تمديد فترة التسجيل المفتوح

لطالما كان التسجيل المفتوح في برامج مزايا الموظفين أفضل فرصة لأصحاب العمل لإبراز ما يقدمونه لموظفيهم بخلاف الراتب. ومع ذلك، وبالنظر إلى المنافسة المستمرة على استقطاب المواهب، فإن أي شيء يسلط الضوء على قيمة مزايا الموظفين يكتسب أهمية متزايدة.

يدرك أرباب العمل أن قيمة المزايا لا ترقى إلا بقدر ما يدرك الموظفون كيف يمكن لهذه المزايا أن تساعدهم وأسرهم على عيش حياة أفضل وأكثر صحة. ويكمن التحدي إذن في معرفة ما يحتاج الموظفون إلى معرفته بشأن مزاياهم، وكيف يتعلمون ويحتفظون بالمعلومات المتعلقة بها، وما هي المزايا التي يقدّرونها أكثر من غيرها. ومن هذا المنطلق، يقع على عاتق صاحب العمل التأكد من تقديم المعلومات التي تلبي تلك الاحتياجات.

التفاعل في جميع الأوقات

ولكن هل يجب أن يقتصر الاهتمام بمزايا الموظفين على فترة التسجيل المفتوح فقط؟ فمع قيام أرباب العمل بإضافة مزايا جديدة لتلبية احتياجات الموظفين، ازدادت كمية المعلومات المربكة أصلاً وعمليات اتخاذ القرار التي يواجهها الموظف العادي خلال فترة التسجيل المفتوح.

ويستجيب بعض أرباب العمل لهذه التطورات بتعديل الجدول الزمني الكامل لفترة التسجيل المفتوح — على سبيل المثال، ببدء فترة التسجيل المفتوح في وقت أبكر مما كان عليه الحال في الماضي. وقالت سوزان هاسلام، نائبة الرئيس الأولى لشؤون مزايا الموظفين في شركة الوساطة والاستشارات «وودروف سوير» في سان فرانسيسكو: «يتيح ذلك للموظفين فكرة مسبقة عما سيحدث، بما في ذلك التغييرات والتحسينات والتوقيت».

كما يقوم آخرون بزيادة جهود المتابعة بعد انتهاء موسم التسجيل المفتوح التقليدي للتأكد من رضا الموظفين عن الإجراءات والقرارات التي اتخذوها. فعلى سبيل المثال، قد يرغب أرباب العمل في التركيز على الموظفين الجدد في المؤسسة، أو في سوق العمل بشكل عام، من خلال التواصل والمتابعة الإضافيين للتأكد من توفر كل ما يحتاجونه لاتخاذ قرارات بشأن المزايا.

توصي أندريا ماير، SHRM ومديرة خدمات المزايا في شركة WorkSmart Systems Inc.، وهي مؤسسة خدمات مهنية مقرها إنديانابوليس، بإرسال معلومات تكميلية عن المزايا إلى الموظفين الجدد والأصغر سنًا للتأكد من أنهم يعرفون كيفية الاستفادة الكاملة من المزايا التي اختاروها. كما اقترحت أن يجري أرباب العمل استطلاعات رأي بين الموظفين عقب اجتماعات التسجيل المفتوحة للتعرف على سير عملية التسجيل والتأكد من حصول الموظفين على كل ما يحتاجونه.

إذا كان أرباب العمل يبدأون فترة التسجيل المفتوحة في وقت أبكر وينهونها في وقت متأخر مع تقديم معلومات متابعة وجمع آراء الموظفين، فلماذا لا يتم توسيع نطاق "التسجيل" في المزايا بشكل أكبر؟ وهذا بالضبط ما يفعله بعض أرباب العمل من خلال الاستمرار طوال العام في التواصل بشأن المزايا، بما في ذلك المعلومات المتعلقة بما هو متاح وكيفية الاستفادة من برامج محددة.

قال هاسلام: "التواصل خلال موسم التسجيل المفتوح أمر بديهي". "والآن، نلاحظ أيضًا أن أرباب العمل يستغلون هذه الفترة لتعزيز جهود التواصل على مدار العام". لا يقتصر هذا النهج على إتاحة الفرص لتسليط الضوء على مزايا معينة قد يتم تجاهلها خلال فترة التسجيل المفتوحة فحسب، بل إنه يذكّر الموظفين أيضًا بأن الاستفادة من مزاياهم لا ترتبط بالضرورة بحدث معين أو تاريخ محدد في التقويم. في الواقع، قد لا يضطر الموظفون إلى التسجيل في العديد من المزايا الجديدة على الإطلاق، نظرًا لتوفر عدد متزايد من العروض متى احتاج الموظف إليها.

فرص للتكيف

ومن خلال توسيع نطاق التسجيل المفتوح لبعض المزايا بشكل متعمد، يخلق أرباب العمل أيضًا حلقة تغذية مرتدة مستمرة حول ما يستخدمه الموظفون وما يقدرونه. ويوفر هذا التفاعل المستمر مع المزايا الدافع لأرباب العمل لمراقبة المزايا وتغييرها بسرعة أكبر استجابةً لاحتياجات الموظفين ومتطلبات بيئة العمل.

