أساسيات قانون الإبلاغ عن الائتمان العادل (FCRA): كيفية تجنب عمليات التحقق من الخلفية التي تنطوي على مخاطر

يمكن أن تساعد المعلومات المستمدة من عمليات التحقق من الخلفية أرباب العمل على تجنب الدعاوى القانونية، مثل تلك المتعلقة بالتوظيف بسبب الإهمال. غير أن جمع هذه المعلومات واستخدامها ينطوي على مخاطر قانونية إذا لم يتم ذلك بالشكل الصحيح.

تُعتبر عمليات التحقق من خلفيات الموظفين "تقارير استهلاكية" بموجب القانون الفيدرالي للإبلاغ الائتماني العادل (FCRA)، وهناك عقوبات مدنية وقانونية في حالة عدم الامتثال للمتطلبات الإجرائية لهذا القانون. ينظم القانون الفيدرالي للإبلاغ الائتماني العادل (FCRA) دقة وعدالة وخصوصية المعلومات الواردة في التقارير الاستهلاكية، والتي تُعرَّف بأنها "أي اتصال كتابي أو شفهي أو غيره من أشكال الاتصال بأي معلومات من قبل وكالة إبلاغ استهلاكي تتعلق بجدارة المستهلك الائتمانية، ووضعه الائتماني، وقدرته الائتمانية، وشخصيته، وسمعته العامة، وخصائصه الشخصية، أو نمط حياته، والتي تُستخدم أو يُتوقع استخدامها أو جمعها كليًا أو جزئيًا لغرض استخدامها كعامل في تحديد أهلية المستهلك" للحصول على الائتمان أو التأمين أو التوظيف. وبالتالي، لا يقتصر قانون FCRA على التقارير الائتمانية فحسب، بل يمتد ليشمل السجلات الجنائية والمدنية، والدعاوى المدنية، والتحقق من المراجع، والمعلومات الأخرى التي تحصل عليها وكالة إعداد تقارير المستهلك.

يسمح قانون الإفصاح عن الائتمان العادل (FCRA) للمتقدمين للوظائف بمقاضاة أرباب العمل الذين لا يلتزمون بأي من المتطلبات التي يفرضها القانون. وبالنسبة للشركات التي تستقبل أعدادًا كبيرة من المتقدمين، فإن عدم الالتزام بمتطلبات قانون الإفصاح عن الائتمان العادل (FCRA) قد يؤدي إلى تحمل مسؤولية قانونية في دعاوى جماعية، مع تعرض الشركة لخسائر مالية تصل إلى ملايين الدولارات.

المتطلبات الإجرائية لقانون الإفصاح عن التبرعات السياسية (FRCA)

يجب على أرباب العمل اتباع إجراءات معينة بموجب قانون الإبلاغ عن الائتمان العادل (FCRA) إذا كانوا يعتزمون اتخاذ إجراء سلبي، مثل إلغاء عرض عمل أو فصل موظف، استنادًا كليًا أو جزئيًا إلى محتويات تقرير المستهلك. وقد يؤدي عدم تنفيذ إحدى هذه الخطوات على النحو الصحيح إلى تحمل المسؤولية القانونية بموجب قانون الإبلاغ عن الائتمان العادل (FCRA).

*الإفصاح والتفويض المسبق. قبل الحصول على التقرير، يجب على صاحب العمل تقديم "إفصاح" مكتوب واضح وملفت للنظر إلى المستهلك في وثيقة تتضمن حصريًا إعلانًا يفيد بإمكانية الحصول على تقرير المستهلك، دون أي مواد غير ذات صلة مثل إعفاءات المسؤولية. كما يجب على صاحب العمل الحصول على تفويض مكتوب من مقدم الطلب أو الموظف. وقد أدى عدم إرسال إفصاح مستقل بشكل سليم أو عدم الحصول على تفويض مكتوب إلى زيادة في تسويات الدعاوى الجماعية المرفوعة ضد أصحاب العمل.

*خطاب ما قبل اتخاذ الإجراء السلبي/نسخة من التقرير/الحقوق بموجب قانون الإبلاغ عن الائتمان العادل (FCRA). قبل اتخاذ قرار نهائي بشأن التوظيف يستند كليًا أو جزئيًا إلى نتائج تقرير المستهلك، يجب على صاحب العمل تقديم إشعار ما قبل اتخاذ الإجراء السلبي إلى الشخص المعني، يتضمن نسخة من تقرير المستهلك الخاص بالمتقدم للوظيفة ووثيقة تلخص حقوقه بموجب قانون الإبلاغ عن الائتمان العادل (FCRA). ومن الأمثلة على ذلك «ملخص الحقوق» الصادر عن مكتب حماية المستهلك المالي.

