يُشكل العاملون عن بُعد تحديات تتعلق بالأجور وساعات العمل

قالت بريندا س. كاسبر، SHRM، في كلمة ألقتها يوم 15 يونيو خلال المؤتمر والمعرض SHRM لعام 2022 في نيو أورلينز، إن الموظفين الذين يعملون عن بُعد أو بنظام العمل المختلط يشكلون تحديات تتعلق بالامتثال لقوانين الأجور وساعات العمل بالنسبة لأصحاب العمل الذين يديرون موظفين يعملون بالساعة وغير معفيين من قواعد العمل الإضافي المنصوص عليها في قانون معايير العمل العادلة (FLSA).

قال كاسبر، العضو المؤسس لمكتب المحاماة «كاسبر آند فرانك» (Kasper & Frank LLP) في سان دييغو، خلال الجلسة الموازية بعنوان «إدارة الموظفين في بيئات العمل الافتراضية/المختلطة والوجهاوية: تجنب مخاطر الأجور وساعات العمل»، إن أرباب العمل الذين لا يضعون سياسات بشأن أين ومتى يمكن للموظفين غير المعفيين من قوانين العمل أن يعملوا، ويخفقون في تطبيقها، يعرضون أنفسهم لخطر التعرض لدعاوى قضائية جماعية باهظة التكلفة، والتي يمكن أن تحول الأخطاء الصغيرة المتعلقة بالأجور وساعات العمل إلى حزم كبيرة من المسؤولية القانونية.

على الرغم من أن فرق الموارد البشرية لا يمكنها أبدًا القضاء على جميع المخاطر المتعلقة بساعات العمل الإضافية في ظل ترتيبات العمل عن بُعد بالكامل أو المختلطة التي تجمع بين العمل في المكتب وخارجه، إلا أنه بإمكانها اتخاذ خطوات لتقليل احتمالات تعرضها لدعاوى قضائية من قبل الموظفين أو مواجهة إجراءات إنفاذية من قبل الهيئات التنظيمية.

مجموعة كبيرة من القوانين الحكومية والمحلية

وقال كاسبر إن العديد من الولايات والسلطات المحلية لديها قوانين تتجاوز نطاق قانون العمل العادل الفيدرالي (FLSA)، وسيُطبق عمومًا القانون الذي يُعتبر الأكثر ملاءمةً للموظفين.

الحد الأدنى للأجور المعفاة على المستوى المحلي/الولائي، الذي يحدد الانتقال من فئة "العمل الإضافي غير المعفى" إلى فئة "العمل الإضافي المعفى"، أعلى من الحد الأدنى الفيدرالي في العديد من الولايات وبعض المناطق المحلية، مما يعني أن عددًا أكبر من العمال يستحقون أجر العمل الإضافي الإلزامي.

كما يمكن أن تكون القوانين الصادرة عن الولايات والحكومات المحلية أكثر سخاءً تجاه العمال في مسائل تشمل الحد الأدنى للأجور، والإجازات الإلزامية المدفوعة الأجر وغير المدفوعة الأجر، ومدفوعات الإجازات المكتسبة، وضرائب العمل.

وأشار كاسبر إلى أن كاليفورنيا تطبق بعضًا من أكثر إجراءات حماية العمال صرامةً في البلاد — وأكثرها تعقيدًا بالنسبة لأصحاب العمل.

تبرز هذه القضايا إلى الواجهة عندما لا يظل الموظفون في مكانهم ويبدأون العمل في ولايات قضائية مختلفة.

تدابير الحد من المخاطر

نصحت كاسبر بأنه يمكن معالجة مشكلة تنقل الموظفين عن بُعد منذ البداية، أي في خطاب عرض العمل. واقترحت استخدام صيغة مثل: "تم تعيينك للعمل في موقع [الولاية التي يوجد بها عنوانك الرئيسي، مع الإشارة أحيانًا إلى البلدية]. ولا يحق لك العمل في أي مكان آخر. وسيسري قانون [الولاية/المنطقة] على علاقة العمل هذه."

إذا انتقل الموظفون إلى ولاية أخرى أثناء العمل عن بُعد، فيجب على أرباب العمل الاتصال بهم على الفور والتأكيد مجددًا على أنه لا يحق لهم العمل في أي مكان آخر. أو يمكن لأرباب العمل أن يقبلوا ذلك ويتأكدوا من الموظف بأن قانون ولاية إقامته الجديدة هو الذي سيُطبق. وفي كلتا الحالتين، يجب توثيق هذا الإخطار.

