أهم الاعتبارات عند شراء تكنولوجيا الموارد البشرية

نظام تكنولوجيا موارد بشرية شامل، أم حلول متكاملة هي الأفضل في فئتها؟ برمجيات قائمة على SaaS أم برمجيات مرخصة؟ اللجوء إلى موزع تكنولوجيا أم لا؟

هذه بعض الاعتبارات الأساسية التي يجب مراعاتها عند شراء تكنولوجيا الموارد البشرية، إلى جانب التدقيق النقدي في خطة التنفيذ الخاصة بالمورد وخدمة العملاء وادعاءات الذكاء الاصطناعي.

"غالبًا ما يبدأ متخصصو الموارد البشرية البحث عن مورد مع خطة محددة في أذهانهم، ولكن بمجرد أن يروا جميع الميزات الإضافية المضمنة في بعض العروض التوضيحية، يقعون في حب مورد أو آخر"، قال باتريك سايرز، رئيس شركة Newcastle Research، وهي شركة أبحاث واستشارات في مجال تكنولوجيا الموارد البشرية في بورتسموث، نيوهامبشاير. "تحتاج فرق الموارد البشرية إلى المساعدة في تقييم الخيارات. هناك المئات من الموردين، ويظهر موردون جدد كل يوم. إنه سوق مزدحم. إنه سوق مربك. والشيء الوحيد الذي تعلمته هو أن العملاء الراضين طرحوا أسئلة محددة خلال عملية [اتخاذ القرار]، بينما لم يطرح العملاء غير الراضين الأسئلة المهمة".

من بين أكبر المشاكل التي تواجه المستخدمين بعد شراء التكنولوجيا الخاطئة عدم توفر الوظائف الضرورية، وعدم الرضا عن خدمة العملاء، ووجود عدد كبير من الأنظمة المتباينة، وعدم القدرة على استخدام التكنولوجيا بسهولة.

الكل في واحد مقابل الأفضل في فئته

إنها واحدة من أكثر الأسئلة التي تشغل بال مشتري تكنولوجيا الموارد البشرية: هل تشتري نظامًا شاملاً قائمًا على حزمة برامج من مورد واحد، أم مجموعة من أفضل الوحدات المتكاملة من عدة موردين؟

تشير أفضل التقنيات إلى المنتجات عالية الجودة التي تم تطويرها لحل مشكلة معينة أو معالجة مجال وظيفي محدد، مثل اكتساب المواهب أو إدارة الأداء. تهدف الحزم المتكاملة إلى توفير إدارة شاملة لدورة حياة الموظف بأكملها وتعمل من قاعدة بيانات واحدة، مما يسهل مشاركة المعلومات بين الوظائف.

لا توجد إجابة صحيحة بشكل عام. ما هو الأفضل لمنظمتك يعتمد على ما تحتاجه.

قال جيسون أفربوك، الشريك الرئيسي والرائد العالمي لاستراتيجية الموارد البشرية الرقمية في شركة ميرسر وأحد أبرز قادة الفكر في هذا المجال: "يعتمد ذلك على العديد من العوامل. حجم المؤسسة، والانتشار العالمي للشركة، والاستراتيجية العامة للموارد البشرية. هناك تقرر ما ستكون ممتازًا فيه وما ستكون جيدًا فيه فقط، ثم تحدد ما إذا كانت قدرات التكنولوجيا تحقق أهدافك."

قال أفربوك إن الأسئلة الأساسية يجب أن تكون:

• هل هناك حل يلبي احتياجاتك بناءً على ما تريد القيام به؟
• هل لديك الدعم الداخلي اللازم لصيانة التكنولوجيا التي تختارها؟ "أصبحت هذه الأنظمة أسهل بكثير في الصيانة مقارنة بالماضي، ولكن لا يزال عليك التركيز على التحسين المستمر والتكامل واستراتيجيات البيانات"، قال.

قالت ريبيكا ويتمان، الرئيسة التنفيذية والمحللة الرئيسية في Valoir، وهي شركة أبحاث واستشارات تقنية في أرلينغتون بولاية فيرجينيا: "تميل الصناعة إلى التذبذب بين نظام شامل وإمكانيات هي الأفضل في فئتها. يبدو أننا عدنا الآن إلى معسكر الحزمة الواحدة، حيث يتم تطوير تلك الإمكانيات الأفضل في فئتها بسرعة أكبر من ذي قبل بفضل التسليم عبر السحابة. لست مضطرة بالضرورة إلى شراء منتج خارجي للحصول على إمكانية ناشئة، لأن مورد الباقة الخاص بي يمكنه توفيرها بسرعة أكبر من ذي قبل، مما أدى إلى ابتكارات أسرع من السابق".  

وأضافت أن مزايا النظام الموحد تشمل "تقليل عدد الفواتير التي يتعين دفعها، وتقليل عدد الموردين الذين يتعين إدارتهم، وتقليل عمليات التكامل التي يتعين القلق بشأنها. ومن المؤكد أن وجود جميع بياناتي في مكان واحد أمر مفيد. لا أحتاج إلى شراء جهاز تقني آخر لجمع البيانات من مصادر متعددة".

