إدارة التواصل بين الأجيال المتعددة في مكان العمل

هل يجب أن تستخدم البريد الإلكتروني أم Slack؟ هل يجب أن تلتقي شخصيًا أم عبر Zoom؟ هل يجب أن تطرق الباب أم تتصل هاتفيًا؟

تتضمن أفضل الإجابات على هذه الأسئلة مجموعة متنوعة من العوامل، بما في ذلك الصناعة والوظيفة، وثقافة مكان العمل، والتحول إلى العمل عن بُعد. ولكن هناك اعتبار آخر مهم وهو تفضيلات التواصل لدى القوى العاملة متعددة الأجيال.   

على سبيل المثال، تظهر الأبحاث أن الأجيال الأكبر سناً في مكان العمل تفضل الاجتماعات والمكالمات الهاتفية، بينما تميل الأجيال الأصغر سناً إلى تفضيل الرسائل الفورية. العمال الأكبر سناً أكثر اعتياداً على الاتصالات الرسمية، بينما يتواصل الموظفون الأصغر سناً في فترات أقصر وأكثر عفوية.  

يواجه قادة الموارد البشرية وقادة الأعمال اليوم تنوعًا بين الأجيال في مكان العمل أكثر من أي وقت مضى، ويأتي مع هذا الإدراك التحدي المتمثل في محاولة فهم أنماط التواصل بين الأجيال وكيفية استخدام هذا الفهم لبناء ثقافة شاملة.

قال جوني تايلور جونيور، SHRM الرئيس والمدير التنفيذي لـ SHRM: "يتطلب قيادة قوة عاملة متعددة الأجيال المرونة والتعاطف والالتزام بالشمولية".

وقال: "إن إدارة قوة عاملة تتنوع أعمارها بشكل متزايد ليست بالمهمة السهلة بالنسبة لأصحاب العمل. التواصل هو أحد أصعب جوانب إدارة أجيال متعددة، لأن أساليب التواصل غالباً ما تمثل أكبر فرق بين العمال من أجيال مختلفة".

تشمل الاختلافات بين الأجيال التفضيلات والعادات والسلوكيات الفريدة للأشخاص الذين نشأوا في عصور مختلفة. وفقًا لمركز بيو للأبحاث، هناك أربعة أجيال متميزة بشكل أساسي نشطة في القوى العاملة الأمريكية:

• جيل طفرة المواليد (المولودون بين عامي 1946 و1964).
• الجيل X (1965-1980).
• جيل الألفية (1981-1996).
• الجيل Z (1997-2012).

وفقًا لمكتب إحصاءات العمل الأمريكي، فإن توزيع القوى العاملة في الولايات المتحدة حسب الأجيال هو 15٪ من جيل طفرة المواليد، و31٪ من جيل X، و36٪ من جيل الألفية، و18٪ من جيل Z.

قال تايلور: "إن فهم تفضيلات التواصل بين الأجيال والتكيف معها يمكن أن يمنع سوء الفهم. سيكون من الضروري إجراء بعض التنازلات، خاصة في الفرق التي تضم مواهب من أجيال مختلفة. لكن القيام بذلك في وقت مبكر وبشفافية سيؤدي إلى تكوين روابط أقوى".

التواصل الفعال مهم بشكل خاص لأنه يؤثر بشكل مباشر على كيفية تعلم الأشخاص وتعاونهم واستجابتهم لإدارة الأداء.

"سوء التواصل يعرقل العلاقات"، قال جون بالدينو، رئيس شركة Humareso، وهي شركة استشارات في مجال الموارد البشرية في فيرو بيتش، فلوريدا. كما أن سوء التواصل يمكن أن يقوض الثقة، ويزيد التوتر في ديناميكيات الفريق، ويؤدي إلى التنميط، ويضر بالإنتاجية.

قال كام مارستون، المتحدث والكاتب ورئيس Generational Insights في موبيل، ألاباما: "كل واحد منا لديه انحياز بأن الطريقة التي نحب بها شيئًا ما هي الطريقة التي سيحب بها الآخرون هذا الشيء. وبمجرد أن نفهم أن كل جيل يعكس تفضيلاته الخاصة في التواصل في مكان العمل، وأن لدينا القدرة على إبعاد الكثير من الناس، يمكننا أن نتعلم ما يجب فعله للتواصل بشكل أفضل".

