مقدمة
وبحلول الوقت الذي أنشأ فيه بول ثاتشر قدرات شركته في مجال تكنولوجيا الموارد البشرية من الصفر، كانت المؤسسة قد نمت إلى درجة أنه أصبح عليه الآن أن يبدأ عملية تقييم حلول الموردين من جديد. وهذه هي طبيعة البحث عن حلول برمجية لمكان العمل، حيث تتطور التكنولوجيا بسرعة مذهلة وتتغير احتياجات أرباب العمل بنفس السرعة تقريبًا.
عندما تولت ثاتشر إدارة فريق الموارد البشرية في
شركة «جايف كوميونيكيشنز» التي تتخذ من أوريم بولاية يوتا مقراً لها في عام 2014، كان القسم لا يزال يستخدم «جوجل دوكس» وجداول البيانات لتنظيم بيانات الموظفين. وكانت شركة الاتصالات المستضافة هذه قد توسعت بسرعة منذ تأسيسها في عام 2006، لكن البنية التحتية لقسم الموارد البشرية لم تواكب هذا النمو. بل إن البنية التحتية كانت شبه معدومة.
وقد أتاحت له هذه البداية الجديدة فرصة كبيرة للتدرب على تقييم مزودي تكنولوجيا الموارد البشرية. ففي غضون أقل من أربع سنوات، قام بتنفيذ نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) الذي يشتمل على وظائف متكاملة للمزايا، ومتابعة الوقت والحضور، وكشوف المرتبات، بالإضافة إلى أنظمة آلية لتتبع المتقدمين وتأهيل الموظفين الجدد. ولا يزال أمام الشركة الكثير لتستثمره في تكنولوجيا الموارد البشرية. يقول ثاتشر: "الآن بعد أن تضاعف حجم الشركة ثلاث مرات تقريبًا، حان الوقت لإعادة التقييم".
الكثير من البائعين، والوقت قصير
أصبح اختيار الموردين أكثر صعوبة من أي وقت مضى بسبب انتشار المنتجات والخدمات الجديدة، وما يتطلبه ذلك من جهد متضافر لتمييز الدعاية التسويقية عن الأداء الفعلي.
يقول براد مانداسينا، نائب الرئيس ومدير قسم تكنولوجيا الموارد البشرية والاستعانة بمصادر خارجية في
شركة «لوكتون بيفيليت جروب» (Lockton Benefit Group)، وهي شركة وساطة تأمينية مقرها مدينة كانساس سيتي بولاية ميسوري: «إن العدد الهائل [لمزودي تكنولوجيا الموارد البشرية] يزيد من تعقيد الأمور».
اليوم، أدى التقدم التكنولوجي، ولا سيما نمو نموذج «البرمجيات كخدمة» القائم على السحابة، إلى تخفيض الحواجز التي تعترض دخول السوق بشكل كبير، سواء بالنسبة للموردين أو لأصحاب العمل. ونتيجة لذلك، يظهر بائعون جدد يوميًا، وسيقدم الكثير منهم خدماتهم بأسعار أقل بكثير من منافسيهم الأكثر رسوخًا. وهذا يرفع مستوى المخاطرة بالنسبة لمتخصصي الموارد البشرية غير المرتابين الذين ليس لديهم خبرة في إجراء تقييمات شاملة للمنتجات أو الخدمات الجديدة. وبينما تعني الأسعار المنخفضة أن التكلفة المباشرة لقرار سيئ قد تكون أقل، فإن التكلفة الإجمالية التي تتحملها الشركة جراء التنفيذ الفاشل غالبًا ما تكون هائلة.
يقول مانداشينا: «قد تكون تكلفة القرار الخاطئ باهظة». «فهي تتجاوز تكلفة التكنولوجيا نفسها. بل تمتد لتشمل التكاليف غير المباشرة مثل تعطل النظام، وفقدان الإنتاجية... والساعات التي يكرسها قسم الموارد البشرية وقسم الشؤون المالية وغيرهما من الأقسام لإيجاد حلول بديلة يدوية أو لحل المشكلات».
