يواجه أرباب العمل مراقبة مشددة وتشديدًا في تطبيق قوانين الهجرة في أماكن العمل في ظل إدارة ترامب، بما في ذلك احتمال إجراء مداهمات لمواقع العمل، ومراجعة نماذج I-9، وتفتيش أنظمة I-9 الإلكترونية.
يستخدم عدد متزايد من أرباب العمل نماذج I-9 الإلكترونية، التي يمكنها تبسيط عملية التحقق من أهلية التوظيف، وتوفير الوقت، وتقليل الأخطاء، وتوفير تخزين آمن واسترجاع سهل أثناء عمليات التدقيق أو التحقيقات التي تجريها إدارة الهجرة والجمارك الأمريكية (ICE).
لا تزال النماذج الورقية مستخدمة، خاصة في الشركات الصغيرة وللعاملين الذين لا يعملون في مكاتب (مثل العاملين في البناء أو التصنيع)، ولكن المزيد والمزيد من المؤسسات تستخدم نظامًا إلكترونيًا.
"نظرًا لأن أرباب العمل يسعون إلى استخدام الوسائل الإلكترونية في عمليات التوظيف والتعيين، فقد كان هناك تحول مطرد نحو أنظمة I-9 الإلكترونية على مدار العشرين عامًا الماضية، وأصبح من النادر أن يستمر أرباب العمل الكبار في استخدام النماذج الورقية"، وفقًا لما صرحت به كاتي مينيرفينو، المحامية ورئيسة مجموعة ممارسات الهجرة في شركة Pierce Atwood ومقرها بورتلاند، مين.
أجازت ICE لأول مرة لأصحاب العمل إكمال وتوقيع وحفظ نماذج I-9 إلكترونيًا في عام 2006.
لتحقيق الامتثال، يجب على أرباب العمل تنفيذ نظام إلكتروني موثوق به يلتقط بدقة جميع المعلومات الضرورية في النموذج I-9، ويضمن التحقق السليم من الوثائق، ويحتفظ بسجلات تدقيق مفصلة، ويقيد الوصول إلى البيانات الحساسة، ويوفر تدريبًا منتظمًا لموظفي الموارد البشرية على استخدام النظام بشكل صحيح.
قال جون فاي، مدير استراتيجية المنتجات في Equifax Workforce Solutions وخبير في قضايا I-9: "يجب على أرباب العمل التأكد من أن هذه الأنظمة تؤدي المهام المطلوبة منها". "الآن أكثر من أي وقت مضى، مع تزايد وتيرة إخطارات التفتيش، فإن الخطر الأكبر هو استخدام نظام غير مصمم للوائح المحددة للغاية الموضوعة لنماذج I-9 الإلكترونية. والمشكلة هي أنه إذا تعرض النظام لخلل جوهري، يمكن للحكومة إبطال صلاحية جميع نماذج I-9 التي تم إنشاؤها في هذا النظام".
أوضحت ICE أن المتطلبات التنظيمية هي مسؤولية صاحب العمل وليس بائع النظام.
قال مينيرفينو: "إذا كنت تستخدم نظام I-9 إلكترونيًا به عيب أساسي، مثل عدم وجود سجل تدقيق مرضٍ أو [إذا كان] لا يسمح بإجراء تصحيحات، فأنت معرض لخطر عدم الامتثال بنسبة 100٪".
وأضافت أن أرباب العمل يجب أن يدركوا أيضًا أنه كلما أدخلوا عنصرًا إلكترونيًا في إنشاء أو تخزين نماذج I-9، مثل مسح النماذج الورقية ضوئيًا وتحويلها إلى ملفات PDF، فإنهم يخضعون للمعايير المنصوص عليها في اللوائح التي تغطي نماذج I-9 الإلكترونية.
يجب على أرباب العمل أن يدركوا أيضًا أن ICE لا تصادق على أي برامج أو موردين لـ I-9 ولا تصادق عليهم، لذا يجب عليهم توخي الحذر من أي نظام يدعي الحصول على مصادقة أو اعتماد أو موافقة من الحكومة.
