كيفية تخفيف القلق عند نشر برنامج جديد للموارد البشرية

التغيير قد يكون مخيفًا. عند تطبيق تقنيات جديدة في العمل، غالبًا ما يشعر الموظفون بالقلق من أن الأدوات الجديدة ستكون أصعب في الاستخدام من القديمة. ويخشون أن يؤدي التقدم التكنولوجي إلى زيادة تعقيد وظائفهم أو، والأسوأ من ذلك، إلى جعلها عديمة الفائدة.

لكن القلق لا يجب أن يسيطر على اليوم. تقول كاثرين جونز، شريكة ومديرة أبحاث المواهب في شركة ميرسر، إن توفير التدريب والدعم المناسبين ومساعدة الموظفين على الشعور بالانخراط في عملية التنفيذ يمكن أن يساهم بشكل كبير في نجاح عمليات نشر التكنولوجيا.

يقول جونز: "تعتبر 70% من عمليات تنفيذ البرامج فاشلة، وهذا رقم ضخم". ولكن إذا تم تنفيذها بالشكل الصحيح، "فلا يوجد سبب يجعل جوانب التغيير في تنفيذ البرامج تتسبب في أن تصبح مؤسستك [من بين] تلك النسبة البالغة 70%".

أظهر استطلاع أجرته شركة ميرسر في عام 2016 لمتخصصي الموارد البشرية حول أهم خمسة تحديات تواجههم في التنفيذ ما يلي:

• 49 في المائة اعتقدوا أنه من الصعب تحديد دور الموارد البشرية في المستقبل في دعم الأدوار والمسؤوليات الجديدة الناشئة عن تطبيقات إدارة رأس المال البشري (HCM).

• 44 في المائة أشاروا إلى الحاجة إلى التخصيص، مما أضاف الوقت والتكلفة.

• قال 37 في المائة إنهم يواجهون صعوبة في إعداد التقارير والتحليلات وتشغيلها.

• قال 29 في المائة أن الفريق الداخلي يفتقر إلى المعرفة والخبرة في مجال تكنولوجيا إدارة رأس المال البشري.

• 28 في المائة أشاروا إلى قيود الموارد الداخلية، مثل "عدم وجود عدد كافٍ من الموظفين لتنفيذ ذلك".

• يقول جونز إن 18 في المائة فقط شعروا أنهم تغلبوا على التحديات التي واجهتهم.

وتقول إن أفضل طريقة لإدارة عملية تطبيق التكنولوجيا هي توقع ما قد يعنيه ذلك بالنسبة للموظفين ومعالجة مخاوفهم بشكل استباقي.

توقع المخاوف

في اليوم الأول من نشر التكنولوجيا الجديدة، كن مستعدًا للرد على الأسئلة التي قد يطرحها الموظفون، مثل "ما الذي يجب أن أفعله بشكل مختلف؟ هل أمتلك المهارات اللازمة للنجاح في ذلك؟ هل سأحصل على وقت تدريب كافٍ، وما هي التغييرات التي يمكن أن أتوقعها؟"

يوصي جونز بأن تنظر المؤسسات في شكل اليوم الأول بالنسبة لأي شخص يتأثر بالبرنامج الجديد، حتى أولئك الذين يشغلون أعلى المناصب.

ضع في اعتبارك أن تردد العمال في تبني أنظمة جديدة قد يكون ناجماً عن تجاربهم السابقة. يقول جونز: "يتكون مشهد الموارد البشرية لدينا اليوم من أنظمة متباينة، وعمليات موارد بشرية زائدة عن الحاجة، وتطبيقات مستقلة، ومخازن بيانات لامركزية، وتقارير غير قابلة للتوفيق، وحلول قديمة ومخصصة بشكل مفرط، وبيانات موظفين مجزأة". "هذا أمر مربك للأشخاص الذين يتعين عليهم إجراء تغييرات".