لحسن الحظ، يمكنك زيادة فرصك في اتخاذ قرار سليم من خلال التعلم من خبرات خبراء القطاع ومتخصصي الموارد البشرية المتمرسين، ومن خلال اتباع هذه الخطوات في عملية اختيار الموردين القادمة.
[دليل إرشاديSHRM : كيفية اختيار نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)]
اعرف ما تريد
لكي تحصل على ما تريد، عليك أولاً أن تفهم ما هو بالضبط. يقول تاتشر: «عليك أن تفهم متطلبات واحتياجات شركتك».
خصص وقتًا مسبقًا لتفصيل معايير بيئتك وإدراج المشكلات التي تريد أن تحلها التكنولوجيا. قد يكون عدد الموظفين والمواقع والمستخدمين عوامل تساعد في استبعاد الحلول غير المناسبة. كما يجب أن تفكر فيما يتجاوز الجانب الوظيفي لتشمل قضايا مثل خدمة العملاء ودعم المستخدمين.
عندما كانت شركة «أجيليتي ستافينج» (Agility Staffing) المتخصصة في توفير الموظفين المؤقتين، والتي تتخذ من جاكسونفيل بولاية فلوريدا مقراً لها، تبحث عن تقنية تتيح لها إدارة كل من كشوف المرتبات وحضور الموظفين، واجهت إدارتها صعوبة في العثور على حل يلبي الاحتياجات الفريدة لقطاعها. يقول مايك رولويتش، رئيس شركة «أجيليتي»: «يعد توفير الموظفين المؤقتين أمراً صعباً لأنك تحتاج إلى الوصول إلى أشخاص ليسوا موظفين». "الكثير من الأنظمة غير مهيأة لذلك، أو أنها تطلب الكثير من المعلومات الشخصية". ونظرًا لأن رولويتش كان واضحًا بشأن متطلبات شركته، فقد استبعد بسرعة الموردين غير المناسبين وركز على الحلول القليلة التي يمكنها تلبية احتياجات Agility.
تذكر أن أي قسم ليس جزيرة منعزلة. يقول ثاتشر: «أحيانًا ينصب تركيز قادة الموارد البشرية بشكل كبير على تلبية احتياجات أقسامهم، لدرجة أننا ننسى أننا جزء من مؤسسة أكبر». ويوصي بالبحث عن الوضوح من خلال طرح السؤال التالي: «كيف تساعدنا هذه الأداة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة ككل؟» عند إعداد قائمة المتطلبات الخاصة بك، احرص على طلب آراء الأقسام الأخرى في المؤسسة التي قد تتأثر بهذا القرار، مثل قسم الشؤون المالية أو قسم الامتثال. ستحتاج أيضًا إلى إشراك ممثلين من قسمي تكنولوجيا المعلومات والشؤون القانونية للاستفادة من خبراتهم. يقول ثاتشر: "يطرحون [موظفو تكنولوجيا المعلومات والشؤون القانونية] أسئلة ربما نسيت أن تطرحها". "من المهم للغاية الحصول على آرائهم. أحب إشراك المجموعات الأخرى لمعرفة الأسئلة التي لديهم".
بمجرد تحديد المتغيرات التي تهم مؤسستك، قم بترتيبها حسب الأهمية. قد تكون بعض العناصر غير قابلة للتفاوض، في حين أن بعضها الآخر مجرد ميزات إضافية. يقول مانداشينا: «بفضل هذه المتطلبات وترتيب العوامل الحاسمة حسب الأهمية، يمكن للمؤسسة استخدام قائمة مرجعية للتأكد من أن الموردين المرشحين يستوفون الحد الأدنى من المتطلبات ويقدمون عروض أسعار للخدمات المطلوبة بالضبط».
اعرف جمهورك
هناك فئة أخرى من أصحاب المصلحة المهمين يجب أخذها في الاعتبار: المستخدمون. وبشكل خاص فيما يتعلق بحلول الخدمة الذاتية، يجب مراعاة الاحتياجات والخصائص والتحديات الثقافية الفريدة لقوة العمل لديك.

