7 نصائح لعقد اجتماعات تأديبية فعالة للموظفين

إنها إحدى الحقائق المؤسفة لكونك مديرًا: في مرحلة ما، سيكون عليك تأديب أحد الموظفين. ولكن إذا تم ذلك بعناية وإنصاف وبدعم من قسم الموارد البشرية، فلن تكون مثل هذه المواجهات مزعجة. ضع في اعتبارك أنك، بصفتك مديرًا، في وضع يسمح لك بلعب دور إيجابي وحاسم في مساعدة موظفيك على تحسين أدائهم وتعديل سلوكهم وتحقيق النجاح في نهاية المطاف. تقول أنجيلا شو، SHRM نائبة الرئيس الأولى للمواهب في Amplify Credit Union في أوستن، تكساس: "إن عملية التأديب برمتها تهدف إلى إنقاذ شخص ما".

ومع ذلك، فإن توبيخ شخص ما بسبب أدائه أو سلوكه السيئ ليس بالأمر السار أبدًا. إذا تم التعامل مع هذه المواقف بشكل سيئ، فقد تؤدي إلى مواجهات محرجة ومزعجة، والتي إذا تمت بشكل خاطئ، يمكن أن تزيد من المخاطر القانونية التي تتعرض لها مؤسستك أو تضر بشكل غير عادل بمستقبل الموظف الوظيفي. ولكن باتباع هذه النصائح من الخبراء، يمكنك المساعدة في تقليل هذه الآثار السلبية.

تحمل مسؤولية مشاكل أداء موظفيك

مسؤوليتك الأولى في التعامل مع مشاكل الموظفين هي التمييز بين ما يجب أن تتعامل معه شخصياً وما يجب أن يتعامل معه قسم الموارد البشرية. تمنح معظم المؤسسات المديرين صلاحية التعامل مع المشاكل المتعلقة بأداء موظفيهم، مثل العمل غير المرضي.

بصفتك مديرًا، فأنت الأكثر دراية بجودة عمل موظفيك، مما يجعلك الأكثر ملاءمة للتعامل مع مثل هذه المواقف. يقول دون هيرمان، SHRM رئيس الموارد البشرية في We Care Senior Care, Inc. في غرين باي، ويسكونسن: "لا تقوم إدارة الموارد البشرية بالمهام غير السارة للمدير. على المديرين القيام بالأنشطة الجيدة وغير الجيدة على حد سواء، بل وينبغي عليهم ذلك".

من الناحية المثالية، تكون قد تلقيت نوعًا من التدريب من قسم الموارد البشرية حول كيفية التعامل مع المشكلات المتعلقة بالأداء. ولكن حتى إذا لم تكن قد تلقيت هذا التدريب، فمن المحتمل أن مؤسستك لديها دليل للموظفين يوضح توقعات الأداء والخطوات التي يجب اتخاذها — مثل خطط تحسين الأداء — عندما لا يتم تلبية تلك التوقعات.

تقول كريستين والترز، SHRM محامية متخصصة في شؤون التوظيف وترأس شركة FiveL Company، وهي شركة استشارات في مجال الموارد البشرية في وستمنستر، ماريلاند: "رأيي هو أن قسم الموارد البشرية لا ينبغي أن يعقد مثل هذه الاجتماعات". قد يطلب المدير من ممثل قسم الموارد البشرية حضور اجتماع تقييم أداء الموظف كشاهد، ولكن يجب أن يكون المدير المباشر للموظف - وليس قسم الموارد البشرية - هو المسؤول عن القضايا المتعلقة بالأداء ومتابعة أي عواقب لاحقة، كما تقول والترز. "إذا عقدت إدارة الموارد البشرية الاجتماع، فلن يكون لدى الموظفين أي مكان يلجأون إليه إذا اعتقدوا أن العملية غير عادلة".

اعرف متى يجب تصعيد الأمر

ومع ذلك، فإن الأمر يختلف عندما يتعلق الأمر بتأديب موظف بسبب مشاكل تتعلق بسلوكه، كما تقول جوسلين كينغ، SHRM الرئيسة التنفيذية لشركة VirgilHR، وهي شركة برمجيات متخصصة في الامتثال لقوانين الموارد البشرية في واشنطن العاصمة. يجب ترك الادعاءات المتعلقة بسوء سلوك الموظفين، مثل التحرش الجنسي أو السرقة، للمتخصصين في الموارد البشرية المدربين على إجراء التحقيقات المناسبة والحفاظ على الحياد. إن إشراك قسم الموارد البشرية في تحديد مسار العمل بمجرد تقديم ادعاء خطير لا يساعد فقط في ضمان موضوعية عملية التأديب، بل إنه أيضًا أفضل طريقة لحماية مؤسستك من ادعاءات التمييز على أساس العرق أو الجنس أو العمر؛ أو المشاعر المعادية للنقابات؛ أو أي سلوك غير لائق آخر من جانب الإدارة. تقول كينغ: "لا أشرك المديرين في التحقيقات لأنني أريد أن تكون التحقيقات محايدة قدر الإمكان".

كن عادلاً

إن منح الموظفين الذين يواجهون أي نوع من الإجراءات التأديبية المتعلقة بالأداء أو السلوك فرصة للدفاع عن أنفسهم هو خطوة مهمة نحو ضمان عدالة اجتماعات الموظفين والإجراءات المحتملة الأخرى. تذكر أن لكل قصة وجهين، كما تقول شو. امنح الموظف المتهم فرصة لشرح وجهة نظره وكتابة رد على الاتهامات الموجهة إليه. وتضيف أن القيام بذلك "يمكن أن يوفر معلومات لم تكن معروفة لقسم الموارد البشرية".

