المواعيد النهائية تقترب مع استعداد أرباب العمل لتقديم تقارير قانون الرعاية الصحية (ACA) لعام 2021

[نُشرت نسخة سابقة من هذا المقال في 6 أكتوبر 2020 تحت عنوان "مصلحة الضرائب الأمريكية تمدد الموعد النهائي لتوزيع النموذج 1095 حتى 2 مارس".]

يجب على أرباب العملأن يضعوا في اعتبارهم اقتراب المواعيد النهائية لعام 2021 لتوزيع نماذج الإبلاغ عن الرعاية الصحية على الموظفين وتقديم هذه النماذج إلى مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS)، وفقًا لما ينص عليه قانون الرعاية الصحية بأسعار معقولة (ACA).

في 2 أكتوبر 2020، أعلنت مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) أنها ستمدد الموعد النهائي المحدد لأصحاب العمل لتزويد الموظفين بنسخة من نموذج الإبلاغ 1095-C أو 1095-B، وفقًا لما ينص عليه قانون الرعاية الصحية الميسرة (ACA)، من 31 يناير 2021 إلى 2 مارس 2021. بالإضافة إلى ذلك، مددت مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) مرة أخرى الإعفاء الانتقالي لـ"الجهود الحسنة النية" لأصحاب العمل فيما يتعلق بالإبلاغ عن سنة الخطة 2020.

لم يتم تمديد المواعيد النهائية لتقديم نماذج 1095 إلى مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS)، ولا تزال المواعيد النهائية هي 28 فبراير للتقديم الورقي و31 مارس للتقديم الإلكتروني.

تم الإعلان عن هذا الإعفاء في الإشعار رقم 2020-76 الصادر عن مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS). وقد مددت مصلحة الضرائب الأمريكية الموعد النهائي المحدد في 31 يناير لتوزيع نماذج الإبلاغ عن المعلومات بموجب قانون الرعاية الصحية (ACA) للسنوات الأربع الماضية، على الرغم من أن جائحة كوفيد-19 — وما فرضته من ضغوط على موارد الموارد البشرية — قد تجعل هذا التمديد موضع ترحيب خاص هذا العام.

وأعلنت مصلحة الضرائب الأمريكية أنها لن تمنح تمديدًا إضافيًا لمدة 30 يومًا بعد هذا الموعد النهائي لتوزيع النماذج، وحثت أرباب العمل على إرسال النماذج إلى الموظفين في أقرب وقت ممكن.

"مع استمرار جائحة كوفيد-19 في إجبار الشركات على العمل من المنزل، من المهم التفكير في خطة توزيع النماذج الخاصة بك لعام 2021"، كما نصحت لورين براون من شركة "برنارد هيلث"، وهي شركة وساطة في مجال المزايا التأمينية مقرها في ناشفيل بولاية تينيسي. "تشمل الطرق المقبولة لتوزيع نماذج 1095-C على موظفيك البريد العادي، أو التسليم باليد (إذا لم تكن تعمل عن بُعد)، أو البريد الإلكتروني (في حالة الحصول على موافقة مسبقة)".

المواعيد النهائية لتقديم الإقرارات الضريبية لعام 2021

فيما يلي المواعيد النهائية الهامة لتقديم الطلبات للحصول على التغطية لعام 2020:

*يتعين على أرباب العمل الذين يقدمون 250 إقرارًا إعلاميًا أو أكثر إلى مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) تقديم هذه الإقرارات إلكترونيًا.
المصدر: مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS).

وقالت دانييل كابيلا، مديرة شؤون الامتثال لمزايا الموظفين في شركة «أليرا جروب» (Alera Group) - وهي شركة متخصصة في التأمين والخدمات المالية ومقرها شيكاغو -: «يجب على أرباب العمل ألا يعتمدوا على أي تمديدات إضافية، وعليهم أن يبذلوا قصارى جهدهم لإنجاز استمارات الإبلاغ في الموعد المحدد».

وأشارت إلى أن العديد من أرباب العمل يفضلون توزيع نماذج 1095 جنبًا إلى جنب مع نماذج الضرائب W-2 بحلول 31 يناير. ونصحت كابيلا قائلةً: «بالنسبة لهذه السنة والسنوات المقبلة، يجب على أرباب العمل المستعدين للالتزام بالموعد النهائي الأصلي ألا يترددوا في المضي قدمًا».