عندما كانت سارة هوبر تختار نظامًا لإدارة الوقت والحضور لأكثر من 60 موظفًا في نادي كرة القدم المحترف «إف سي سينسيناتي»، أدركت أن قلة قليلة من الموظفين يجلسون خلف مكاتب. تقول هوبر، نائبة الرئيس الأولى في نادي كرة القدم التابع لدوري كرة القدم الأمريكي (United Soccer League): "يقع مكتبنا الرئيسي في وسط المدينة، بينما يلعب الفريق في ملعب يقع في حرم جامعة سينسيناتي". كما يدير نادي FC Cincinnati متجرًا لبيع منتجات النادي في موقع آخر. وتضيف: "لا يجلس موظفونا دائمًا أمام أجهزة الكمبيوتر، بل يتنقلون في أنحاء المكان".
ولهذا السبب كان أحد المتطلبات الرئيسية لهوبر هو وجود واجهة جوال سهلة الاستخدام — وهو ما وجدته عندما اختارت منصة التتبع الخاصة بشركة Paycor. وتقول: «أصبح بإمكان موظفينا الآن تسجيل دخولهم وخروجهم أينما كانوا».
كان أحد التحديات التي واجهتها شركة «أشلي لاند» عند اختيار أداة للصحة والعافية لمدينة غراند برايري بولاية تكساس هو تلبية احتياجات مجموعة متنوعة من المستخدمين. ويضم موظفو المدينة، الذين يزيد عددهم عن 1300 موظف، أشخاصًا من جميع الأعمار، بدءًا من المراهقين وصولاً إلى كبار السن، لذا كان من الضروري أن يتكيف التطبيق الذي تم اختياره بسهولة مع مجموعة متنوعة من الأهداف الصحية واهتمامات التمرين ومستويات اللياقة البدنية.
يقول لاند، مدير الموارد البشرية بالمدينة: «كنا نبحث عن طرق جديدة لإشراك الناس وتشجيعهم على إجراء هذا التغيير الصحي» استجابةً لاتجاهات المطالبات والاستفادة من التأمين الصحي.
بالإضافة إلى ذلك، كانت ترغب في الحصول على التحليلات التي يمكن أن يوفرها هذا الحل لمساعدة المدينة على تقييم العلاقة بين استخدام الموظفين للأداة واستفادتهم من مزايا الرعاية الصحية. لكنها أدركت أن هذا النوع من الميزات لن يكون مفيدًا إلا إذا قام الموظفون بالفعل بتسجيل الدخول إلى النظام.
في النهاية، اختارت شركة «لاند» حلاً سحابياً يُدعى
«بيرفيت»، استناداً إلى سهولة استخدام التطبيق ومرونته. وتتيح هذه الأداة للموظفين «تخصيص برنامج العافية الخاص بهم، بدلاً من استخدام نموذج جاهز قد لا يثير اهتمامهم»، كما تقول «لاند».
اسأل من حولك
بمجرد تحديد متطلباتك وترتيبها حسب الأولوية، حدد عددًا من الموردين لتقييمهم. هناك طرق عديدة للقيام بذلك، لكن خبراء الموارد البشرية ذوي الخبرة يؤكدون أن أفضل طريقة للحصول على المعلومات لا تزال هي الكلام الشفهي.
يقول رولويتش: «تحدث إلى زملائك». «إذا كان الناس راضين عن نظامهم، فسوف يرغبون في التباهي به أمام الجميع». يمكن أن يكون الحصول على المعلومات من الزملاء مفيدًا بشكل خاص في العثور على الموردين المناسبين لقطاعك المحدد أو لشركة بحجم شركتك.
يمكنك أيضًا التعرف على الموردين المحتملين من خلال البحث على الإنترنت، وقراءة المنشورات المتخصصة وأدلة المشترين، والتواصل مع أعضاء الفرع المحلي لجمعية إدارة الموارد البشرية، وحضور المعارض التجارية. ومن المرجح أن تسمع وترى أسماء بعض الموردين مرارًا وتكرارًا — وهؤلاء هم من سترغب في إدراجهم في قائمتك، كما يقول الخبراء.
