يمكن أن تكون مقابلات الاحتفاظ بالموظفين بمثابة ترياق لمقابلات المغادرة

تجد إدارات الموارد البشرية أن «مقابلات الاستبقاء» — التي تُجرى مع الموظفين الحاليين لقياس مدى رضاهم الوظيفي — هي الحل الأمثل لمواجهة «مقابلات المغادرة».

نظراً لارتفاع معدلات تغيير الوظائف والمنافسة على توظيف الموظفين والاحتفاظ بهم، وجدت العديد من الشركات أن "مقابلات الاستبقاء" تساعد في الحد من معدل دوران الموظفين مع زيادة الإنتاج ورضا الموظفين.

تستخدم كيت غريمالدي، المديرة الأولى لاستراتيجية المواهب المؤسسية في شركة «بايلوسيتي» بشيكاغو، «مقابلات الاستبقاء» بشكل غير رسمي منذ عدة سنوات. لكن خلال الأشهر الستة الماضية، شجعت المديرين في جميع أنحاء المؤسسة على تضمين «أسئلة استبقاء» بسيطة في اجتماعاتهم الفردية الدورية.

قال غريمالدي: "نشهد الآن موظفين أكثر سعادة يتوقون إلى الحضور إلى العمل أو تسجيل الدخول للمساهمة في إنجاز المهام". "كما أصبح المديرون أكثر فعالية لأنهم يعرفون ما يهم الموظفين على الصعيدين الشخصي والمهني، وما الذي يحفزهم حقًا على البقاء معنا".

"وقد أسفرت هذه المناقشات عن مهام جديدة ومثيرة، ومسارات تعليمية جديدة، أو مجرد تحسين العلاقات بين الموظفين ومديريهم المباشرين، وهو ما كان له تأثير حقيقي على الاحتفاظ بالموظفين."

قال غريمالدي إن مقابلات الاحتفاظ بالموظفين قد حسّنت بشكل كبير من تفاعل الموظفين، لأنها تُظهر اهتمام الشركة الفعلي بتحسين تجربة العمل للموظفين.

قال غريمالدي: "قد تبدو الاجتماعات الرسمية جامدة ومتجهمة". "نحن نحاول تهيئة فرص للموظفين للتعبير عن مشاعرهم للمديرين، مما يساعدهم على الشعور بالتقدير داخل المؤسسة."

"عندما يخصص المدير وقتًا للجلوس مع الموظف، ويستمع بصدق إلى قيمه وأولوياته، ثم يُظهر التزامه بالاستجابة لاحتياجات الموظف، تكون ردود الفعل إيجابية دائمًا. فهذا يساعد على تبديد مخاوف الموظف من أن «إذا غادرت اليوم، فلن يهتم أحد»، ويُعيد الجميع إلى العمل معًا. وتُعد مقابلات المغادرة مفيدة أكثر لصاحب العمل، أما مقابلات الاحتفاظ بالموظفين فهي مفيدة للطرفين."

قال بول رودس، مدير عمليات الصيانة في شركة «ذا لايف بروبرتيز» بمدينة وودستوك بولاية جورجيا، إنه يرى أن المقابلات التي تُجرى عند ترك العمل عادةً ما تسفر عن ردود معدة مسبقًا تهدف إلى عدم «قطع العلاقات». وغالبًا ما يقدم الموظفون القليل من الاقتراحات لتحسين ثقافة الشركة.

قال رودس: "إن التحدث بانتظام مع فريقك حول أدائهم وما يستمتعون به في العمل لدى شركتك يفتح قنوات اتصال إيجابية يمكن أن تبني الثقة والولاء، كما يمكن أن تساعد المشرفين على تحديد أعضاء الفريق الذين قد يكونون معرضين لخطر الاستقالة، حتى يتمكنوا من اتخاذ أفضل الإجراءات للحفاظ عليهم".

بفضل الثقة والتوافق، يشعر الناس بأن أصواتهم مسموعة

قالت ستايسي بيرك، المؤسسة والمستشارة الإدارية في شركة «إكسباند إتش آر كونسلتينغ» بمدينة روكفيل بولاية ماريلاند، إن «مقابلات الاحتفاظ بالموظفين» أصبحت اتجاهاً متزايداً خلال الأشهر الستة إلى الثمانية الماضية، حيث يسعى عملاؤها إلى فهم أسباب معدل دوران الموظفين.

قال بيرك: "يتوق معظم الموظفين إلى مشاركة آرائهم ويرغبون في رؤية تغييرات إيجابية في بعض السياسات والإجراءات، ومزيد من المرونة في جداول عملهم، وبالطبع في الأجور والمزايا". "عندما يتم التواصل بشأن [مقابلات الاحتفاظ بالموظفين] وتقديمها بالطريقة الصحيحة، يشارك الموظفون ويبدون استعدادًا لتقديم ملاحظاتهم حول مجموعة متنوعة من الموضوعات. المفتاح في مقابلات البقاء، بغض النظر عن كيفية إجرائها، هو أن يضمن قسم الموارد البشرية والمديرون أن الموظفين يمكنهم مشاركة أفكارهم براحة دون خوف من الانتقام."

قالت آمي زيمرمان، مديرة شؤون الموظفين في شركة «ريلاي بايمنتس» في أتلانتا، إن مقابلات «الاستبقاء» تساعد المديرين على أن يصبحوا أكثر إدراكًا لما يسعى إليه أعضاء فرقهم، كما أنها تعزز الثقة بين الطرفين وتبدو العلاقات أكثر متانة.