الموعد النهائي لتقديم التعليقات

وكما في السنوات السابقة، ذكرت مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) أن تمديد الموعد النهائي لتقديم النماذج إلى الموظفين جاء عقب تقييمها بأن «عددًا كبيرًا من أرباب العمل وشركات التأمين ومقدمي التغطية الأساسية الدنيا الآخرين يحتاجون إلى وقت إضافي يتجاوز الموعد النهائي المحدد في 31 يناير 2021 لجمع المعلومات وتحليلها وإعداد نماذج 1095-B و1095-C لعام 2020 لتقديمها إلى الأفراد».

وأضافت مصلحة الضرائب الأمريكية، مع ذلك، أنه ما لم تتلقَ «تعليقات توضح سبب استمرار الحاجة إلى هذا الإعفاء»، فلن يكون التمديد لمدة 30 يومًا متاحًا في السنوات المقبلة. وكان الموعد النهائي لتقديم التعليقات، عبر البوابة الإلكترونية الفيدرالية لوضع اللوائح (Federal eRulemaking Portal) على الرابط www.regulations.gov، هو 1 فبراير 2021.

طلب تمديد مهلة التسجيل

على الرغم من أن موعد تقديم النماذج إلى مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) لم يتم تمديده تلقائيًا، يمكن للمقدمين الحصول على تمديد لمدة 30 يومًا عن طريق تقديم النموذج 8809— طلب تمديد مهلة تقديم الإقرارات المعلوماتية — قبل انتهاء الموعد النهائي للتقديم.

متطلبات قانون الرعاية الصحية الميسرة (ACA)

من خلال تقديم النماذج 1095-C إلى مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) وتزويد الموظفين بنسخ منها، يُثبت أرباب العمل الذين لديهم 50 موظفًا أو أكثر يعملون بدوام كامل أو ما يعادله — والمعروفون باسم «أرباب العمل الكبار المعنيين» (ALEs) — أنهم قدموا للموظفين المؤهلين تغطية صحية تتوافق مع قانون الرعاية الصحية (ACA).

يتعين على أرباب العمل الكبار (ALE) توفير تغطية صحية أساسية دنيا للعاملين بدوام كامل، بحيث تستوفي معايير القدرة على تحمل التكاليف والحد الأدنى للقيمة، ويواجهون عقوبات في حالة عدم الامتثال لذلك. أما أرباب العمل الصغار، فليسوا ملزمين بتوفير تغطية صحية، ولكن إذا اختاروا القيام بذلك، فيجب أن تستوفي التغطية معايير قانون الرعاية الصحية الميسرة (ACA).

بالإضافة إلى ذلك:

• إذا قدمت الشركات الكبيرة المؤهلة (ALE) خطط تأمين شاملة للموظفين، فإن شركة التأمين تقدم النموذج 1095-B للأفراد المشمولين بالتأمين، بالإضافة إلى النموذج 1095-C الذي تقدمه الشركة الكبيرة المؤهلة (ALE)، ما لم تستفد شركة التأمين من الإعفاء من تقديم النموذج الموضح أدناه.
  

• إذا كان البرنامج مؤمَّناً ذاتياً، فإن جميع المعلومات الإبلاغية بموجب قانون الرعاية الصحية الميسرة (ACA) الخاصة بالشركات الكبيرة (ALE) تُدرج في النموذج 1095-C، ولن يتلقى الأفراد المشمولون بالتغطية النموذج 1095-B.
  

• يجب على المؤسسات الأصغر حجماً (غير الخاضعة لقانون الرعاية الصحية الميسرة) التي ترعى خطة تأمين ذاتي أن تزود الأفراد المشمولين بالتأمين بالنموذج 1095-B وليس النموذج 1095-C، مع مراعاة بعض الاستثناءات المذكورة أدناه.
  

وأشار رايان مولدر، الشريك في شركة "Health Care Attorneys PC" ومقرها لوس أنجلوس والمستشار القانوني العام لشركة "Accord Systems LLC" المتخصصة في برمجيات الامتثال لقانون الرعاية الصحية الميسرة (ACA)، إلى أن "أرباب العمل يواجهون العديد من التحديات في ظل استمرار تأثير أزمة كوفيد-19 على معظم أرباب العمل في البلاد". وأضاف قائلاً: "ومع ذلك، من المهم أن يظل أرباب العمل ملتزمين بقواعد ولوائح قانون الرعاية الصحية الميسرة (ACA) التي تشهد تطوراً مستمراً".