ضع في اعتبارك ثلاثة مرشحين على الأقل، ولكن لا تشعر بالحاجة إلى دراسة كل مورد في هذا المجال. يقول تاتشر: «عادةً ما نبدأ بأربعة أو خمسة مرشحين. ومن ثم، نقوم عادةً بتقليص القائمة إلى اثنين».
بعد الانتهاء من وضع قائمتك الأولية، حدد مجموعة أساسية من الأفراد من مختلف أقسام الشركة لتقييم الموردين وترتيبهم. ضع في اعتبارك إشراك ممثلين عن مختلف أقسام المستخدمين داخل قسم الموارد البشرية، بالإضافة إلى موظفين من أقسام تكنولوجيا المعلومات والمالية والإدارة العليا؛ أما بالنسبة للحلول الموجهة للموظفين، فقم بإشراك عدد من المستخدمين النهائيين أيضًا.
Instruct each team member to use your prioritized requirements list as a scorecard for assessing and ranking the solutions based on customer feedback, product materials and demos customized for your organization.
لا تدع نفسك، أو غيرك من أعضاء فريق التقييم، تنشغلون بالزخارف الخارجية لحل لا يلبي احتياجاتكم فعليًا. ويحذر ماثيو كايزر، المدير الإداري في شركة «لوكتون بيفيليت جروب»، قائلاً: «لا تندفعوا وراءه لمجرد أنه جديد وجذاب».
"هناك المئات من الأمور التي يمكنني إدراجها في القائمة. [لكن] كلما أضفت المزيد، زاد الارتباك الذي يكتنف المجموعة بأكملها." وبدلاً من ذلك، يقول، التزم بقائمة المراجعة. ثم اجمع أعضاء المجموعة لمقارنة ملاحظاتهم والاتفاق على اثنين أو ثلاثة مرشحين نهائيين.
جرب السيارة
وتتمثل الخطوة التالية في دعوة المتأهلين للتصفيات النهائية لحضور عرض توضيحي أكثر شمولاً لإمكانيات الحل، مع إتاحة الفرصة لمجموعات مختلفة من المستخدمين لتجربة الحل.
بالنسبة للبرامج الأساسية مثل نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) أو نظام الرواتب، يجب التخطيط لتخصيص وقت كافٍ لعروض المرشحين النهائيين. يقول مانداشينا: «نقترح أن تستغرق العروض التوضيحية الأكثر تفصيلاً من أربع إلى ست ساعات لكل مورد». وحتى بالنسبة للحلول الأقل تعقيدًا مثل أدوات الصحة والعافية، يجب تخصيص وقت كافٍ للمستخدمين النهائيين لتجربة التكنولوجيا في سيناريوهات واقعية.
يقول مانداشينا: «نعتقد أنه من المهم عرض النظام بشكل عملي مع التركيز على كيفية استخدامه من قِبل المؤسسة، لا الاكتفاء بعرض تقديمي جاهز». ويوافقه ثاتشر الرأي قائلاً: «اختبروا وتأكدوا مما إذا كان النظام سيعمل بالفعل كما يزعم مندوب المبيعات». اطلبوا من المورد توفير «بيئة اختبار تجريبية»، وهي بيئة اختبار مفتوحة يمكن لفريق التقييم الخاص بكم التنقل فيها بشكل مستقل.
قد تسلط هذه العملية الضوء على مشكلات لم يسبق لفريقك أن أخذها في الاعتبار. وقد حان الوقت الآن لطرح أسئلة محددة، لمعرفة مدى إمكانية تكييف الحل (إن أمكن) ليتوافق مع تفضيلاتك، وما إذا كان ذلك سيترتب عليه تكاليف إضافية.
قم بواجبك المنزلي
لقد اقتربت من خط النهاية، لكن لا يزال هناك المزيد لتفعله. وتتمثل إحدى أهم الخطوات في عملية التقييم في التحدث مع عدد من العملاء الحاليين والسابقين لتقييم تجربتهم الفعلية في استخدام الحل.