وقد كان هذا هو الحال قبل عدة سنوات عندما اضطرت شركة Avon Products Inc. إلى وقف مشروع برمجي ضخم استمر لعدة سنوات. لم يؤد إطلاق نظام جديد لطلب المنتجات إلى تعطيل العمليات العادية فحسب، بل أثبت أيضًا أنه صعب للغاية لدرجة أن عددًا كبيرًا من مندوبي المبيعات تركوا الشركة.

ينصح جونز المؤسسات بدعم الموظفين من خلال توفير المعلومات وطمأنتهم والتأكد من فهمهم للتغيير واستعدادهم لتنفيذه.

"إذا لم تتمكن من إقناع الناس بالتغيير، فلن يحدث أي شيء"، تقول، مشيرة إلى أن قبول الموظفين هو عامل مهم في أي مشروع كبير، سواء كان صاحب العمل يقوم بتثبيت برنامج جديد لتخطيط موارد المؤسسة أو نظام جديد لإدارة الموارد البشرية، أو الانتقال إلى السحابة، أو الاستعانة بمصادر خارجية.

ينصح جونز بأن تكون صادقًا مع الموظفين بشأن الآثار المترتبة على ذلك، خاصةً إذا كانت التكنولوجيا ستجعل وظيفة أحدهم عديمة الفائدة الآن أو في المستقبل.

Foالاهتمام بالناس وليس بالأنظمة

للحفاظ على سير مشاريع تكنولوجيا الموارد البشرية على المسار الصحيح، يقدم توم سوندي، مدير شركة SilverRoad Solutions، وهي شركة استشارات إدارية مقرها نيوجيرسي متخصصة في تحسين الأعمال، النصائح التالية:

• تذكير أصحاب العمليات بعدم اتخاذ قرارات التصميم بناءً على النظام الحالي.

• اتخذ قرارات التصميم بمساهمة من جميع مالكي العمليات (أولئك الذين سيساعدون في تنفيذ النظام اعتمادًا على وظائفهم — كشوف المرتبات، المزايا، إلخ).

• اسأل أصحاب العمليات عما يرغبون فيه "في عالم مثالي".

• اطلب من الإدارة التنفيذية أو مورد البرامج مساعدة الموظفين على التواصل مع الآخرين الذين نجحوا في تطبيق البرنامج الجديد.

• اضغط على البائع عند الاقتضاء.

• تعيين أحد كبار موظفي الموارد البشرية لاتخاذ القرارات النهائية بشأن إعداد النظام وتصميم العمليات.

• تجنب اتخاذ القرار من قبل اللجنة.

تنفيذ تكنولوجيا الموارد البشرية ليس حدثًا لمرة واحدة، لذا يجب أن تدرك أن العملية ستتطلب وقتًا والتزامًا. يقول جونز: "من المهم الحفاظ على تفاعل الموظفين طوال هذه الرحلة"، سواء وافقوا على التغيير أم لا. بالإضافة إلى ذلك، "فكر في من هم الأشخاص المهمون للمشروع — من هم الأشخاص المؤثرون ومدى أهمية تأييدهم للمشروع. سيكون عليك تغيير الموظف العادي، ولكن عليك أولاً معرفة من سيكون إلى جانبك".

كيف يمكن القيام بذلك؟ "من أسهل الطرق هي سؤالهم. قم بإجراء استطلاعات الرأي، وكرر استطلاعات الرأي السريعة، وعقد مجموعات نقاش"، تقترح. "تذكر أن آراء الناس تتغير على مدار المشروع."

أليا د. رايت هي محررة/مديرة على الإنترنت في SHRM.

[مجموعة أدواتSHRM : كيفية اختيار نظام معلومات الموارد البشرية]

هل كان هذا المقال مفيدًا؟ SHRM آلاف الأدوات والنماذج والمزايا الحصرية الأخرى للأعضاء، بما في ذلك تحديثات الامتثال، ونماذج السياسات، ونصائح خبراء الموارد البشرية، وخصومات التعليم، ومجتمع أعضاء متنامٍ عبر الإنترنت، وغير ذلك الكثير. انضم/جدد عضويتك الآن ودع SHRM العمل بشكل أكثر ذكاءً.