ربما حان الوقت لإعادة طرح مناقصة عقود المزايا الخاصة بكم



قد يكون عدم إجراء تقييم دوري لسوق التأمين الصحي الجماعي وخدمات خطط التقاعد والمزايا الإضافية مكلفًا لأصحاب العمل، مما يدفعهم إلى إنفاق مبالغ زائدة على مزايا لا يقدّرها الموظفون.

قال كريس رينز، الشريك في شركة "نوا جروب" للاستشارات في مجال الموارد البشرية بسان فرانسيسكو، إن العديد من أرباب العمل لا يطرحون عقودهم للمناقصة — عادةً عن طريق إرسال طلبات تقديم العروض — بالوتيرة الكافية. "بعضهم لا يفعل ذلك أبدًا ويكتفي بتجديد عقوده كل عام."

ومع ذلك، فإن إعادة طرح المناقصات سنويًا قد تدفع الموردين إلى النظر إلى أي عقد على أنه التزام قصير الأجل بدلاً من علاقة ينبغي عليهم الاستثمار فيها.

وأوصى رينز بأن يحرص أرباب العمل على أن يقدم موردوهم أسعارًا وخدمات تنافسية، وذلك عن طريق طرح العقود للمناقصة كل ثلاث إلى خمس سنوات — أو قبل ذلك إذا كانت هناك مشكلة كبيرة في خدمة المورد أو إذا طرأ تغيير على أحد جوانب الاتفاق.

نظراً للتدقيق الذي تخضع له رسوم خطط التقاعد، فإن إعادة طرح مناقصات عقود مزودي خدمات خطط 401(k) يمكن أن يساعد أرباب العمل على الشعور بثقة أكبر في أنهم يوفون بواجبهم الائتماني من خلال تقديم خطة لا تفرض رسوماً زائدة على المشاركين.

كما يمكن أن تصبح عقود المزايا الأخرى غير ملائمة مع مرور الوقت. فعلى سبيل المثال، قد يرغب صاحب العمل في إصدار طلبات تقديم عروض للحصول على صفقة أفضل إذا زاد عدد موظفيه، أو إذا كان يبحث عن منتج أو تقنية جديدة معينة لتحسين رضا الموظفين عن المزايا التي يحصلون عليها.

تشير دراسة حديثة إلى أن رضا الموظفين عن خطط التأمين الصحي يتأثر بالتكلفة والتغطية والخيارات المتاحة. ولن يتمكن أرباب العمل من معرفة ما إذا كان بإمكان شركة تأمين أخرى أو جهة إدارية خارجية تلبية هذه الاحتياجات بشكل أفضل ما لم يجروا دراسة استقصائية للسوق.

يستمر عدد الموردين الذين يقدمون مزايا إضافية — بما في ذلك المزايا الاختيارية التي يدفعها الموظف ولكن يتم التفاوض عليها من جانب صاحب العمل — في الازدياد. ومع تزايد اهتمام أصحاب العمل بالرفاهية المالية والبدنية للموظفين، على سبيل المثال، يمكن أن تكون إعادة طرح العطاءات بشكل دوري على العقود الحالية وسيلة جيدة للاطلاع على ما أصبح متاحًا في هذه المجالات.

استفد إلى أقصى حد من إعادة تقديم العطاءات

وعندما يقرر صاحب العمل إعادة طرح مناقصة لعقد ما، اقترح رينز الحصول على ثلاثة أو أربعة عروض واختيار المورد الذي يقدم نموذج الخدمة الأكثر ملاءمة لاحتياجات صاحب العمل والأسعار الأكثر تنافسية.

فيما يلي بعض الطرق الأخرى للتأكد من أن المنظمة قادرة على التفاوض للحصول على عقد تنافسي للخدمات التي تحتاجها.

اعرف ما تريده وتحتاجه... وما لا تريده.
لا تكون التكلفة دائمًا العامل الحاسم عندما يعيد صاحب العمل طرح مناقصة عقود مزايا الموظفين. قال جون و. سيلتزر، الرئيس التنفيذي لشركة استشارات المزايا "J. Seltzer Associates" في بيتسبرغ: "يبحث معظم أصحاب العمل عن أفضل قيمة، وخدمة أفضل، واستجابة أسرع من مزوديهم، بالإضافة إلى استراتيجية متعددة السنوات لمساعدتهم على تحقيق أهدافهم".