قال بالدينو إن من واجب مشارك المعلومات أن يعرف جمهوره. "أنا لا أتحدث بنفس الطريقة التي كان يتحدث بها والداي، ولا أتحدث بنفس الطريقة التي يتحدث بها أطفالي البالغون من العمر 20 عامًا. هذا ليس سيئًا أو جيدًا، إنه مختلف فحسب."

وأضاف بالدينو أن هناك نقصًا عامًا في تقدير الاختلافات بين الأجيال في مكان العمل. وقال: "ما يعنيه أن تكون في العشرينات من العمر اليوم يختلف عما كان عليه قبل 10 سنوات، وقبل 20 سنة. غالبًا ما يتم وضع التواصل في سياق جيل المشارك وليس جيل المتلقين. نحن لا نفكر في ذلك بما يكفي".

4 أجيال في العمل

يتفق الخبراء على أنه، مثل أي منظور آخر للتنوع، يجب توخي الحذر الشديد عند إجراء تبسيطات عامة.

من المفيد فهم أنماط التواصل لكل جيل، والتي ترجع إلى تأثير الأحداث والتكنولوجيا والقيم الموجودة في العالم من حولهم أثناء نموهم. ولكن من المهم إدراك أن التفضيلات الفردية يمكن أن تختلف بشكل كبير داخل أي مجموعة جيلية، ومن المؤكد أنك تريد تجنب الصور النمطية، كما قال بروس تولجان، مؤسس ومدير تنفيذي لشركة RainmakerThinking، وهي شركة تدريب واستشارات إدارية. تولجان هو أيضًا خبير رائد في مجال الاختلافات بين الأجيال في مكان العمل.

وقال: "لا تريد أن ينتهي بك الأمر باستخدام أوراق غش للتواصل مع جيل طفرة المواليد أو جيل Z، على سبيل المثال. تخيل لو قال أحدهم إن لديه ورقة غش للتواصل مع أشخاص ينتمون إلى أي فئة أخرى من فئات التنوع".

من المهم أيضًا أن ندرك أن بعض التفضيلات والسلوكيات قد تكون مرتبطة بالعمر — الشباب أو كبار السن — أكثر من ارتباطها بالجيل، مما يجعلها قابلة للتطبيق على الأشخاص من جميع الأجيال في مرحلة ما من حياتهم المهنية. علاوة على ذلك، قد تتطور تفضيلات التواصل مع تقدم الأشخاص في حياتهم المهنية.  

لكن الخبراء يتفقون أيضًا على أن هناك قيمة في فهم المبادئ التوجيهية الأساسية للتواصل بناءً على التجارب الفريدة التي عاشتها كل جيل، مع الحرص على تجنب التصنيف الصارم للأشخاص بناءً على العمر فقط.

على سبيل المثال، قال مارستون: "إن جيل طفرة المواليد، بشكل عام، هو جيل تعاوني، ويفضل اتخاذ القرارات الجماعية وبناء الإجماع". "إنهم يفضلون التفاعلات الشخصية وجهاً لوجه والاجتماع معاً لمناقشة الأمور".

من ناحية أخرى، قال إن جيل X أكثر توجهاً نحو العمل الفردي وأقل تعاوناً. "يفضل جيل X سلاسل البريد الإلكتروني غير المتزامنة إلى أن يصبح الاجتماع المباشر ضرورياً."

ليس من المستغرب أن الأجيال الأكبر سناً تشعر براحة أكبر مع وسائل الاتصال التي كانت شائعة خلال معظم حياتهم المهنية، مثل المكالمات الهاتفية والاجتماعات الشخصية.

قال بالدينو إن الأجيال الشابة تحب تلقي المعلومات بطرق متعددة الأوجه — بصرية وسمعية وحركية. "جيل الألفية وجيل Z يريدون معلومات موجزة. يريدون الرسائل الفورية بدلاً من البريد الإلكتروني. أفضل طريقة لنشر المعلومات ليست فقط عن طريق الكلام، بل أيضاً عن طريق الصور والمهام العملية."

