التأهيل الافتراضي للموظفين عن بُعد أصبح أكثر أهمية من أي وقت مضى

لقد انتقلت معظم المؤسسات إلى العمل عن بُعد استجابةً لجائحة فيروس كورونا، مما جعل عملية تأهيل الموظفين الجدد بشكل افتراضي بالكامل أمراً ضرورياً. لكن توفير تجربة تأهيل ممتازة عبر الإنترنت قد يمثل تحدياً لأصحاب العمل الذين يقومون بذلك للمرة الأولى.

"يُعد توظيف الموظفين الجدد وتأهيلهم بشكل افتراضي بالكامل مفهومًا جديدًا بالنسبة لمعظم أرباب العمل. وتحاول الكثير من الشركات استيعاب هذه الفكرة"، هكذا قالت سالي ستتسون، الشريكة المؤسسة والمديرة في "مجموعة سالفيسون ستتسون"، وهي شركة متخصصة في البحث عن الكوادر التنفيذية في منطقة فيلادلفيا.

قال برنت بيرسون، الرئيس التنفيذي ومؤسس شركة «إنبوردر» (Enboarder) المتخصصة في تكنولوجيا تأهيل الموظفين الجدد ومقرها سيدني بأستراليا، إن القيام بذلك على النحو الصحيح أصبح الآن أكثر أهمية من أي وقت مضى، حيث يبدأ الموظفون وظائفهم الجديدة من المنزل في ظل جائحة كوفيد-19 دون أن يكونوا قد التقوا بأي شخص وجهًا لوجه خلال عملية التوظيف. وأضاف: «عادةً ما يتعامل العديد من المديرين مع عملية تأهيل الموظفين الجدد بشكل ارتجالي، ويقومون بها على عجل، ولكن مع تحول كل شيء إلى بيئة افتراضية، أصبح هناك حاجة إلى مزيد من التنظيم، مما يعني أن توجيه المديرين أصبح أكثر أهمية».

قالت ليان فاينبرغ، مؤسِّسة ومديرة قسم المواهب والتوظيف في شركة «Talent in the 6ix» التي تتخذ من تورونتو مقراً لها، وهي شركة استشارات في مجال الموارد البشرية والتوظيف متخصصة في مساعدة الشركات الناشئة، إن على أرباب العمل أن يسعوا إلى جعل عملية التهيئة الافتراضية سلسة وديناميكية وغنية بالمعلومات.

وقالت: "أهم شيء يجب تذكره هو أنك تضع الأساس الذي يتيح للموظف الجديد تكوين علاقات جديدة في مكان العمل، وتساعده على التعبير عن رأيه، وهو أمر يزداد أهمية عندما يعمل عن بُعد".

تغطية جميع الجوانب

قال ستتسون إن عملية التوجيه الافتراضية لا ينبغي أبدًا أن تقتصر على جلسة فيديو أو مكالمة هاتفية «لمرة واحدة فقط». «بل يجب أن تتم عبر عدة جلسات فيديو تفاعلية تقدم لمحة عامة عن الشركة ومنتجاتها وخدماتها، وتشمل لقاءات مع المديرين وأعضاء الفريق وحتى قادة الأعمال مثل الرئيس التنفيذي».

وقال بيرسون إنه ليس من المستغرب أن يكون استخدام الفيديو أمرًا بالغ الأهمية في عملية التوجيه الافتراضية. فإذا كانت مؤسستك جديدة على عملية التوجيه عن بُعد، فقد حان الوقت الآن لإنشاء سلسلة من مقاطع الفيديو القصيرة حول موضوعات التوجيه، والتي يمكن إرسالها إلى الموظف الجديد يوميًا لتكمل الجلسات الافتراضية.

تنصح فاينبرغ بتنظيم أيام كاملة من الأنشطة حتى لا يشعر الموظفون الجدد بالإهمال. وقالت: «ضعوا جدولاً منظماً يتضمن روابط منفصلة لكل جلسة. وشددوا على أهمية الالتزام بالمواعيد مع الزملاء الداخليين المكلفين بتقديم العروض. فهذه ليست اجتماعات يمكنكم التأخر عنها بعشر دقائق أو إلغاؤها وتوقع ترك انطباع جيد لدى الموظف الجديد».

كانت شركة ServiceNow العالمية المتخصصة في تكنولوجيا إدارة القوى العاملة توظف بالفعل العديد من الموظفين عن بُعد قبل تفشي الجائحة، وهي معتادة على إجراء عمليات تأهيل الموظفين الجدد سواءً بشكل مباشر أو عبر الإنترنت. وتستخدم الشركة تطبيقها الخاص للتأهيل عبر الهاتف المحمول لمساعدة الموظفين الجدد على استكمال الإجراءات الورقية المطلوبة وتقديم طلبات الحصول على المعدات.

