نصائح في اللحظة الأخيرة للتواصل بشأن التسجيل المفتوح

مع اقتراب أو بدء فترات التسجيل المفتوحة للحصول على مزايا خطة عام 2022، جمعت SHRM التذكيرات التالية حول التواصل الفعال مع الموظفين بشأن اختيار مزايا العروض والتسجيل فيها.

اجعل الاتصالات بسيطة ومباشرة

لجعل مسار اتخاذ القرار منطقيًا قدر الإمكان لموظفيك:

• اشرح المتغيرات التي يجب أن يأخذوها في الاعتبار عند تحديد الخطة المناسبة. بالإضافة إلى تعريف المصطلحات، اشرح كيفية تطبيقها.
  

• قم بالحسابات نيابة عنهم. اشرح لهم مختلف سيناريوهات استخدام الرعاية الصحية والاختلافات في التكاليف بين خطط الرعاية الصحية التي تقدمها.
  

• اشرح التغطية، خاصة بالنسبة للبنود باهظة الثمن. أحد الحلول هو إنشاء شخصيات تساعد الموظفين على رؤية الفوائد التي تعود عليهم من الخيارات التي يقدمها هذا البرنامج أو ذاك.
  

• اجعل من السهل إشراك الزوج أو الشريك. أوصِ الموظفين بمناقشة خيارات الخطة مع شريكهم، وأرسل نسخًا مطبوعة من المواد إلى منازل الموظفين.

(سنتفو) 

أمور يجب تذكرها في كل حملة تسجيل

نصائح مجربة وحينما يتعلق الأمر بحملات التسجيل المفتوحة:

• شجع موظفيك على إجراء الحسابات بأنفسهم. الافتراضات مثل "خطط التأمين الصحي ذات الخصم المرتفع (HDHP) مخصصة للأشخاص الأصحاء الذين يستخدمون الرعاية الصحية بشكل قليل" ليست صحيحة — فهذه الخطط يمكن أن تناسب جميع أنواع الموظفين، خاصة إذا كانت شركتك توفر تمويل حسابات التوفير الصحية.
  

• وفر أداة مقارنة لمساعدة الموظفين على معرفة التكاليف التي يتحملونهافي كل خيار طبي. إذا لم يكن لديك الوقت لإنشاء أداة عبر الإنترنت، فاشرح للموظفين كيفية إجراء الحسابات بأنفسهم باستخدام الورقة والقلم.
  

• لا تتجنب الأخبار السيئة. استخدمها كفرصة لشرح كيف تؤثر تكاليف المزايا على مؤسستك.
  

• التزم بالحقائق. الناس غارقون في الاتصالات، لذا كن واضحًا وموجزًا ومباشرًا.
  

التكيف بنجاح مع "الوضع الطبيعي الجديد"

لقد تعلم أرباب العمل الكثير عن التواصل مع مجموعات الموظفين خلال العام ونصف العام الماضيين. وفيما يلي بعض النقاط المهمة:

• تعرف على جمهورك. قد يعني " العمل من المنزل" في بعض الأحيان "العمل مع وجود عوامل تشتيت" أو "فرط المعلومات الرقمية". قد يعاني الموظفون الأساسيون في الموقع من عبء العمل الحالي وقد تقل قدرتهم على الاطلاع على وسائل الاتصال التقليدية مثل النشرات الإخبارية أو أدلة التسجيل أو التركيز عليها. لتغطية جميع الجوانب، قم بتطوير مجموعة متنوعة من وسائل الاتصال الورقية والرقمية للوصول إلى الموظفين أينما كانوا ومتى كانوا متاحين.
  

• وفر فرصًا لطرح الأسئلة. قم بدمج جلسات أسئلة وأجوبة رقمية أو آمنة وجهًا لوجه في جدول اتصالاتك. من المفيد توفير وسيلة للموظفين لطرح الأسئلة خارج ساعات العمل، على سبيل المثال، عنوان بريد إلكتروني أو نموذج أسئلة عبر الإنترنت يضمن الرد في غضون يوم عمل واحد.
  

