غالبًا ما يتخلف الموظفون الذين يعملون خارج الولاية عن إبلاغ قسم الموارد البشرية بذلك
يتعين على أرباب العمل تتبع مواقع عمل الموظفين لضمان الامتثال للضرائب على الرواتب
أدى العمل عن بُعد إلى ظهور مخاطر تتعلق بالامتثال الضريبي بالنسبة لأصحاب العمل. فوفقًا لاستطلاع أُجري عام 2021، عمل 28 في المائة من الموظفين خارج ولايتهم أو بلدهم منذ بداية جائحة كوفيد-19، لكن ثلثهم فقط أبلغ قسم الموارد البشرية عن جميع تلك الأيام. ونتيجة لذلك، ربما يكون أصحاب العمل قد أخفقوا في اقتطاع ضرائب الرواتب بالشكل الصحيح دون أن يدركوا ذلك.
ما لم تقم إدارة الموارد البشرية بمراقبة أماكن عمل الموظفين — وهو أمر يقول 94 في المائة من الموظفين إنهم سيقبلونه — فإن شركاتهم تتعرض لخطر فرض غرامات ضريبية باهظة في حالة إجراء تدقيق ضريبي من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) أو السلطات الضريبية على مستوى الولاية أو البلدية.
أجري استطلاع «التكيف أو الخسارة في الحرب على المواهب» لعام 2021، نيابة عن شركة «توبيا» (Topia) المتخصصة في برمجيات تنقل المواهب، وشمل 1250 موظفًا — نصفهم في الولايات المتحدة والنصف الآخر في المملكة المتحدة — يعملون في شركات دولية تضم ما لا يقل عن 2500 موظف. أُجري الاستطلاع، الذي شمل 250 متخصصًا في الموارد البشرية، في الفترة من 11 ديسمبر 2020 إلى 12 يناير 2021.
قال شون فارشي، الرئيس التنفيذي لشركة "توبيا": "يدرك قادة الموارد البشرية أن العمل عن بُعد والعمل الموزع يوفران ميزة تنافسية لجذب المواهب والاحتفاظ بها، وللبناء فرق عمل متنوعة وذات مهارات عالية". "ومع تحول العمل المرن إلى ركيزة أساسية في ثقافة العمل واستراتيجية المواهب، يتعين على قادة الموارد البشرية والمالية التعاون لضمان نجاحه من منظور الامتثال. فالمزايا المحتملة أهم من أن تُهمل".
نقاط الضعف في الامتثال
على الرغم من تزايد تأييد أرباب العمل للسماح بالعمل عن بُعد، فإن العديد من أقسام الموارد البشرية والمالية غير مستعدة من ناحية الامتثال للقوانين. فقد ينسى الموظفون الإبلاغ عن أيام العمل التي يقضونها خارج ولايتهم أو بلدهم، على سبيل المثال، بينما يبدو أن آخرين يخفون مواقعهم لتجنب تعديلات رواتبهم وفقًا لتكاليف المعيشة، حسبما أشارت شركة توبيا. ومن بين النتائج الأخرى التي توصلت إليها الدراسة الاستقصائية:
- كان 93 في المائة من المتخصصين في الموارد البشرية واثقين من أنهم يعرفون المكان الذي يعمل فيه غالبية موظفيهم، وكان 78 في المائة واثقين من أن موظفيهم يبلغون عن أنفسهم عند العمل في ولاية أو دولة أخرى.
- ومع ذلك، أفاد 33 في المائة فقط من الموظفين بأنهم أبلغوا عن جميع تلك الأيام، واعترف 24 في المائة بأنهم لم يبلغوا عن أي يوم على الإطلاق، على الرغم من أن 61 في المائة منهم كانوا على دراية بالآثار المترتبة على ذلك من حيث الامتثال الضريبي.
- كان من المرجح أن يكون المتخصصون في الموارد البشرية قد عملوا في ولاية أو دولة أخرى (42 في المائة)، لكنهم ما زالوا يواجهون صعوبة في الإبلاغ عن أيام العمل هذه، مما يشير إلى أن الإبلاغ الذاتي يمثل تحديًا، حتى بالنسبة لأولئك الذين يعرفون القواعد.
قال ريتشارد تونج، رئيس قسم خدمات التنقل العالمية في شركة الخدمات المهنية «جرانت ثورنتون»: «لقد تغير مشهد التنقل بشكل جذري خلال الاثني عشر شهراً الماضية. والآن، أصبح كل موظف يعمل عن بُعد موظفاً متنقلاً». «والأمر الأكثر أهمية بالنسبة لأصحاب العمل هو الحاجة إلى إدارة سياسات العمل عن بُعد بمجرد تطبيقها» — على سبيل المثال، من خلال مطالبة الموظفين بالإبلاغ عن مواقع عملهم بأنفسهم باستخدام المنصات الإلكترونية.