قال زيمرمان: "عندما تسود الثقة والتوافق ويشعر الموظفون بأن آراءهم تُؤخذ بعين الاعتبار، تقل احتمالية تركهم للعمل". "معدل دوران الموظفين لدينا منخفض للغاية، وأنا متأكد من أن مقابلات الاحتفاظ بالموظفين هي أحد الأسباب العديدة وراء ذلك".

تعزيز ثقة المديرين

شهدت آمي موشر، مديرة شؤون الموظفين في شركة «إيسولفيد» (isolved)، وهي شركة متخصصة في برمجيات إدارة الموارد البشرية ومقرها شارلوت بولاية كارولينا الشمالية، زيادة بنسبة 10 في المائة في معدل الاحتفاظ بالموظفين سنويًا على مدار العامين الماضيين. وتُعزو هذا التحسن جزئيًا إلى «مقابلات الاحتفاظ بالموظفين».

قال موشر: "لقد قمنا بتدريب المديرين على أهمية فهم أسباب بقاء الموظفين والأسباب التي قد تدفعهم إلى المغادرة".

تُطلق شركة موشر على "مقابلات الاستمرار" اسم "مراجعات التفاعل". وأشارت إلى أن موظفيها يقولون إن هذه هي المرة الأولى في مسيرتهم المهنية التي يجدون فيها مدراءً يتابعون بانتظام مدى تفاعلهم، ودوافعهم للبقاء، والتحديات التي يواجهونها، والفرص المتاحة أمامهم.

قال موشر: "نعتقد أن هذا الاسم يعكس بيئة قائمة على الثقة العالية بدلاً من بيئة قائمة على المعاملات". "ورغم أن الدافع واحد، فإن نهجنا يتمثل في ضمان أن يدرك الموظفون أنهم محل ثقة، وأنهم يتمتعون بالقدرة على مشاركة المعلومات حول ما يحدث اليوم، وكيف يرون مستقبلهم غدًا".

لإعداد مديريها للاجتماعات، تزودهم شركة isolved بمواد توضح ما يُتوقع منهم، بالإضافة إلى توجيهات بشأن الأسئلة التي ينبغي طرحها على الموظفين. على سبيل المثال:

• ما الذي تتطلع إليه عندما تأتي إلى العمل كل يوم؟
• ما الذي يعجبك أكثر أو أقل في العمل هنا؟
• ما الذي يجعلك تستمر في العمل هنا؟
• إذا كان بإمكانك تغيير شيء ما في وظيفتك، فماذا سيكون ذلك؟
• ما الذي يجعل عملك أكثر إرضاءً؟
• كيف تحب أن يتم التعرف عليك؟
• ما هي المواهب التي لا يتم استخدامها في وظيفتك الحالية؟

وقال موشر: "يمكن للمديرين بعد ذلك الاستفادة من هذه النقاط الانطلاق للانخراط في النقاش وتوجيهه حسب احتياجاتهم"، مضيفًا أن المديرين يُبلغون بأن هذه الاجتماعات لا تهدف إلى "الحصول على إجابات فحسب"؛ ولا تتعلق بالمدير أو الأجر أو الأداء؛ ولا تتضمن تدريبًا أو توجيهًا.

وقال موشر: "يجب ألا تكون هذه الجلسات منظمة أو مطولة أو عشوائية، ولا ينبغي أن تُعقد فقط عند ظهور مشكلة".

وأشارت إلى أن هناك نتيجتين إيجابيتين رئيسيتين تلاحظهما شركتها من خلال جلسات المتابعة الدورية لمستوى التفاعل، وهما: أولاً، "أصبح المديرون أكثر ثقة في سؤال أعضاء فرقهم عن دوافعهم، وكيف يمكن للمدير أن يدعمهم بشكل أفضل، وعقد جلسات التقييم المفتوحة هذه. فنحن لا نكتفي بدعم الموظفين فحسب، بل نعمل أيضًا على تحسين مهارات القيادة لدى مديرينا لتمكينهم من طرح أسئلة مباشرة والتكيف، عند الاقتضاء، مع التعليقات الواردة".

ثانياً، أن هذه المكالمات تجري بشكل غير رسمي أيضاً.

قال موشر: "إن التأثير المترتب على ذلك هو تزايد عدد المحادثات التي تبدأ بعبارة 'كيف حالك؟'". "وإذا كان هناك ما تعلمناه من العامين الماضيين، فهو أننا يجب أن نسأل بعضنا البعض عن كيفية دعم الشخص المعني، وكيف يشعر حقًا، وما إذا كان هناك أي شيء في متناول أيدينا يمكننا القيام به لتحسين وضعه".

"يخبرنا مديرونا أنهم يشعرون بأنهم أكثر استعدادًا لمراجعات الأداء بفضل ذلك. وتشير التعليقات التي تلقيناها بشكل كبير إلى أن التواصل المنتظم مع الموظفين، لا سيما فيما يتعلق بمستوى التفاعل، يمنحهم فكرة أوضح عن المجالات التي يمكن لفريقهم تطوير مهاراته فيها، والمجالات التي قد تنطوي على مخاطر فقدان الموظفين، وكيفية تقديم خدمة أفضل لفريقهم."

"من منظور غير إداري، زادت استطلاعات الرأي السريعة التي أجريناها حول الدعم والتواصل، كما ارتفعت معدلات مشاركة الموظفين الإجمالية بنسبة 8 في المائة."

بول بيرجيرون كاتب مستقل مقيم في هيرندون بولاية فرجينيا.