كن حساسًا تجاه الظروف المخففة

إذا أخبرك الموظف، بعد معالجة سلوكه المشكل، أن مشكلة سلوكه أو أدائه هي نتيجة لحالة طبية، فيجب عليك إحالة هذا الموظف إلى قسم الموارد البشرية. ووفقًا لطبيعة الحالة الطبية، قد يؤدي ذلك إلى تفعيل حماية الموظف بموجب قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة، وقانون الإجازة العائلية والطبية، أو أي عدد من القوانين المحلية والولائية التي تتطلب توفير تسهيلات أو إجازة مرضية، كما يقول والترز. وقد يؤدي رفض توفير تسهيلات لموظف مشمول بالحماية إلى تعرض مؤسستك لدعوى قضائية مكلفة.

في مثل هذه الحالات، يجب أن تأخذ إدارة الموارد البشرية زمام المبادرة وتعقد اجتماعًا خاصًا مع الموظف. وبمجرد أن تتوصل إلى فكرة أوضح عن جوهر المشكلة، يجب أن تعيدك إدارة الموارد البشرية إلى المحادثة لمناقشة التسهيلات المحتملة وخطة عمل معقولة يمكن أن تمكّن موظفك من النجاح.

تقدم تدريجياً وبشكل مدروس

حدث تغيير كبير في طريقة التفكير بشأن الانضباط في مكان العمل خلال العقود القليلة الماضية. اليوم، يفكر العديد من أرباب العمل مرتين قبل أن يتخذوا إجراءات صارمة ضد موظف أو يفصلوه على الفور بسبب سوء الأداء أو السلوك غير اللائق الذي ينطوي على مخالفة أولى (غير عنيفة). بدلاً من ذلك، من الشائع أن يتبنى أرباب العمل الانضباط "التدريجي" ولا يلجأوا إلى الإنذارات الرسمية المكتوبة أو الإجراءات العقابية (مثل الإيقاف عن العمل أو خفض الرتبة) إلا إذا كانت الإجراءات الأقل فعالية غير مجدية.

على سبيل المثال، توصي كينغ بأن يوجه المديرون إلى الموظفين تحذيرين أو ثلاثة تحذيرات شفهية غير رسمية قبل إصدار تحذير كتابي، الذي يعتبر "أكثر خطورة بكثير"، على حد قولها. "من المهم إعطاء الموظفين الفرصة لتعديل سلوكهم أو أدائهم قبل المضي قدماً في إجراءات أكثر رسمية من شأنها أن تجعلهم يشعرون بعدم الارتياح". ومع ذلك، ينصح خبراء الموارد البشرية المديرين بالاحتفاظ بسجلات مكتوبة لأي مناقشات تتعلق بالأداء أو السلوك يجرونها مع الموظفين.

في حين أن بعض المؤسسات تطلب من الموظفين التوقيع على وثيقة تثبت إجراء جلسة استشارة، لا يتفق الجميع على أن ذلك ضروري أو حتى مستحسن.

وفقًا لشو، فإن مطالبة الموظف بالتوقيع على وثيقة بعد تحذيره "أمر قديم جدًا". وتقول: "يمكنك أن تطلب من الموظف التوقيع على شيء ما، لكنني لا أريد أن أجعل رفضه سببًا لفصله من العمل".

اعرف متطلباتك القانونية

يجب أن تساعد مؤسستك على تجنب المشاكل القانونية المحتملة من خلال ضمان تطبيق أي إجراءات تأديبية بشكل متسق وعدم استهداف المجموعات المحمية قانونًا بشكل غير عادل أو غير متناسب، وفقًا لما يقوله الخبراء القانونيون. في جميع الحالات، يجب أن تكون أي إجراءات تأديبية مقترحة متناسبة مع خطورة المخالفة المزعومة.

عندما ينضم عمال الشركة إلى نقابة، يجب على المديرين - بدعم من قسم الموارد البشرية - الالتزام دائمًا بالحماية التعاقدية أو القانونية الأخرى، بما في ذلك تلك التي تسمح للعامل الذي يخضع للتوجيه أو التحقيق بحضور ممثل النقابة خلال الاجتماعات ذات الصلة، وفقًا لما يقوله ديفيد بريزبيلكي، محامي شؤون التوظيف في شركة Barnes & Thornburg LLP في إنديانابوليس.

اختتم الاجتماع بنبرة إيجابية

الهدف الأهم من اجتماع الأداء هو إيصال رسالة مفادها أن الأمور بحاجة إلى التغيير. ينصح والترز بإنهاء مثل هذه الاجتماعات بطرح أسئلة مفتوحة على الموظف للتأكد من أنه يفهم ما تتوقعه منه. بدلاً من طرح أسئلة على الموظف تتطلب إجابة بـ "نعم" أو "لا" — مثل ما إذا كان يفهم خطة تحسين أدائه، أو ما إذا كان لديه أي أسئلة — يقترح والترز أن تطلب منه شرح ما يفهمه عن توقعاتك منه.

إذا أمكن، اختتم الاجتماع بنبرة إيجابية. اشكر الموظف على وقته وآرائه حول الموقف، ولكن أوضح له أن هناك متابعة، كما ينصح شو. تأكد من تحديد موعد للاجتماع التالي. اختتم الاجتماع بتأكيد للموظف أنك تؤمن بصدق بفرص ثانية. يوصي شو باستخدام عبارة ختامية مثل: "أنا متأكد من أننا، بفضل التزامنا بالتحسين، سنتمكن من المضي قدماً بنجاح من هنا".

ريتا زيدنر هي كاتبة حائزة على جوائز في فولز تشيرش بولاية فيرجينيا، وتغطي قضايا إدارة الموارد البشرية في العديد من SHRM منذ ما يقرب من عقدين.