نصائح لإنشاء موقع فعال لتوجيه الموظفين الجدد

أورلاندو، فلوريدا — قالت بريندا هامبل، المؤسِّسة المشاركة والمديرة التنفيذية لشركة «كونكت ذا دوتس كونسلتينغ» (Connect the Dots Consulting)، وهي شركة استشارات في مجال الموارد البشرية مقرها دبلن بولاية أوهايو، إنه عندما يفكر أرباب العمل في إنشاء بوابة إلكترونية للتأهيل الوظيفي، ينبغي عليهم أولاً التفكير في الرسائل الأساسية التي سيقدمها الموقع الإلكتروني للموظفين الجدد، ودمج تلك الأفكار في عناصر التصميم.

تحدثت هامبل وشريكتها والمؤسسة المشاركة إيريكا لامونت في 20 أبريل في مؤتمر ومعرض إدارة المواهب الذي نظمته جمعية إدارة الموارد البشرية.

مؤتمر إدارة SHRM لعام 2016 الذي تنظمه جمعية إدارة الموارد البشرية ( SHRM
· تغطية شاملة
· الصور
· مزيد من المعلومات

إن أهمية بوابة التوجيه والتأهيل واضحة للعيان. قال هامبل: «عندما يستعد الموظفون الجدد لبدء عملهم الجديد، فإنهم ينفصلون عن وظيفتهم السابقة ويحرصون على الحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات حول الوظيفة الجديدة».

يمكن للموظفين الجدد الحصول على رابط للموقع فور قبولهم عرض العمل. ويقودهم هذا الرابط إلى صفحة مخصصة تحتوي على مجموعة متنوعة من الموارد، حيث يمكن للموظف الجديد التعرف على المؤسسة وثقافة الشركة وما يمكن توقعه في أول يوم عمل.

الشروع في العمل

قالت هامبل إنها لاحظت من خلال خبرتها أن قسم الموارد البشرية يميل عادةً إلى الانطلاق مباشرةً في إعداد محتوى برنامج التوجيه. «يبدأ قسم الموارد البشرية بالتركيز على ما يجب مشاركته، وقوائم المراجعة التي يحتاجها الموظفون، والنماذج التي يتعين ملؤها. ونحن نشجعكم على الابتعاد قليلاً عن هذه التفاصيل والتركيز على الصورة الأكبر. فإذا انشغلنا بالمحتوى أولاً، فسوف نغفل عن الهدف الأسمى من برنامج التوجيه».

وأوصت بأن يبدأ قسم الموارد البشرية أولاً بالتفكير في السؤال التالي: «لماذا يوجد موقعنا؟» وما هو الغرض منه؟ «ثم خذوا الأمر خطوة أو خطوتين إلى الأمام»، قالت. «اسألوا أنفسكم: ماذا يعني «التأهيل» في مؤسستكم؟»

على سبيل المثال، قد يكون الحل هو تمكين الموظفين الجدد من «التواصل مع النجاح». وقال هامبل: «إن إقامة هذا التواصل له علاقة مباشرة بالالتزام والنجاح، وهو أمر يعود بالنفع على كل من الفرد والمؤسسة».

وبمجرد التوصل إلى رؤية واضحة لما يجب أن يكون عليه موقع التوجيه والتأهيل، يتعين على أرباب العمل تحديد الجوانب التي سيركزون عليها لتحقيق تلك الرؤية. وقد حددت هامبل ثلاثة احتمالات تتعلق بالمثال الذي ذكرته أعلاه:

تسليط الضوء على الثقافة. قالت هامبل: «نريد أن يفهم الموظفون الجدد ثقافتنا: ما هي معتقداتنا، وما هي قيمنا، وكيف نتعامل مع بعضنا البعض؟». واقترحت إنتاج مقاطع فيديو لتحقيق هذا الهدف. «ليس من الضروري الاستعانة بشركة إنتاج متخصصة. فكل شخص لديه إمكانية الوصول إلى التكنولوجيا الأساسية التي يمكن أن تساعد في إنتاج هذه المقاطع».

لا تكتفِ بعرض رسالة الرئيس التنفيذي على الموظفين الجدد. «يرغب الموظفون الجدد عمومًا في التعرف على الزملاء الذين سيعملون معهم، وليس على الرئيس التنفيذي. أطلعهم على حقيقة العمل في الشركة. استخدم أمثلة وقصصًا حقيقية». وتعد قناة يوتيوب وسيلة جيدة لتحقيق ذلك.

بناء العلاقات. يتم إنجاز العمل من خلال التعاون مع الآخرين في المؤسسة. «كلما أسرعنا في إقامة تلك الروابط والمساعدة في بناء تلك العلاقات، كلما أسرعنا في تمكين الموظفين الجدد من تحقيق الإنتاجية». اقترح هامبل إدراج الصور في الدليل الإلكتروني. «من هم الأشخاص الذين سنعمل معهم؟ لذلك عندما أبدأ في رؤية الأشخاص، يبدون مألوفين لي قليلاً لأنني رأيت وجوههم." تعد اللقاءات والترحيب الهادفة وسيلة أخرى جيدة لبناء العلاقات. "لا تكتفي باصطحاب الشخص وتقديمه في اليوم الأول. قدم له وللشخص الذي يلتقي به جدول أعمال"، قالت هامبل. وأضافت أن الموظفين الجدد يجب أن يلتقوا بالأشخاص أكثر من مرة.

جمع التعليقات. قال هامبل إن هذا هو العنصر الذي غالبًا ما يغيب عن برامج تأهيل الموظفين الجدد. «هناك الكثير من التعليقات حول الجانب اللوجستي: هل حصلت على ما تحتاجه؟ هل أكملت استماراتك؟ لكن هذه الأمور لن تسمح لك بتحقيق هدفك المتمثل في تمكين الموظفين الجدد من النجاح».

واقترحت تضمين البوابة استبيانات مقتضبة للتقييم تتألف من أربعة إلى سبعة أسئلة، ليقوم بملئها كل من الموظف الجديد ومدير التوظيف. ويمكن استخدام هذه البيانات لفهم وجهة نظر الطرفين ومدى توافق توقعاتهما. ومن ثم، يمكن لقسم الموارد البشرية تنظيم حوار للمساعدة في سد أي فجوات قد تكون موجودة.  

روي ماورر هو محرر ومدير قسم المحتوى الرقمي في SHRM. تابعه على @SHRMRoy