المواعيد النهائية لتعديل الخطط في نهاية عام 2021 والاعتبارات الأخرى

مع اقتراب نهاية العام، من المفيد لأصحاب العمل أن يتوقفوا قليلاً لتقييم المواعيد النهائية لتعديل خطط مزايا الموظفين، بالإضافة إلى الاعتبارات الأخرى المهمة المتعلقة بالمزايا في الربع الرابع، على النحو المبين أدناه.

المواعيد النهائية لتعديل الخطة

يجب تعديل العديد من التغييرات في خطط المزايا بحلول نهاية العام لتعكس أحكام الإغاثة المتعلقة بالجائحة التي تم تنفيذها بموجب «قانون الاستجابة لفيروس كورونا: العائلات أولاً» (FFCRA)، و«قانون إعداد كل مجتمع لتعزيز التقاعد» (SECURE)، و«قانون المساعدة والإغاثة والأمن الاقتصادي في مواجهة فيروس كورونا» (CARES).

تعديلات على خطة الكافيتريا وخطة حساب الإنفاق المرن (FSA) فيما يتعلق بتغيير خيارات التأمين الصحي بسبب جائحة كوفيد-19 وإجراءات الإغاثة الأخرى.

مع انتشار جائحة كوفيد-19، ظهرت كم هائل من الإرشادات المتعلقة بخطط «كافيتريا» بموجب المادة 125 وحسابات الإنفاق المرنة (FSA). وقد سمحت هذه القوانين والتصريحات الصادرة عن الوكالات لأصحاب العمل بالاختيار من بين مجموعة من الإجراءات الإغاثية، مما أتاح للمشتركين في الخطط فرصًا لتغيير تغطيتهم أو اختياراتهم المتعلقة بحسابات الإنفاق المرنة (FSA)، وترحيل الأرصدة، والحصول على فترات سماح ممتدة، وغير ذلك. يجب على أرباب العمل الذين استفادوا من أي من هذه التسهيلات تعديل خطط الكافيتريا بموجب المادة 125 وخطط حسابات الإنفاق المرنة (FSA) بحلول 31 ديسمبر 2021.

التغييرات في حساب الإنفاق الصحي (FSA) – النفقات الطبية المؤهلة.

عدّل قانون «كاريس» تعريف «المصروفات الطبية المؤهلة» ليشمل الأدوية المتاحة دون وصفة طبية ومنتجات الدورة الشهرية. وتستبعد العديد من خطط حسابات الإنفاق المرنة (FSA) صراحةً سداد تكاليف الأدوية المتاحة دون وصفة طبية. ومع ذلك، فقد قام العديد من مسؤولي إدارة حسابات الإنفاق المرنة (FSA) بالفعل بتطبيق التغييرات التي أدخلها قانون «كاريس» على الصعيد العملي. 

ينبغي على أرباب العمل التشاور مع مسؤولي إدارة حسابات الإنفاق المرنة (FSA) لديهم لتحديد ما إذا كان ينبغي تعديل تعريف «المصروفات الطبية المؤهلة» في خطط حسابات الإنفاق المرنة الخاصة بهم بحيث يعكس هذا التغيير في القانون. والموعد النهائي لتعديل الخطط من أجل تطبيق هذا التغيير على سنة الخطة 2020 هو 31 ديسمبر 2021.

تغيير في حساب FSA الصحي – رصيد متبقي بقيمة 550 دولارًا.

بموجب القانون السابق، كان بإمكان خطط حسابات الإنفاق المرنة (FSA) الصحية أن تسمح للمشتركين بترحيل ما يصل إلى 500 دولار من رصيد حساب FSA من سنة إلى أخرى دون مخالفة قواعد خطة المادة 125. ولم يتم ربط حد الترحيل البالغ 500 دولار بمعدل التضخم، في حين أن الحد العادي لحساب FSA مرتبط به (أي أن الحد الأقصى القانوني لحساب FSA الصحي البالغ 2,500 دولار مرتبط حاليًا بمعدل التضخم ليصبح 2,750 دولارًا لعام 2021).

أدى إشعار مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) رقم 2020-33 إلى تعديل قواعد الترحيل بحيث يتم ربط مبلغ الترحيل بحد المساهمة في حساب الإنفاق المرن للرعاية الصحية (FSA). وبالنسبة لعامي 2020 و2021، تم تحديد حد الترحيل بمبلغ 550 دولارًا.

