الاتصالات الافتراضية: نصائح الخبراء للتسجيل المفتوح

ينصح خبراء المزايا بأن تفكر في اتباع نهج متعدد الوسائط خلال فترة التسجيل المفتوحة السنوية للحصول على مزايا الموظفين.

قال جوشوا ماير، المستشار الأول في شركة «سيغال بنز» المتخصصة في مجال الاتصالات المتعلقة بالمزايا والمقررة في سان فرانسيسكو، إن وسائل الاتصال، أو «القنوات»، تشمل وسائل الإعلام المطبوعة التقليدية، ووسائل الإعلام الرقمية، والبريد الإلكتروني، والمواقع الإلكترونية، والفيديو، ووسائل التواصل الاجتماعي، والحلول المتنقلة. وأشار إلى أن «الأمر كله يتعلق بالخدمة الذاتية، وتلبية توقعات المستهلكين، وإشراكهم، وتحسين تجربتهم».

وسائل الإعلام الرقمية مقابل وسائل الإعلام التقليدية

قال ماير إن الجائحة أجبرت أرباب العمل على التحول إلى وسائل لم يكونوا يستخدمونها من قبل. وتساءل: "إذا كان الموظفون يعملون في مصنع وكنت تتواصل معهم عادةً عبر الملصقات في غرفة الطعام أو خلال الاجتماعات المباشرة، فماذا يحدث عندما لا يمكنك استخدام تلك الوسائل بعد الآن؟" وأضاف: "عليك الوصول إلى موظفيك أينما كانوا — وقد يعني ذلك الجمع بين وسائل الاتصال الرقمية والأدوات التقليدية."

وأشار إلى أن المواد التوعوية المطبوعة لا تزال فعالة في جذب انتباه الناس، "خاصةً عندما يتلقون عددًا هائلاً من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية وغيرها من الرسائل". وتابع ماير قائلاً إن إرسال الكتيبات بالبريد إلى منازل الموظفين يعد "طريقة رائعة لإشراك العائلات والأفراد المعالين في قرارات [المزايا]". "[لكن] عندما تنشر معلومات المزايا على الإنترنت، فإنك توفر للمشاركين وعائلاتهم وجهة واحدة للتصرف بشأن مزاياهم أو للعثور على إجابات لأسئلتهم في أي مكان وفي أي وقت".

قال ماير: "يتميز الفيديو بقدرته على 'تحويل المفاهيم المعقدة إلى شكل مرئي بسيط، كما أنه يمكن أن يكون ممتعًا للغاية'". "يمكنك أن تأخذ كتيبًا من ثماني أو عشر صفحات وتحوّله إلى فيديو مدته دقيقتان بدلاً من ذلك — أو أن تستخدم كليهما، بحيث يمكن لجمهورك اختيار الوسيلة ومستوى التفاصيل الذي يفضلونه."

لا يجب أن تكون مقاطع الفيديو الترويجية باهظة التكلفة. وأشار قائلاً: "يشعر الناس براحة تامة مع مقاطع الفيديو التي يتم تصويرها بالهاتف المحمول. فهم يشاهدون مقاطع يوتيوب وإنستغرام وتيك توك، ويكونون راضين تماماً عن هذا النمط".

[هل ترغب في معرفة المزيد عن الأجور والمزايا؟ انضم إلينا في المؤتمر والمعرضSHRM لعام 2021، الذي سيُعقد في الفترة من 9 إلى 12 سبتمبر في لاس فيغاس وعبر الإنترنت.]

الفعاليات الحية مقابل الفعاليات الافتراضية

قد تتعثر خطط أرباب العمل للعودة هذا العام إلى عقد اجتماعات كبيرة وجهاً لوجه بشأن المزايا، وذلك بسبب متغير دلتا لفيروس كوفيد-19، اعتماداً على ما إذا كان الموظفون يعملون في منطقة تشهد معدلات انتقال عالية للفيروس. لكن هذا ليس السبب الوحيد الذي يجعل من الخطأ أن يتخلى أرباب العمل عن العديد من الأدوات الافتراضية التي اعتمدوها العام الماضي. بدلاً من ذلك، يمكنهم الجمع بين التثقيف المباشر والافتراضي بشأن المزايا، مثل معارض المزايا عبر الإنترنت، كما نصح إيتوري توبي، المستشار الأول في Segal Benz.

ووصف خمسة مؤشرات تدل على أن فعاليات تقديم المزايا الافتراضية ستستمر:

• العمل من المنزل أمر رائع. لقد ترسخت ثقافة العمل من المنزل، ولا يرغب العديد من الموظفين في التخلي عن سهولة التنقل وتحقيق التوازن الأفضل بين العمل والحياة الشخصية. وأشار توبي إلى أنه «على الرغم من احتمال زيادة عدد المشاركين في الفعاليات الحية بحلول نهاية العام، إلا أن الغالبية ستشارك في الوقت الحالي من منازلهم أو مكاتبهم».
  

• الأحداث الافتراضية توفر المال. إن تنظيم حدث افتراضي يلغي تكاليف استقدام الموظفين الذين يعملون الآن خارج الولاية ودفع تكاليف سفرهم وإقامتهم.
  

• تخلق التكنولوجيا تجارب سلسة. يمكن لمعارض المزايا الافتراضية أن توفر فرصًا للتواصل وجلسات جانبية تخلق تجربة شاملة تضاهي الفعاليات الحضورية، وتشمل تقنيات لتعزيز مشاركة الموظفين مثل الاستطلاعات المباشرة.
  

• تتناسب الفعاليات الافتراضية مع الجداول الزمنية. فجلسات التوعية بالمزايا عبر الإنترنت تتناسب بشكل أكبر مع الجداول الشخصية والتجارية، و«في عصر التعلم عن بُعد والتوازن الأكثر مرونة بين العمل والحياة الشخصية، يعني هذا أيضًا تقليل التضارب مع الالتزامات المنزلية، مثل رعاية الأطفال أو كبار السن»، كما قال توبي. أما أولئك الذين لا يستطيعون الحضور في الوقت المحدد، فيمكنهم مشاهدة التسجيل في الوقت الذي يناسبهم.
  

• الفضاء الافتراضي موجود في كل مكان في آن واحد. وبالنسبة للمؤسسات التي تمتلك مكاتب ومواقع عمل متعددة، توفر الفعاليات الافتراضية تجربة متسقة بغض النظر عن مكان العمل.

قال توبي: "على الرغم من أن الأمور بدأت تعود إلى طبيعتها، إلا أننا لم نتجاوز بعد مرحلة الجائحة العالمية". "بدلاً من النظر إلى الفعاليات الإلكترونية على أنها بديل مؤقت للتجمعات المباشرة، فكر في الفضاء الافتراضي للفعاليات باعتباره مورداً إضافياً في مجموعة أدوات التواصل مع الموظفين لديك".

SHRM ذات صلة:

إدارة فترة التسجيل المفتوحة للقوى العاملة المختلطة، SHRM أغسطس 2021

بدء التخطيط لفترة التسجيل المفتوح، SHRM يوليو 2021

[تفضل بزيارة صفحة الموارد SHRM حول التسجيل المفتوح.]