ما يجب مراعاته عند الانتقال إلى نموذج العمل المختلط

مع بدء حملة التطعيم الواسعة النطاق، ستواجه المزيد من المؤسسات تحديات تتعلق بأفضل السبل لإعادة الموظفين إلى مكاتبهم هذا العام، بعد أن أمضوا معظم عام 2020 في العمل من المنزل.

أصبحت نماذج العمل المختلطة، التي يعمل فيها بعض الموظفين من المكتب بينما يعمل آخرون من المنزل، حجر الزاوية في خطط إعادة فتح الشركات. وكانت «جوجل» من أوائل الشركات التي أعلنت في ديسمبر 2020 أن عودتها المقررة إلى المكتب — والمحددة في سبتمبر — ستتضمن برنامجًا تجريبيًا يُتوقع فيه من الموظفين العمل في المكتب لمدة ثلاثة أيام على الأقل أسبوعيًا، والقيام ببقية العمل عن بُعد.

قالت بروك ويدل، الشريكة في شركة ماكينزي آند كو ومقرها واشنطن العاصمة، والقائدة في قسم الممارسات التنظيمية بالشركة: "يحتل نموذج العودة إلى العمل المختلط صدارة اهتمامات المديرين التنفيذيين — فكل عميل تحدثتُ معه سألني عنه".

يتوقع معظم المديرين التنفيذيين والموظفين الذين شملهم استطلاع أجرته شركة الاستشارات العالمية «بي دبليو سي» (PwC) أن يبدأ نموذج العمل المختلط في التبلور خلال الربع الثاني من عام 2021، وذلك اعتمادًا على وتيرة توزيع لقاحات فيروس كورونا. وقال دنيز كاغلار، المدير المسؤول عن استراتيجيات التنظيم والقوى العاملة في «بي دبليو سي»، إن الموظفين سيتناوبون في المدى القصير بين العمل من المنزل والعمل في المكتب، لكن الرؤية على المدى الطويل لا تزال غير محددة.

وقالت ويدل إن البيانات تشير إلى أنه بعد عام 2021 «قد نعيش في وضع عمل مختلط بشكل دائم». واستشهدت بدراسة أجرتها شركة ماكينزي، والتي خلصت إلى أن 80 في المائة من العاملين عن بُعد أفادوا بأنهم يستمتعون بالعمل من المنزل، وأن 69 في المائة منهم يحققون إنتاجية مماثلة أو أعلى في المنزل مقارنة بالمكتب.

وقالت: "يمكن للشركات أن تشرك الموظفين في عمل عن بُعد منتج طالما تمت الموازنة بين رغبات الموظفين واحتياجاتهم للمرونة، من ناحية، والجهود المبذولة للقيادة الفعالة وتعزيز الشعور بالتماسك الثقافي، من ناحية أخرى". "كما أن نموذج العمل المختلط يفتح الباب أمام الوصول إلى مصادر جديدة للمواهب دون قيود مكانية".

لكن قادة الأعمال بحاجة إلى خطة للمساعدة في تسهيل الانتقال من العمل عن بُعد بالكامل إلى نموذج العمل المختلط، حسبما قال بول ماكدونالد، المدير التنفيذي الأول في شركة التوظيف «روبرت هاف» في لوس أنجلوس. وقال: «يمكن أن تكون نقطة البداية هي تبني العمل عن بُعد على نطاق أوسع، وجعل نموذج القوى العاملة المختلطة استراتيجية طويلة الأمد للشركة». «وسيتعين عليهم تحديد عدد الموظفين والمساحة المكتبية اللازمة لدعم هذا النموذج المختلط».

التوازن المثالي

أظهرت دراسة أجرتها شركة PwC أن 68 في المائة من المديرين التنفيذيين يرون أن على الموظفين التواجد في المكتب لمدة ثلاثة أيام على الأقل في الأسبوع للحفاظ على ثقافة الشركة، لكن أكثر من نصف الموظفين (55 في المائة) يفضلون مواصلة العمل عن بُعد لمدة ثلاثة أيام على الأقل في الأسبوع.

قال ماكدونالد: "تعد المرونة إحدى السمات المميزة لنموذج القوى العاملة المختلطة". "ومع ذلك، فإن المرونة لا تعني عدم وجود قواعد. سيتعين على الشركات تحديد الموظفين الذين يجب أن يحضروا إلى المكتب ومدى تكرار ذلك. وعندما تعمل الفرق عن بُعد، يجب على المديرين تحديد كيفية تفاعل هؤلاء الموظفين بفعالية مع زملائهم في المكتب دون المساس بالإنتاجية".

اتفق الخبراء على أن السلامة ستكون الشاغل الأول طالما ظل التعرض للفيروس منتشراً. وقال كاغلار إن التوازن الأمثل بعد ذلك «سيتأثر بشكل كبير بأدوار ومسؤوليات كل موظف على حدة».

