أرجأ معظم الموظفين خطط سفرهم الصيف الماضي بسبب جائحة كوفيد-19. ولكن الآن، مع تزايد أعداد الأشخاص الذين تلقوا اللقاح، وعدم قيام مراكز السيطرة على الأمراض والوقاية منها في الولايات المتحدة بثني الأمريكيين عن السفر جواً داخل البلاد، قد يواجه المديرون قريباً طلباً متراكماً على العطلات الصيفية.
وفقًا لمسح أجرته شركتا ValuePenguin وLendingTree، لم يقضِ 72 في المائة من الأمريكيين إجازة خلال الصيف الماضي، ولم يستخدم 44 في المائة من الأمريكيين العاملين أي يوم من أيام إجازاتهم المدفوعة الأجر.
قالت فيليسيا دانيال، SHRM مديرة الموارد البشرية في شركة TINYPulse، وهي شركة برمجيات مقرها سياتل: "يتعين على المديرين الاستعداد لهذه الموجة من الإجازات الصيفية والبدء في تنسيق الجداول الزمنية في أقرب وقت ممكن". "لقد كنت أنصح المديرين بتحديد اجتماعات مدتها 15 دقيقة الآن لمعرفة ما يدور في أذهان الموظفين بشأن الإجازات القادمة".
قالت جيل سانتوبيترو بانال، SHRM المالكة والمستشارة الرئيسية في شركة 21 Oak HR Consulting في نيوبريبورت، ماساتشوستس: "في الأعوام العادية، لا يمثل تحديد مواعيد الإجازات لكل موظف أمراً صعباً، لأن الموظفين عادةً ما يأخذون إجازاتهم في أوقات مختلفة. فقد تقضي بعض العائلات عطلة الربيع، بينما تفضل عائلات أخرى قضاء إجازة الصيف. ولكن، مع قلة عدد الأشخاص الذين أخذوا إجازة في عام 2020، فإن معظم الموظفين يتوقون إلى أخذ إجازة [الآن]. كمدير، يجب أن يكون هدفك هو التأكد من أن الجميع يأخذون إجازة."
فيما يلي خمس طرق يمكن للمديرين من خلالها التعامل مع الطلبات المتعددة للحصول على إجازات صيفية:
1. ضع إرشادات واضحة الآن.
وقالت بانال: «قبل أن تبدأ الطلبات في الوصول، عليك أن تقرر الآن عدد الأشخاص الذين يمكنهم التغيب عن المكتب في وقت واحد، وما إذا كانت الطلبات ستُمنح بناءً على الأقدمية أم على أساس أسبقية الطلب». وأضافت: «إذا كان الصيف هو أكثر أوقات السنة ازدحامًا، ففكر في تحديد فترة حظر مدتها أسبوعان لا يمكن لأحد خلالها أخذ إجازة إلا في حالات الطوارئ». لكن ضع في اعتبارك أنه كلما كانت السياسة أكثر تقييدًا، زادت احتمالية إثارة استياء الموظفين. وقالت: "يريد الناس أن يفعلوا ما يريدون، خاصةً إذا كانوا يطلبون إجازة لقضاء الوقت مع العائلة".
2. تشجيع الموظفين على أخذ إجازات أقصر.
على الرغم من أن العديد من الموظفين قد يحلمون بقضاء إجازة لمدة أسبوعين على الشاطئ، إلا أنه قد لا يكون من الممكن منحهم كل هذا الوقت من الإجازة مع السماح للجميع في الوقت نفسه بالاستمتاع بإجازة صيفية.
وافق موظفو شركة «كوكودوك»، وهي شركة لتطوير البرمجيات مقرها بيفرلي هيلز بولاية كاليفورنيا، على تقليص إجازاتهم الصيفية إلى أسبوع واحد حتى يتسنى لجميع الموظفين العشرين الحصول على إجازة هذا الصيف. وقالت ألينا كلارك، المؤسسة المشاركة لشركة «كوكودوك»: «لم يكن من السهل إقناع الموظفين بقضاء إجازات أقصر».
3. تقديم حافز لأي شخص يؤجل خطط إجازته.