قال نيشانت ميتال، نائب الرئيس الأول لشركة توبيا: "سواء كان ذلك من أجل الامتثال للقوانين أو لتحقيق وفورات ضريبية، سيكون من الأهمية بمكان أن تضمن الشركات توفر البيانات المناسبة للدفاع عن نفسها في عمليات التدقيق، حيث تعاني الحكومات في كل مكان من عجز مالي كبير ومن المرجح أن تتخذ موقفاً صارماً". "سيكون من الصعب للغاية على الشركات مواجهة عملية التدقيق إذا لم تتمكن من إثبات هوية الموظفين ومكان عملهم ومدة عملهم".
[تفضل بزيارة صفحة الموارد SHRM حول العمل عن بُعد.]
الاستراتيجيات الضريبية
يُشير مصطلح "الارتباط" في قانون الضرائب إلى الوجود الضريبي للشركة في ولاية أو منطقة معينة. وأوضح ميتال قائلاً: "قد تنشئ الشركات دون قصد ارتباطاً في ولايات قضائية لم يُعتبر لها وجود فيها من قبل". "قد تكون هناك متطلبات تسجيل وقوانين تشريعية يجب الالتزام بها وأنواع مختلفة من الضرائب" مثل تأمين البطالة (UI) الذي قد يتعين دفعه، والضرائب الولائية التي قد يتعين اقتطاعها.
وأضاف أن الأمور المتعلقة بالعمل عن بُعد والضرائب ليست كلها سلبية. "في بعض الحالات، قد تتاح للشركات فرصة لتوفير بعض الضرائب، حيث يعمل الموظفون خارج المناطق الخاضعة لضرائب مرتفعة"، وتجنب، على سبيل المثال، ضريبة الإيرادات الإجمالية في سان فرانسيسكو أو ضريبة الأعمال غير المسجلة في مدينة نيويورك، والتي كانت ستستحق الدفع على الدخل التجاري المحقق في هاتين المدينتين لولا ذلك.
قال فرانك فيوريل، نائب رئيس قسم المخاطر والامتثال وتحليل البيانات في شركة «باي تشيكس» (Paychex) التي توفر التكنولوجيا لخدمات الموارد البشرية والرواتب والتأمين: «مع تزايد تفكير أرباب العمل في اعتماد سياسات العمل من المنزل على أساس أكثر ديمومة، يتعين عليهم دراسة أي تحديات تتعلق بالامتثال لهذه الترتيبات». وأشار إلى أنه في حين منحت بعض الولايات إعفاءً مؤقتًا للشركات من تحديد الاختصاص الضريبي بناءً على موقع منزل الموظف نتيجةً للوباء، إلا أن «هذا الإعفاء لم يكن دائمًا».
اعتماد سياسات جديدة
أوصى تيد بيرنرت، الشريك في مكتب المحاماة "بيكر هوستيتلر"، خلال ندوة عبر الإنترنت نظمتها الشركة، بأن "ينظر أرباب العمل في ضرورة اعتماد سياسات جديدة تتعلق بأماكن عمل الموظفين"، إلى جانب سياسات تضمن قيام الموظفين بإبلاغ قسم الموارد البشرية في حال عملهم خارج الولاية أو في بلدية أخرى، حتى لو كان ذلك مؤقتًا. وجاءت نصيحته على النحو التالي:
- كن مستعدًا لشرح هذه السياسات للموظفين وكبار المسؤولين التنفيذيين.
- استخدام آليات لتتبع مواقع عمل الموظفين والاستعداد لاستمرار العمل عن بُعد.
خلال الندوة عبر الإنترنت، حثت ليز بوكو، المديرة الأولى لمنتجات الامتثال في شركة UKG المتخصصة في برمجيات إدارة القوى العاملة، أرباب العمل على "التأكد من أن الموظفين يتواجدون في مواقع العمل والمنازل الصحيحة [التي أبلغوكم بها]، حتى مستوى سطح المبنى".
