تدريب التوظيف للعالم الافتراضي

يمكن للمقابلات الافتراضية أن تنقل ثقافة المنظمة وتقدم انطباعًا أوليًا عن شركتك. كما أن طريقة التعامل مع هذه المقابلات يمكن أن تمنع الوقوع في مشاكل قانونية.

ولكن في كثير من الأحيان، تغفل الشركات عن ضرورة تدريب الموظفين الذين يجرون هذه المقابلات. هذا التدريب ضروري لضمان اتخاذ أفضل الخيارات في التوظيف وتجنب الشركات للمخاطر القانونية.

التحول إلى بيئة التوظيف الافتراضية

خلال فترة التباعد الاجتماعي التي فرضتها الجائحة، اضطرت شركة Cornerstone OnDemand إلى "إعادة النظر في عملية التوظيف لتعكس نموذج العمل عن بُعد بنسبة 100٪"، وفقًا لما صرحت به بريانا فولدز، نائبة الرئيس المساعدة لشؤون أنظمة المواهب والعمليات والاستحواذ في شركة تكنولوجيا الموارد البشرية. وأضافت أن ذلك تطلب طرقًا جديدة لتدريب الموظفين على التوظيف.

"كبداية، عملنا على تمكين موظفي التوظيف لدينا من مساعدة مديري التوظيف على التحول من المقابلات الشخصية إلى المقابلات عبر الفيديو"، أوضحت. "أطلقنا منهجًا تدريبيًا افتراضيًا وعقدنا مقابلات تجريبية وتدريبات عبر الإنترنت وجلسات مفتوحة للتأكد من أن قادتنا يشعرون بالراحة مع هذا الإجراء المحدث. أدركنا بسرعة أننا بحاجة إلى التأكد من أن القائمين على المقابلات مجهزون لتقييم المهارات بدقة باستخدام أدوات التعاون الافتراضي وتزويدهم بالإعداد الكافي".

أوني بيفرلي هو مدير الموارد البشرية في شركة المحاماة المتخصصة في قانون الملكية الفكرية Marshall Gerstein & Borun في شيكاغو. قال بيفرلي إن الشركة سرعان ما قامت بتكييف إجراءاتها لإجراء المقابلات وتوظيف الموظفين بشكل افتراضي. "تتضمن عملية المقابلات الحالية لدينا مقابلة جماعية قائمة على السلوك، لذا كانت خطوتنا الأولى هي تدريب القائمين على المقابلات على استخدام منصات الاجتماعات عبر الفيديو لإجراء هذا النوع من المقابلات وجهًا لوجه." وأوضحت أن ذلك تضمن تدريبًا على كيفية استخدام المنصة وكيفية تكييفها مع العملية الحالية للمؤسسة.

على سبيل المثال، تقوم الشركة بإنشاء مكالمات فيديو فردية لكل مرحلة من مراحل المقابلة. عندما يصل المرشحون إلى مرحلة اللجنة، تستخدم الشركة ميزة غرفة الانتظار للتأكد من وجود جميع المحاورين في الغرفة الافتراضية قبل إدخال المرشح. وقالت: "ناقشنا أيضًا بعض الأمور التقنية، مثل إيقاف تشغيل الفيديو لفترة وجيزة عند مواجهة مشكلات في النطاق الترددي حتى يكون الصوت أكثر وضوحًا، والاتصال بالفيديو من خلال الصوت على الهاتف بدلاً من الكمبيوتر، واستخدام ميزة الدردشة لطرح الأسئلة".

في EY، يتعين على جميع أعضاء الفريق المشاركين في عملية المقابلة حضور دورة الشركة التدريبية "توظيف أفضل المواهب من خلال المقابلات القائمة على السلوك"، وفقًا لما صرح به لاري ناش، رئيس قسم التوظيف في EY بالولايات المتحدة. وهي دورة كانت تُقدم في المقر قبل انتشار الوباء. واليوم، يتم تحديث الدورة التي تستغرق أربع ساعات وتحويلها إلى مزيج من التدريب الافتراضي بقيادة مدرب والتعلم عبر الإنترنت، وفقًا لما صرح به ناش.