الاستثناءات من شرط التوزيع

ينص الإشعار رقم 2020-76 على أن مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) لن تفرض عقوبات على شركات التأمين وأصحاب العمل الصغار الذين يعتمدون على التأمين الذاتي في حالة عدم تقديم النموذج 1095-B للمشتركين في الخطة، شريطة استيفاء شرطين:

• تقوم شركة التأمين أو جهة العمل بنشر إعلان بارز على موقعها الإلكتروني يفيد بأن أي فرد يمكنه الحصول على نسخة من النموذج 1095-B لعام 2020 بناءً على طلبه. ويجب أن يتضمن الإعلان عنوان بريد إلكتروني وعنوانًا فعليًا يمكن إرسال الطلب إليهما، بالإضافة إلى رقم هاتف يمكن للموظفين الاتصال به لطرح أي أسئلة.
  

• تقوم شركة التأمين أو جهة العمل بتقديم النموذج 1095-B في غضون 30 يومًا لأي شخص يطلبه. ويمكن تقديم هذه النماذج إلكترونيًا في حالة استيفاء شروط معينة.
  

في ضوء هذا الإعفاء، أعلنت بعض شركات التأمين أنها لن تقوم، بالنسبة للسنة الإبلاغية 2020، بطباعة النموذج 1095-B وإرساله بالبريد تلقائيًا إلى الموظفين المشمولين بالتأمين في الشركات التي يقل عدد موظفيها عن 50 موظفًا (الشركات غير الخاضعة لالتزامات التغطية الصحية). يجب على شركات التأمين الاستمرار في تقديم النموذج 1095-B لموظفي المؤسسات الأصغر حجمًا في الولايات أو الولايات القضائية التي وضعت متطلباتها الفردية الخاصة بالتغطية الصحية، حتى يتمكنوا من إثبات حصولهم على التغطية، كما هو موضح أدناه.

وأشار مولدر إلى أنه "لم يتم توسيع نطاق هذا الحكم الانتقالي الميسر ليشمل النموذج 1095-C إلا في حالات محدودة للغاية". فإذا قامت شركة كبيرة مؤمنة ذاتيًا (ALE) بتوسيع نطاق التغطية ليشمل فردًا لم يكن موظفًا بدوام كامل في أي شهر خلال عام 2020، فلن تفرض مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) غرامة على صاحب العمل فيما يتعلق بهذا الموظف طالما تم استيفاء الشرطين المذكورين أعلاه.

وقال مولدر: "نظراً للشروط المطلوبة لعدم تقديم النموذج 1095-C إلى أي فرد، ونظراً لقلة عدد النماذج 1095-C التي يتم تقديمها للأفراد الذين ليسوا موظفين بدوام كامل في أي شهر خلال السنة التقويمية، فمن الأسهل على الأرجح تقديم النموذج 1095-C إلى كل فرد مستحق".

"جهود حسنة النية"

قد تفرض مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) غرامات تصل إلى 280 دولارًا أمريكيًا لكل نموذج في حالة عدم تقديم نموذج 1095-C أو 1095-B دقيق إلى الموظف (باستثناء الحالات المذكورة أعلاه). كما قد تُفرض غرامة منفصلة قدرها 280 دولارًا أمريكيًا لكل نموذج في حالة عدم تقديم نموذج دقيق إلى مصلحة الضرائب الأمريكية.

""كما في السنوات السابقة، أشارت مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) في الإشعار رقم 2020-76 إلى أنها لن تفرض هذه الغرامات على النماذج غير المكتملة أو غير الدقيقة للسنة التقويمية 2020 (المستحقة في عام 2021) إذا تمكنت الجهة المُبلِغة من إثبات أنها 'بذلت جهودًا بحسن نية للامتثال لمتطلبات الإبلاغ عن المعلومات'"، كتب تريب فاندروال وبريت ن. ليفبرور، المحاميان في شركة ميلر جونسون في غراند رابيدز، ميشيغان. "ما قد يكون مفاجأة للبعض، أعلنت مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) أن هذا التمديد سيكون التمديد الأخير للإعفاء من الإبلاغ بحسن نية"، كما أشاروا.

لا ينطبق الإعفاء المتعلق بالإبلاغ بحسن نية إلا على المعلومات غير الصحيحة أو غير الكاملة الواردة في نماذج 1095-C أو 1095-B، ولا ينطبق على عدم تقديم النماذج أو إيداعها في الموعد المحدد.

عند تقييم حسن النية، ستنظر مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) فيما إذا كان صاحب العمل أو مقدم التغطية قد بذل جهودًا معقولة للاستعداد لإبلاغ الأفراد ومصلحة الضرائب الأمريكية بالمعلومات، مثل جمع البيانات اللازمة وإرسالها إلى وكيل من أجل الاستعداد لتقديم البيانات، أو اختبار قدرته على إرسال المعلومات إلى مصلحة الضرائب الأمريكية.