من خلال تحديد الأهداف التي يسعون إلى تحقيقها، يمكن لأصحاب العمل توسيع نطاق خياراتهم. وبفضل وجود استراتيجية واضحة، يمكن لأصحاب العمل تقييم ما إذا كانت حزمة الخدمات الشاملة ستساعدهم في تحقيق أهدافهم، أم أن النهج القائم على الاختيار الانتقائي للخدمات المنفصلة هو الأنسب. على سبيل المثال، قالت لوري بريدنيش، الرئيسة التنفيذية لشركة HR Company Store، وهي مركز تبادل معلومات عبر الإنترنت لموردي خدمات الموارد البشرية ومقرها تشاندلر، أريزونا: "عند النظر في مزايا الخطة الطبية، ضع في اعتبارك وضع خطة الوصفات الطبية مع مدير مستقل لمزايا الصيدليات بدلاً من تضمينها في الخطة الطبية".

لا تدع الحجم يحد من خياراتك.
في حين أن أكبر أرباب العمل الذين يمتلكون الميزانيات الأكبر هم الأكثر حظًا في الحصول على أفضل العروض وأكبر قدر من الاهتمام، فإن أرباب العمل من الشركات الصغيرة والمتوسطة لديهم أيضًا فرص للحصول على عروض أفضل. في هذه الحالات، "من المهم الاستفادة من أي ترتيبات خاصة داخل [صناعة معينة]"، كما قال بريدنيتش. على سبيل المثال، تقوم الجمعيات الصناعية "بإنشاء برامج ولاء أو تحالفات شراء لأعضائها لشراء خطط التأمين الصحي أو التقاعد، مستفيدة من حجمها الأكبر للحصول على قوة شرائية أكبر".

كما أن الانضمام إلى اتحادات الشراء الإقليمية في مجال الرعاية الصحية يمكن أن يساعد أصحاب العمل الصغار على الحصول على عروض أفضل ومزيد من الخدمات.

كما يمكن أن يؤثر حجم المورد على العقود. وقد اقترح بريدنيتش أن ينظر أرباب العمل في مزايا أن يكونوا «سمكة كبيرة» في «بركة» مورد أصغر حجماً، مقارنةً بالتوفير المحتمل في التكاليف الذي قد يتحقق من التعاقد مع أكبر الموردين الذين قد يوفرون أكبر قدر من وفورات الحجم.

وقالت: "قد يقدم البائع الصغير والطموح أسعارًا رائعة مصحوبة بخدمة متميزة". وفي الوقت نفسه، فإن كبار البائعين، "بحكم حجمهم، يقدمون أسعارًا لا يمكن منافستها. ومن المهم النظر إلى كلا الخيارين لتحديد الأفضل بالنسبة للمؤسسة".

[أسئلة وأجوبة حول الموارد البشريةSHRM : ما الذي يجب على شركتي مراعاته عند اختيار وسيط مزايا؟]

احرص على توثيق ذلك كتابةً.
قال رينز: "لن تكون للوعود التي يقدمها المورد في العروض وأثناء الاجتماعات أي قيمة تذكر ما لم يتم تضمينها في اتفاقية مستوى الخدمة النهائية". ويمكن أن تشمل شروط العقد التزام المورد بمراجعة تجارب الموظفين ومشاركتها، وتحليل إحصاءات مركز الخدمة، ووصف التكنولوجيا التي ستكون متاحة، وما إلى ذلك.

"عند التفاوض بشأن الشروط المالية، من المهم أن تطلب مؤشرات قياس لا تقتصر على الأسعار التي تدفعها فحسب، بل تشمل أداء الخدمة أيضًا"، أوضح رينز. "ما هي المعايير التي سيقيسونها، وكم مرة سيقومون بذلك، وما هي العقوبات أو الإجراءات التصحيحية في حال عدم استيفاء تلك المعايير؟"

الاستفادة من الموارد الداخلية.
لا يتعين على المسؤولين التنفيذيين في قسم الموارد البشرية أن يتولوا عملية إعادة المناقصة هذه بمفردهم. فالمحللون من قسم الشؤون المالية، والمدير المالي، ومتخصصو المشتريات الداخليون، وحتى الرئيس التنفيذي، يمكنهم جميعًا المساهمة في وضع عملية إعادة مناقصة تضمن الحصول على أفضل الخدمات الممكنة بأفضل الأسعار التنافسية.

جوان سامر كاتبة متخصصة في مجال الأعمال والمالية مقيمة في نيوجيرسي.

SHRM ذو صلة:

اعرف ما تحتاج إليه لاختيار مزود خدمات المزايا، SHRM Benefits، يوليو 2017

هل كانت هذه المقالة مفيدة؟ SHRM آلاف الأدوات والنماذج ومزايا حصرية أخرى للأعضاء، بما في ذلك آخر مستجدات الامتثال، ونماذج للسياسات، ونصائح خبراء الموارد البشرية، وخصومات على البرامج التعليمية، ومجتمع أعضاء متنامٍ عبر الإنترنت، وغير ذلك الكثير. انضم/جدد عضويتك الآن ودع SHRM العمل بشكل أكثر ذكاءً.