كم عدد الطلبات المفتوحة التي يجب أن يكون لدى مسؤولي التوظيف الداخليين؟

يتحمل كل مسؤول توظيف داخلي عددًا من طلبات التوظيف يتراوح بين رقم مكون من خانة واحدة إلى ما يزيد عن 100 طلب. فما هو العدد المناسب؟

حسناً، هذا يعتمد على مجموعة من العوامل، منها الوظيفة والقطاع الذي يتم التوظيف فيه، والموارد المتاحة لهم، والمسؤوليات الإضافية الملقاة على عاتقهم.

"نظرًا للتباين الكبير بين كل مؤسسة وكل سوق، ووجود العديد من العوامل التي تحدد سبب تفضيل مرشح ما مؤسسة على أخرى، فلا توجد إجابة واحدة شاملة بشأن العدد الذي ينبغي أن يتولاه مسؤول التوظيف من طلبات التوظيف"، هكذا قال تيم ساكيت، SHRM رئيس شركة HRU Technical Resources، وهي شركة توظيف متخصصة في مجالي تكنولوجيا المعلومات والهندسة ومقرها في لانسينغ بولاية ميشيغان، ومؤلف كتاب The Talent Fix: A Leader's Guide to Recruiting Great Talent (SHRM 2018). "إن استخدام 'متوسط' عدد الطلبات لكل مسؤول توظيف أمر غير منطقي. ومع ذلك، يمكن لكل مؤسسة تحديد العدد المثالي لطلبات التوظيف لكل مسؤول توظيف من خلال بياناتها الخاصة."

وفقًا لمركز المعرفة في مجال الموارد البشرية التابع لجمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM)، فإن المتوسطات الوطنية في جميع القطاعات وحجم الشركات تتراوح عادةً بين 30 و40 طلب توظيف مفتوح لكل مسؤول توظيف في أي وقت. ويميل المتوسط إلى التقلب بين 15 و20 طلب توظيف مفتوح لكل مسؤول توظيف. ومع ذلك، فإن هذه النتائج العامة تعتبر مؤشراً اقتصادياً أكثر منها أساساً لتحديد حجم العمل المناسب لمسؤول التوظيف في كل مؤسسة.

قال بول فالكون، نائب رئيس قسم الموارد البشرية في صندوق السينما والتلفزيون في لوس أنجلوس: "يعمل معظم مسؤولي التوظيف الذين تعاملت معهم وأشرفت عليهم على حوالي 30 طلب توظيف في أي وقت من الأوقات". "ومع ذلك، عندما كنت أعمل في شركة باراماونت بيكتشرز، كنت أشرف على كل من التوظيف وعلاقات الموظفين، وكان متوسط عدد طلبات التوظيف التي أتعامل معها يبلغ 90 طلبًا". 

الهدف هو تحديد نطاق مناسب لعدد الوظائف الشاغرة لكل مسؤول توظيف، ووضع ميزانية للتوظيف استنادًا إلى هذا النطاق. وهناك العديد من المخاطر التي تنجم عن عدم تحديد نطاق مناسب يلائم كل مؤسسة، ومن بينها زيادة المدة اللازمة لملء الوظائف، وإرهاق مسؤولي التوظيف، وتدهور تجربة المرشحين وجودة الموظفين المعينين.

قال فالكون: "إن إثقال كاهل مسؤول التوظيف بعدد كبير جدًا من طلبات التوظيف يخلق ضغطًا كبيرًا من العملاء الداخليين الذين غالبًا ما تكون لديهم توقعات غير واقعية بشأن توفير المرشحين". "وعلى الجانب الآخر، إذا كان عدد طلبات التوظيف الموكلة إلى مسؤولي التوظيف قليلًا جدًّا، فسوف يشعرون بالملل وقلة التحدي، ومن المرجح أن تفقدهم بسبب قلة التفاعل". 