مجالات الاهتمام
بعض المجالات الأكثر شيوعًا التي تثير القلق فيما يتعلق بالامتثال الإلكتروني لنموذج I-9 هي التعبئة المسبقة للنموذج والتوقيعات الإلكترونية وسجلات التدقيق.
التعبئة المسبقة هي عندما يتم ملء المعلومات المتعلقة بالعاملين، مثل أسمائهم وعناوينهم وتواريخ ميلادهم وأرقام ضمانهم الاجتماعي أو حتى شهادات جنسيتهم، مسبقًا في نموذج I-9 الإلكتروني من مصادر خارجية، مثل نظام تتبع المتقدمين للوظائف أو منصة التوظيف في الشركة.
قال مينيرفينو: "هذا أمر شائع للغاية عندما يكون نموذج I-9 الإلكتروني جزءًا من نظام تكنولوجي أكبر للموارد البشرية". "من وجهة نظر الكفاءة، هناك حافز لنقل المعلومات من مكون الفرز إلى أجزاء مختلفة من نظام التوظيف أو التعيين، بما في ذلك I-9، ولكن الخطر يكمن في أن النظام لا يتتبع متى تم إدخال المعلومات أو من قام بإدخالها، أو أن الموظف قد يتخذ موقفًا مفاده أن المعلومات المعبأة مسبقًا لم تكن هي التي كان ينوي استخدامها ولم يتمكن من تعديلها".
وأضافت فاي أن المعلومات قد تكون غير صحيحة؛ فقد لا يكون الموظف قد قرأ النموذج أو ملأه بشكل صحيح كما تنص اللوائح.
قال فاي: "أحد الحلول هو تقديم المعلومات المطلوب ملؤها مسبقًا للموظف قبل ملء القسم 1، وطلب من الموظف مراجعتها واتخاذ إجراء إيجابي لإكمال هذا القسم من النموذج".
قال مينيرفينو إن أصحاب العمل يمكنهم التعاون مع الموردين لإنشاء وظيفة اختيارية تسمح للموظف بإدخال وتحرير المعلومات الخاصة بالجزء 1 من النموذج أو جعل النموذج لا يتم ملؤه مسبقًا.
التوقيعات الإلكترونية ومتطلبات التصديق على النموذج هي مسائل أخرى تطرأ مع نماذج I-9 الإلكترونية.
وقال فاي: "تتضمن اللوائح متطلبات توقيع محددة للغاية، بما في ذلك طريقة لإقرار قراءة شهادة النموذج I-9". "يجب أن يقوم النظام أيضًا بإنشاء وحفظ سجل للتحقق من هوية الشخص الذي وقع على النموذج".
بشكل أساسي، يجب اتخاذ خطوة إضافية والحفاظ عليها لإثبات أن الموقّع قد قرأ شهادة "تحت طائلة عقوبة الحنث باليمين" قبل إرفاق التوقيع الإلكتروني.
يمكن تلبية هذا الشرط بعدة طرق، منها وضع خانة اختيار أو سؤال يجب الإجابة عليه.
تتطلب اللوائح أن يحتفظ أرباب العمل بسجلات تدقيق لوثائق I-9 الإلكترونية، وهي سجلات توضح الإجراءات التي تم اتخاذها ومن قام بها ومتى. يقول الخبراء إن ليس جميع البائعين يقدمون سجلات تدقيق تفي بالمعايير التنظيمية.
قال فاي: "إن سجل تدقيق النظام هو العنصر الأكثر أهمية في الامتثال الإلكتروني لنموذج I-9. فأنت تريد التأكد من أنه في كل مرة يتم فيها إنشاء نموذج I-9 إلكتروني أو إكماله أو تعديله، يكون هناك سجل آمن يوضح من قام بالتغيير ومتى حدث ذلك والإجراء المحدد الذي تم اتخاذه. وفي النهاية، هذا هو ما تنظر إليه الحكومة عند التحقيق في حالات الاحتيال".