ينصح مانداسينا بأن تطلب من المرشحين النهائيين مجموعة متنوعة من المراجع، بما في ذلك عميل يمر حاليًا بمرحلة التنفيذ، وآخر قام بتنفيذ الأداة قبل عام، وآخر توقف عن التعامل مع المورد. سيمنحك ذلك نظرة أوسع نطاقًا على الحل والمورد. كما ينبغي عليك التواصل مع مجموعات المستخدمين والشبكات الاجتماعية مثل LinkedIn
SHRM أو مواقع الويب مثل Software Advice لجمع تعليقات العملاء من مصادر لا يوفرها المورد.
وقبل كل شيء، يقول تاتشر: «لا تثق في مندوبي المبيعات». «عليك أن تجري أبحاثك بنفسك». في عملية اختيار جرت مؤخرًا، قام فريق تاتشر ببعض الأبحاث المستقلة لتحديد الشركات التي تستخدم الحل قيد الدراسة. وبعد الاتصال بعدد منها للاستفسار عن مدى رضاها، حصل تاتشر على بعض المعلومات القيمة. "ما اكتشفناه هو أن كل واحد منهم تقريبًا أشار إلى نفس المشكلات [في الحل]". كانت هذه المعلومات كافية لاستبعاد المورد.
6 خطوات لتحقيق النجاح في اختيار الحلول
1. تحديد المتطلبات والأولويات
حدد المشكلات التي تريد أن يحلها النظام. لا تقتصر على احتياجات قسم الموارد البشرية فحسب؛ بل اطلب آراء المجموعات الأخرى التي ستستخدم النظام أو تعتمد على البيانات التي يقدمها. اطلب آراء قسمي الشؤون القانونية وتكنولوجيا المعلومات، واسأل نفسك: «كيف يمكن لهذه الأداة أن تساعدنا في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة؟»
2. التركيز على تجربة الموظفين
فكر في السمات الفريدة لمستخدميك وقطاع عملك، مثل الخصائص الديموغرافية وبيئة العمل ومسائل الامتثال والثقافة. ويعد هذا الأمر مهمًا بشكل خاص بالنسبة لحلول الخدمة الذاتية التي تعتمد على تبنّي الموظفين لها بسرعة وبشكل كامل.
3. اختيار الموردين المحتملين
لا تزال التوصيات الشفوية هي أفضل مصدر للحصول على مزودي الخدمات. اسأل زملاءك في الشركات المماثلة من حيث الحجم والقطاع عن المزودين الذين يتعاملون معهم. لا تنشغل بالميزات التقنية المتطورة الجذابة؛ بل التزم بقائمة متطلباتك ذات الأولوية لتحديد المزودين الذين يلبيون احتياجاتك.
4. اللعب في «صندوق الرمل»
لا تعتمد على العروض التوضيحية الجاهزة المتوفرة عبر الإنترنت — اطلب من الموردين المرشحين النهائيين توفير بيئة «تجريبية» تتيح لك وللفريق المختص باختيار الموردين من المستخدمين النهائيين تجربة الحل. فهذه هي أفضل طريقة لتقييم قابلية استخدام الأداة في الواقع العملي ومدى توافقها مع احتياجاتك.
5. التحقق من المراجع
اطلب توصيات من عملاء في مراحل مختلفة من دورة العلاقة بين المورد والعميل: واحدة في منتصف مرحلة التنفيذ، وأخرى بعد مرور عام، وثالثة من عميل قد توقف عن التعامل مع المورد. وقم بإجراء بحثك الخاص للتعرف على العملاء الذين يستخدمون هذا الحل واطلب منهم تقديم ملاحظاتهم.
6. تفاوض للحصول على أفضل صفقة
لا تُفصح للبائع عن أنه خيارك الأول إلا بعد الانتهاء من التفاوض على الشروط. تذكر أن كل شيء قابل للتفاوض — حتى لو حاول البائع إظهار أن الشروط ثابتة. ولا تتردد في الاستعانة بخبير في التفاوض على العقود لمساعدتك في إبرام الصفقة.
|
إبرام الصفقة
بمجرد الانتهاء من هذه الخطوات، سيكون الخيار واضحًا إلى حد كبير. لكن لا تكشف عن نواياك بعد؛ فالخبراء ينصحون بالتفاوض مع البائع حول السعر والشروط قبل إطلاعه على قرارك.
