيهم المباشرين، وذلك في قضايا أخرى غير مسألة الفصل عن العمل.

قالت باولا هيلر، وهي مديرة تنفيذية سابقة في مجال الموارد البشرية تحولت إلى رائدة أعمال في شمال ولاية نيويورك: "من الطبيعي والإنساني أن يشعر المرء بالتردد أو الحرج عند خوض محادثات صعبة". وقد قادت هيلر عملية تخفيض عدد الموظفين بنحو 500 موظف، أي ما يقارب كامل القوة العاملة، في المنتجع الصحي الذي كانت تعمل فيه خلال ذروة جائحة كوفيد-19.

قال هيلر: "إن إدراكك أنك ستؤثر على شخص ما وعلى أسرته وعلى الموظفين داخل الشركة يزيد من صعوبة الأمر". "بالإضافة إلى ذلك، فأنت لا تعرف كيف سيكون رد فعل الموظفين".

إن معاملة الموظف الذي يتلقى الرسالة باحترام وكرامة أمر بالغ الأهمية. في المرة القادمة التي تضطر فيها إلى إيصال رسالة صعبة، ضع هذه الأساليب في اعتبارك عند التحضير لإيصال الخبر. 

التحضير للمحادثة

في أي عرض تقديمي للموظفين، سواء كان يتعلق بالتدريب أو المزايا أو التسريح من العمل، يؤكد زيسكرويت على أهمية إعداد نقاط الحوار: "ضع خطة عمل، وصغ جدول أعمال، لكن كن مدركًا أن كل محادثة قد لا تسير وفقًا لخطتك لأنها تؤثر على كل شخص بشكل مختلف."

"يتعين على مدير الموارد البشرية أن يتعاون مع المؤسس/الرئيس التنفيذي والفريق التنفيذي بشأن الصورة التي يريدون أن تظهر بها العلامة التجارية للشركة كصاحب عمل"، تابعت قائلةً. "ينبغي مناقشة كيفية ظهور الشركة بشكل جدي، خاصةً أثناء إجراء المحادثات الصعبة مع الموظفين."

تحديد توقيت إيصال الرسالة

يتيح اختيار التوقيت المناسب لإبلاغ الموظف بالقرار متسعاً من الوقت والمساحة لكل من مدير الموارد البشرية والموظف المعني. قم بالتنسيق مع الأطراف الأخرى التي يجب إطلاعها على الأمر — مثل موظفي قسم تكنولوجيا المعلومات ورؤساء الأقسام — واختر الوقت المناسب.

على سبيل المثال، لم يكن هيلر يجري أبدًا محادثات بشأن التسريح أو إنهاء الخدمة في الساعة الرابعة عصرًا يوم الجمعة، ما لم يكن ذلك أمرًا لا مفر منه. فالتأجيل حتى نهاية الأسبوع لم يكن يتيح وقتًا كافيًا للقاء الموظف أو لتفعيل خطة الاتصال على مستوى الشركة. كما كان ذلك يترك الشخص المعني في حالة من عدم اليقين حتى يوم الاثنين قبل أن يتمكن من التقدم بطلب للحصول على إعانات البطالة.

وقالت: "للاستفادة القصوى من محادثة صعبة، تحتاج إلى وقت كافٍ للتواصل مع الموظف وفريق العمل".

يتفق زيسكرويت وهيلر على أن لقاءً عبر الفيديو أو وجهاً لوجه هو أفضل وسيلة لإجراء المحادثات المعقدة. فالرسائل الإلكترونية تفتقر إلى التعاطف وقد تثير الإحراج. وبغض النظر عن الطريقة المستخدمة، يشير كلاهما إلى أنه من الضروري إبلاغ القرار إلى الأشخاص الآخرين المتأثرين بالإعلان دون الكشف عن معلومات سرية تتعلق بأي موظف على حدة.

التحضير لردود الموظفين

جزء من الشعور بعدم الارتياح تجاه المحادثات الصعبة يكمن في المجهول. إن إدراك أن هذه المحادثات قد تثير ردود فعل عاطفية، بما في ذلك الغضب، يزيد بطبيعة الحال من حدة هذا الشعور بعدم الارتياح. ويتطلب التعامل مع المحادثة الانتباه إلى الإشارات والرد وفقًا للوضع.

على سبيل المثال، اقترح هيلر المضي قدماً في المحادثة دون تأخير إذا بدا أن الشخص يتقبل الخبر بهدوء. وفي حالات أخرى، قد يكون من الضروري منح الشخص بعض الوقت ليلتقط أنفاسه إذا ما غلبته العواطف. وقد يعني ذلك أخذ استراحة قصيرة قبل إنهاء المحادثة.

وقالت: "امنح الشخص الوقت الكافي للرد دون إعادة سرد كل التفاصيل، فذلك لن يؤدي إلا إلى تأجيج المشاعر". "ثم انتقل بالمحادثة بأسرع ما يمكن إلى الخطوات التالية".

إذا غضب أحد الموظفين، تصبح السلامة هي الأولوية. كانت هيلر تحرص دائمًا على أن تكون هي والمدير المعني في أقرب مكان من الباب. كما كانت تتفقد الغرفة مسبقًا، وتزيل أي أشياء يمكن رميها. كما يمكن وضع فرق الأمن في حالة تأهب لتقديم المساعدة.

إدراك أهمية العناية بالنفس

التعاطف والرحمة أمران ضروريان للمتخصص في الموارد البشرية الذي يقود المحادثة بقدر ما هما ضروريان للشخص الذي يتلقى هذه المحادثة. بالإضافة إلى ذلك، من الضروري إدراك مدى إجهاد المحادثات الصعبة، وتخصيص بعض الوقت للاسترخاء قبل العودة إلى العمل.

قال زيسكرويت: "إن وجود مجموعة دعم تضم قادة آخرين يمكنك الاعتماد عليهم للحصول على رؤى وأفكار إبداعية أصبح أكثر أهمية من أي وقت مضى". "إن التحدث مع شخص مر بتجربة مشابهة دون الكشف عن معلومات سرية يساعدك على الشعور بأن لديك فريق دعم".

قال هيلر: "لقد قضيت 25 عامًا في إدارة هذه المحادثات، ووجدت أن هناك شعورًا بالارتياح لدى المدير والموظف المتأثر بعد إنهاء الخدمة أو التسريح". "لا أحد يتطلع إلى هذه المحادثات الصعبة، ولكن بمجرد اتخاذ القرار وإجراء المحادثة، يمكن للفرد أن ينتقل إلى فرصة أخرى، وفي أغلب الأحيان، يجد الفرد فرصة أخرى تتوافق بشكل أكبر مع مهاراته وقدراته وقيمه".

كاتي نافارا كاتبة مستقلة مقيمة في ولاية نيويورك.