خطابات إنهاء الخدمة العامة أم المحددة: ما الذي يصب في مصلحة شركتك؟

انضمت كارين مؤخرًا إلى شركة لتصنيع البلاستيك لتشغل منصب مديرة الموارد البشرية والشؤون الإدارية. ونظرًا لضرورة إنهاء خدمة أحد الموظفين، سُئلت كارين عما إذا كان من الأفضل تقديم خطاب إنهاء خدمة عام، أو خطاب إنهاء خدمة مفصل، أو مجرد إخطار الموظف شفهيًا بأن الشركة قررت المضي قدمًا في إجراءات الفصل.

وكما هو الحال مع الكثير من الأمور في مجال الموارد البشرية، فإن الأمر يعتمد على الظروف: فقد يكون تقديم خطابات إنهاء خدمة دقيقة ومحددة في مصلحة الشركة، لأن تفاصيل الموقف تساعد في إثبات أن إنهاء الخدمة كان مشروعًا ومتسقًا ومبنيًا على أسباب تجارية سليمة. علاوة على ذلك، يمكن لخطابات إنهاء الخدمة المكتوبة جيدًا والموثقة أن تثني محامي المدعين عن تولي القضية. من ناحية أخرى، تدرك كارين أن خطاب إنهاء الخدمة الذي تمت صياغته بشكل سيئ قد يسبب ضررًا هائلاً في حالة انتقال القضية إلى مرحلة التقاضي، ولهذا السبب يوصي بعض محامي الدفاع باستخدام خطابات عامة فقط تحتوي على القليل من التفاصيل أو لا تحتوي على أي تفاصيل على الإطلاق — ويوصي البعض بعدم تقديم أي خطاب على الإطلاق.

[نموذجSHRM : قائمة مراجعة: إنهاء الخدمة]

قال كريس أولمستيد، أحد المساهمين في شركة «أوغليتري ديكينز» بسان دييغو: «لا يتعلق الأمر بأي أسلوب أفضل من الآخر، بل بأي أسلوب يتناسب بشكل أفضل مع تاريخ مؤسستك وثقافتها، فضلاً عن الظروف الخاصة المحيطة بقرار إنهاء الخدمة». "قد يؤدي الفصل من العمل دون توضيح الأسباب إلى ظهور افتراضات خاطئة حول دوافع الشركة. على سبيل المثال، قد يؤدي فصل شاهد في تحقيق يتعلق بالتحرش دون توضيح الأسباب إلى ظهور اعتقاد بأن الشركة انتقمت من الموظف، حتى لو كان لدى الموظف سجل من مشاكل الأداء. يمكن أن توفر رسالة فصل مكتوبة بشكل جيد ودقيق دليلاً معاصراً يثبت الأساس المشروع للفصل.

"من ناحية أخرى، إذا كانت رسالة الفصل سيئة الصياغة أو تضمنت حقائق خاطئة أو معلومات غير كاملة، فقد تتضرر مصداقية الشركة في حالة رفع دعوى قضائية. على سبيل المثال، إذا أشارت رسالة الفصل إلى تخفيض عدد الموظفين، ثم قامت الشركة بعد ذلك بتعيين بديل على الفور، فقد يُنظر إلى السبب المقدم على أنه ذريعة."

صحيح أن إخطار الموظف بأسباب إنهاء الخدمة يُعتبر من أفضل الممارسات وقد يكون إلزامياً في بعض الولايات، إلا أن صاحب العمل يحتفظ عموماً بحرية تقديرية في توضيح أسباب إنهاء الخدمة بشكل محدد أو عام، سواء شفوياً أو كتابياً. 

النظر في أسلوب الشركة في إجراء التحقيقات وتوثيقها

قال ترافيس غريفيث، نائب رئيس قسم الموارد البشرية والشؤون الإدارية في شركة «أزوبو» (Azubu)، وهي مزود عالمي لشبكات بث الرياضات الإلكترونية ومقرها شيرمان أوكس بولاية كاليفورنيا: «انظر أولاً إلى مدى جودة أداء الشركة في إجراء تحقيقاتها، وتوثيق نتائجها، واتباعها لممارسات متسقة في الحالات المماثلة». وقد يؤدي وجود تباينات سواء في التوثيق نفسه أو في ممارسات التحقيق التي اتبعتها المؤسسة في الماضي إلى إثارة الشكوك حول مدى نزاهة الإجراءات واتساقها.

"ففي النهاية، إذا لم تكن قد وثقت جهودك التحقيقية بشكل منتظم على مدار السنوات القليلة الماضية، أو إذا كنت قد حققت في بعض الحالات دون غيرها، أو إذا كان قرار الفصل الذي اتخذته لا يبدو متوافقًا مع السياسة المحددة التي تم انتهاكها، فإن تقييد الحقائق المحددة في خطاب الفصل الخاص بك هو على الأرجح الخيار الأكثر منطقية." ولكن إذا كنت متيقنًا تمامًا من جهودك التحقيقية، ومتسقًا في نتائجك، ولديك سجل سابق في تقديم مبررات مفصلة لعمليات الفصل، فإن الاستمرار في هذه الممارسة من المرجح أن يعود بالنفع على الشركة على المدى الطويل.