أوصت مينيرفينو بتقييم وظيفة مسار التدقيق مع المورد بشكل مستمر. وقالت: "اطلب من محامٍ مراجعتها وطرح الأسئلة".
وأضافت فاي أن أفضل طريقة لتقييم سجل التدقيق هي مراجعة أكبر عدد ممكن من سيناريوهات I-9، بما في ذلك التحقق من التعيينات عن بُعد، وإجراء إعادة التحقق، وممارسة التصحيحات، ثم فحص سجل التدقيق الناتج للتأكد من أن كل شيء قد تم تسجيله.
كما يجب على أرباب العمل توخي الحذر من الاعتماد على نظام إلكتروني قد يؤدي إلى اتخاذ إجراءات تمييزية من قبلهم من خلال طلب أو رفض مستندات معينة أو تقييد التوظيف بشكل غير قانوني، حسبما قال مينيرفينو.
"على سبيل المثال، قد يكون للأنظمة قيود تحد بشكل غير مبرر من قبول مستند صالح لـ I-9 ولكن لا يمكن إدراجه في نظام إلكتروني كخيار من قائمة منسدلة"، قالت. "دائمًا ما يكون ملء نموذج ورقي خيارًا متاحًا إذا واجه صاحب العمل عائقًا في ملء I-9 بشكل قانوني في نظام إلكتروني."
فحص الموردين
قال مينيرفينو إن أرباب العمل الذين يقومون بتدقيق الامتثال مع الموردين الحاليين أو المحتملين يجب أن يقرؤوا أولاً ويفهموا اللوائح التي تحدد معايير إنشاء وتخزين نموذج I-9 الإلكتروني.
وقالت: "من الجيد أن تطلب من البائع أن يشرح لك عملية I-9 من البداية إلى النهاية".
قال فاي إنه عند تقييم نظام ما، يجب على أصحاب العمل أن يطلبوا الاطلاع على جميع سير العمل المختلفة ذات الصلة بمؤسستهم. "إذا كان لديك موظفون عن بعد، فانظر كيف يقوم النظام بإنشاء نموذج I-9 مكتمل عن بعد. إذا كنت تستخدم E-Verify، فاطلب الاطلاع على عرض توضيحي لتلك العملية"، قال.
يجب على أرباب العمل مراجعة سجلات التدقيق الخاصة بالنظام والتأكد من أنه من الواضح من قام بماذا ومتى. قال مينيرفينو: "هذا ما تريد الحكومة معرفته وستبحث عنه أثناء التفتيش".
ادعُ مستشار الهجرة لحضور هذا التقييم، لأنهم يعرفون الأسئلة الصحيحة التي يجب طرحها.
قال مينيرفينو: "كن على دراية بالتطورات السريعة في مجال I-9 عند تقييم الموردين". "يجب على أصحاب العمل فحص أنظمتهم بشكل مستمر مع تغير السياسات واللوائح".
هل كان هذا المورد مفيدًا؟
تحقق من صحة خبرتك في مجال الموارد البشرية
الحصول على شهادة SHRM يجعلك خبيرًا وقائدًا معترفًا به في مجال الموارد البشرية.
المحتويات ذات الصلة
تعرّف على كيفية نجاح شركة مارش ماكلينان في تعزيز رفاهية الموظفين باستخدام الأدوات الرقمية، وتحسين الإنتاجية والرضا عن العمل لأكثر من 20,000 موظف.
ويتوقع بعض الخبراء أن يساعد انتشار الذكاء الاصطناعي في مكان العمل، والزيادة المتوقعة في الإنتاجية والكفاءة المترتبة على ذلك، في بدء أسبوع العمل الذي يستمر أربعة أيام.
مع استمرار تطور تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي، سيزداد الطلب على العمال الذين لديهم القدرة على العمل جنباً إلى جنب مع أنظمة الذكاء الاصطناعي وإدارتها. وهذا يعني أن العمال غير القادرين على التأقلم وتعلم هذه المهارات الجديدة سوف يتخلفون عن الركب في سوق العمل.