اسأل خبير الموارد البشرية: هل يتعين على شركتي السماح للموظفين بالاطلاع على ملفاتهم؟
يقول أحد مستشاري المعرفة SHRM إن من المستحسن وضع سياسة واضحة بشأن منح الموظفين حق الاطلاع على معلوماتهم الشخصية.
الإجابة المختصرة هي: ربما.
عندما يطلب أحدهم الاطلاع على ملفه الشخصي، من الطبيعي أن يتساءل موظفو قسم الموارد البشرية عن السبب. هل يريد هذا الشخص نسخ المعلومات واستخدامها في دعوى قضائية؟ أم أنه يريد فقط التحقق من دقة السجلات؟
على الرغم من عدم وجود تشريع اتحادي يُلزم أرباب العمل في القطاع الخاص بالسماح للعاملين بالاطلاع على ملفاتهم الشخصية، إلا أن هناك قوانين على مستوى الولايات قد تنظم مسؤوليات المؤسسات تجاه موظفيها الحاليين والسابقين.
غالبًا ما تتناول قوانين الولايات مسائل مثل: من يحق له الاطلاع على الملف؛ ومدى تكرار الاطلاع المسموح به؛ ومن يحق له الحصول على نسخ؛ والاستثناءات المتعلقة بالمعلومات التي يمكن للموظفين الاطلاع عليها؛ ونوع السجلات التي يجب الاحتفاظ بها؛ وكيفية إجراء التصحيحات على الملفات؛ والوسائل القانونية المتاحة؛ وأخيرًا، البيانات التي يجوز الكشف عنها لأطراف ثالثة.
حتى في حالة عدم وجود لوائح من هذا القبيل في ولاية ما، مثل ولاية تكساس على سبيل المثال، قد ترغب في وضع سياسة تتعلق بالاطلاع على ملفات الموظفين. وهذا يضمن أن يدرك الموظفون والمديرون أن الشركة تتبع نهجًا متسقًا في التعامل مع هذه المسألة.
ابدأ بمراجعة القوانين التي قد تنطبق في هذه الحالة. سيحتاج أصحاب العمل الذين يمارسون نشاطهم في عدة ولايات إلى سياسة مرنة تشمل جميع العاملين. وقد تتضمن هذه السياسة عبارة مثل: «سيتم توفير إمكانية الاطلاع على ملفات الموظفين وفقًا لقوانين الولاية».
ومن المهم أيضًا تحديد ما يشكل سجل الموظف الذي يمكن للشخص الاطلاع عليه. وبشكل عام، تضع المؤسسات المعلومات الحساسة، مثل المراجع السابقة للتوظيف والتحقق من الخلفية الشخصية، في ملف سري لا يمكن للموظفين الاطلاع عليه. ومع ذلك، تسمح معظم المؤسسات للموظفين بالوصول إلى ملف الموظفين العام، والذي قد يتضمن طلبات التوظيف، وتوصيفات الوظائف، وتقييمات الأداء، والتحذيرات أو الإشعارات التأديبية. من المستحسن دائمًا أن يقوم محامٍ بمراجعة سياستك، وقد ترغب الشركات في النظر في الأسئلة التالية قبل صياغة قواعد محددة:
- هل يجب على الموظفين تقديم طلب خطي للاطلاع على ملفهم الشخصي؟
- هل سيُسمح للعاملين بنسخ المستندات الموجودة في ملفاتهم؟
- هل سيتم منح حق الوصول للجميع أم لفئة معينة فقط، وفقًا لتقدير المنظمة؟
- هل سيُسمح للأشخاص بتفويض حقهم في الاطلاع على ملفاتهم إلى ممثل نقابي أو محامٍ؟
- هل ينبغي أن يكون لدى المنظمة إجراء يتيح للعاملين الطعن في المعلومات التي يعتقدون أنها غير صحيحة؟
- هل سيُسمح للأشخاص بالاطلاع على ملفاتهم بعد ساعات العمل؟
- هل ينبغي للمنظمة أن تسمح للموظفين بالاطلاع على ملفاتهم الشخصية لأسباب محددة فقط؟
- هل ينبغي للشركة أن تقيد حق العمال في مراجعة الإجراءات التأديبية وتقييمات الأداء؟
- هل ينبغي للمنظمة أن تحدد عدد المرات التي يمكن للموظف فيها الاطلاع على ملفه خلال السنة التقويمية أو أي فترة زمنية أخرى؟
- ستغطي السياسة الجيدة هذه المسائل ولن تترك أي شك بشأن السجلات التي يمكن للموظفين الاطلاع عليها.
جون دوني، الحاصل على شهادة SHRM، هو مدير قسم تحليلات القوى العاملة في SHRM.
هل كان هذا المقال مفيدًا؟ SHRM آلاف الأدوات والنماذج والمزايا الحصرية الأخرى للأعضاء، بما في ذلك تحديثات الامتثال والسياسات النموذجية ونصائح خبراء الموارد البشرية وخصومات التعليم ومجتمع الأعضاء المتنامي عبر الإنترنت وغير ذلك الكثير. انضم/جدد عضويتك الآن ودع SHRM العمل بشكل أكثر ذكاءً.
هل كان هذا المورد مفيدًا؟
تحقق من صحة خبرتك في مجال الموارد البشرية
الحصول على شهادة SHRM يجعلك خبيرًا وقائدًا معترفًا به في مجال الموارد البشرية.
المحتويات ذات الصلة
تعرّف على كيفية نجاح شركة مارش ماكلينان في تعزيز رفاهية الموظفين باستخدام الأدوات الرقمية، وتحسين الإنتاجية والرضا عن العمل لأكثر من 20,000 موظف.
ويتوقع بعض الخبراء أن يساعد انتشار الذكاء الاصطناعي في مكان العمل، والزيادة المتوقعة في الإنتاجية والكفاءة المترتبة على ذلك، في بدء أسبوع العمل الذي يستمر أربعة أيام.
مع استمرار تطور تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي، سيزداد الطلب على العمال الذين لديهم القدرة على العمل جنباً إلى جنب مع أنظمة الذكاء الاصطناعي وإدارتها. وهذا يعني أن العمال غير القادرين على التأقلم وتعلم هذه المهارات الجديدة سوف يتخلفون عن الركب في سوق العمل.