التركيز على أفضل ممارسات التدريب

في Cornerstone، يتم تقديم التدريب بشكل أساسي من خلال مقاطع فيديو مسجلة مسبقًا عبر الإنترنت ومؤتمرات الفيديو. ومع ذلك، شددت فولدز على أنه "من المهم عدم تجاهل الجوانب الاجتماعية للتدريبات". ونتيجة لذلك، قالت إن Cornerstone تدرج عدة فترات استراحة في عملية التدريب حتى يتمكن أعضاء الفريق من تبادل الملاحظات والتواصل حول موضوعات غير متعلقة بالعمل.

قال ناش إن قضايا التنوع والإنصاف والشمولية تشكل عنصراً مهماً في تدريب المقابلات في EY. يتم تدريب الفرق على التعرف على التحيز اللاواعي وتخفيفه خلال عملية المقابلة، وإجراء المقابلات بتعاطف وتفهم، خاصة في هذه الأوقات الصعبة. وهم يدركون أن "العمل من المنزل قد يتطلب القيام بمهام متعددة والتعامل مع عوامل تشتيت الانتباه"، على حد قوله.

قال فولدز: "إن إعداد فريقك والتحول إلى تجربة التوظيف الافتراضية هو عملية مستمرة ويُفضل التعامل معها من زوايا متعددة، وعادة ما تتطلب التكنولوجيا والأتمتة والتوجيه والتدريب". "نحن نواصل تطوير هذه البرامج مع ظهور التغييرات في بيئة التوظيف الحالية".

التأثيرات على عملية التوظيف

في EY، لا يتم تقديم التدريب فقط للموظفين المشاركين في عملية المقابلة؛ بل يتم تقديم التدريب أيضًا للمرشحين للوظائف "لضمان شعورهم بالراحة والاستعداد لعملية المقابلة الافتراضية"، كما قال ناش.

وقال: "توفر هذه التجربة الافتراضية لمرشحينا مرونة أكبر واتساقًا أكبر وتقلل من الحاجة إلى إجراء مقابلات متعددة. كما تتيح للمؤسسات اتخاذ قرارات أسرع بشأن ترشيح الأفراد".

إن نهج Cornerstone المحسّن لتدريب القوى العاملة عن بُعد يعني "أننا نستخدم خدمات وتقنيات أكثر من أي وقت مضى، ونستخدم أدوات تحليلية لاختيار المرشحين"، كما قال فولدز. "على الرغم من أن استخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي له فوائد، إلا أن لا شيء يمكن أن يحل محل التخصيص في العلاقات الإنسانية، وأصبح عملية التوظيف بشكل متزايد مزيجًا استراتيجيًا بين الاثنين."

في أي بيئة توظيف، يعد التواصل الفعال أمراً بالغ الأهمية. ويمكن القول إن هذا الأمر أكثر أهمية في البيئة الافتراضية.

وقالت فولدز: "يمكن أن يضمن استخدام أدوات مثل Zoom و chatbots و Teams و Slack و Pomodoro apps ومنصات التدريب و Dropbox أو غيرها من أدوات مشاركة المستندات أنك تتواصل بشكل فعال مع الموظفين بشأن أحدث التدريبات وأفضل الممارسات". وأوصت بتزويد أعضاء الفريق بأدوات التعاون وجلسات الأسئلة والأجوبة وأدلة المقابلات والتقييم. 

قال ناش: "استخدمت العديد من الشركات البيئة الافتراضية كسبب لتحليل عملياتها وإعادة التفكير في هويتها وطريقة عملها. ويمكن أن ينطبق الأمر نفسه على مجال جذب المواهب واكتسابها. ونحن نتطلع إلى المستقبل وما سيأتي بعده، سنواصل تبني التغييرات التي نجحت خلال الجائحة لتعزيز تجربة المرشحين".

لين غرينسينغ-بوبال كاتبة مستقلة في تشيبيوا فولز، ويسكونسن.