نظرًا لأنه لم يكن من الممكن لجميع الموظفين البالغ عددهم 38 موظفًا في شركة «لوك سيرش جروب» (Lock Search Group)، وهي شركة متخصصة في توظيف الكوادر التنفيذية في تورونتو، الذهاب في إجازة في الوقت الذي يفضلونه، فقد مُنح كل من وافق على تأجيل إجازته خمسة أيام إجازة مدفوعة الأجر إضافية. وقال بن لامارش، المدير العام: «قد يبدو هذا كثيرًا، ولكن نظرًا لتدفق طلبات الإجازة بشكل هائل، اضطررنا إلى تقديم حافز تفوق فوائده بشكل كبير تكلفة إعادة جدولة الإجازات».
4. إلغاء سياسة «استخدمها أو افقدها».
تطبق معظم الشركات سياسة "استخدمها أو افقدها" لمنع الموظفين من تجميع أيام الإجازة المدفوعة الأجر وصرف قيمتها النقدية قبل الانتقال إلى وظيفة جديدة أو التقاعد. ومع ذلك، قال لامارش إن إلغاء هذه القاعدة سيمنح الموظفين مزيدًا من الوقت لاستخدام إجازاتهم المدفوعة الأجر، مما يجعل الحاجة إلى أخذ إجازة أقل إلحاحًا.
5. استعد لاحتمال عدم توفر الموظفين.
إحدى الطرق لضمان عدم إغفال أي أمر أثناء إجازة الموظفين هي مطالبة كل من سيأخذ إجازة مدفوعة الأجر بتقديم ملخص لكل مهمة يومية يقوم بها، وقائمة بالمواعيد النهائية القادمة، ونصائح لحل أي مشاكل محتملة، وقائمة بأسماء جهات الاتصال المهمة. وقال دانيال إن على المديرين البدء في أقرب وقت ممكن في إعداد جدول بيانات يتضمن اسم كل عضو في الفريق، ومهامه اليومية والأسبوعية، وأفضل رقم للاتصال به أثناء غيابه.
قالت لورين توماس، المديرة الأولى لقسم التحول والخدمات المركزية في شركة «ببليك سيرفيس إنتربرايز جروب» (Public Service Enterprise Group)، وهي شركة طاقة مقرها نيوجيرسي: «كن واضحًا بشأن توقعاتك عندما يذهب أحد الموظفين في إجازة». وتوصي توماس الموظفين بضبط رسالة «خارج المكتب» تتضمن بيانات جهة اتصال بديلة في حال طرأت أمور عاجلة أثناء إجازتهم.
وقال لامارش: "على الرغم من أنه ينبغي احترام الحدود، ولا ينبغي للمديرين أن يطلبوا من الموظف العمل أثناء إجازته، إلا أنه لا يزال من المهم أن يقدم الموظف الذي سيغادر معلومات حول الأوقات التي سيكون متاحًا فيها للرد على الأسئلة العاجلة المتعلقة بالعمل أثناء غيابه".
ليزا راباسكا روبي هي كاتبة مستقلة مقيمة في أرلينغتون، فيرجينيا.
هل كان هذا المورد مفيدًا؟
تحقق من صحة خبرتك في مجال الموارد البشرية
الحصول على شهادة SHRM يجعلك خبيرًا وقائدًا معترفًا به في مجال الموارد البشرية.
المحتويات ذات الصلة
تعرّف على كيفية نجاح شركة مارش ماكلينان في تعزيز رفاهية الموظفين باستخدام الأدوات الرقمية، وتحسين الإنتاجية والرضا عن العمل لأكثر من 20,000 موظف.
ويتوقع بعض الخبراء أن يساعد انتشار الذكاء الاصطناعي في مكان العمل، والزيادة المتوقعة في الإنتاجية والكفاءة المترتبة على ذلك، في بدء أسبوع العمل الذي يستمر أربعة أيام.
مع استمرار تطور تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي، سيزداد الطلب على العمال الذين لديهم القدرة على العمل جنباً إلى جنب مع أنظمة الذكاء الاصطناعي وإدارتها. وهذا يعني أن العمال غير القادرين على التأقلم وتعلم هذه المهارات الجديدة سوف يتخلفون عن الركب في سوق العمل.