وقالت ويدل إن أرباب العمل سيحتاجون إلى دراسة المعايير الخاصة بكل وظيفة بعناية، لكن الترتيبات ستتأثر أيضًا بالظروف الشخصية. وأوضحت أن الأسئلة التي يجب مناقشتها تشمل:

• لماذا يتعين على موظف معين أن يؤدي عمله في المكتب؟
• إلى أي مدى يحتاج الموظف إلى التعاون مع الآخرين؟
• إلى أي مدى يحتاج الموظف إلى تبادل المعلومات بسرعة؟
• إلى أي مدى يقوم موظفون معينون بالابتكار بدلاً من القيام بأنشطة ذات طابع إجرائي أكثر؟

ثم هناك الجوانب الشخصية التي يجب أخذها في الاعتبار:

• ما هو رأي الناس في العمل من المنزل مقارنة بالعمل في المكتب؟
• هل يشعر هذا الشخص بالانعزال أو بالإرهاق؟
• هل الموظف على دراية باستراتيجية المؤسسة ودوره ومسؤولياته؟

وطرح ماكدونالد أسئلة إضافية لقيادات الشركة لينظروا فيها:

• هل ينبغي أن تتواجد فرق معينة في المكتب في نفس الأيام من أجل عقد اجتماعات وجهًا لوجه والتعاون؟
• ما هي أنواع الاجتماعات التي يُفضل عقدها وجهًا لوجه؟
• هل سيكون هناك أيام يمكن لجميع الموظفين فيها العمل من المنزل، مثل أيام الاثنين أو الجمعة؟

وقال كاغلار إن على المديرين أيضًا أن يأخذوا في الاعتبار المرحلة التي يمر بها الموظفون في مسيرتهم المهنية. وأضاف: "إذا كانوا موظفين جددًا نسبيًا أو تمت ترقيتهم مؤخرًا أو يعانون من مشكلات في الأداء، فقد يستفيدون أكثر من الدعم المباشر في المكتب".

وأضافت ويدل أنه سيكون من المهم أن يحرص القادة على تحقيق المساواة. وقالت: "لقد عايش أفراد من مختلف الفئات السكانية هذه الجائحة بطرق مختلفة". "وإذا لم تأخذ إدارة الموارد البشرية في الاعتبار أن بعض الأشخاص لا يستطيعون العودة إلى العمل لأن لديهم أطفالاً في المنزل أو لأنهم يعتنون بشخص ما، فسيكون ذلك مشكلة. ما هي السياسات التي يمكن وضعها لمواصلة توفير فرص متكافئة قدر الإمكان؟"

الحفاظ على الإنتاجية والمشاركة

تنبع الجوانب السلبية المحتملة لترتيبات العمل عن بُعد والعمل المختلط من تآكل المعايير التنظيمية التي تعتمد عليها الثقافة والأداء، مثل الثقة والتماسك والتجارب المشتركة، ومن خطر ظهور هيكلين تنظيميين متباينين: أحدهما في مكان العمل والآخر افتراضي.

قال ماكدونالد: "قد يشعر الموظفون بسهولة بأنهم منفصلون عن الشركة وزملائهم". "في بيئة العمل المختلطة، حيث تتنقل الفرق المختلفة بين المكتب والعمل عن بُعد، سيتعين على أرباب العمل بذل المزيد من الجهد للحفاظ على شعور فرقهم بالترابط".

واتفق كاغلار على أن "التواصل" سيشكل تحديًا كبيرًا. وقال: "نلاحظ أن المديرين أصبحوا أكثر حرصًا على إقامة روابط عاطفية مع المؤسسة ومع زملائهم من خلال التفاعلات الاجتماعية المخطط لها". "خصصوا وقتًا في بداية الاجتماعات لتبادل الأخبار الشخصية أو القيام بأنشطة أخرى تعزز الثقة المتبادلة والاهتمام والاحترام بين الجميع".

قال ويدل إن تحفيز الموظفين من خلال إضفاء المعنى والهدف على عملهم، وربط العمل بالرؤية الأوسع لما تسعى الشركة إلى تحقيقه، سيكون أمراً بالغ الأهمية للحفاظ على مستويات عالية من الإنتاجية والالتزام.

قال ماكدونالد: "لا يمكن لقادة الأعمال الاعتماد على أن تنشأ الأهداف أو المعاني أو الابتكارات بشكل تلقائي في بيئة عمل موزعة". "فمن الصعب بالفعل تحقيق ذلك حتى عندما يكون الجميع في مكان واحد. ومن الواضح أن التواصل بوضوح بشأن الرؤية المستقبلية، في الوقت الذي تنتقل فيه الشركة رسمياً إلى نموذج العمل المختلط، سيكون أمراً بالغ الأهمية".

سيتعين على أرباب العمل الذين يتبنون نموذج القوى العاملة المختلطة أن يفكروا أيضًا في الحلول التكنولوجية التي ستكون الأنسب للموظفين الذين يعملون في إطار ترتيبات العمل المختلطة.

وقال كاغلار: "من المهم توفير إمكانية الاتصال للموظفين في بيئة افتراضية وضمان أمن البيانات، فضلاً عن توفير أدوات التعاون اللازمة لجعل العمل الافتراضي أكثر إنتاجية".

وأضاف أن المساحات المكتبية ستحتاج أيضًا إلى تحديثات، بما في ذلك تحسين جودة الصوت والصورة في أنظمة المؤتمرات، وتركيب تكنولوجيا تتيح نظام "الهوتيلينغ"، وجعل المكتب أكثر سهولة في الوصول إليه وتشجيعًا على التعاون للموظفين الذين يأتون وفقًا لجداول عمل بديلة.