قضايا الأداء مقابل السلوك

هناك اعتبار رئيسي آخر يكمن في نهج شركتك تجاه الفصل بسبب الأداء مقابل الفصل بسبب السلوك. قال جريفيث إنه قد يكون من المنطقي أكثر تقديم تفاصيل في حالات الفصل المرتبطة بالأداء، حيث يكون الموظف قد أخفق في الوفاء بالشروط المحددة في الإنذارات التأديبية المتدرجة. على سبيل المثال، إذا أصدرت الشركة تحذيرات شفوية وكتابية وكتابية نهائية لموظف بسبب أداء وظيفي دون المستوى المطلوب كان من الواضح أنه يقع ضمن نطاق سيطرة الفرد، فقد يكون خطاب إنهاء الخدمة المحدد خيارًا أفضل. في مثل هذه الحالات، يجب أن يحدد إشعار إنهاء الخدمة المحدد السياسة المعينة التي تم انتهاكها، وتواريخ الأحداث التأديبية السابقة، والمستويات التصاعدية للإجراءات التصحيحية التي تم اتخاذها، والحادث الأخير الذي انتهك شروط التحذير الكتابي النهائي، مما يبرر إنهاء الخدمة.

قال أولمستيد: "قد لا يكون تقديم نتائج مفصلة في خطاب الفصل هو النهج الأمثل دائمًا عندما تنطوي الظروف على سوء سلوك جسيم يؤدي إلى ما يُعرف بالفصل الفوري [أو العاجل]". وفي الحالات التي تحدث فيها سلوكيات مثل السرقة أو الاحتيال أو التحرش الشديد، ربما يكون من الأفضل تقديم بيانات واستنتاجات عامة. "قد ينتهي المطاف بالرسالة في أيدي أي شخص أو حتى يتم نشرها على الإنترنت. وقد تحتوي الرسالة المفرطة في التفاصيل على معلومات حساسة قد تضر بسمعة الشركة إذا تم الكشف عنها للآخرين."

على الرغم من أن ملف التحقيق الخاص بالشركة ينبغي أن يتضمن التفاصيل المحددة، إلا أنك لست ملزماً بسرد القصة كاملة في خطاب الفصل، خاصةً إذا كانت معقدة أو قابلة للنقاش، أو إذا كان من المحتمل أن يتم إغفال بعض الحقائق الأساسية أو جوانب القصة. قال أولمستيد: "فقط اعلم أن خطاب إنهاء الخدمة سيكون على الأرجح محورًا رئيسيًا في دعوى التقاضي التي يرفعها محامي المدعي، لذا بغض النظر عما إذا كان الخطاب عامًا أم محددًا، تأكد من أن استنتاجاته لا تشوبها شائبة".

تنسيق خطاب إنهاء الخدمة

قد تكتفي رسالة إنهاء الخدمة النموذجية بالإشارة إلى أنك قد ناقشت سبب إنهاء الخدمة مع الموظف شفوياً:

"كما تعلم وكما ناقشنا سابقًا، فقد توصلنا إلى أنك انخرطت في سلوك غير لائق في مكان العمل ينتهك سياسة الشركة. وبناءً على ذلك، فقد قررنا إنهاء عقد عملك، على أن يسري هذا القرار فورًا. نشكرك على خدماتك التي قدمتها لشركة XYZ."

من ناحية أخرى، إذا كنت تخطط لتقديم تفاصيل تبرر إنهاء الخدمة، فقد تبدو الوثائق الخاصة بك على النحو التالي:

"نُبلغك بأن عقد عملك قد تم إنهاؤه على الفور بسبب عدم أداء عملك بمستوى مقبول. في 7 أغسطس 2016، تلقيت إشعارًا شفهيًا بتوجيه اللوم بسبب الأداء الوظيفي دون المستوى المطلوب وعدم الرغبة في أداء المهام الموكلة إليك بشكل سليم. في 4 أكتوبر 2016، تلقيت إنذارًا كتابيًا بسبب الأداء الوظيفي دون المستوى المطلوب وتلف المعدات. في 2 نوفمبر 2016، تلقيت إنذارًا كتابيًا نهائيًا بسبب الأداء الوظيفي دون المستوى المطلوب.

"لقد ارتكبت اليوم خطأً جسيمًا في التعامل مع معدات الشركة. وبالتحديد، لم تقم بوضع الوحدة X2137 في غسالة الرفوف بعد رشها بالحمض. ونظرًا لعدم إخطار زملائك بهذا الاستثناء من إجراءات التشغيل القياسية، فقد تعامل أحد زملائك مع الوحدة المغطاة بالحمض وتعرض لإصابة نتيجة لذلك. ويُظهر إخفاقك في معالجة المعدات بالشكل الصحيح عدم قدرتك المستمرة على الأداء بمستوى مقبول، فضلاً عن عدم التركيز في عملك. وبالتالي، لا خيار أمامنا سوى إنهاء علاقة العمل هذه على الفور، اعتبارًا من الآن."