وقال ساكيت إن هناك خطرًا آخر يتمثل في التقييم الخاطئ لأداء موظفي التوظيف. "على سبيل المثال، قد توزع على جميع موظفي التوظيف لديك 20 طلب توظيف شاغرًا، لكن أحد الموظفين الذي يتولى وظائف ذات حجم كبير يبدو وكأنه نجم لامع، في حين يبدو موظف آخر يتولى وظائف يصعب شغلها وكأنه فاشل، في حين أن الموظف الذي يتولى طلبات التوظيف الصعبة قد يكون أفضل المواهب لديك، لكنك ترهقه بعبء عمل غير متوازن."

[منصة مناقشة عبر الإنترنتSHRM : SHRM ]

العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار

وفقًا لساكيت، فإن العوامل الرئيسية التي يجب أخذها في الاعتبار عند تحديد حجم العمل الذي يقع على عاتق مسؤول التوظيف هي:

• الوقت والجهد اللازمين لتعيين موظفين في الوظائف المطلوبة. وقال: "هناك عدة عوامل تؤثر في ذلك، منها عدد المتقدمين لكل وظيفة شاغرة، ومقدار البحث الخارجي المطلوب للعثور على المرشحين المناسبين، ومستوى عمليات الفرز والمقابلات اللازمة لملء الوظيفة".
  
• مستوى خبرة ومعرفة مسؤول التوظيف.
  
• الأدوات التي يتم تزويد مسؤول التوظيف بها لأداء مهامه. يمكن لبرامج التوصية الداخلية من قبل الموظفين، والتوظيف الفعال عبر وسائل التواصل الاجتماعي، والتطبيقات التكنولوجية المتنوعة أن تخفف من عبء العمل على مسؤول التوظيف وتتيح له التعامل مع عدد أكبر من طلبات التوظيف.
  

قال فالكوني: "سيظل العامل الأهم دائمًا هو مدى تعقيد المهام المطلوبة". "فليست جميع الوظائف متشابهة. فعلى سبيل المثال، يقوم مسؤولو التوظيف في المستشفيات البحثية بالبحث عن كل شيء بدءًا من الباحثين العلميين الحائزين على درجة الدكتوراه والأطباء السريريين رفيعي المستوى وصولاً إلى النوادل والطهاة وموظفي خدمة الغرف الذين يتقاضون أجرًا بالساعة".

وأوضح ساكيت أن معظم أرباب العمل يمكنهم تصنيف أنشطة دعم التوظيف التي يقومون بها إلى فئات مختلفة، مثل الوظائف ذات العدد الكبير التي يسهل شغلها؛ والوظائف المهنية في منتصف المسار الوظيفي؛ والوظائف التي يصعب شغلها والتي تتطلب مهارات نادرة.  

وأضاف: "إن تقسيم العمل بهذه الطريقة يتيح لك فهم حجم العمل الذي يقع على عاتق فريقك". "فقد يتمكن مسؤول التوظيف الذي يتعامل مع عدد كبير من الوظائف من إدارة 20 وظيفة شاغرة في آن واحد، في حين أن المسؤول الذي يتعامل مع وظائف يصعب شغلها قد لا يتمكن سوى من إدارة أربع أو خمس وظائف فقط".

وفقًا لمركز المعرفة SHRM التابع لجمعية SHRM الموارد SHRM ، يمكن أن تكون المعايير المرجعية المصنفة حسب الصناعة وحجم القوة العاملة والموقع الجغرافي والقطاع وحالة الأرباح وغيرها، مفيدة كنقطة انطلاق لوضع معايير داخلية.

يمكن أن يُظهر المقارنة المعيارية الداخلية لأعباء العمل التاريخية للمسؤولين عن التوظيف، ومعدلات الوقت المستغرق لملء الوظائف، ومعدلات قبول العروض، ومعدلات دوران الموظفين/الاحتفاظ بهم، وغيرها من المقاييس المهمة داخليًّا، كيف تؤثر طلبات التوظيف لكل مسؤول توظيف على الأرباح الصافية بمرور الوقت.

إن المراجعة الدورية للبيانات وطلب آراء الموظفين المسؤولين عن التوظيف بشأن أعباء العمل سيساعدان في تحديد التوقعات وتعديلها.