لاحظ تولغان بعض الاتجاهات الأساسية مع تزايد شباب الأجيال، بما في ذلك أن تبادل المعلومات أصبح أكثر تواتراً وأقل تنظيماً؛ وأصبح الالتزام بالقواعد التقليدية للاتصال أقل، بما في ذلك قواعد الترقيم والنحو واستخدام اللغة العامية؛ وأصبح هناك رغبة أكبر في الحصول على تقدير أكثر تواتراً؛ وأصبح هناك قبول أكبر لأحدث تقنيات الاتصال.   

قال تولغان: "لكن بطريقة ما، نحن جميعًا من جيل Z"، بمعنى أن كل شخص في مكان العمل يجد نفسه مضطرًا لاستخدام أحدث التقنيات، بما في ذلك الرسائل الفورية والمؤتمرات المرئية. لكن الفرق، كما أشار، هو أن الشباب لم يعرفوا أي طريقة أخرى.  

أفضل الممارسات للتواصل بين الأجيال

قدم الخبراء عدة نصائح للمديرين حول كيفية التواصل مع الموظفين من مختلف الأجيال.

احصل على العقلية الصحيحة. ابدأ بفكرة أن الناس عمومًا يريدون نفس الأشياء في العمل، ولكن ربما يريدون الحصول عليها بطرق مختلفة. قال مارستون: "بصفتي شخصًا من جيل X، أريد الحصول على تقييم لأدائي". "شخص من جيل Z يريد نفس التقييم. ربما يريدونه فقط بشكل أكثر تكرارًا. خذ الوقت الكافي للتفكير في نفسك وفكر في تفضيلاتك في التواصل ونقاط ضعفك".

تخصيص حسب الفرد. هذا هو أهم شيء يجب تذكره. نعم، هناك تفضيلات عامة بين الأجيال، ولكن يجب على المديرين تكييف أسلوب وطريقة التواصل مع كل شخص. إذن، كيف تعرف ما هي تلك التفضيلات؟    

قال بالدينو: "اسألهم ببساطة. اجعلهم يأتون على انفراد واسألهم عن الطريقة التي يرغبون في التواصل بها. لكن لا تترك السؤال مفتوحًا. استعرض الخيارات المتاحة. البريد الإلكتروني؟ الرسائل النصية؟ اجتماعات وجهاً لوجه قصيرة؟"

عند التعامل مع الفريق بأكمله، حاول إيجاد نهج يمكن للجميع التكيف معه. لن تتمكن دائمًا من تلبية الطريقة المفضلة لكل شخص، ولكن يمكنك تحديد تفضيلاتهم والسعي إلى تحقيق التوازن بين أنماط التواصل التي تناسب الجميع.

توفير التدريب. توفير التدريب على التواصل الفعال بين الأجيال، خاصة بالنسبة لقادة الأفراد. وضع مبادئ توجيهية وتوقعات واضحة لقنوات الاتصال وأوقات الاستجابة.

امزج بين الأجيال. عند توزيع المهام على الفرق العاملة في المشاريع، امزج بين الموظفين من مختلف الأعمار، مع ضمان أن يكون للموظفين الجدد والموظفين القدامى صوت مسموع وأن يشعروا بالراحة في مشاركة آرائهم.

خلق أمان نفسي. إعادة صياغة الاختلافات بين الأجيال باعتبارها فرصًا للتعلم الجماعي والمشاركة القائمة على الاحترام. من خلال خلق بيئات آمنة نفسيًا وشاملة، يمكن للمديرين بناء الثقة اللازمة للترحيب بوجهات نظر أوسع.

جمع التعليقات. جمع تعليقات الموظفين حول أساليب التواصل هو أسرع طريقة لتبديد الافتراضات ووضع استراتيجية تواصل فعالة لجميع الأجيال.

كن قدوة. أظهر لمرؤوسيك أنك على استعداد للخروج من منطقة الراحة الخاصة بك والتنازل بشأن أساليب الاتصال. على سبيل المثال، يمكنك التفاعل بشكل أكبر يوميًا على Slack أو Teams، ولكن اجتمع معهم شخصيًا لإجراء المحادثات الأكثر أهمية.