قالت بات وادورز، الرئيسة التنفيذية لشؤون المواهب ومديرة الموارد البشرية في شركة ServiceNow: "المجال الوحيد الذي اضطررنا إلى تطويره قليلاً هو برنامج توجيه الموظفين الجدد". "لدينا الآن برنامج توجيه رقمي بالكامل يعتمد على مؤتمرات الفيديو عبر تطبيق Zoom، ويضم العديد من المتحدثين الضيوف للتواصل مع جميع موظفينا الجدد."

قال وادورز إن برنامج التوجيه الافتراضي لشركة ServiceNow يبدأ بجلسة مدتها ست ساعات في اليوم الأول، تتخللها فترات راحة مدمجة وفرص للتواصل. "نستعين بشركاء من مختلف أقسام المؤسسة، بما في ذلك أقسام المنتجات والمواهب العالمية والشؤون المالية وتكنولوجيا المعلومات والمبيعات، على سبيل المثال لا الحصر. كما ننظم جلسة أخرى مدتها 90 دقيقة في اليوم الثاني، حيث يمكن للموظفين طرح أسئلة إضافية والاستماع إلى تجارب بعض الأقسام الأخرى داخل الشركة."

ويمكن أن يشمل برنامج التوجيه أيضًا دورات تدريبية مجدولة، واجتماعات فردية مع مدير الموظف الجديد و"رفيق التوجيه"، وعرضًا تقديميًا أمام الفريق بأكمله، وجلسة تواصل اجتماعي افتراضية مع الفريق للتعرف على زملاء العمل في أجواء أكثر عفوية.

وقال بيرسون في Enboarder: "يقوم بعض العملاء بإجراء اختبار قصير في نهاية الأسبوع لمعرفة من هو الأكثر دراية بالموظف الجديد، ويقدمون هدايا للفائزين."

قامت كيلي تشاك، شريكة التعلم في LinkedIn والمسؤولة عن إنتاج المحتوى لبرنامج تأهيل الموظفين الجدد في LinkedIn، بتوسيع نطاق برنامج التأهيل الذي كان يستغرق يومًا واحدًا ليصبح برنامجًا افتراضيًا مدته أسبوع كامل، وذلك عندما تحولت الشركة إلى العمل عن بُعد في أوائل مارس. وقالت: "لم نرغب في تحويل كل شيء إلى يوم كامل افتراضيًا لأننا لم نكن متأكدين من كيفية استجابة الموظفين الجدد بعد أن تغيرت حياة الكثير من الناس في المنزل بشكل كبير". "شعرنا أننا يمكننا القيام بذلك على أفضل وجه من خلال جلسات قصيرة موزعة على مدار أسبوع لتوفير المرونة في العمل من المنزل، ومن ثم يمكننا التكيف حسب الحاجة".

يتضمن البرنامج الذي يستمر خمسة أيام اتصالات منتظمة ونقاط تواصل للتأكد من أن الموظفين الجدد لا يشعرون بأنهم مهملون أو مهمشون. ويبدأ البرنامج بجلسة مباشرة مدتها ساعة واحدة في اليوم الأول تتناول ثقافة الشركة وقيمها ومنتجاتها، ويختتم في اليوم الخامس بجلسة أسئلة وأجوبة مع خبير في المزايا، الذي يساعد الموظفين الجدد على إتمام إجراءات التسجيل. وتشمل الأنشطة الأخرى خلال الأسبوع فيديو تعريفيًا من تشاك في اليوم الثاني، وجلسة مدتها ساعة مع أحد المسؤولين التنفيذيين في LinkedIn في اليوم الثالث، ولعبة البحث عن الكنز ضمن الموارد الإلكترونية للشركة في اليوم الرابع.

إعداد التكنولوجيا

قال بيرسون إن ضمان تزويد الموظفين الجدد بالتكنولوجيا المناسبة يمثل عقبة حقيقية في الوقت الحالي. "إن إرسال أجهزة الكمبيوتر المحمولة إلى منازل الموظفين أمر، لكن التحدي يكمن في تجهيز الأجهزة وتهيئتها للمستخدم، لأن قسم تكنولوجيا المعلومات يعاني من ضغوط هائلة في الوقت الحالي."

وأضاف أن الشركات يمكنها إنتاج سلسلة من مقاطع الفيديو التي تقدم إرشادات تفصيلية حول كيفية إعداد أجهزة الكمبيوتر. وقال بيرسون: "ستساعد أتمتة جزء كبير من العملية في حل بعض المشكلات، لكن لا يزال يتعين على الشركات تقديم خدمة مخصصة إذا واجه الموظفون أي مشكلات".