قال كاسبر: "لا تتركوا الأمر دون حل".

وأشارت إلى أنه ينبغي أن يكون لدى أرباب العمل سبب تجاري مشروع للموافقة على انتقال الموظفين أو رفضه، وأن يضعوا ذلك في إطار استراتيجي، مضيفةً: «من المقبول عمومًا القول: "نحن نوظف من هذه المنطقة الجغرافية وليس من أي مكان آخر"».

وقد تبرز هذه المشكلة أيضًا إذا انتقل موظف من كاليفورنيا، على سبيل المثال، من سان دييغو إلى سان فرانسيسكو، حيث تُطبق قواعد امتثال أكثر صرامة.

"اشرح للموظفين أنك لا تملك القدرة على العمل في جميع الولايات الخمسين" عندما يكون هذا هو الحال، كما اقترح كاسبر. يمكن لأصحاب العمل فرض قيود جغرافية طالما تجنبوا أي شيء يمكن اعتباره تمييزًا ضد الموظفين المنتمين إلى الفئات المحمية، مثل العرق والأصل الإثني.

طرح كاسبر مسألة الموظف الذي يشتري مركبة ترفيهية ويقرر السفر في أنحاء البلاد والعمل من أي مكان، مما يجبر صاحب العمل على التعامل مع قواعد عمل متعددة على مستوى الولايات، وأحيانًا على مستوى البلديات.

وقالت: "لديك الحق في أن ترفض طلبهم وأن تفرض شروط التوظيف المنصوص عليها في خطاب عقد العمل"، "وإلا فسيتم إنهاء عقدك".

ماذا عن تطبيق قانون كاليفورنيا الذي يراعي مصالح الموظفين في كل مكان؟ "الأمر ليس بهذه السهولة. لا تحاول ذلك"، نصحت.

الساعات المستحقة التعويض

وقال كاسبر: «بموجب المعايير القانونية لقانون معايير العمل العادلة (FLSA)، "إذا 'سمحت أو جازيت' الموظفين بالعمل، فيجب أن يتقاضوا أجرهم". "قد يكون من المخاطرة عدم إخبار العاملين بالساعة صراحةً بأنهم لا يجوز لهم الرد على رسائل البريد الإلكتروني خارج ساعات العمل"، حتى لو لم يطلب منهم المديرون قط الرد على رسائل البريد الإلكتروني ليلاً.

وبالمثل، ينبغي على المديرين إخطار الموظفين غير المعفيين من العمل الذين يعملون بنظام العمل المختلط بعدم بدء يوم عملهم من المنزل، بما في ذلك الرد على رسائل البريد الإلكتروني. وأوضح كاسبر قائلاً: "إذا بدأوا العمل من المنزل قبل الذهاب إلى مكان العمل، فإن وقت تنقلهم يصبح مستحقاً للأجر بموجب قانون معايير العمل العادلة (FLSA)".

وقالت إن الأمر يختلف بالنسبة للموظفين المعفيين الذين يتقاضون رواتب، حيث يمكن لأصحاب العمل عمومًا منحهم مرونة فيما يتعلق بموعد ومكان عملهم. ومع ذلك، قد يضطر أصحاب العمل فجأة إلى دفع أجر بالساعة لهؤلاء الموظفين إذا كانوا يعملون في أماكن تتطلب حدًا أدنى أعلى للدخل من أجل الإعفاء من أجر العمل الإضافي.

وأشار كاسبر إلى أن القضايا غير المتعلقة بساعات العمل الإضافية، عندما يعمل الموظفون من مناطق قضائية متعددة، تؤثر أيضًا على الموظفين المعفيين من ساعات العمل الإضافية، مثل الاختلافات في قوانين الإجازات والضرائب على العمل على مستوى الولايات والمستوى المحلي؛ لذا يجب على قسم الموارد البشرية ألا يغفل عن ذلك عندما يختار الموظفون الذين يتقاضون رواتب شهرية العمل من أماكن متنوعة.

SHRM ذات صلة:

ارتفاع مطالبات العمل الإضافي لدى وزارة العمل الأمريكية، SHRM يونيو 2022

احذر من التحديات المتعلقة بالامتثال لقوانين العمل الإضافي، SHRM يونيو 2022

غالبًا ما يتجاهل الموظفون العاملون خارج الولاية إبلاغ قسم الموارد البشرية بذلك، SHRM فبراير 2021

[تفضل بزيارة صفحة الموارد SHRM حول العمل عن بُعد.]