قال سايرز إن المشتري يجب أن يكون لديه سبب وجيه لعدم اختيار نظام HCM واحد، "لأن التأثير المتتالي لأحدهما على الآخر كبير للغاية. لا داعي لإدخال البيانات عدة مرات في أنظمة منفصلة، ولا داعي لمتابعة تحديثات البرامج المنفصلة أو التعامل مع عقود منفصلة".

وأضاف أن الوحدات النمطية التي تستخدم قواعد بيانات متعددة وواجهات مستخدم متباينة يمكن أن تخلق المزيد من العمل لفريق تكنولوجيا المعلومات من أجل حل المشكلات.

من ناحية أخرى، من المعترف به عمومًا أن أفضل المنتجات في فئتها تميل إلى أن تكون أفضل بشكل عام، مع تجربة مستخدم عالية الجودة مصممة خصيصًا لاستهداف وظائف محددة في مجال الموارد البشرية؛ وتميل إلى أن تكون أكثر ابتكارًا ومرونة في تلبية احتياجات السوق؛ وتوفر تنفيذًا أسرع وأقل تعقيدًا؛ ويمكن تخصيصها بسهولة أكبر لتلائم احتياجات المؤسسة.

وقال سايرز إن هناك أمراً آخر يجب الانتباه إليه، وهو أن الأنظمة المتكاملة تبدأ أحياناً بمكون أساسي قبل أن تكتسب تقنيات خارجية لملء الفجوات في المنتج، مما قد يؤدي إلى ظهور سير عمل غير مترابط.  

"في كثير من الأحيان، يخبرني الناس أن خدمة العملاء غير متسقة، وعندما أتعمق في الأمر، أجد أن البائع يعرف جيدًا كيفية إدارة الرواتب ولكنه يواجه مشكلة في إدارة المواهب"، قال. "وذلك عادةً لأنهم قاموا بدمج منتجات طرف ثالث، أو لأنهم استحوذوا مؤخرًا على بائع آخر وهذا ليس مجال خبرتهم. لذا، فإن ما يبدو على أنه مشكلة في خدمة العملاء هو في الواقع مشكلة في البنية التحتية". 

في بعض الأحيان، يمكنك البحث عن "مؤشرات الواجهة" أثناء العروض التوضيحية، حيث قال: "إذا كان أحد المكونات يبدو مختلفًا عن المكونات الأخرى، فاسأل البائعين عن سبب هذا الاختلاف. يمكنك أيضًا الاطلاع على تقاريرهم المالية 10-K إذا كانت شركات مدرجة في البورصة لفهم ما تشتريه بشكل أفضل."

SaaS أم ترخيص؟

في نموذج ترخيص البرامج، توفر شركة البرمجيات البرامج ليتم تنزيلها وتثبيتها وتشغيلها على أجهزة موجودة عادةً في موقع العمل. في نموذج البرمجيات كخدمة (SaaS)، توفر شركة البرمجيات المنتج في السحابة كمنصة مستضافة.

قال أفيربوك: "مع SaaS، أنت تستأجر البرنامج. في عالم يعتمد على الترخيص، أنت تشتري البرنامج. مفهوم البرنامج كخدمة هو أنه خدمة أيضًا، وليس مجرد برنامج. SaaS يعني أنك تحصل على أكثر من مجرد رمز، فأنت تحصل على تحديثات، وتحصل على صيانة مستمرة، وتحصل على دعم. SaaS هو الطريق السائد اليوم، خاصة بالنسبة لتكنولوجيا الموارد البشرية".

التنفيذ

تعد خطة التنفيذ الخاصة بالمورد عاملاً رئيسياً آخر يجب أخذه في الاعتبار عند تقييم شريك تقني محتمل. يتضمن التنفيذ إدارة مهام المشروع والجداول الزمنية، والتكوين والاختبار، والتكامل ونقل البيانات، إذا لزم الأمر، بالإضافة إلى إدارة التغيير.

قال سايرز: "افهم خطة التنفيذ قبل التوقيع. فالتشويش حول التنفيذ هو وصفة لكارثة. عندما أسأل الناس متى بدأوا يشعرون بعدم الرضا عن نظام إدارة رأس المال البشري لديهم، يقولون إن الأمور بدأت تتدهور قبل أن يتم تشغيله".

وأشار سايرز إلى أنه من السهل أن يحدث سوء فهم بشأن حجم العمل المطلوب من كل من العميل والمورد عند تنفيذ التكنولوجيا. وقال: "اختيار المورد ليس سوى نصف المعركة. فهناك الكثير من العمل الذي يتعين القيام به لتشغيل هذا الحل".

يبدأ ذلك بامتلاك البائع لخطة مفصلة واستعداده لمشاركتها.