• قم بتغطية التغييرات المعقدة عدة مرات وبأشكال متعددة. في النشرات الإخبارية وأدلة التسجيل، يمكن أن تكون الأعمدة الجانبية "هل تعلم؟" جذابة بصريًا وتساعدك على تغطية المحتوى المهم في نصوص قصيرة.
  

• استفد من مواردك. إذا كانت شركتك تستعين بإداريين خارجيين لإدارة برامج المزايا، فاطلب منهم المساعدة. لقد أمضوا العام ونصف العام الماضيين في التعلم والتكيف أيضًا، ومن المحتمل أن يكون لديهم موارد جديدة للتسجيل يمكنهم مشاركتها معك.
  

• ركز على الرفاهية والمزايا الافتراضية. بعض المزايا، مثل برامج مساعدة الموظفين، لها أهمية خاصة في الوقت الحالي. تذكير الموظفين بكيفية التسجيل والحصول على هذه المزايا وتسهيل العثور على معلومات الاتصال بعد التسجيل يمكن أن يساعدهم في التغلب على المشكلات التي تثقل كاهلهم.

(ميلمان)

تبسيط اتصالاتك

قد يؤدي محاولة تثقيف الموظفين حول جميع المزايا المتاحة لهم في فترة زمنية قصيرة إلى إرباكهم. بدلاً من ذلك، ركز جهودك على برامج المزايا التي:

• جديد أو متغير.أعلن عن البرامج الجديدة، وقم بتثقيف الموظفين حول كيفية عملها، وقم بتقديم عروض توضيحية والإجابة على الأسئلة.
  

• حساس للوقت.احتفظ بالبرامج الدائمة لمكان آخر في جدول اتصالاتك بعد فتح باب التسجيل.
  

• ذات صلة بالجميع.يجب أن تكون البرامج الجديدة التي تؤثر على معظم أو جميع موظفيك على رأس قائمة الأولويات.
  

• طلب كبير.إذا كنت تقدم ميزة جديدة طلبها أعضاء فريقك، فقد يكون التسجيل المفتوح فرصة جيدة لإظهار أنك تستمع لهم.

(تانغو هيلث) 

مزايا الانتقال إلى العالم الافتراضي

قد تتعثر خطط أرباب العمل للعودة إلى عقد اجتماعات كبيرة حول المزايا الشخصية هذا العام بسبب انتشار متغير دلتا لفيروس كوفيد-19. وبدلاً من ذلك، يمكنهم الجمع بين التثقيف المباشر والافتراضي حول المزايا، مع مراعاة النقاط التالية:

• الأحداث الافتراضية توفر المال. إن تنظيم حدث افتراضي يلغي تكاليف استقدام الموظفين الذين يعملون الآن خارج الولاية ودفع تكاليف سفرهم وإقامتهم.
  

• تخلق التكنولوجيا تجارب سلسة. يمكن أن توفر معارض المزايا الافتراضية فرصًا للتواصل وجلسات جانبية تخلق تجربة شاملة تنافس الأحداث الشخصية، ويمكن أن تشمل تقنيات إشراك الموظفين مثل الاستطلاعات الحية.
  

• الأحداث الافتراضية ملائمة للتقويم. جلسات المزايا عبر الإنترنت أسهل بكثير على الجداول الشخصية وجداول الأعمال. أولئك الذين لا يستطيعون الحضور في الوقت الفعلي يمكنهم مشاهدة الإعادة في الوقت الذي يناسبهم.
  

• الفضاء الافتراضي موجود في كل مكان في آن واحد. بالنسبة للمؤسسات التي لديها عدة مكاتب ومواقع عمل، توفر الأحداث الافتراضية من تجربة متسقة بغض النظر عن مكان العمل.

(SHRM )

[قم بزيارة صفحة مركز موارد SHRM على التسجيل المفتوح.]