تقوم إدارة الهجرة والجمارك (ICE) بتمديد فترة المراجعة عن بُعد لنموذج I-9 حتى نهاية عام 2021

مددت إدارة الهجرة والجمارك الأمريكية (ICE) سياستها المؤقتة التي تسمح لأصحاب العمل بمراجعة مستندات النموذج I-9 عن بُعد حتى 31 ديسمبر.

صدرت هذه السياسة لأول مرة في مارس 2020 بسبب جائحة كوفيد-19، وتم تمديدها 11 مرة.

تدعو جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) إلى تمديد هذه السياسة حتى نهاية العام، كما تحث الوكالة على تطبيق سياسة دائمة تسمح بإجراء عمليات التفتيش على نموذج I-9 عن بُعد.

قال جون فاي، محامي الهجرة ورئيس قسم LawLogix التابع لشركة Hyland Software، وهي شركة متخصصة في خدمات إدارة قضايا الهجرة ونماذج I-9 وE-Verify القائمة على السحابة: "في إطار نظام التحقق الافتراضي، يمكن لأصحاب العمل الذين يعملون عن بُعد تأجيل الفحص المادي المباشر للوثائق الذي يتم عادةً عند ملء نموذج I-9". "يمكن لأصحاب العمل بدلاً من ذلك فحص المستندات عن بُعد عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس أو التحميل الآمن، وما إلى ذلك، واستكمال نموذج I-9 مع الإدراجات التوضيحية المناسبة."

قالت فاي إن هذه السياسة كانت بمثابة طوق نجاة في ظل هذه الأوقات المضطربة، حيث مكنت أرباب العمل من توظيف الموظفين بسرعة وأمان.

كانت هذه السياسة تنطبق في البداية فقط على أرباب العمل وأماكن العمل التي كانت تعمل عن بُعد بشكل كامل بسبب أزمة الصحة العامة، ولكن منذ شهر أبريل، توفر إدارة الهجرة والجمارك (ICE) مزيدًا من المرونة للشركات التي تعيد موظفيها إلى المكتب. وعلى الرغم من وجود بعض الغموض حول من يشملهم هذا الإجراء بالضبط، يعتقد الخبراء أنه يجوز لأرباب العمل استخدام إجراءات نموذج I-9 عن بُعد بالنسبة للموظفين الجدد الذين يعملون عن بُعد، حتى لو كان هناك موظفون آخرون يعملون في مقر الشركة.

تظل المواعيد المعتادة لملء نموذج I-9 سارية المفعول. يجب ملء القسم 1 من النموذج بحلول تاريخ بدء عمل الموظف، ويجب ملء القسم 2 في غضون ثلاثة أيام عمل من تاريخ بدء العمل. ويجب على أرباب العمل الذين يستفيدون من الإجراءات الميسرة تقديم وثائق مكتوبة توضح سياستهم المتعلقة بالتأهيل عن بُعد والعمل عن بُعد لكل موظف.

"لكن هذه السياسة مشروطة بشرط كبير للغاية، وهو أن على صاحب العمل أن يلتقي بالموظف في نهاية المطاف ليرى تلك الوثائق شخصياً"، قال فاي. "وبموجب سياستهم الأصلية، أشارت وكالة الهجرة والجمارك (ICE) إلى أنه بمجرد استئناف العمليات العادية لصاحب العمل، يجب على جميع الموظفين الذين تم تعيينهم باستخدام التحقق عن بُعد الحضور إلى صاحب العمل في غضون ثلاثة أيام عمل لتقديم وثائقهم لفحصها شخصياً."

وأضاف فاي أن إدارة إنفاذ قوانين الهجرة والجمارك (ICE) أعلنت منذ شهر أبريل أن الموظفين معفون مؤقتًا من إجراءات الفحص البدني إلى أن يباشروا عملًا غير عن بُعد «بشكل منتظم أو ثابت أو يمكن التنبؤ به».

وأشارت آمي بيك، المحامية في مكتب جاكسون لويس بمدينة أوماها بولاية نبراسكا، إلى أنه لا توجد طريقة للتأكد من موعد انتهاء فترة المرونة الممنوحة لمراجعة المستندات عبر الإنترنت، وبمجرد حدوث ذلك، «من المرجح أن يكون هناك اندفاع لإجراء عمليات التحقق وإعادة التحقق شخصياً في غضون ثلاثة أيام عمل».

ولهذا السبب، اقترحت أن ينظر أرباب العمل في البدء بإجراء عمليات التحقق شخصياً بالنسبة للموظفين الذين تم تعيينهم والتحقق من هويتهم عن بُعد في 20 مارس 2020 أو بعده. وقالت بيك: "يمكن القيام بذلك مع عودة الموظفين إلى مكان العمل، أو يمكن أن يجريها وكلاء يختارهم صاحب العمل". "ويجوز لصاحب العمل اختيار أي شخص ليكون وكيلاً لأغراض التحقق، لكنه سيظل مسؤولاً عن أي أخطاء تحدث خلال تلك العملية".

SHRM طلبت SHRM من مصلحة الهجرة والجمارك (ICE) إصدار توجيهات توضيحية إضافية بشأن الإنهاء التدريجي لسياسة المرونة، بحيث تتضمن مهلة زمنية معقولة لا تقل عن 90 يومًا لمراجعة المستندات شخصيًا.