يجب على أرباب العمل الذين سمحوا بترحيل رصيد يصل إلى 550 دولارًا من سنة الخطة 2020 إلى سنة الخطة 2021 تعديل خططهم بحلول 31 ديسمبر 2021. ويجوز أن يكون التعديل بأثر رجعي اعتبارًا من 1 يناير 2020، شريطة إخطار المشاركين بهذا التغيير. أما أرباب العمل الذين يسمحون لأول مرة بترحيل رصيد يصل إلى 550 دولارًا في عام 2021، فيجب عليهم تعديل خطط حسابات الإنفاق المرنة (FSA) الخاصة بالرعاية الصحية في أو قبل آخر يوم من سنة الخطة التي تبدأ في عام 2021.

تغييرات في خطة التأمين الطبي الجماعي – اختبارات كوفيد-19، واللقاحات، والطب عن بُعد.

وبموجب التوسع الذي أدخله قانون CARES، فرض قانون FFCRA على خطط التأمين الصحي الجماعية وشركات التأمين تغطية تكاليف اختبارات كوفيد-19 والخدمات الوقائية ذات الصلة دون مشاركة في التكاليف أو الحصول على إذن مسبق أو إجراءات الإدارة الطبية. وأضاف إشعار مصلحة الضرائب الأمريكية رقم 2020-15 أن خدمات الطب عن بُعد وغيرها من المزايا الصحية عن بُعد المقدمة مجانًا لن تؤدي إلى استبعاد المشاركين من المشاركة في حسابات التوفير الصحية.

للامتثال للمتطلبات المذكورة أعلاه، ينبغي على أرباب العمل التشاور مع مقدمي خدمات خطط التأمين الطبي الجماعية والمستشارين بشأن التعديلات اللازمة على هذه الخطط قبل 31 ديسمبر 2021.

خطط التقاعد – الموعد النهائي لتعديل شروط السحب في حالات الضائقة المالية.

أدى «قانون الميزانية الحزبي المشترك لعام 2018» واللوائح التنفيذية النهائية إلى تغيير أحكام السحب في حالات الضائقة المالية الخاصة بخطط 401(k)، وبدرجة أقل خطط 403(b). ويجب تعديل هذه الخطط بحلول 31 ديسمبر 2021 لتنفيذ هذه التغييرات. وعلى الرغم من أن التغييرات التي أدخلها قانون SECURE وقانون CARES قد دخلت حيز التنفيذ بالفعل، فإن أرباب العمل ليسوا ملزمين بتعديل خططهم لتتوافق مع هذه المتطلبات خلال عام 2021.

يمكن إدراج هذه التعديلات الأخيرة ضمن قائمة المهام التي يتعين على أرباب العمل إنجازها خلال العام المقبل. كما ينبغي على أرباب العمل متابعة التشريعات المعلقة. فقد يصدر تشريع جديد بشأن خطط التقاعد في الربع الأول من عام 2022.

اعتبارات أخرى تتعلق بمزايا نهاية العام

فيما يلي وصف لمتطلبات الامتثال الإضافية المتعلقة بمزايا الموظفين التي ستدخل حيز التنفيذ في نهاية عام 2021.

خطط 401(k) وخطط المساهمة المحددة الأخرى المعتمدة مسبقًا – الموعد النهائي لإعادة الإقرار.

أمام أرباب العمل الذين يديرون خططًا معتمدة مسبقًا مهلة حتى 31 يوليو 2022 لإعادة صياغة خططهم في إطار «الدورة التصحيحية الثالثة». ومن خلال هذه العملية، يقوم أرباب العمل بشكل أساسي بتحديث خططهم لتعكس أحدث التغييرات في القوانين الضريبية. وقد قام العديد من مزودي وثائق خطط التقاعد بالفعل بإعداد صيغ معدلة لخطط عملائهم من أرباب العمل. يجب على أرباب العمل الذين يديرون خططًا معتمدة مسبقًا الاتصال بالمسؤولين عن صيانة وثائق خططهم للتأكد من أن إعادة صياغة خططهم مقررة في الوقت المناسب.

خطط التقاعد – الامتثال لمعايير الأمن السيبراني.