تأمين البطالة للعاملين عن بُعد قال ديف إيبرسول، أحد الشركاء في شركة بيكر هوستيتلر، إن قواعد اقتطاع الضرائب قد تختلف عن قواعد التأمين ضد البطالة. وعادةً ما يسدد أرباب العمل ضرائب التأمين ضد البطالة في ولاية واحدة فقط لكل موظف، وذلك عادةً بموجب «اتفاق التغطية المتبادلة بين الولايات » الخاص بالموظفين العاملين في عدة ولايات، والذي اعتمدته 45 ولاية. وأوضح إيبرسول قائلاً: "يجوز لأصحاب العمل أن يختاروا تقديم الإقرارات ودفع المستحقات في ولاية واحدة نيابة عن موظف معين، شريطة أن يؤدي الموظف خدماته في تلك الولاية وأن يتخذ الخطوات اللازمة للحصول على موافقة" من الولاية. بشكل عام، يجوز لصاحب العمل تقديم طلب لاختيار تغطية التأمين ضد البطالة للموظف وفقًا لقوانين الولاية التي يعمل فيها الموظف. وتقوم الوكالة التابعة للولاية المختارة بالموافقة على هذا الاختيار أو رفضه، ويقوم صاحب العمل بإخطار كل شخص معني بالاختيار الذي تمت الموافقة عليه، كما يرسل نسخة من الإخطار إلى الوكالة المختارة. |
يحدد قانون الولايةالالتزامات الضريبية
تختلف الولايات بشكل كبير فيما يتعلق بإلزام غير المقيمين بدفع ضرائب الدخل الولائية على الدخل المكتسب، وفقًا لموقع «How Stuff Works» المتخصص في الشؤون المالية الشخصية، الذي يوضح أنه في بعض الولايات يمكن للعامل أن يكون غير مقيم ويعمل داخل الولاية لمدة تتراوح بين يومين و60 يومًا قبل أن يصبح ملزمًا بدفع ضريبة الدخل الخاصة بغير المقيمين، في حين أن ولايات أخرى تطبق حدودًا دنيا للدخل المكتسب بدلاً من فترات الانتظار.
في جورجيا، على سبيل المثال، هناك معيار مزدوج، حيث يتعين اقتطاع الضرائب من دخل العاملين إذا عملوا لأكثر من 23 يومًا، أو إذا حققوا دخلًا قدره 5000 دولار أو 5 في المائة أو أكثر من إجمالي دخلهم في جورجيا.
ومن بين الأمثلة الأخرى على الاختلافات بين الدول:
- تطبق 24 ولايةً قاعدة «اليوم الأول»، مما يعني أن العمال غير المقيمين سيكونون ملزمين بدفع ضرائب الولاية حتى لو كان عملهم هناك مؤقتًا، في حين أن ولايات أخرى لا تفرض ضرائب على الدخل على الإطلاق إذا كان العمال غير مقيمين.
- توجد لدى 16 ولاية ومقاطعة كولومبيا اتفاقيات تبادل مع الولايات المجاورة، بحيث لا يتعين على الموظفين الذين يتنقلون للعمل في ولاية مجاورة سوى دفع ضرائب الدخل في ولايتهم الأصلية.
في بعض الحالات، «تمنح الولايات الشركات إعفاءً فيما يتعلق بالموظفين الذين انتقلوا إلى ولايات أخرى بسبب جائحة كوفيد-19»، وفقًا لموقع «How Stuff Works» الإلكتروني. وفي هذه الولايات، «لا تشترط السلطات الضريبية على الشركات إثبات وجود "صلة" بولايتها إذا انتقل موظف إلى هناك مؤقتًا بسبب الجائحة».
ومع ذلك، قد تختلف طريقة تعريف هذه الولايات لمصطلح "مؤقتًا".
SHRM ذات صلة:
التكنولوجيا يمكن أن تساعد في تجنب الأخطاء المتعلقة باقتطاع الضرائب المرتبطة بالعمل عن بُعد، مجلة HR، أغسطس 2021
الموظفون عن بُعد يتوقعون أن تعكس رواتبهم مواقعهم الجغرافية،SHRM أبريل 2021
العمل عن بُعد خارج الولاية يسبب متاعب ضريبية لأصحاب العمل،SHRM يونيو 2020
SHRM ذات الصلة:
العمل عن بُعد والمسائل الضريبية على مستوى الولايات، طلب من SHRM
[هل تحتاج إلى مساعدة في مسائل قانونية؟ اطلع على شبكة SHRM .]
هل كان هذا المورد مفيدًا؟
تحقق من صحة خبرتك في مجال الموارد البشرية
الحصول على شهادة SHRM يجعلك خبيرًا وقائدًا معترفًا به في مجال الموارد البشرية.
المحتويات ذات الصلة
تعرّف على كيفية نجاح شركة مارش ماكلينان في تعزيز رفاهية الموظفين باستخدام الأدوات الرقمية، وتحسين الإنتاجية والرضا عن العمل لأكثر من 20,000 موظف.
ويتوقع بعض الخبراء أن يساعد انتشار الذكاء الاصطناعي في مكان العمل، والزيادة المتوقعة في الإنتاجية والكفاءة المترتبة على ذلك، في بدء أسبوع العمل الذي يستمر أربعة أيام.
مع استمرار تطور تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي، سيزداد الطلب على العمال الذين لديهم القدرة على العمل جنباً إلى جنب مع أنظمة الذكاء الاصطناعي وإدارتها. وهذا يعني أن العمال غير القادرين على التأقلم وتعلم هذه المهارات الجديدة سوف يتخلفون عن الركب في سوق العمل.