قال أفربوك إن بعض الأمور التي يجب تحديدها تشمل:

• هل يساعد البائع في وضع الاستراتيجية الشاملة أم يقتصر دوره على توفير التكنولوجيا فقط؟
• من الذي يوفر مدير المشروع - العميل أم البائع؟
• من يوفر عمليات التكامل؟
• من يوفر إدارة التغيير؟

بشكل أساسي، ما هي مسؤولية البائع وما هي مسؤولية العميل، وما هي الموارد التي يجب على العميل تخصيصها للخطة؟

قالت ويتيمان إن أفضل ما يمكن أن يفعله المشتري المحتمل هو التحدث إلى المراجع. "المراجع قيّمة. ابحث عن منظمات أخرى مثل منظمتك وانظر إلى النتائج التي حصلت عليها"، قالت. وأضافت أن ذلك قد يمثل تحديًا للبائعين الجدد، في حين أن الشركات الكبرى عادة ما تكون مزودة بمراجع.

كما نصح ويتيمان بالاستفسار عن خطة عمل المورد، لفهم وتيرة وتوقعات تقديم القدرات الموعودة بشكل أفضل.

إذا كان البائع غامضًا بشأن التفاصيل، فهذا يعد علامة خطر كبيرة، وفقًا لما قاله سايرز. وقال: "لا تقبل عبارات مثل 'سنكتشف ذلك عندما نصل إلى هناك' أو 'نحن نفعل ذلك دائمًا، لا تقلق بشأن ذلك'".

خدمة العملاء

يعد دعم العملاء أثناء التنفيذ وبعده عنصراً أساسياً آخر لنجاح شراء تكنولوجيا الموارد البشرية.

قال سايرز: "لا تقلل من أهمية خدمة العملاء. فهي عادةً ما تكون السبب الرئيسي وراء تغيير أصحاب العمل لمورديهم. لكن خدمة العملاء صعبة القياس. فكل مورد سيقول إن لديه خدمة عملاء رائعة".

قال أفربوك إن المشترين يجب أن يسألوا عن أعضاء فريق الدعم وعما إذا كان فريق دعم متخصص.

بالإضافة إلى ذلك، "من المعقول بالتأكيد أن تطلب مقابلة الشخص أو الفريق الذي سيشرف على حسابك"، قال ويتيمان.

قال سايرز إن الاحتفاظ بالعملاء بعد 12 شهراً هو معيار رائع لخدمة العملاء. وقال: "لا يمكنك الاحتفاظ بمعظم عملائك دون القيام بشيء صحيح حقاً. هناك علاقة وثيقة للغاية بين خدمة العملاء الجيدة والاحتفاظ القوي بالعملاء".

الشراء من موزع

الموزعون هم شركات تشتري عادةً التكنولوجيا من الشركة المصنعة ثم تسوقها للعملاء، وعادةً ما تكون هذه الشركات صغيرة ومتوسطة الحجم وتبحث عن خدمات استشارية أو تعهيدية أو خدمات مدارة.

"ما لم تكن مؤسستك صغيرة جدًا، فإنني أوصي باللجوء دائمًا إلى البائع"، قال أفربوك. "يواجه الموزعون صعوبة في مواكبة ما يفعله البائعون بسبب سرعة التغيرات التكنولوجية. كما يواجهون صعوبة في تقديم نفس مستوى الدعم الذي يقدمه البائع. ويواجهون صعوبة في أن يكونوا تقنيين وموردين خارجيين لخدمات أخرى. تمامًا كما هو الحال مع خدمة العملاء، تحدث إلى أرباب عمل آخرين يستخدمون هذا الموزع".

قال سايرز إن سيناريوهات إعادة البيع يمكن أن تكون ضارة أو مفيدة، حسب الحالة، ولكن في بعض الأحيان يكون الموزع هو الخيار الأفضل. وأوضح قائلاً: "في بعض الحالات، يبيع الموزعون حلاً أساسياً كاملاً لإدارة رأس المال البشري (HCM) مكملاً بخدمة عملاء خاصة بهم، وهي أفضل من خدمة الشركة المصنعة". "سأوصي بهم بدلاً من الشركة المصنعة الأصلية للمنتج في تلك الحالات".

التدقيق في الذكاء الاصطناعي

هل يجب أن يكون الذكاء الاصطناعي عاملاً مؤثراً عندما يفكر العميل في شراء تقنية ما؟ بالطبع، كما قال سايرز. "أعتقد أن معظم المؤسسات ستستفيد من الاعتماد على مزودي تقنيات إدارة رأس المال البشري عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع التقاطع بين الذكاء الاصطناعي والموارد البشرية"، كما قال.

نصح سايرز بالاستمرار في الوثوق بموردي التكنولوجيا الذين أثبتوا كفاءتهم على مر السنين في مجالات الموارد البشرية التقليدية.  

قال ويتيمان: "الجميع يتحدث عن ما يفعلونه بالذكاء الاصطناعي. يجب أن تفهم إدارة الموارد البشرية نهج المورد تجاه الذكاء الاصطناعي، وكيف يفكرون في أمن البيانات، وكيف يستخدمون نماذج اللغة الكبيرة. إذا طرحت هذه الأسئلة ولم تفهم الإجابات، فاستمر في السؤال. يجب أن يكونوا قادرين على شرح ذلك لك".