وجهة نظر: 12 نصيحة للتواصل بشأن العودة إلى العمل

في حين أن الانتقال إلى العمل من المنزل بسبب جائحة كوفيد-19 حدث بسرعة، فإن العودة إلى العمل ستكون أبطأ وأكثر تعقيدًا.

على أرباب العمل الذين لم يعودوا بعد إلى أماكن العمل والمباني المكتبية أن يفكروا مليًّا في تداعيات عالم التباعد الاجتماعي الجديد الذي يفرض مسافة ستة أقدام. كيف ستتعاملون مع الموظف الذي يرفض ارتداء الكمامة عند الحاجة؟ متى ستفتحون المطابخ وتوفرون القهوة والمياه؟ كم عدد الأشخاص الذين ستسمح لهم بدخول الحمام في وقت واحد؟ هل يجب على الأشخاص السير في اتجاه عقارب الساعة داخل المكان؟ أين ستضع محطات تعقيم اليدين؟ وبغض النظر عن جميع الجوانب اللوجستية، كيف يشعر الموظفون وكيف سيشعرون؟

تواصل مع الموظفين

وكما هو الحال مع أي تغيير آخر في مكان العمل، فإن ضمان وعي الموظفين بهذا العالم الجديد وفهمهم له سيكون بنفس أهمية التغييرات نفسها. فالتدريب والتثقيف والتواصل الفعال هي العوامل الأساسية لعودة الموظفين إلى مكان العمل.

فيما يلي بعض النصائح التي يجب أخذها في الاعتبار عند التواصل بشأن حالات العودة إلى مكان العمل:

• وضع خطة عمل آمنة وواضحة ومفصلة، مع مراجعة أي سياسات تحتاج إلى تحديث.

• اكتب بلغة بسيطة وسهلة الفهم.
  

• استخدم الصور والرسوم التوضيحية عند الاقتضاء.
  

• اشرح ما تقوم به إدارة المبنى، وكيف تدعم الشركة هذه الجهود، وحدد التوقعات بوضوح للموظفين.
  

• استشر مستشارًا قانونيًا. يمكنه مساعدتك في تجنب أي انطباعات بالتمييز، فضلاً عن أي مشكلات محتملة أخرى تتعلق بالعلاقات مع الموظفين أو المسائل القانونية.
  

• اطلب آراء كبار القادة في مؤسستك. يجب أن يكونوا على دراية كافية بالأمر وأن يتم إشراكهم في العملية قبل أن تبدأ في التواصل مع الموظفين.
  

• قم بتدريب المديرين والمشرفين على خطة العمل الآمنة وما يُتوقع منهم. فهم يمثلون الخط الأمامي للتواصل مع الموظفين.
  

• استخدم وسائل مختلفة لتكملة الخطة المكتوبة. قم بعقد ندوة عبر الإنترنت وقم بتسجيلها. أنشئ مقطع فيديو، أو استفد من بوابة الموظفين الإلكترونية الخاصة بك، أو قم بتسجيل بودكاست.
  

• استفد من اللافتات الموجودة في جميع أنحاء المكتب لتعزيز السلوكيات المهمة، بما في ذلك توجيهات السير في الممرات في اتجاه واحد، أو تخصيص درج واحد للصعود وآخر للنزول.
  

• حدد بوضوح الجهة التي يجب على الموظفين التوجه إليها لطرح أسئلتهم.
  

• ابدأ التواصل قبل السماح للعاملين بالعودة إلى مكان العمل (أو توقع عودتهم)، واستمر في التواصل لمعالجة القضايا والمخاوف الجديدة فور ظهورها.
  

• اشرح أن الوضع متغير باستمرار، وقم بإدارة التوقعات من خلال الإشارة إلى أنه سيتم تحديث الخطة فور توفر معلومات جديدة. وقم بإبلاغ القيادة والموظفين بهذه التغييرات الرئيسية.

[مجموعة أدواتSHRM : إدارة الاتصالات المؤسسية]

احرص على عدم المبالغة

في هذه الأوقات بالذات، يرغب الموظفون في معرفة الإجراءات التي تتخذها لضمان سلامتهم، وفي الشعور بأنك تهتم بهم. لكن لا ينبغي أن تبالغ في ذلك أيضًا. وسواء كان ذلك بسبب نقص الثقة أو القلق المفرط، فإن بعض المؤسسات تعقد اجتماعات أكثر من المعتاد بهدف "الاطمئنان على الموظفين"، وهو ما قد يراه الموظفون تدخلاً في خصوصياتهم.

إذا كان "مراقبة الموظفين" هو أسلوبك الأساسي في تقييم الأداء، فربما تشعر بالقلق في ظل نظام العمل من المنزل الجديد هذا. ففي معظم الحالات، من المرجح أنك وظفت أشخاصًا مسؤولين وموهوبين يرغبون في أداء عملهم على أكمل وجه، وسوف يفعلون ذلك في أي ظرف من الظروف. ثق في قدرتهم على ذلك، وكافئهم عندما ينجحون.

نصيحة: دعهم يحددون وتيرة التواصل. كن مستعدًا لتكييف أسلوبك وفقًا لاحتياجات التواصل الخاصة بالأفراد أو المجموعات. ثم، مع مرور الوقت، قم بإجراء استطلاع بين موظفيك واسألهم عن مدى فعالية هذا النهج، لا سيما فيما يتعلق بوتيرة ومحتوى التواصل.

أينما كنت في هذه الرحلة، لا تنسَ أن احتياجات الموظفين قد تغيرت، ومن المرجح أن تستمر في التغير. كن مرنًا ومستعدًا لتعديل أسلوبك في التواصل باستمرار. ابحث عن أسلوب التواصل المثالي — ليس كثيرًا، ولا قليلًا، بل بالقدر المناسب تمامًا.

دينيز فوستر هي مديرة قسم التواصل مع الموظفين في شركة «ميليمان»، وهيشركة استشارات اكتوارية وإدارية دولية مقرها في سياتل. نُشرت نسخة من هذا المقال على مدونة "Healthcare Town Hall" التابعة لشركة ميليمان. © 2020 Milliman Inc. جميع الحقوق محفوظة. أعيد نشرها بإذن.

SHRM ذو صلة:

الفيديو أو البريد الإلكتروني أو التواصل المباشر: اختر وسيلة التواصل التي تناسب رسالتك، SHRM يونيو 2020