"حتى مع هذا الإعفاء، ينبغي على أرباب العمل التركيز على ضمان دقة الإبلاغ وتقديمه في الوقت المناسب، لا سيما وأنه من المتوقع أن تكون هذه هي المرة الأخيرة التي يتم فيها تمديد الإعفاء الممنوح بحسن نية"، وفقًا لتنبيه صادر عن شركة الامتثال "هوب إنترناشونال". "ورغم أن تمديد الموعد النهائي والإعفاء الممنوح بحسن نية سيساعدان رب العمل على تجنب الغرامات، فإن الطريقة الوحيدة للقيام بذلك هي التأكد من تقديم النماذج في الوقت المحدد. قد يؤدي تقديم النماذج متأخراً أو بشكل غير دقيق إلى قيام مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) بإصدار خطاب 226J بعد عام أو عامين، مما يسبب المزيد من المتاعب في ذلك الوقت."

[مجموعة أدواتSHRM : الامتثال لقانون الرعاية الصحية بأسعار معقولة والاستفادة منه]

غرامات عدم تقديم الإقرارات بموجب قانون الرعاية الصحية الميسرة (ACA)

لا تزال العقوبات التي تفرضها قانون الرعاية الصحية الميسرة (ACA) على أرباب العمل المؤهلين (ALE) الذين لا يوفرون التغطية المطلوبة للموظفين بدوام كامل، بموجب أحكام المسؤولية المشتركة الواردة في القانون، سارية المفعول بالكامل. 

وكذلك الأمر بالنسبة لمتطلبات تزويد الموظفين بنماذج 1095 سنويًا وتقديم هذه النماذج إلى مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) في الموعد المحدد، وقد يتعرض أصحاب العمل الذين لا يلتزمون بذلك لغرامات من مصلحة الضرائب الأمريكية تبلغ 280 دولارًا لكل نموذج.

عدم وجود الالتزام الفردي

تم إلغاء شرط التغطية الفردية المنصوص عليه في قانون الرعاية الصحية الميسرة (ACA)، والذي كان يُلزم البالغين في الولايات المتحدة بإثبات حصولهم على تغطية تأمينية متوافقة مع أحكام القانون، بشكل فعلي اعتبارًا من يناير 2019، عندما خفضت التشريعات الضريبية الغرامة المفروضة على عدم امتلاك تأمين صحي إلى صفر. وأدى إلغاء هذه الغرامة إلى رفع دعوى للطعن في دستورية قانون الرعاية الصحية الميسرة نفسه، وستبت المحكمة العليا الأمريكية في هذه القضية قبل انتهاء دورتها في يونيو 2021.

وحتى في غياب الالتزام الفردي المنصوص عليه في قانون الرعاية الصحية (ACA)، هناك أسباب أخرى تجعل تزويد الموظفين بإثبات التغطية التأمينية التي يوفرها صاحب العمل أمرًا مهمًا.

وأشار ريتشارد ستوفر، أحد المديرين في شركة "باك" للاستشارات في مجال الموارد البشرية، وليزلي لادرمان، مديرة مركز الموارد المعرفية في الشركة، إلى أن " مصلحة الضرائب الأمريكية تستخدم تقارير قانون الرعاية الصحية الميسرة (ACA) لإنفاذ الالتزام المفروض على أرباب العمل ولتحديد الأهلية للحصول على إعانات أقساط التأمين من أجل شراء تغطية تأمينية عبر سوق ACA، ولم يطرأ أي تغيير على أي من هذين الأمرين بموجب قانون الضرائب".

لا يحق للموظفين الحصول على إعانات للتأمين الصحي الذي يتم شراؤه من خلال سوق التأمين الصحي بموجب قانون الرعاية الصحية الميسرة (ACA) إلا إذا كان صاحب العمل لا يوفر تغطية تأمينية تستوفي متطلبات القانون فيما يتعلق بالقدرة على تحمل التكاليف والتغطية الأساسية الدنيا، وفقًا لما هو مذكور في النموذجين 1095-C أو 1095-B.

التزامات الولايات الفردية

أصدرت خمس ولايات — كاليفورنيا وماساتشوستس ونيوجيرسي ورود آيلاند وفيرمونت — إلى جانب واشنطن العاصمة، قوانين تفرض التغطية الصحية الفردية، وهي قوانين تعكس المتطلبات الفيدرالية السابقة، وقد تُلزم دافعي الضرائب بتقديم دليل على حصولهم على تغطية معادلة لقانون الرعاية الصحية الميسرة (ACA)، وإلا فسيُفرض عليهم غرامة من قبل ولاياتهم.