استعدادًا لفحص الوثائق شخصيًا، كان ينبغي على أرباب العمل الاحتفاظ بقائمة بجميع الموظفين الذين تم التحقق من هويتهم عن بُعد، وموعد عودتهم إلى العمل، والموعد النهائي لإجراء التحقق من هويتهم شخصيًا.

يجب أن تقرر إدارة الموارد البشرية من سيقوم بإجراء عمليات التحقق المباشرة، وكيف ومتى سيتم التواصل مع الموظفين المعنيين، وكيفية تحديث النماذج بعد المراجعة المباشرة.

إرشادات مصلحة الهجرة والجمارك (ICE) المتعلقة بالمراجعة الافتراضية ليست إلزامية. ولا يزال بإمكان أرباب العمل اتباع الإجراءات القياسية الخاصة بالنموذج I-9، بما في ذلك الاستعانة بممثلين مفوضين لإتمام عملية التحقق نيابة عنهم.

قالت دون لوري، المستشارة القانونية الأولى في قسم شؤون الهجرة بمكتب شركة "سيفارث شو" في واشنطن العاصمة: "ينبغي على أرباب العمل أن يفكروا جدياً في الاستعانة بممثلين مفوضين فيما يتعلق بالموظفين المعينين عن بُعد والذين يخضعون لإعادة التحقق". "تعد طريقة الممثل المفوض وسيلة مهمة لتوفير الوقت إذا تم إعدادها بشكل صحيح وتنفيذها بعناية. يتم ملء نموذج I-9 مرة واحدة فقط، ويتم التحقق من الوثائق مرة واحدة فقط، ولا توجد حاجة إلى الإجراء المكون من خطوتين الذي ينشأ عن العملية الافتراضية، والذي يتطلب تحققًا لاحقًا شخصيًا."

تحويل المراجعة الافتراضية إلى نظام دائم

SHRM إلى وزارة الأمن الداخلي (DHS) في أواخر يوليو، طالبةً من الوزارة النظر في إصدار لائحة دائمة تسمح باستخدام نموذج التفتيش الافتراضي لملء القسم 2 من النموذج I-9 عبر مؤتمر الفيديو. وقالت إيميلي م. ديكنز، رئيسة الموظفين ورئيسة الشؤون الحكومية وأمينة سر الشركة في SHRM: "إن إلغاء شرط الحضور الشخصي أمر بالغ الأهمية لضمان صحة وسلامة ورفاهية المتخصصين في الموارد البشرية المكلفين بشكل أساسي بملء النموذج I-9." "ومن المهم بنفس القدر أن يتم إعفاء أصحاب العمل ذوي الحجم الكبير والشركات التي لديها قوى عاملة عن بُعد متنامية من الأعباء المرتبطة بالتفتيش الشخصي."

SHRM مجالات إضافية يجب أخذها في الاعتبار فيما يتعلق بالتحقق من التوظيف، بما في ذلك:

• إصدار نموذج I-9 مبسط مع تعليمات محدثة، وتوفير المرونة عند حدوث مشكلات غير متوقعة.
• تبسيط متطلبات النموذج I-9 ونظام E-Verify ودمجها في عملية واحدة للأرباب العمل الذين يختارون استخدام نظام E-Verify أو يُلزمون بذلك.
• إصدار توجيهات عامة بشأن أنظمة I-9 الإلكترونية.
• تحديث الإرشادات المتعلقة بالمخالفات الفنية والموضوعية لنموذج I-9، بحيث يتلقى أرباب العمل إرشادات واضحة ومحدثة بشأن الأخطاء الفنية أو الإجرائية التي ترتكب بحسن نية فيما يتعلق بنماذج I-9.

في مايو 2021، SHRM أعضائها حول تجربتهم مع متطلبات الامتثال للنموذج I-9 وعملية التحقق من التوظيف. ووفقاً للاستطلاع، يرى 80% من المتخصصين في الموارد البشرية أن استخدام كل من النموذج I-9 ونظام E-Verify يمثل عبئاً عليهم.

مع تحول العديد من أرباب العمل إلى العمل عن بُعد للمرة الأولى في عام 2020، ظهرت العديد من التحديات الجديدة المتعلقة بالتحقق من صحة بيانات التوظيف. فقد أفاد حوالي 38 في المائة من المشاركين في الاستطلاع بأنهم أجروا إجراءات نموذج I-9 عن بُعد لجميع الموظفين الجدد منذ بداية الجائحة؛ واستخدم 26 في المائة نموذجًا مختلطًا يعتمد على الاستعانة بممثل مفوض والمراجعة عن بُعد؛ ولم يغير 24 في المائة إجراءات نموذج I-9 الخاصة بهم؛ بينما اعتمد 7 في المائة على الممثل المفوض حصريًّا.

عندما سُئلوا عن مدى الصعوبة التي يتوقعون أن تواجهها مؤسساتهم في الحصول على نسخ من الوثائق التي تم جمعها خلال فترة العمل عن بُعد وفحصها والاحتفاظ بها في غضون ثلاثة أيام بعد انتهاء سريان سياسة مصلحة الهجرة والجمارك (ICE)، أجاب 71 في المائة من أرباب العمل الذين شملهم الاستطلاع بأن القيام بذلك سيكون صعبًا إلى حد ما أو صعبًا جدًّا.

[هل تريد معرفة المزيد عن الامتثال لقوانين الموارد البشرية؟ انضم إلينا في المؤتمر والمعرضSHRM لعام 2021، الذي سيُعقد في الفترة من 9 إلى 12 سبتمبر في لاس فيغاس وعبر الإنترنت.]