قالت آمي سبورلينغ، مؤسِّسة شركة «كومبت» (Compt) ورئيستها التنفيذية، وهي شركة متخصصة في تكنولوجيا المزايا الوظيفية ومقرها بوسطن: «المزايا الوظيفية ليست أمراً يُمنح لمرة واحدة فقط. فالسوق ديناميكي للغاية، لذا لا يمكن الاكتفاء بمراجعة المزايا مرة واحدة في السنة في الوقت الحالي».

وبينما يجب بالطبع تسوية أمور التأمين الصحي خلال فترة التسجيل المحددة في الخريف، فإن إدارة الشؤون المالية تقوم بمراجعة بعض المزايا والتواصل بشأنها بانتظام، بما في ذلك البدلات التي تقدمها للموظفين.

وتشمل هذه المخصصات تلك التي تدعم العمل عن بُعد والمكاتب المنزلية، والسفر خارج الولاية لأغراض الرعاية الصحية، ورفاهية الموظفين. كما تتلقى إدارة الشؤون المالية تعليقات من الموظفين حول كيفية استخدامهم لهذه المزايا وما إذا كانت تلبي احتياجاتهم.

على سبيل المثال، اكتشفت الشركة مؤخرًا أن بدلات العمل عن بُعد لم تكن كافية لضمان تمكن الموظفين من تجديد بعض المعدات المكتبية عند الحاجة، أو تمكين الموظفين الجدد من تجهيز مكاتبهم. وقال سبورلينغ: «لهذا السبب، قمنا بإنشاء بدلين — أحدهما للموظفين الجدد لاستخدامه على الفور، والآخر لجميع الموظفين الحاليين ليحصلوا عليه سنويًا».

التفاعل مع المزايا

على الرغم من أن الموارد والأدوات الخاصة بالتسجيل الافتراضي التي وفرها أرباب العمل خلال الجائحة لا تزال تشكل جزءًا بالغ الأهمية من عملية التسجيل المفتوح، فإن أرباب العمل الذين يسعون إلى إعادة الموظفين العاملين عن بُعد إلى العمل في المكتب يمكنهم الاستفادة من عملية التسجيل المفتوح لتحقيق ذلك، حتى لو كان ذلك مؤقتًا فقط.

يمكن أن تشكل أنشطة التسجيل المفتوحة التي تُعقد في مقر العمل فرصة للموظفين للتفاعل مع المؤسسة ومع بعضهم البعض بطرق لم تكن متاحة من قبل. واقترح هاسلام أن «يستطيع أرباب العمل تعزيز حملات التوعية بالمزايا والمعارض الافتراضية بتجارب مباشرة، مثل جلسات التدليك على الكراسي، والتدريب على تقييم بيئة العمل المريحة، وما إلى ذلك».

من المرجح أن تختلف أفضل طريقة لتوسيع نطاق التواصل بشأن المزايا لتتجاوز فترة التسجيل المفتوح باختلاف المؤسسات، بل وحتى داخل المجموعات الديموغرافية المختلفة للموظفين. وتستفيد شركة «بروجيني» (Progyny)، وهي شركة متخصصة في مزايا الخصوبة وتنظيم الأسرة ومقرها مدينة نيويورك، من مجموعات موارد الموظفين لديها لتقديم معلومات حول المزايا تركز على احتياجات مجموعة معينة، مثل الموظفين الذين لديهم أطفال والموظفين ذوي الإعاقة أو الذين لديهم أفراد من العائلة من ذوي الإعاقة.

بالإضافة إلى ذلك، قالت كاساندرا برات، نائبة الرئيس الأولى لشؤون الموارد البشرية في شركة Progyny: "لقد لاحظنا خلال العامين الماضيين أن الدورات التعليمية القصيرة حول المزايا — مثل الموضوعات المتعلقة بالصحة والشؤون المالية — قد حققت معدلات مشاهدة أعلى وتفاعلاً أكبر".

تخطط شركة Progyny لإطلاق دورات تعليمية قصيرة هذا العام في ستة مجالات رئيسية متعلقة بالرعاية الصحية. وتركز بعض هذه الدورات على الاستفادة من المزايا الصحية بشكل أكثر فعالية، مثل توعية الموظفين بكيفية الاختيار بين الرعاية الطبية العاجلة وغرفة الطوارئ، وتوفير أدوات لمساعدة الموظفين في العثور على أفضل خدمات الرعاية الصحية المتوفرة ضمن شبكة التأمين.

وهناك دورات تعليمية قصيرة أخرى تهدف إلى تشجيع استخدام خدمات الرعاية الوقائية وتوعية الموظفين بكيفية تأثير صحتهم النفسية على صحتهم البدنية بشكل عام.

في سوق تنافسي على المواهب، يرى مستشارو المزايا أن أي إجراء يتخذه أرباب العمل للتأكيد على قيمة وفائدة المزايا التي يقدمونها لا يمكن إلا أن يكون له أثر إيجابي بشكل عام.

جوان سامر هي كاتبة متخصصة في الشؤون التجارية والمالية مقيمة في نيوجيرسي.