على سبيل المثال، ولأول مرة في عام 2021، قد يتعين على أرباب العمل الذين لديهم موظفون مقيمون في كاليفورنيا الوفاء بالتزامات الإبلاغ بموجب «الالتزام الفردي» في كاليفورنيا، الذي دخل حيز التنفيذ في عام 2020.

وأشار ستوفر ولادرمان إلى أن الولايات قد تسمح لأصحاب العمل والموظفين باستخدام نماذج قانون الرعاية الصحية (ACA) الصادرة عن مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) للوفاء بمتطلبات الإبلاغ. ومع ذلك، حذرا من أن «المواعيد النهائية والتمديدات التي تحددها مصلحة الضرائب الأمريكية لتقديم وتزويد نماذج قانون الرعاية الصحية (ACA) قد لا تنطبق على متطلبات الإبلاغ الخاصة بالولاية».

يجب على أرباب العمل التحقق مما إذا كانت الولايات التي لديها متطلبات إبلاغ خاصة بها قد قامت بتحديث نماذجها، ومعرفة أي الولايات تسمح بالإبلاغ باستخدام النماذج الفيدرالية.

بالإضافة إلى ذلك، ينبغي على أرباب العمل إخطار الموظفين المعنيين إذا كانت ولايات إقامتهم تشترط الحصول على تغطية تأمينية، وما هي المواد التي سيوفرها صاحب العمل، وما هي الإجراءات التي سيتعين على الموظفين اتخاذها، وفقًا لما صرحت به كيم باكي، نائبة رئيس قسم خدمات العملاء في شركة «دايركت باث» (DirectPath)، وهي شركة متخصصة في التوعية بالمزايا والتسجيل والشفافية في مجال الرعاية الصحية. وأوصت قائلة: «إذا لم يكونوا قد فعلوا ذلك بعد، فإن الوقت الحالي هو بالتأكيد الوقت المناسب لبدء مثل هذه الاتصالات».

آخر تمديد تلقائي؟

وأشار براين جيلمور، كبير مستشاري المزايا ونائب الرئيس في شركة ABD Insurance & Financial Services بمدينة سان ماتيو، كاليفورنيا، إلى أنه "من المرجح أن تدخل مواعيد الاستحقاق القياسية ونظام الغرامات الخاصة بتقارير قانون الرعاية الصحية الميسرة (ACA) حيز التنفيذ أخيرًا بالنسبة لنماذج تقارير ACA لعام 2021 التي يتم تقديمها وتسجيلها في عام 2022". وفي هذه الحالة، "سيكون الموعد النهائي للتقديم في 31 يناير 2022 مطابقًا للجدول الزمني لنموذج W-2 الذي يعرفه أرباب العمل والموظفون جيدًا بالطبع".

كما يعتقد جيلمور أن مصلحة الضرائب الأمريكية قد تعيد النظر في شرط الإبلاغ عن معلومات التسجيل الشهرية للموظفين والمعالين في الجزء الثالث من النموذج 1095-C بالنسبة للجهات التي تُعتبر "أرباب عمل كبيرين" (ALE) وترعى خطط التأمين الذاتي، أو في نموذج 1095-B منفصل تُعده شركات التأمين بالنسبة لخطط التأمين الكامل، أو في نموذج 1095-B بالنسبة للجهات التي لا تُعتبر "أرباب عمل كبيرين" (non-ALE) وتُطبق خطط التأمين الذاتي.

"لا يزال من غير الواضح ما هو الغرض الضريبي الفيدرالي الذي تخدمه تلك الشريحة من متطلبات الإبلاغ بموجب قانون الرعاية الصحية [بعد الإلغاء الفعلي لشرط الاشتراك الفردي]، ولذلك يبدو من المحتمل أن تطرأ تغييرات في هذا الصدد"، كما أشار.

SHRM ذات صلة:

كيف يمكن للمحكمة العليا أن تفصل في قضية قانون الرعاية الصحية بأسعار معقولة، SHRM سبتمبر 2020

مصلحة الضرائب الأمريكية تصدر مسودة النموذج 1095-C للإبلاغ بموجب قانون الرعاية الصحية الميسرة (ACA) لعام 2021، SHRM يوليو 2020

مصلحة الضرائب الأمريكية ترفع عتبة القدرة على تحمل تكاليف خطط التأمين الصحي التي يقدمها أصحاب العمل لعام 2021 إلى 9.83% من الراتب، SHRM يوليو 2020

فحص إجراءات الإبلاغ بموجب قانون الرعاية الصحية الميسرة (ACA): ما يحتاج أرباب العمل إلى معرفته، SHRM مارس 2020