نصائح بسيطة للتسجيل المفتوح يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا

عندما يحين موعد فترة التسجيل المفتوحة، غالبًا ما ينتاب الموظفين نفس الشعور: القلق.

أفاد أكثر من نصف الأمريكيين المؤهلين للحصول على مزايا العمل من خلال جهات عملهم بأنهم ندموا على خياراتهم خلال فترة التسجيل المفتوحة في العام الماضي، وفقًا لاستطلاع أجرته مؤسسة الخدمات المالية «إكويتابل» عام 2024. ومع ذلك، يعتمد 53% منهم على المواد أو الجلسات التوضيحية المقدمة خلال فترة التسجيل المفتوحة لاتخاذ قراراتهم. 

فيما يلي بعض النصائح التي ستساعدك على ضمان ألا يتخذ الموظفون قرارات خاطئة:

ما يجب تجنبه

ثلاث ممارسات سيئة في مجال الموارد البشرية تقوض نجاح الموظفين خلال فترة التسجيل المفتوح:

• الإهمال في إطلاع الموظفين على المعلومات الأساسية. وقد يحدث ذلك، على سبيل المثال، عندما ترسل مواد تتعلق بالمزايا دون أن تذكر التكاليف الشهرية. يحتاج الموظفون إلى الشفافية بشأن أسباب وكيفية تغير المزايا كل عام.        
• حشر كل المزايا في رسالة واحدة. توزع بعض الشركات صفحات وصفحات من النصوص، محشوة فيها رسائل عام كامل في غضون بضعة أسابيع، وتعتقد أنها قد أنجزت ما عليها. لكن ما حققته في الواقع هو إرباك موظفيها. 
• إعطاء الموظفين وقتًا قصيرًا جدًّا لاتخاذ قراراتهم بشأن التسجيل المفتوح. ورغم أن الكثيرين ينتظرون حتى اليوم الأخير لملء استمارات اختيار خطط الرعاية الصحية، إلا أنهم ربما يكونون قد أمضوا أسابيع في دراسة الخيارات المتاحة مع أفراد أسرهم. ولذلك، فإن منحهم بضعة أيام فقط لاتخاذ قراراتهم لن يكون كافيًا.

دليل إرشادي: تلميحات الذكاء الاصطناعي لصياغة رسائل التواصل مع الموظفين

ماذا تفعل بدلاً من ذلك

سيؤدي اتباع أفضل الممارسات إلى تحقيق نتائج أفضل للموظفين:

• كن صريحًا بشأن أسباب تغيير المزايا. قم بتفصيل المعلومات وساعد الموظفين في فهمها. قدم سيناريوهات مختلفة حتى يتمكن الموظفون من فهم خياراتهم بشكل أفضل، مع توضيح تفاصيل التكاليف في مختلف المواقف الحياتية.
• قم بشرح التفاصيل الفنية لمزاياك المختلفة على مدار الوقت.لا تفترض أن الموظفين سيقومون بمراجعة جميع المواد التي تقدمها لفهم المزايا المتاحة لهم.
• استفد إلى أقصى حد من الوسائل البصرية.فالصور والأيقونات والرسوم البيانية والميمات والرسوم البيانية والرسومات — كلها تساعد في جذب انتباه الناس، والأهم من ذلك في الحفاظ عليه. فعندما تزيد من العناصر البصرية التي تعبر عما تريد إيصاله، يزداد احتمال تفاعل جمهورك وتعلّمه وفهمه، ومن ثم اتخاذه للإجراءات اللازمة.
• خصص وقتًا كافيًا. قد يستغرق الأمر ثلاثة أسابيع على الأقل، لكن هناك أسباب تدعو إلى تمديد هذه المدة لفترة أطول. 

خيارات دفع أقساط التأمين قبل خصم الضرائب مقابل دفعها بعد خصم الضرائب

قد يتاح للموظفين الاختيار بين دفع أقساط التأمين على خطط تغطية الرعاية البصرية والرعاية السنية (وأحيانًا أقل، لخطط التغطية الصحية) قبل خصم الضرائب أو بعدها ، ولكن من الضروري أن يفهموا هذا الاختيار.

يختار معظم الموظفين المساهمات بالدولار قبل الضريبة لدفع أقساط الخطة. ولكن لمساعدة دافعي الضرائب على تحمل الفواتير الطبية الباهظة التي يدفعونها من جيوبهم، تسمح مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) لدافعي الضرائب بخصم النفقات الصحية غير المسددة — بما في ذلك تكاليف طب الأسنان والرؤية — إذا بلغت هذه التكاليف ما لا يقل عن 7.5% من الدخل الإجمالي المعدل (AGI) للموظف في سنة ضريبية معينة.

وفقًا لمصلحة الضرائب الأمريكية (IRS)،"إذا قمت بتفصيل خصوماتك لسنة ضريبية معينة فيالجدول أ (نموذج 1040)، الخصومات المفصلة، فقد تتمكن من خصم النفقات الطبية ونفقات طب الأسنان التي دفعتها لنفسك ولزوجتك وللمعالين عليك خلال السنة الضريبية، بقدر ما تتجاوز هذه النفقات 7.5% من إجمالي دخلك المعدل للسنة. ينطبق الخصم فقط على النفقات التي لا يتم تعويضها عن طريق التأمين أو غيره، بغض النظر عما إذا كنت تتلقى التعويض مباشرة أو يتم الدفع نيابة عنك إلى الطبيب أو المستشفى أو أي مقدم خدمات طبية آخر."