منذ إصدار إرشادات أفضل الممارسات لمديري خطط التقاعد في أوائل هذا العام، بدأت وزارة العمل في إجراء تحقيقات ائتمانية بشأن الامتثال لمعايير الأمن السيبراني. وينبغي على مديري الخطط واللجان إدراج هذا البند في جدول أعمال اجتماعات الربع الرابع من عام 2021. ويبدأ الامتثال بالتعرف على الإرشادات والبدء في إجراء تقييم للمخاطر.

قانون المساواة في الرعاية الصحية النفسية والإنصاف في علاج الإدمان (MHPAEA) – تحليل مقارن، والامتثال.

كان يوم 10 فبراير 2021 هو الموعد النهائي المحدد لجهات رعاية الخطط وشركات التأمين لإكمال تحليل مقارن لقواعد تقييد العلاج غير الكمية في خطط التأمين الطبي الجماعي، وهو شرط أُضيف بموجب «قانون الاعتمادات الموحدة لعام 2021» (CAA 2021). وتعمل وزارة العمل على تطبيق متطلبات قانون MHPAEA بصرامة. وينبغي على أرباب العمل الذين يرعون خططًا صحية جماعية ذاتية التمويل أن يكلفوا مقدمي خدمات خططهم بإكمال التحليل المطلوب، أو تقييم الامتثال لقانون MHPAEA باستخدام أداة الامتثال الذاتي الخاصة بوزارة العمل.

قانون «لا مفاجآت» – الفواتير المفاجئة في خطط التأمين الصحي الجماعية، والشفافية.

على الرغم من أن الوكالات أبلغت عن بعض التأخيرات في مواعيد التنفيذ، فإن الجزء الأكبر من التغييرات التي أضافها قانون CAA لعام 2021 لا يزال ساري المفعول اعتبارًا من 1 يناير 2022، على أساس حسن النية، في انتظار صدور توجيهات إضافية. وينبغي على أرباب العمل البدء في جهود الامتثال خلال الربع الرابع من عام 2021. ومن الناحية العملية، ستتطلب التوجيهات المتعلقة بالفواتير المفاجئة والشفافية من جميع رعاة الخطط مراجعة علاقاتهم مع الموردين واتفاقيات الخدمة.

قد تكون هناك حاجة إلى موردين جدد، ومن المرجح أن يتعين تعديل اتفاقيات الموردين لتشمل مسؤوليات إضافية. وسيُساعد الشروع في هذه العملية خلال الربع الرابع من عام 2021 على ضمان الامتثال للمتطلبات في الوقت المناسب. كما سيتعين تعديل خطط التأمين الصحي الجماعية لتعكس هذه التغييرات في القانون.

الامتثال لقوانين الضرائب – العاملون عن بُعد والعاملون بنظام العمل المختلط.

منذ مارس 2020، لاحظ العديد من أرباب العمل تغيرًا جوهريًّا في أماكن عمل الموظفين. وترافق ترتيبات العمل عن بُعد والعمل المختلط مع تساؤلات حول اقتطاعات الأجور، والبطالة، والامتثال لقوانين الاستحقاقات القانونية، من بين العديد من الاعتبارات المتعلقة بقانون العمل. وقد أصدرت بعض الولايات إرشادات بشأن جائحة كوفيد-19 توفر توجيهات لأرباب العمل حول كيفية التعامل مع اقتطاعات الأجور للموظفين الذين يعملون مؤقتًا خارج حدود الولاية بسبب الفيروس. 

لقد انتهت صلاحية هذه الإرشادات إلى حد كبير. ومع اقتراب العام الجديد بسرعة — وهو ما يتزامن بشكل جيد مع قيام الموظفين بتحديث شهادات الاستقطاع الضريبي «نموذج W-4» على مستوى الولايات وعلى المستوى الفيدرالي — يُعد الربع الأخير من عام 2021 فرصة مناسبة لأصحاب العمل لتقييم ترتيبات العمل عن بُعد والعمل المختلط من منظور استراتيجية الأعمال والامتثال القانوني.

جوي م. نابير-جويس هي مديرة في مكتب بالتيمور التابع لمكتب المحاماة جاكسون لويس. سوزان ج. أودوم هي مديرة في مكتب الشركة بمدينة غرينفيل، بولاية كارولينا الشمالية. تم تعديل هذه المقالة بشكل طفيف عن النص الأصلي، كما نُشرت على الموقع الإلكتروني للمكتب. © 2021 جاكسون لويس بي. سي. جميع الحقوق محفوظة. أعيد نشرها بإذن.