يشمل الإجراء الضار عمومًا أي قرار متعلق بالعمل يؤثر سلبًا على الموظف. والغرض من تقديم إشعار مسبق بالإجراء الضار هو إتاحة الفرصة للمتقدم أو الموظف لمناقشة تقرير التحريات مع صاحب العمل قبل أن يتعرض لأي إجراء ضار.

*فترة الانتظار. على الرغم من أن قانون الإفصاح الائتماني العادل (FCRA) لا ينص صراحةً على ذلك، فإن توجيهات المحاكم ولجنة التجارة الفيدرالية تشير إلى أن خمسة أيام تُعد فترة انتظار معقولة بعد إرسال الإشعار المسبق بالإجراء السلبي وقبل اتخاذ الإجراء السلبي.

*خطاب الإجراء السلبي. بعد انتهاء فترة الانتظار، يتعين على صاحب العمل تقديم إخطار ما بعد الإجراء السلبي إلى الشخص المعني، يتضمن اسم ومعلومات الاتصال الخاصة بوكالة إعداد التقارير الاستهلاكية التي قدمت التحقق من الخلفية الذي استند إليه القرار السلبي المتعلق بالتوظيف؛ بيانًا يُعلم فيه الفرد بأن وكالة إعداد تقارير المستهلكين لم تتخذ قرار التوظيف السلبي، وبالتالي لا يمكنها تقديم أي أسباب لاتخاذ الإجراء السلبي؛ وإخطارًا بأن المتقدم أو الموظف يحق له الحصول على نسخة مجانية من فحص الخلفية أو تقرير المستهلك الذي استند إليه الإجراء السلبي في غضون 60 يومًا.

اعتبارات قانونية أخرى

إن مجرد اتباع إرشادات قانون الإبلاغ عن الائتمان العادل (FCRA) لا يعني أن بإمكان أرباب العمل استخدام نتائج التحريات عن الخلفية الشخصية بأي طريقة يختارونها. فقوانين بعض الولايات تفرض قيودًا على مدى ما يمكن لأرباب العمل أخذه في الاعتبار من سجلات جنائية معينة خلال عملية التوظيف.  على سبيل المثال، لا تسمح ولاية كاليفورنيا لأصحاب العمل بالنظر في أو البحث عن معلومات حول أنواع معينة من السجلات الجنائية، بما في ذلك الاعتقال أو الاحتجاز الذي لم يؤد إلى إدانة، وبعض المخالفات المتعلقة بالماريجوانا والإدانات بجرائم جنح التي مضى عليها أكثر من عامين. وبالمثل، تحظر ولاية ماساتشوستس صراحةً أي استفسارات متعلقة بالتوظيف حول الاعتقالات التي لم تؤد إلى إدانة. يجب على أصحاب العمل أن يكونوا على دراية بقوانين الولايات التي يعملون فيها ويوظفون فيها الأفراد، وأن يتحققوا منها.

كما أن استخدام السجل الجنائي في عملية التوظيف ينطوي على اعتبارات تتعلق بلجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC). فعلى سبيل المثال، قد يتحمل صاحب العمل الذي يتبنى سياسة عامة تستبعد جميع المتقدمين الذين لديهم سجل اعتقالات مسؤولية "التأثير التمييزي" بموجب القانون الفيدرالي لمكافحة التمييز إذا (أ) أثرت هذه السياسة أو الممارسة بشكل غير متناسب على فئة محمية؛ و(ب) لم يتمكن صاحب العمل من إثبات أن هذه السياسة أو الممارسة "مرتبطة بالوظيفة ومتسقة مع متطلبات العمل".

وكانت لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC) قد أصدرت في السابق توجيهات تنفيذية بشأن استخدام سجلات التوقيف والإدانة في قرارات التوظيف بموجب الباب السابع. وتشدد توجيهات اللجنة على أن أي رفض لتعيين شخص ما بسبب سجل توقيف يجب أن يستند إلى تقييم فردي يأخذ في الاعتبار المتقدم للوظيفة، وطبيعة الجرائم الجنائية في سجله، ومدى ارتباط هذه الجرائم بأداء وظيفة معينة.

رون هولاند هو شريك في مجموعة ممارسة قانون العمل والتوظيف بشركة DLA Piper، في مكتب سان فرانسيسكو، وجوناثان باتن هو محامٍ في قسم ممارسة قانون العمل بشركة DLA في واشنطن العاصمة. 

هل كانت هذه المقالة مفيدة؟ SHRM آلاف الأدوات والنماذج ومزايا حصرية أخرى للأعضاء، بما في ذلك آخر مستجدات الامتثال، ونماذج للسياسات، ونصائح خبراء الموارد البشرية، وخصومات على البرامج التعليمية، ومجتمع أعضاء متنامٍ عبر الإنترنت، وغير ذلك الكثير. انضم/جدد عضويتك الآن ودع SHRM العمل بشكل أكثر ذكاءً.