يقول تاتشر: «لا نُبلغ الشركة بأننا قد اتخذنا قرارنا إلا بعد التفاوض على السعر». «قد توحي الشركات بأن عليك الموافقة على شروطها، لكن كل شيء قابل للتفاوض». احرص على أخذ التكلفة الإجمالية للتنفيذ في الاعتبار، بما في ذلك رسوم الإعداد والترخيص، بالإضافة إلى الإضافات الخاصة بالمستخدمين الجدد أو زيادة حجم الأعمال، خاصةً إذا كانت قوتك العاملة في تزايد مستمر.
قم بتقييم المدة الزمنية للاتفاقية. يقول تاتشر: «أنت لا تعرف ما ستكون احتياجاتك بعد بضع سنوات». "إذا توسعت شركتك بسرعة أكبر بكثير مما توقعت، فستحتاج إلى المرونة." وينصح بالتعاقد لأقل عدد ممكن من السنوات لتسهيل الانتقال أو إعادة التفاوض على الشروط إذا تغيرت الظروف. وفي حالات الترخيص، تجنب صياغة تجديد العقد التلقائي في اتفاقيتك حتى لا تجد نفسك محبوسًا في اتفاقية قديمة في المستقبل إذا فاتك موعد إشعار الإنهاء.
كن حازماً عند التفاوض بشأن عقود الخدمات مع مزودي خدمات تكنولوجيا الموارد البشرية السحابية.
يقول جيريمي أميس، رئيس شركة
«هايف تك إتش آر» (Hive Tech HR)، وهي مجموعة استشارات تكنولوجية مقرها بوسطن: «استخراج البيانات من الأنظمة السحابية ليس دائمًا أمرًا سهلاً ومباشرًا». ويضيف: «قد يعيد الموردون بياناتك أحيانًا بتنسيقات ملفات غير سهلة الاستخدام، مع تأخيرات طويلة أو حتى رسوم إضافية إذا لم تكن شروط استرجاع البيانات محددة بوضوح».
قد تبدو مفاوضات العقود مهمة مرهقة. إذا كانت هذه الخطوة تخرجك من منطقة الراحة الخاصة بك، فلا تتردد في طلب المساعدة من زميل متمرس من قسم آخر ليتولى زمام الأمور، أو استشارة محامٍ. فهذا الإجراء يزيد من احتمالات التوصل إلى نتيجة إيجابية، كما يمكنك تعلم الكثير من خلال مراقبة مفاوض محنك أثناء عمله.
يقول الخبراء إن عملية اختيار المورد التي تتم التخطيط لها جيدًا يمكن إتمامها في غضون بضعة أشهر. قد يكون من المغري تخطي بعض هذه الخطوات لتوفير الوقت، لكن الاختصارات غالبًا ما تكلفك في النهاية المزيد من الوقت والمال. يقول ثاتشر: "اختر بحكمة، وخذ الوقت الكافي للتحقق من المراجع، وجرب الأداة بنفسك". "لقد رأيت العديد من الشركات تتخذ قرارًا بناءً على شكل العرض التوضيحي عبر الإنترنت، ثم تكبدت معاناة استمرت من ستة أشهر إلى سنة كاملة لأنها لم تقم بواجباتها على النحو الواجب".
جينيفر أرنولد كاتبة مستقلة مقيمة في جاكسونفيل بيتش، فلوريدا.
هل كان هذا المقال مفيدًا؟ SHRM آلاف الأدوات والنماذج والمزايا الحصرية الأخرى للأعضاء، بما في ذلك تحديثات الامتثال والسياسات النموذجية ونصائح خبراء الموارد البشرية وخصومات التعليم ومجتمع الأعضاء المتنامي عبر الإنترنت وغير ذلك الكثير. انضم/جدد عضويتك الآن ودع SHRM العمل بشكل أكثر ذكاءً.