إذا كان مجموع خصوماتك المفصلة أقل من الخصم القياسي، فستستفيد أكثر من خطة الرعاية الصحية قبل الضريبة.

سيتوقف اختيار الموظفين للتغطية قبل الضريبة وبعد الضريبة على صورتهم الضريبية الإجمالية بالإضافة إلى نفقاتهم المتوقعة للرعاية الصحية وطب الأسنان والرؤية. قد يرغبون في التحدث مع مستشار ضريبي إذا توقعوا تكاليف كبيرة لن يتم تعويضها من خلال تغطيتهم.

ماذا يجب أن يُقال للموظفين

غالبًا ما يستغرق التسجيل المفتوح وقتًا طويلاً ويكون مربكًا للموظفين، لكن هذه الخيارات يمكن أن يكون لها تأثير مالي كبير. شارك النصائح التالية مع الموظفين لمساعدتهم على الاستعداد لموسم التسجيل القادم:

• خذ وقتك.اقرأ مواد التسجيل التي تتلقاها بعناية. إذا تمت دعوتك لحضور اجتماع مباشر، فخصص وقتًا لحضوره. من المحتمل أن تُعرض عليك خيارات وتغطيات مختلفة للخطط هذا العام. فكلما فهمت التغييرات بشكل أفضل، كلما اتخذت قرارات أكثر صوابًا.
  
• انطلق في رحلة إلى الماضي. استرجعما حدث في حياتك هذا العام. كم مرة احتجت أنت وأفراد عائلتك إلى خدمات طبية؟ وما نوعها؟ وهل هناك أي علاجات مستمرة؟ ضع في اعتبارك أي تغييرات في حياتك قد تؤثر على المزايا التي تحتاجها، مثل الزواج أو الطلاق أو دخول أحد الأبناء الجامعة أو تغيير الزوج لوظيفته.
  
• انظر إلى المستقبل. فكر فيالشكل الذي سيكون عليه العام المقبل بالنسبة لك ولعائلتك. هل تخطط لإنجاب طفل؟ أو لإجراء جراحة استبدال الركبة؟ أو علاج قناة الجذر؟ هل يحتاج أحد أفراد العائلة إلى تقويم أسنان؟ أو نظارات جديدة؟ ضع ذلك في اعتبارك عند النظر في خيارات التغطية التأمينية المتاحة لك.
  
• تعمق في التفاصيل. لاحظما إذا كانت شبكات مقدمي الخدمات الطبية الخاصة بالخطط قد تغيرت للتأكد من أن أطباءك لا يزالون ضمن الشبكة. هل يشمل التأمين أيضًا أخصائي العلاج اليدوي؟ هل تغطي الخطة علاج تقويم الأسنان؟ هل يشمل التأمين الأدوية التي يصفها الطبيب لزوجك/زوجتك يوميًا، وهل طرأت أي تغييرات على التغطية؟ ضع في اعتبارك المجالات التي تحتاجها، مثل إمكانية الوصول إلى الأخصائيين، والرعاية الصحية النفسية، والعلاجات، والطب التكميلي والبديل، والرعاية المزمنة. اطلع على الخيارات المتوفرة في جميع الخطط، بما في ذلك الرعاية الصحية، والرعاية السنية، والرعاية البصرية، والإعاقة.
  
• أخرج الآلة الحاسبة. اجمعالمبلغ الذي ستحتاج إلى دفعه مقابل قسط التأمين الصحي، بالإضافة إلى المبالغ المقتطعة، والمبالغ الثابتة التي تدفعها مقابل الوصفات الطبية وزيارات عيادة الطبيب، ونسبة التأمين المشترك (نسبة مئوية من التكلفة التي ستدفعها) مقابل الخدمات. افهم المبلغ الذي سيُطلب منك دفعه إذا تلقيت الرعاية خارج شبكتك. سيمنحك هذا صورة أوضح عن المبلغ الذي من المحتمل أن تنفقه. قد لا يكون الخيار الذي يبدو الأرخص هو الأرخص بالنسبة لك بالفعل.
  
• حدد مستوى المخاطرة الذي يمكنك قبوله. ضع في اعتباركمدى ارتياحك للمخاطرة. إذا كنت ترغب في توفير تغطية لأسرتك في جميع الأحوال، فقد تكون الخطة التقليدية هي الأنسب لك. أما إذا كنت لا تمانع في تحمل بعض التكاليف المبدئية، فقد تكون الخطة ذات الحد الأدنى المرتفع للقسط المقتطع مع قسط تأمين أقل هي الخيار الأمثل لك.
  
• استفد من المزايا الإضافية.قد يقدم صاحب العملخيارًا لتخفيض أقساط التأمين الصحي مقابل مشاركتك في برنامج العافية أو تقييم المخاطر الصحية. وقد يساهم بمبلغ يعادل جزءًا من أو كل المبلغ الذي توفره في خطة 401(k) الخاصة بك، أو يسمح لك بتخصيص أموال معفاة من الضرائب في حساب توفير صحي أو حساب إنفاق مرن. تحقق مع صاحب العمل لمعرفة ما إذا كان يقدم تأمينًا اختياريًا مع خصم جماعي وخصم من الراتب للأقساط مثل تغطية الأمراض الخطيرة والحيوانات الأليفة والسيارات وأصحاب المنازل. 
  
• اطرح الأسئلة. لاتتردد في طلب توضيح أي أمر من قسم الموارد البشرية أو قسم المزايا إذا كنت غير متأكد. فهم موجودون لمساعدتك ويريدونك أن تتخذ أفضل القرارات التي تناسب وضعك.