طلبت شركة LinkedIn من فريق تكنولوجيا المعلومات التابع لها تمكين تحميل البرامج والتطبيقات الخاصة بالشركة عن بُعد. وعندما يفتح الموظفون العاملون عن بُعد أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم، يمكنهم تنزيل البرامج والتطبيقات المطلوبة بمجرد إدخال بيانات الاعتماد الصحيحة. وتستغرق هذه العملية عادةً حوالي ساعة واحدة، وتتم في إطار جلسة هاتفية فردية تُنظم لكل موظف جديد.

قال ستتسون إنه من المهم أن نسأل الموظفين الجدد عن الأدوات التي يحتاجونها لإنجاح أداء مهامهم.

تعزيز التفاعل والتواصل

يجب أن يكون برنامج التوجيه التفاعليًّا للحفاظ على تفاعل المشاركين وتواصلهم. قال بيرسون: "لا تتجاهلوا الجانب الاجتماعي لبرنامج التوجيه". "دربوا المديرين على ابتكار طرق مبتكرة للتواصل مع الفريق".

نصح وادورز بتخصيص فترات راحة متعددة للحفاظ على تفاعل الموظفين الجدد. "لا يستطيع الناس استيعاب المعلومات إذا ظلوا جالسين لفترة طويلة. نحن نستفيد بشكل كامل من الميزات المتوفرة في تطبيق Zoom، مثل تنظيم جلسات جانبية، وإجراء استطلاعات رأي للموظفين خلال بعض الجلسات، والتفاعل عبر الدردشة. فهذه هي المجالات التي لاحظنا فيها أعلى مستويات التفاعل، وحيث يستمتع الموظفون الجدد ويقيمون علاقات مع زملائهم."

كما يستخدم LinkedIn المجموعات الفرعية. قال تشاك: "يتيح لك Zoom تشكيل مجموعات فرعية مكونة من ثلاثة أو أربعة أشخاص، وهذا يمنح الموظفين الجدد فرصة للتعارف فيما بينهم". "نحافظ على ثبات المجموعات الفرعية طوال الجلسات حتى يتمكن الموظفون الجدد من بناء علاقات مع زملائهم في الدفعة نفسها".

أوصى الخبراء بتنظيم وجبات غداء افتراضية واستراحات لتناول القهوة، وتغطية التكاليف الخاصة بالموظف الجديد.

قال بيرسون: "يتم مشاركة مثل هذه المبادرات على مواقع التواصل الاجتماعي، مما يساهم في تعزيز صورة الشركة كجهة عمل".

نصح ستتسون بإرسال سلة ترحيب تحتوي على منتجات تحمل شعار الشركة إلى منازل الموظفين الجدد لجعلهم يشعرون بأنهم جزء من الشركة. وحتى قبل اليوم الأول للموظف الجديد، ينبغي أن يكون المدير قد تواصل معه برسالة ترحيبية واختار أحد أعضاء الفريق ليكون «رفيقاً للتأهيل» يقدم له النصائح ويساعده على التكيف مع بيئة العمل.

لا تقتصر على أسبوع واحد

يعتقد الخبراء أن التركيز على عملية تأهيل الموظفين الجدد يجب أن يستمر إلى ما بعد الأسبوع الأول من عمل الموظف. قالت وادورز: "أمام الشركات فرصة للقيام بالمزيد". "في العام الماضي، أجرينا بحثًا ووجدنا أن حماس الموظفين للعمل يصل إلى ذروته عند بدء العمل في وظيفة جديدة، لكنه يتضاءل بنسبة 22 في المائة بعد ذلك بوقت قصير. يتعين على الشركات التفكير في كيفية ضمان شعور موظفيها بأنهم محل تقدير وأن آراءهم تُسمع. هل توفر لهم الموارد الكافية؟ هل تساعد في خلق لحظات صغيرة من الشعور بالانتماء؟ هل تساعد في خلق بيئات تمكينية تسمح للموظفين بالبقاء على اتصال والتعاون؟"

قال وادورز إن ملاحظات الموظفين هي هدية يجب تقديرها. يتم إجراء استطلاع رأي للموظفين الجدد في ServiceNow بعد أسبوع واحد حول تجربتهم العامة في مرحلة التأهيل، ثم مرة أخرى بعد 45 يومًا.

وقالت: "نحن نسعى باستمرار إلى إعادة النظر في طرق جديدة لجعل تجربة انضمام الموظفين الجديدة تجربة مثمرة، ونقوم باختبارها".